CR réunion lundi 7 mai-1

Compte-rendu de la réunion du 7 mai 2012
Les membres de la commission Metices étaient invités par Métimer à une réunion le
lundi 7 mai au bar du Grand Saint-Martin.
Bulent Gulay (président, Anyway Marine), Thierry Girard (vice-président, Sea Dolphin),
Brigitte Delaître (secrétaire, Pélican Nautique), Fanoula Roozendaal (présidente
Metices, Anchorage Multicoques), Isabelle Bonnefoy (secrétaire Metices,
EcoSnorkeling), Anke Roosens (LifeRafts, etc), Yves Kinard (Mayrik) et Dominique
Noiré (coordinatrice de la Fête), étaient présents, ainsi que trois membres de la SNSM,
Jean-Claude van Rymenant, Philippe Héry et Arnaud Bourdier.
À J – 5, il est l’heure de s’assurer que tous les détails ont bien été pris en compte.
• Mercredi 9, à l’occasion de la réunion de tous les participants à la Fête, Métimer sera
en mesure de présenter l’ensemble des activités proposées le dimanche 13 mai.
• L’organisation s’est adjoint les services de deux sociétés extérieures, l’une qui vendra
de la nourriture (Bogosse, dont la tente est habituellement installée à Hope Estate) et
l’autre qui proposera un château gonflable et un trampoline pour les enfants
(Carifrance). Bogosse reversera à Métimer la moitié des bénéfices de la journée.
Carifrance reversera la moitié de son chiffre d’affaires. Tous deux seront payés avec les
tickets vendus par la SNSM, à laquelle Métimer fera don de tous les bénéfices de
l’événement.
Dernière heure : un nouveau prestataire vendant des hotdogs, des hamburgers et des
frites sera présent avec un accord de 33% de retour sur son chiffre d’affaires.
La vente des boissons est exclusivement réservée aux points de bars tenus par la
SNSM. Ce stand sera installé aux environs de la plage.
• 200 invitations cartonnées seront envoyées aux élus, préfecture, sponsors, port de
Galisbay, Réserve naturelle, etc…, mais des invitations par mail seront également
envoyées. Une lettre d’invitation sera adressée à Alain Richardson.
• 4 grandes affiches Fête du Nautisme vont être posées dans 4 abribus.
• 40 affiches de format A3 seront remises mercredi soir aux participants qui les
apposeront aux bons endroits.
• Bulent sera interviewé sur Radio Calypso vendredi 11 à 8 heures et sur Radio Transat
à 11h45. 14 messages publicitaires seront diffusés sur cette radio les trois jours
précédant la Fête. L’affiche sera également publiée dans l’édition du jeudi du Pélican,
de Fax Info et du SXM’s Week. Dans le Daily Herald, le magazine hebdomadaire Out n’
About consacrera une pleine page à l’événement jeudi 10 mai.
• Lorsque le public arrivera sur les lieux de la Fête, il pourra acheter des tickets à un
bureau sur la terrasse du local de la S NSM, 1 euro le ticket. Ces tickets serviront à
TOUT payer, activités, boissons, nourriture.
Une fois leurs tickets en main, les personnes intéressées par les activités se dirigeront
vers une autre table et devront :
- soit s’inscrire sur une liste spécifique pour les activités les plus longues (sorties
en mer, plongée…). La liste portera le numéro de téléphone du responsable de
l’activité et les heures de départ. Le paiement se fera en tickets, soit 1, 2, 3
tickets (ou plus) équivalent à 1, 2, 3 euros.
- soit se rendre sur le site de l’activité pour les activités les plus courtes
(snorkeling…). Là, un commissaire récupèrera les tickets au fur et à mesure que
la file d’attente avancera, en fonction du « prix » de chaque activité.
- Soit simplement acheter une boisson à l’un des deux bars tenus par la SNSM, ou
un plat de Bogosse. Il est possible que d’autres vendeurs de nourriture soient
sélectionnés par Métimer d’ici dimanche.
