Bureau virtuel étudiant

Bureau virtuel étudiant
Initiative analysée (monographie) dans le cadre du projet IRIS; Rédigée par BREUIL Pierre-Adrien
publié le 21 décembre 2006
Description du projet : La Région Rhône-Alpes met un Bureau Virtuel à la disposition de tous les étudiants des académies de Lyon et
Grenoble, soit environ 200 000 personnes. Cet espace de travail comporte plusieurs fonctionnalités parmi lesquelles :
une messagerie,
un espace de stockage de données personnelles,
la possibilité de créer un ou plusieurs sites personnels et d’y inscrire les gens de son choix,
un agenda personnel,
et tout cela accessible de n’importe quelle machine connectée à l’Internet.
Le Bureau Virtuel est un outil en ligne de communication et de travail qui permet de faciliter les échanges et les partages entre les
étudiants, enseignants et personnels administratifs au sein des établissements d’enseignement supérieurs mais également entre ces
établissements.
Type d’initiative : Espace Numérqiue de Travail
Territoire de projet : Région Rhône-Alpes
Porteur(s) du projet : Région Rhône-Alpes
Date de lancement : Rentrée 2005
Avancement (à la date de recueil) : 6 Universités et 5 grandes écoles l’utilisent à ce jour.
Cible : Etudiants, enseignants et personnels des établissements d’enseignement supérieur de la Région Rhône-Alpes.
Date de recueil de l’information : Novembre 2005
Thèmes, domaines d’action : Education formation recherche
Niveau de territoire de projet : Régional
Mots-clés "transversaux" : travail collaboratif
Départements : Ain (01) , Ardèche (07) , Drôme (26) , Isère (38) , Loire (42) , Rhône (69) , Savoie
(73) , Haute-Savoie (74)
Régions : Rhône-Alpes
1- Contexte et objectifs du projet
1.1 Contexte et origine du projet
Ce projet résulte initialement d’un partenariat avec la CURA, qui dans le cadre d’un projet plus global de mise en œuvre d’un Environnement
Numérique de Travail (ENT) nommé ENCORA, avait identifié le besoin d’un outil de bureau virtuel regroupant les services de communication et
de travail collaboratif nécessaires à la communauté universitaire.
En effet, en 2002, le projet ENCORA (Environnement Numérique du Campus Ouvert Rhône-Alpes), porté par le GIP CURA (Conférence
Universitaire Rhône-Alpes qui regroupe 13 établissements de la région) a été retenu par le FRT (Fonds de Recherche Technologique) dans le
cadre de son appel à projets sur les Espaces Numériques de Travail (E.N.T.). La Région décide, en accord avec la CURA, d’assurer la maîtrise
d’ouvrage du projet bureau virtuel, elle a été assistée par un cabinet jusqu’à fin 2004. A partir de la prise de décision par l’exécutif régional
(délibération de l’Assemblée Plénière des 18-19 juillet 2002), une collaboration étroite s’est établie entre la Région et la CURA sur les modalités
de mise en œuvre du projet, ainsi que sur la définition de son périmètre (fonctionnel, technique, ergonomique…). Le travail engagé, sur la base
du cahier des charges du projet ENCORA, a abouti à la définition des spécifications fonctionnelles et techniques du projet bureau virtuel. Ce
document, validé par la CURA mais non soumis aux établissements, a servi de base au lancement de la consultation.
Le choix de la Région s’est porté sur le Bureau Virtuel pour des raisons, entre autres, de neutralité pédagogique du projet et d’équité (comment
mettre à disposition de l’ensemble de la communauté éducative, quel que soit l’établissement, une même brique de services de communication
et de travail collaboratif).
1.2 Objectifs et enjeux
L’objectif final est de raccorder 40 établissements de la région Rhône-Alpes.
Mieux exploiter les potentialités (présentes et à venir) offertes par les nouvelles technologies de l’information et de la communication afin de
répondre aux besoins de formation initiale et continue dans un contexte international et de mobilité.
