Objet: Mise à jour du fichier national des fonctionnaires et agents

REPUBLIQUE ALGERIENNE DEMOCRATIQUE ET POPULAIRE
PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE
SECRETARIAT GENERAL DU GOUVERNEMENT
DIRECTION GENERALE DE LA FONCTION PUBLIQUE
Alger, le 11 février 2008
N°7/SP/DGFP/2008
Mesdames et Messieurs
Les Responsables de la gestion des ressources humaines des administrations
centrales, des collectivités territoriales
et des établissements publics en communication à:
Madame et Messieurs les Chefs d'Inspections de la Fonction Publique
Objet: Mise à jour du fichier national des fonctionnaires et agents
publics.
Réf.: - Circulaire n°4 DGFP du 05 avril 2006 relative à la mise en
place du fichier national des fonctionnaires/et agents publics
P.J. : Fiches informatisées
Dans le cadre de la mise en place du réseau Intranet de la
Direction Générale de la Fonction Publique, la création du fichier
national des fonctionnaires et agents publics s'inscrit en droite ligne du
programme de modernisation de la gestion des ressources humaines
dans les institutions et administrations publiques.
A cet égard, la base de données nominative des fonctionnaires et
agents publics représente un volet majeur du système d'information.
Celle-ci permettra l'exploitation en temps réel des informations
relatives à la situation administrative des fonctionnaires et agents
publics, tout en donnant la possibilité de développer diverses
applications destinées à améliorer les cadres de gestion des ressources
humaines dans la fonction publique.
Dans cet ordre d'idées, la constitution du fichier national des
fonctionnaires et agents publics a été engagée au cours de l'année
2006, conformément aux termes de la circulaire susvisée, en étroite
relation avec l'ensemble des institutions et administrations publiques.
Les fiches informatisées communiquées à mes services ont
permis la mise en place d'un fichier national dont la fiabilité des
données nécessite une mise à jour permanente, notamment en début
d'exercice budgétaire à l'occasion de l'actualisation des listes
nominatives des fonctionnaires et agents publics dans le cadre de
l'élaboration des plans annuels de gestion des ressources humaines.
Il y a lieu de signaler que l'actualisation du fichier national des
fonctionnaires et agents publics implique un suivi régulier de
l'évolution de leur situation administrative.
Aussi, afin de permettre à la Direction Générale de la Fonction
Publique de disposer d'une base de données fiable et exhaustive, il est
demandé aux responsables des ressources humaines des institutions et
administrations publiques, de procéder aux corrections et mises à jour
nécessaires, en se référant aux états nominatifs arrêtés au 31
décembre de l'exercice précédent, selon la procédure indiquée sur les
fiches informatisées jointes à la présente circulaire.
A ce titre, il est nécessaire d'insister sur le contrôle rigoureux
des informations, avant leur transmission aux services locaux ou
centraux de la Direction Générale de la Fonction Publique.
Il y a lieu de préciser que dans le cadre de la refonte en cours
des statuts particuliers, les fiches feront l'objet d'une adaptation en
temps utile.
Compte tenu de l'importance que revêt l'opération
d'actualisation du fichier national des fonctionnaires et agents
publics, je vous saurai gré des dispositions que vous voudrez bien
prendre à ce sujet.
P/Le Secrétaire Général du Gouvernement et par délégation
Le Directeur Général de la Fonction Publique
D.KHARCHI
ANNEXE 1
PROCEDURE DE MISE A JOUR
Chaque Administration ou Institution Publique reçoit un fichier Excel
contenant deux fiches informatisées renseignées qui doivent faire
l'objet de corrections et mises à jour, avant leur transmission aux
services locaux ou centraux de la DGFP.
Il y a lieu de signaler que dans les fiches informatisées initiales,
il a été relevé des erreurs dans les noms, dates de naissance, grades,
etc., de même, plusieurs champs n'ont pas été renseignés. A cet effet,
il appartient aux services gestionnaires de remédier à cette situation et
de veiller à communiquer l'ensemble des informations.
Aussi, il est nécessaire d'insister sur le contrôle rigoureux des
fiches informatisées avant leur transmission à la DGFP.
