LES ADMISSIONS. . . au Centre Hospitalier Spécialisé LES

LES ADMISSIONS. . . à l’Hôpital Saint-Joseph de Bitche
L’accueil, le standard, les admissions, la facturation et la caisse sont
assurés par 3 agents supervisés par Marie-Josèphe SCHALLHAMMER
L’
A ctu
Numéro 013 - Avril 2013
des
H
ôpitaux de
S
arreguemines
LES ADMISSIONS. . . au Centre Hospitalier Spécialisé
L’accueil et le standard
Situé dans le hall de l’hôpital, les missions essentielles de cet agent sont :
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Les admissions, la Recette Postale, le service de distribution du
courrier et le service de protection
des Majeurs, sont rattachés à la
Direction de la Relation avec les
usagers, placée sous la responsabilité de Loïc Maignan.
Accueil et orientation des usagers
Accueil téléphonique et orientation des appels
Gestion des branchements téléphone et télévision des patients
Gestion des dépôts biens et valeurs des patients
Gestion du courrier départ et arrivée
Gestion des tickets repas des personnels
Le service des Admissions
Admissions - Facturation - Caisse
Si le rôle de ces services est identique à ceux de Sarreguemines, il existe des variantes dans l’organisation basée sur la polyvalence des agents.
Hospitalisation
Les dossiers administratifs sont créés dans les services qui accueillent les patients (urgences, médecine,
SSR). Ils sont finalisés au service admission avec les éléments nécessaires à la vérification des droits
sécurité sociale et mutuelle permettant la facturation aux divers organismes ou aux patients.
Consultations externes
CSNP : finalisation des dossiers créés dans le service en vue de la facturation
Radiologie et autres consultations : création des dossiers avant le passage en consultation
Toutes les factures de soins se règlent à la Caisse située dans le bureau d’enregistrement des consultations externes ou au standard.
Les bureaux sont ouverts du lundi au vendredi
Accueil - Admission - Facturation hospitalisation
Consultations externes
8h30 - 18h00
5 agents s’occupent du dossier administratif de chaque patient, depuis son arrivée à l’hôpital, jusqu’à sa
sortie. Ils accompagnent les patients pendant le temps de leur hospitalisation et même après, si cela est
nécessaire.
Ce suivi intervient dans différentes thématiques , à savoir :
Admission
Le dossier administratif du patient est créé par le service des admissions, que le patient soit hospitalisé en secteur ou en unité pour malades difficiles,
Réclamation
Suivi des réponses apportées aux réclamations des patients lors de leur hospitalisa
tion, gestion des demandes des dossiers médicaux,
Juridique
Contrôle de la procédure d’hospitalisation sans consentement et organisation des audiences du juge des libertés et de la détention.
Mise en œuvre du livre de la loi (ce document consigne toutes les décisions des personnes hospitalisées sous contrainte), réquisition des forces de l’ordre pour les extractions administratives,
Organisationnelle Gestion des extractions judiciaires, organisation des consultations pour les
soins somatiques.
8h00 - 17h00
Les bureaux sont ouverts du lundi au vendredi de 8h00 à 17h00
LES ADMISSIONS. . . au Centre Hospitalier Spécialisé
Le service de Facturation
LES ADMISSIONS. . . au Centre Hospitalier Robert-PAX
Les admissions - mission d’accueil et d’orientation du public
Lorsque le patient arrive à l’hôpital, son dossier administratif est crée aux admissions après vérification d’une
pièce d’identité, de la carte vitale mise à jour ainsi que de
l’attestation de la caisse complémentaire.
Ces informations sont à la base du dossier médical et de
fait, revêtent une importance capitale.
Comme son nom l’indique, la mission des 2 agents de ce service revient à facturer, aux patients et aux
mutuelles, et selon le cas, le forfait journalier et/ou le ticket modérateur. Les frais d’hospitalisation font
l’objet de versements à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie.