Rendre accessible un environnement numérique de qualité, par une offre logicielle cohérente, à tous les étudiants et personnels des
établissements rhônalpins.
Renforcer la coopération entre les établissements sur le plan de leur fonctionnement et du service aux usagers.
Faire évoluer les systèmes d’information existants en cohérence avec la structure régionale.
Garantir l’évolutivité et la pérennité de chaque environnement numérique en assurant l’installation de nouveaux services intégrant l’existant.
Sensibiliser et former les personnels des établissements à l’environnement numérique ainsi créé. Il s’agit donc de mutualiser les moyens à
l’échelle de la région pour mettre gratuitement à disposition des établissements un outil partagé.
2- Description et organisation du projet
2.1 Les acteurs du projet
Les acteurs du projet sont les services concernés du Conseil Régional Rhône-Alpes, les Etablissements universitaires et la CURA (Conférence
Universitaire Rhône-Alpes). Un contrat de 3 ans a été signé entre la Région et les établissements partenaires. Les pôles universitaires sont
également associés à cette démarche afin de mutualiser les réflexions et les actions.
2.2 Les services proposés
Le Bureau Virtuel se présente sous la forme d’un ensemble d’applications accessibles par un navigateur web. L’utilisateur, une fois authentifié,
accède à son environnement de travail personnel, composé de diverses fonctionnalités.
Les besoins fonctionnels peuvent être groupés en 6 catégories :
Messagerie Les fonctionnalités attendues sont toutes celles rencontrées dans les webmails courants. (50Mo pour les étudiants jusqu’en master
et 100Mo pour les doctorants et les personnels)
Carnet d’adresses Gestion des contacts personnels avec des fiches descriptives, intégration complète avec la messagerie, possibilité de
synchroniser le carnet d’adresses dans les deux sens avec les PDA et des applications (Microsoft Outlook). Possibilité également de partager
des contacts avec un groupe d’utilisateurs du Bureau Virtuel.
Agendas Gestion de l’agenda privé et de celui d’un groupe d’utilisateur du Bureau Virtuel. Possibilité de consulter un agenda pédagogique et
de synchroniser l’agenda privé.
Stockage et gestion de documents.
Le Bureau Virtuel offre aux utilisateurs un espace de stockage de fichiers qu’ils pourront organiser à leur gré dans la limite d’un volume
maximum. Les utilisateurs seront notifiés par e-mail lorsqu’ils dépassent 80% du quota qui leur est alloué. (150Mo pour les étudiants jusqu’en
master et 300Mo pour les doctorants et les personnels).
Annuaire et pages blanches
Outils de communication de groupe
La solution intègre également une aide en ligne.
2.3 Les publics bénéficiaires
Le projet de Bureau Virtuel s’adresse a priori à l’ensemble des établissements d’enseignement supérieur de la région Rhône-Alpes. En Novembre
2005, le projet est déployé sur onze des quarante établissements. Les populations concernées sont toutes celles inscrites dans les annuaires des
établissements, en particulier :
L’ensemble des étudiants
L’ensemble des personnels (inclut le personnel enseignant, le personnel TOS, les vacataires, les intervenants…)
Au total, les étudiants et personnels représentent potentiellement 200 000 utilisateurs répartis ainsi :
environ 120 000 utilisateurs potentiels sur le pôle de Lyon (Rhône/Loire/Ain) (=60%)
environ 80 000 utilisateurs potentiels sur le pôle de Grenoble (Isère/Savoies/Drôme/Ardèche) (=40%)
2.4 La dimension financière
L’enveloppe budgétaire est de 3 Millions d’Euros sur 3 ans. A l’heure actuelle (Novembre 2005), 2,4 Millions ont été consommés.