Il y a lieu de préciser que le numéro de sécurité sociale doit
désormais figurer en lieu et place de celui de l'acte de naissance.
I. La fiche informatisée signalétique de l'institution ou
de l’administration publique
La fiche informatisée de l'Institution ou de l'Administration
Publique est un formulaire EXCEL qui permet de recueillir les
informations concernant l'Institution ou l'Administration Publique.
L'agent chargé de la saisie doit vérifier les informations
contenues dans la fiche informatisée et procéder aux corrections et
mises à jour nécessaires.
A titre de rappel, les différentes rubriques concernant la fiche
informatisée de l'Institution ou de l'Administration Publique se
présentent comme suit:
1. Cellule a - Identifiant de l 'IAP: Identifiant de 1 'IAP fourni par la
DGFP.
2. Cellule b - Dénomination : Saisir la dénomination de l'Institution
ou de l'Administration Publique concernée.
3. Cellule c - Nature juridique: Sélectionner la nature juridique de
l'institution ou l'administration publique.
4. Cellule d - Autorité de tutelle: Sélectionner la dénomination de
l'autorité de tutelle de l'Institution ou de l'Administration
Publique.
5. Cellule e - Adresse: Saisir l'adresse de l'Institution ou de
l' Administration Publique.
5. Cellule f - Commune d'implantation: Sélectionner la commune
d'implantation de l'Institution ou de l'Administration Publique
6. Cellule g - Wilaya d'implantation: Sélectionner la wilaya
d'implantation de l'Institution ou de l'Administration Publique.
7. Cellule h - Téléphone: Saisir le numéro de téléphone de
l'Institution ou de l'Administration Publique.
8. Cellule i - Fax: Saisir le numéro de fax de l'Institution ou de
l'Administration Publique.
9. Cellule j – E-mail: Saisir l'adresse électronique (E-mail), de
l'Institution ou de l'Administration Publique.
10. Cellule k - Site Web: Saisir le site Web de l'Institution ou de
l'Administration Publique.
11. Cellule l - Cadre normatif: Sélectionner le cadre normatif du
texte fixant l'organisation de l'Institution ou l'Administration
Publique;
12. Cellule m - Numéro du texte: Saisir le numéro du texte fixant
l'organisation de l'Institution ou de l'Administration Publique.
13. Cellule n - Date du texte: Saisir la date du texte fixant
l'organisation de l'Institution ou de l'Administration Publique.
14. Cellule o - Numéro du journal officiel: Saisir le numéro du
journal officiel de publication du texte fixant l'organisation de
l'Institution ou de l'Administration Publique. Pour les
communes, les Institutions et Administrations Publiques dont
le texte fixant leur organisation n'est pas publié au journal
officiel, laisser la cellule vide.
15. Cellule p - Date du journal officiel: Saisir la date du journal
officiel de publication du texte fixant l'organisation de
l'Institution ou de l'Administration Publique. Pour les
communes, les Institutions et Administrations Publiques dont
le texte fixant leur organisation n'est pas publié au journal
officiel, laisser la cellule vide.
16. Cellule q - Nom et prénoms de l'agent de saisie: Saisir le nom
et prénoms de l'agent chargé de la saisie de la fiche ou la
personne à contacter pour d'éventuelles corrections et/ou mises à
jour.
17. Cellule r - Fonction du responsable de la saisie: Saisir la
fonction de l'agent chargé de la saisie.
II. Fiche informatisée de la situation administrative du
fonctionnaire ou de l'agent public
La fiche informatisée de la situation administrative du
fonctionnaire ou de l'agent public doit être renseignée à partir des
informations contenues dans le dossier administratif du fonctionnaire
ou de l'agent public.
Chaque ligne de la fiche informatisée Excel renseigne sur la
situation administrative du fonctionnaire ou de l'agent public.
L'agent chargé de la saisie doit vérifier les informations
contenues dans la fiche informatisée et procéder aux corrections et
mises à jour nécessaires.
Etat civil: Il s'agit de saisir ou de sélectionner les
informations se rapportant à l'Etat civil du
fonctionnaire ou de l'agent public en caractères arabes et
latins ;
Situation administrative: Il s'agit de sélectionner ou
de saisir les informations se rapportant à la situation
administrative du fonctionnaire ou de l'agent public.