• Yves Kinard a terminé le plan bilingue qui sera affiché au local de la SNSM, en grand
format, en cours d’impression.
• Dernière heure : la Croix-Rouge française ne pourra pas être là, n’ayant apparemment
pas assez de volontaires ce jour-là. Anke Roosens va contacter la Red Cross de Sint
Maarten pour un éventuel remplacement…
• La SNSM a scellé un accord avec Presidente, qui mettra une tente-bar (ou 2, à voir)
sur le site.
Dernière heure : Caribbean Liquors and Tobacco propose un dépôt-vente de boissons
et prête deux tentes.
• Sarafina fournira 200 sandwiches à 1,20 euro pour les membres organisateurs.
• La SNSM vendra 200 sandwiches fournis par Croutibread.
• 10 000 tickets seront à vendre. Il sera possible de payer par carte bancaire.
• La vente des tickets et les inscriptions pour les activités s’arrêteront à 16 heures. Il
sera en revanche possible d’acheter des tickets pour les boissons et la nourriture.
• Le ramassage des détritus se fera à partir de 17 heures, avec l’aide des 40 lycéens
présents et des volontaires.
• Il faut une tente pour les musiciens. Si l’on en trouve pas, Métimer en achètera une,
mais on en demande une aux sponsors. La sono sera prête à partir de 9h30, afin
d’assurer la communication dès le début des activités, à 10 heures. La Collectivité n’a
pas encore donné sa réponse quant à la possibilité de prêter un podium. Thierry Girard
espère avoir la réponse mercredi ou jeudi.
• La Sint Maarten Sailing School participe. Elle organisera une régate avec ses élèves
sur Optimist et sera aussi sur l’eau avec des bateaux un peu plus grands. Elle disposera
d’une table pour faire la promotion de ses activités (dont un summer camp).
• 500 « diplômes » d’attestations de participation à la Fête du Nautisme seront remises
à 500 jeunes.
• Du côté des nouveaux sponsors, le Crédit Mutuel s’est engagé à hauteur de 1000
euros, la Semsamar de 1850 euros, Madco de 900 euros et l’on attend le paiement de
Yamaha pour 1000 euros. Le budget s’élevant à près de 10 000 euros et le sponsoring
à 8500 euros, Métimer aura les moyens de combler le différentiel de 1500 euros existant
aujourd’hui.
• Les prestataires ayant besoin de carburant recevront des bons (merci Cadisco pour les
1000 litres offerts !) tamponnés par Métimer.
• La SNSM est d’accord pour accueillir le cocktail du samedi soir sur sa terrasse, de
17h30 à 19h00, voire plus longtemps.
• La réglementation (affiche plastifiée en français et en anglais) sera affichée au local de
la SNSM et sur le site de Galisbay.
• Lors de la réunion de mercredi soir, les équipes seront constituées pour organiser
l’événement sur le terrain (affiches, flèches…). Dès mercredi, Bulent Gulay, Isabelle
Bonnefoy, Thierry Girard et Fanoula Rozendaal, se sont portés volontaires pour
commencer de coller des affiches et organiser la réunion du soir, qui aura lieu à partir de
18 heures au bar du Grand Saint-Martin, avec l’ensemble des personnes liées à
l’événement.
• Il faut 5 bouées pour délimiter le site en mer et la SNSM n’en a que deux. Les
sponsors vont être sollicités pour fournir 3 autres bouées.
• Un communiqué rappelant la réunion du soir sera publié dans la presse locale
mercredi matin.
• La Marina Fort Louis a besoin du nom et de la taille des bateaux pour l’accueil (gratuit)
à quai pendant le week-end.
• Dominique Noiré se charge de faire trois tableaux excel :
-
le premier avec le nom des bateaux et les coordonnées des responsables sera
envoyé aux opérateurs qui compléteront les informations.
le second regroupera toutes les activités sur l’eau et sera envoyé aux opérateurs
qui compléteront les informations
le troisième regroupera toutes les démonstrations sur l’eau et sera envoyé aux
participants qui compléteront les informations.