Les admissions en chiffres
En 2012 209 Demandes d’admission en UMD
471 Requêtes devant le JLD
Les admissions en chiffres en 2012
15 agents sous la direction de Laetitia ZUDDAS
21 057 hospitalisations
89 319 consultations externes
En moyenne 500 factures sont éditées chaque mois
Le service de protection des majeurs du C.H.S.
Un agent diplômé et autorisé à exercer par arrêté préfectoral, assure à ce jour, l’exercice de 79 mesures
de protection, dont 1 mandat spécial, 2 curatelles renforcées et 76 tutelles.
74 majeurs sont hospitalisés au C.H.S. dont 6 en EHPAD, et 5 majeurs sont à domicile.
La protection de la personne est assurée pour 69 majeurs dont 4 sous forme d’assistance.
La régie
Ce service permet aux patients du CHS de déposer et de retirer de l’argent de poche pour leurs besoins
du quotidien. L’argent est viré par les tutelles ou déposé par les familles directement à la Régie. Le principe reste identique pour les chèques, mandats, ou prélèvements sur la Banque Postale.
Les objets de valeur (bijoux, portables, cartes bancaires et autres objets précieux) sont déposés au coffre
de la Régie. Ils font l’objet d’une fiche d’inventaire qui sera adressée au service accueillant le patient et
servira pour les retraits de ces objets.
Le service de distribution du courrier – la recette postale
Ce service fonctionne comme un bureau de poste, les prestations sont :
• La distribution du courrier destiné, aux services du CHS, aux professionnels, aux patients. Ainsi que
pour les 50 familles qui habitent sur le site.
• L’envoi de courrier, colis, recommandé, aussi bien pour les besoins de fonctionnement des établissements hospitaliers, que pour les patients.
• Le transport des mandats « cash » et des retraits d’argent pour les patients
L’ouverture au public se fait de 13h00 à 14h00 du lundi au vendredi
Les horaires d’ouverture de l’accueil des admissions
Hospitalisations
Du lundi au jeudi de 8h00 à 17h00
Le vendredi de 8h00 à 16h00
Consultations
Du lundi au jeudi de 7h45 à 18h00
Le vendredi de 7h45 à 17h00
Hospitalisation
Le service des admissions accompagne le patient dans ses démarches administratives et pourra répondre à toute question sur le déroulement de son séjour. A sa sortie, le patient peut se rendre aux
admissions afin d’obtenir un bulletin de situation, sur lequel figure la date d’entrée et de sortie, qui lui sert
de justificatif auprès de la Sécurité Sociale.
Consultation
Lorsque le patient a rendez vous pour une consultation, il se voit remettre un bon de circulation avec
une planche d’étiquettes. Il peut alors se rendre dans le service médical qui dispose ainsi de toutes les
informations administratives nécessaires à la prise en charge.
Facturation
Le service des admissions a également en aval, une mission de facturation des consultations externes,
des dossiers d’hospitalisation et de traitement du contentieux. L’agent en charge de la facturation doit
s’assurer de la cohérence des différentes données avant de lancer le traitement de la chaîne de facturation.
Contentieux
Le suivi du contentieux comprend l’analyse et le traitement, d’une part, des rejets de facturation en lien
avec notamment la Trésorerie, d’autre part, des courriers ou réclamations des débiteurs comme la caisse
d’assurance maladie, les mutuelles ou encore les patients.
La caisse
Le règlement des frais engendrés par les soins, se fait à la caisse.
La caisse s’occupe également :
• de la gestion des dépôts des biens et valeurs des patients : cette
procédure nécessite la présence de deux soignants, du régisseur et
d’un suppléant et donne lieu à la rédaction d’un inventaire.
• de la gestion des tickets repas du personnel : création des badges,
encaissement manuel, remboursement et suivi comptable à fournir à
la perception.
Le bureau est ouvert en continu du lundi au vendredi de 8h00 à 16h45