- Etat civil: les différentes rubriques concernant l’état
civil sont :
1. Colonne1 - Nom: en caractères latins: Saisir le nom du
fonctionnaire ou de l'agent public en caractères latins. Dans le
cas d'un nom composé, tenir compte du trait d'union ou de
l'espace.
2. Colonne 2 - Prénoms en caractères latins: Saisir les prénoms en
caractères latins. Dans le cas de plusieurs prénoms, les séparer
par un espace.
3. Colonne 3 - Nom de jeune fille en caractères latins: Saisir le
nom de jeune fille, pour les femmes mariées, en caractères
latins.
4. Colonne 4 - Nom en caractères arabes: Saisir le nom en
caractères arabes.
Dans le cas d'un nom composé, tenir compte de l'espace.
5. Colonne 5 - Prénoms en caractères arabes: Saisir les prénoms
en caractères arabes. Dans le cas de plusieurs prénoms, les
séparer par un espace;
6. Colonne 6 - Nom de jeune fille en caractères arabes: Saisir le
nom de jeune fille, pour les femmes mariées, en caractères
arabes;
7. Colonne 7 - Numéro de sécurité sociale: Saisir le numéro de
sécurité sociale du fonctionnaire ou de l'agent public.
8. Colonne 8 - Date de naissance: Saisir la date de naissance en
jour, mois et année. Pour les présumés, saisir uniquement l'année
de naissance.
9. Colonne 9 - Pays de naissance: Sélectionner le pays de
naissance dans le cas où le fonctionnaire ou l'agent public est né
à l'étranger;
10 .Colonne 10 - Wilaya de naissance: Sélectionner la wilaya du lieu
de naissance.
11. Colonne 11 Commune de naissance: Sélectionner la
commune du lieu de naissance.
12. Colonne 12 - Sexe: Sélectionner, masculin ou féminin;
13. Colonne 13 - Situation de famille: Sélectionner la situation de
famille: Célibataire, marié, divorcé, veuf;
14. Colonne 14 - Niveau d'études: Sélectionner, suivant le cas, le
niveau de formation, le titre ou le diplôme ayant permis au
fonctionnaire ou à l'agent public l'accès au grade ou l'emploi
actuel ou à défaut, le grade ou l'emploi initial.
15. Colonne 15 - Filière/spécialité: Sélectionner, selon le cas, la filière
ou la spécialité.
SITUATION ADMINISTRATIVE:
Les différentes rubriques concernant la situation administrative sont:
16. Colonne 16 - Nature juridique de la relation de travail:
Sélectionner la nature juridique de la relation de travail:
Stagiaire;
Titulaire;
Contractuel à temps plein effectuant la durée légale de
travail (Contrat à durée déterminée) ;
Contractuel à temps partiel effectuant 5 heures par jour
(Contrat à durée déterminée) ;
Contractuel à temps plein effectuant la durée légale de
travail (Contrat à durée indéterminée) ;
Contractuel à temps partiel effectuant 5 heures par jour
(Contrat à durée indéterminée) ;
Retraité en activité.
17. Colonne 17-Personnels étrangers : Sélectionner le cadre de
recrutement :
Conventionnel: pour le personnel étranger recruté dans le
cadre de conventions internationales;
Droit commun: pour le personnel étranger recruté dans le
cadre du régime de droit commun.
18 .Colonne 18 - Statut du grade du premier recrutement:
Sélectionner le statut relatif au grade du premier recrutement.
19 .Colonne 19 - Grade du premier recrutement: Sélectionner la
dénomination du grade du premier recrutement dans la fonction
publique.
20 .Colonne 20 -Date du premier recrutement: Saisir la date du
premier recrutement dans le secteur de la fonction publique.
Pour les fonctionnaires ayant fait l'objet d'une réintégration ou
d'un nouveau recrutement suite à une cessation de la relation de travail
(démission, licenciement, retraite, ...), saisir la date de la réintégration
ou du nouveau recrutement. Pour les contractuels, saisir la date du
premier contrat de recrutement dans l'Institution ou l'Administration
Publique concernée.