3- La mise en oeuvre du projet
3.1 Les étapes de mise en oeuvre
Octobre 2003 : Lancement de la consultation
Décembre 2003 : Réponses des candidats
Janvier 2004 : Choix du titulaire
Février 2004 : Notification
Février - Avril 2004 : Déploiement sur un périmètre initial restreint (5 établissements)
Avril - Août 2004 : Déploiement généralisé sur l’ensemble des établissements (6 établissements de plus)
3.2 Les méthodes
Le projet ENCORA définit les orientations et les besoins. La Région Rhône-Alpes pilote et coordonne le projet et valide le cahier des charges.
3.3 Les moyens techniques
Tout ce qui concerne l’applicatif a été confié à un prestataire. L’hébergement des serveurs est effectué à l’IN2P3 (pour la plate-forme lyonnaise
dont dépendent les établissements de l’académie de Lyon) et au CICG (pour la plate-forme grenobloise dont dépendent les établissements de
l’académie de Grenoble). Ces locaux d’hébergement répondent aux normes des salles de colocalisation des hébergeurs professionnels, et
permettent une accessibilité 24h/24 et 7j/7 pour les interventions de maintenance du prestataire. La connectivité du Bureau Virtuel est assurée
par Amplivia, le réseau haut-débit de la Région Rhône-Alpes (voir fiche IRIS correspondante), dont l’IN2P3 et le CICG sont des points de présence.
Amplivia assure la connectivité aux établissements d’enseignement supérieur de la Région, soit directement, soit via les réseaux métropolitains
(LYRES à Lyon, Tigre à Grenoble, R-MESS à St Etienne). De plus, le Bureau Virtuel est directement connecté au réseau Rocad, qui dessert en
haut débit l’Université Lyon1 ainsi que les établissements de la Doua. Amplivia assure enfin la connectivité à Internet via Renater.
3.4 Les moyens humains
Il est prévu la formation de formateurs dans chaque établissement. Ceux-ci sont chargés de former les utilisateurs finaux, mais l’organisation de
ces formations est à la charge des établissements et dépend de leur stratégie d’appropriation du Bureau Virtuel (certains peuvent privilégier le
présentiel, tandis que d’autres préféreront les tutoriaux interactifs, …) De plus, des notices d’utilisation sont mises à la disposition des
établissements pour être distribuées aux utilisateurs.
3.5 La communication sur le projet
La communication a débuté au lancement du projet notamment par l’intermédiaire de plaquettes puis les
informations ont été relayées par chaque établissement sur leur site. La visibilité du projet est relativement
faible sur Internet.
4- Bilan et perspectives
4.1 Les éléments de bilan
Objectifs réalisés Il est trop tôt pour le dire mais pour l’instant 15% des comptes ont été activés et on peut assister à une augmentation
régulière.
Les points forts du projet
La dimension régionale du projet
Une même offre pour des établissements de natures différentes.
L’interconnexion.
Les points faibles
Difficulté de mettre en place un support cohérent.
Assurer une homogénéité.
Une enveloppe budgétaire non extensible.
Les perspectives d’évolution
Maintenance corrective et évolutive.
Préparation d’un nouveau marché (marchés actuels arrivent à leur terme)
4.2 Appréciation du porteur de projet
Il est nécessaire de rechercher des représentants légitimes dans les établissements afin de faciliter la mise en place du système.
5- Critères d’évaluation
5.1 Innovation
Il s’agit de la première tentative de bureau virtuel à l’échelle d’une région en France.
5.2 Impact
Des indicateurs sont en train d’être mis en place (concernant l’activité).
5.3 Reproductibilité
La reproductibilité est conditionnée par une cohérence dans le pilotage.
5.4 Pérennité
Dans le cahier des charges sont prévus la maintenance évolutive (évolution des progiciels, évolutions spécifiques au BVE) et la maintenance
corrective.
Contacts
Direction de l’Enseignement Supérieur
Région Rhône-Alpes
78, route de Paris - B.P. 19 - 69751 Charbonnières-les-Bains Cedex
Tel standard :04 72 59 40 00
Fax :04.72.59.40.98
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