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Chargé.e d'accueil http://www.recrutement-cnfpt.fr/offre-emploi-199.html Annonceur Référence Contrat Expérience Fonction Localisation Statut Délégation régionale Franche-Comté 295 Emploi permanent Accueil[s] Franche-Comté Titulaire Les agents du CNFPT doivent postuler via l'Intranet en indiquant leur adresse mail professionnelle. Il leur appartient de prévenir leur responsable hiérarchique du dépôt de leur candidature en interne. Les agents non permanents travaillant au sein de l'établissement peuvent déposer leur candidature via le site www.cnfpt.fr / rubrique "Nous connaitre / le CNFPT recrute ». Votre mission : Placé sous l’autorité de la directrice adjointe chargée des ressources, le chargé d’accueil accueille, oriente, renseigne le public. Il représente l’image de la délégation régionale et de l’établissement auprès des usagers : agents des collectivités, intervenants, fournisseurs, notamment. ACCUEIL DES DIFFERENTS PUBLICS Accueil et réception des visiteurs et des appels téléphoniques : - Accueil de l’interlocuteur par une posture d’écoute et une formule d’accueil appropriée - Adaptation du temps consacré à l’accueil de chaque personne à l’affluence du moment - Identification de la demande de l’interlocuteur et gestion des priorités - Orientation vers le bon interlocuteur Application de procédures particulières : - Lors de l’accueil des fournisseurs et prestataires : alerte du service concerné, ouverture des accès, vérification de la livraison, signature du bon de livraison - Lors de la réception de plis de marchés publics de façon à garantir la confidentialité, la fiabilité et la traçabilité des informations (date et heure de dépôt, non divulgation au déposant d’informations) ANIMATION ET GESTION DE L’ESPACE ACCUEIL Gestion de la circulation des usagers : - Ouverture et fermeture de l’accueil dans le respect des horaires - Régulation de l’entrée et de la circulation des usagers Mise à disposition et actualisation des informations concernant le site : - Affichages des salles sur écrans et sur papier - Mise à disposition de supports (brochures, documents, services, parking, plans de ville…) Participation à la sécurité des biens et des personnes : - Déclenchement d’alerte en cas d’incident ou d’accident dans le respect des protocoles - Gestion du premier accueil des secours - Mise à disposition de registres liés à la sécurité Interface avec les services maintenance-équipement et informatique : - Transmission quotidienne d’informations - Gestion des fournitures courantes mises à disposition des usagers PARTICIPATION A DES ACTIVITES ADMINISTRATIVES Gestion des plannings de réservation des salles Participation à la gestion du courrier : Page 1/2 Chargé.e d'accueil http://www.recrutement-cnfpt.fr/offre-emploi-199.html - Relève de la boîte aux lettres, mise sous pli, envois en nombre - Appui au service comptabilité-marchés : prétraitement des états de frais (classement, vérification des pièces jointes et des informations kilométriques) - Gestion des documents arrivée et départ en relais pour les antennes excentrées Appui ponctuel aux services Gestion des objets trouvés PARTICIPATION A LA GESTION DU POSTE DE TRAVAIL ET A L’AMELIORATION DE L’ACCUEIL - Vigilance dans la tenue de règles particulières à l’environnement du poste de travail d’accueil : confidentialité, propreté, ordre, accessibilité aux informations nécessaires aux activités de l’accueil - Recueil des observations des usagers et transmission aux services compétents - Participation à des groupes projets, groupes de travail internes Votre profil : Maîtriser les techniques d’accueil et de communication (physique, téléphonique et numérique) Maîtriser les outils bureautiques courants, les techniques de secrétariat, de recherche d’information et de gestion de planning Avoir des notions de médiation et de négociation Page 2/2 Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)