21 .Colonne 21 - Statut du grade actuel: Sélectionner le statut relatif
au grade actuel.
22. Colonne 22 - Grade actuel: Sélectionner la dénomination du
grade actuel pour les fonctionnaires ou les contractuels
positionnés sur un grade. Dans le cas de la nomination d'un agent
public sur un poste supérieur ou une fonction supérieure, sans qu'il
appartienne à un corps de fonctionnaires, laissez la colonne vide.
23 .Colonne 23 - Emploi: sélectionner la dénomination de l'emploi
pour les agents contractuels;
24. Colonne 24 - Date de nomination/recrutement : Saisir la date de
nomination dans le grade actuel pour les titulaires et les stagiaires
ou la date de recrutement, s'il s'agit d'agents contractuels.
25 .Colonne 25 - Date d'expiration: Saisir la date d'expiration du
contrat de travail uniquement dans le cas où l'agent est recruté
pour une durée déterminée.
26. Colonne 26 – Position : Sélectionner la position dans laquelle est
positionné le fonctionnaire:
Positions statutaires:
Activité;
Détachement;
Disponibilité;
Hors cadre (Nouvelle position) ;
Service national (Nouvelle position) ;
Position spéciale :
Congé de longue durée
27. Colonne 27 - Motifs position: sélectionner le motif de la position:
Détachement:
Vers un autre grade ;
Pour formation;
Vers un autre secteur public d'activité;
Exercice d'un mandat électif;
Exercice d'un mandat syndical;
Occuper un poste supérieur au sein d'une autre institution
ou administration publique;
Occuper une fonction supérieure au sein d'une autre
institution ou administration publique;
Dans le cadre de la coopération internationale.
Disponibilité:
Maladie, infirmité, accident d'un ascendant, du conjoint ou
de l'enfant ;
Pour suivre le conjoint;
Pour élever un enfant de moins de 5 ans;
Pour convenances personnelles.
Congé de longue durée :
Congé de maladie de longue durée;
Congé de maternité.
28 .Colonne 28 - Date de début de la position: Saisir la date de début
de la position statutaire (Détachement, mise en disponibilité, hors
cadre, service national), ou spéciale (congé de maladie de longue
durée, congé de maternité), selon le cas.
29 .Colonne 29 - Date d'expiration de la position: Saisir la date
d'expiration de la durée de la position statutaire (détachement,
mise en disponibilité…), ou de la position spéciale (Maladie
longue durée, maternité), selon le cas.
Dans le cas d'un détachement pour l'occupation d'un poste
supérieur ou d'une fonction supérieure, laisser la cellule vide.
30. Colonne 30 - Institution ou administration de détachement:
Saisir la dénomination de l'Institution ou de l'Administration de
détachement dans le cas où le fonctionnaire est détaché sur un grade,
un poste supérieur ou une fonction supérieure dans une Institution ou
Administration autre que son Institution ou Administration d'origine.
Dans le cas de détachement pour une formation, saisir la
dénomination de l'organisme de formation;
Dans le cas de détachement pour un mandat électif, saisir la
dénomination de l'institution de détachement (APC de
…,APW, autres .... );
Dans le cas de détachement pour l'exercice d'un mandat
syndical, saisir la dénomination de l'organisation syndicale de
détachement;
Dans le cas de détachement vers un autre secteur public
d'activité ou dans le cadre de la coopération internationale,
saisir la dénomination de l'organisme de détachement.
31 .Colonne 31 - Statut du grade de détachement: Sélectionner le
statut relatif au grade de détachement.
32. Colonne 32 - Grade de détachement: Sélectionner le grade de
détachement.
33. Colonne 33 - Poste et fonction supérieurs: Sélectionner selon le
cas:
Fonction supérieure de l'Etat;
Statut du poste supérieur à caractère fonctionnel pour les
postes supérieurs consacrés par les statuts particuliers;
Poste supérieur à caractère structurel pour les postes
supérieurs prévus par des textes distincts.
34 .Colonne 34 - Dénomination du poste ou de la fonction
supérieurs:
Sélectionner la dénomination du poste ou de la fonction
supérieurs régulièrement occupés;
35 .Colonne 35 - Date de nomination: Saisir la date de nomination
dans le poste supérieur ou la fonction supérieure;
36 .Colonne 36 - Catégorie: Sélectionner selon le cas, la catégorie du
grade, de l'emploi de contractuel, du poste supérieur ou de la
fonction supérieure ;
37 .Colonne 37 - Section: Sélectionner selon le cas, la section du
grade, de l'emploi de contractuel, du poste supérieur ou de la
fonction supérieure;
38 .Colonne 38 - Echelon: Sélectionner selon le cas, l'échelon du
grade, de l'emploi de contractuel, du poste supérieur ou de la
fonction supérieure;
39 .Colonne 39 - Echelon Fonction Supérieure (Chevron) :
Sélectionner l'échelon adéquat pour les titulaires de fonctions
supérieures.
40 .Colonne 40 - Indice: Sélectionner, selon le cas, l'indice du grade,
de l'emploi de contractuel, du poste supérieur ou de la fonction
supérieure;
41 .Colonne 41 - Date de cessation de la relation de travail: Saisir la
date de la cessation de la relation de travail;
42 .Colonne 42 - Motifs de la cessation de la relation de travail:
Sélectionner le motif de la cessation de la relation de travail:
Démission;
Licenciement;
Révocation;
Expiration du contrat de travail;
Résiliation du contrat de travail;
Retraite;
Décès.
43 .Colonne 43 - Observations: Saisir éventuellement toute
information jugée utile et non permise par les modes de
remplissage.
ANNEXE 2
MODE DE SAISIE DES FICHES INFORMATISEES
Il a été constaté dans les informations transmises dans la
fiche initiale que certaines institutions et administrations publiques
n'ont pas respecté les instructions figurant dans la circulaire citée en
référence, à savoir:
- L'utilisation des listes déroulantes afin de faciliter le transfert
vers la base de données ;
- Le renseignement de tous les champs relatifs à l'état civil du
fonctionnaire ou de l'agent public dont la transcription des noms et
prénoms doit s'effectuer obligatoirement en caractères arabes et latins;
- Le renseignement de tous les champs relatifs à la situation
administrative du fonctionnaire ou de l'agent public qui doivent relater
la situation exacte du fonctionnaire depuis son premier recrutement
dans la fonction publique;
- La classification du fonctionnaire ou de l'agent public doit
être reportée fidèlement.
A cet effet, les gestionnaires des ressources humaines des IAP
doivent respecter scrupuleusement ces procédures, afin de faciliter la
constitution d'une base de données fiable et cohérente.
Au regard de l'importance que revêt l'opération de mise en
place d'une base de données nationale des fonctionnaires et agents
publics et afin de permettre son exploitation en temps réel, il est
demandé de respecter les consignes ci-dessous.
La saisie directe: Celle-ci concerne généralement les
informations propres au fonctionnaire (Nom, prénoms…) et à
l'Institution ou l'Administration Publique (Dénomination, adresse, ...).
Dans ce cas, l'agent chargé du renseignement de la fiche informatisée
doit saisir l'information adéquate;
La sélection dans une liste déroulante: L'utilisation d'une
liste déroulante est utile lorsqu'il s'agit de reporter des informations se
trouvant dans une liste (statut, grade, nature de l'Institution ou de
l'Administration publique...). L'agent chargé de la saisie doit
sélectionner correctement l'information se rapportant à la
dénomination voulue en cliquant sur la cellule concernée puis en
faisant dérouler la liste à l'aide du curseur se trouvant à droite de la
liste déroulante.
Utilisation des listes déroulantes
Observation:
Il convient de signaler que les disquettes ou les CD’S doivent faire
l'objet d'une vérification de fiabilité avant d'être transmis à la
Direction Générale de la Fonction Publique ou à l'inspection de la
Fonction Publique territorialement compétente.
P/Le Secrétaire Général du Gouvernement et par délégation
Le Directeur Général de la Fonction Publique
D.KHARCHI
Impression - IMPRIMERIE OFFICIELLE
Les Vergers - BIR MOURAD RAÏS - ALGER
Tél. : (021) 54.35.06 à 09
Fax : (021) 54.35.12