Téléchargez la Convention pour le Salon ici

SALON du MODELISME
Séné 8 et 9 avril 2017
CONVENTION DE L’EXPOSITION
Inscription
Les exposants ainsi que les clubs recevront ou téléchargeront sur le site Internet http://www.rail56.org le
dossier d’inscription qu’ils devront compléter et renvoyer avec la convention de l’exposition datée et signée
précédé de la mention « Lu et approuvé » avant le 12 mars 2017 dernier délai.
Les exposants vendeurs réserveront l’emplacement qu’il leur est nécessaire à 25€ le ml. Pour être prise en
compte la demande sera accompagnée d’un chèque à l’ordre de Salon du Modélisme du montant de la totalité
du linéaire réservé.
Restauration
L'organisation prend en charge, la collation du samedi midi et du dimanche midi pour 2 personnes par stand
(ne concerne pas les exposants vendeurs)
Le samedi soir comme habituellement, un repas convivial entre exposants et organisateurs est prévu au prix de
12€ par personne. Ceux qui désirent y participer sont priés de s’inscrire sur le bulletin de réservation.
Seules les inscriptions accompagnées du règlement de la restauration seront prises en compte. Toute demande
non parvenue le 12 mars 2017 ou incomplète notamment sans le chèque de paiement ne sera pas prise en
compte
La restauration s’effectuera à l’emplacement prévu à cet effet ou sur votre stand. Les déchets et bouteilles en
verre seront jetés dans les sacs poubelles distribués à chaque exposant lors de l'accueil.
Horaires
Horaire d’ouverture : Vendredi 7 avril de 15h à 22h montage stands.
Samedi 8 avril de 7h30 à 13h00 montage stands, 13H à 19h ouverture au public, 19h30 évacuation des locaux.
Dimanche 9 avril 8h30 ouverture des locaux, 10h à 18h ouverture au public, de 18h à 22h00 démontage des
stands. 22h fermeture des locaux, remise de l’alarme effraction.
Important : durant la période de montage et démontage chargement et déchargement, bien surveiller votre
matériel. L’organisation ne pourra être tenue pour responsable des vols qui pourraient se produire pendant cette
période.
Nota : Par mesure de correction vis à vis du public, le démontage des stands ne devra pas
commencer avant 18h le dimanche,
Sécurisation des lieux
Le salon sera sécurisé et sous la responsabilité de l’organisateur, dans la nuit de vendredi à samedi, et dans la
nuit de samedi à dimanche. De ce fait, les lieux devront être libérés 30 minutes après la fermeture au public soit
19h30 dernier délais, ils ne seront plus accessibles jusqu’à la réouverture du lendemain. Les stands devront
obligatoirement être démontés le dimanche soir, les locaux étant définitivement fermés à 22h. Aucun gardiennage
ne sera assuré sur les parkings, l’organisateur ne pourra donc être tenu responsable en cas de vol ou de
dégradation des véhicules.
Placement des exposants
Les exposants se présenteront, dès leur arrivée à l’accueil pour confirmer leur présence. L’organisateur leur
désignera leur emplacement et leur remettra un badge qui devra être porté en permanence par tous les
membres de leur équipe. Les membres des clubs recevront leurs tickets repas. Les organisateurs se réservent le
droit de refuser toute candidature, d’annuler toute inscription ou d’exclure tout exposant qui à leur avis troublerait
ou ne respecterait pas le bon ordre ou la moralité de l’exposition et ceci sans qu’il puisse leur être réclamé
d’indemnisation d’aucune sorte, ni de justification.
Conformité électrique et matérielle
Le matériel électrique, ainsi que l’éclairage ponctuel utilisé par l’exposant doit être en bon état et répondre aux
normes en vigueur. Tous les matériels et matériaux d’exposition pour la décoration du stand doivent correspondre
également aux normes en vigueur.
Sorties de secours
Les exposants doivent emprunter les sorties prévues à cet effet. Il est interdit d’ouvrir les portes de secours sans
autorisation des organisateurs, de modifier la disposition des tables ou d’en ajouter, de fumer à l’intérieur des
locaux d’exposition.
Dans tous les cas il est formellement interdit de condamner une issue de secours ou d’en entraver l’accès.
Stationnement des véhicules
Le stationnement des véhicules des exposants se fera sur le parking extérieur à l’entrée du hall d’exposition
(devant le collège).Il est demandé aux exposants de laisser leurs véhicules à proximité des issues uniquement le
temps du déchargement. La modification des lieux permet d'accéder directement dans la salle 2 il est donc
important que les exposants se présentent dés leur arrivée à l'accueil qui leur indiquera l'implantation de leur
stand.
Gestion des exposants vendeurs
Toute vente commerciale de la part des Associations et particuliers est soumise à l’accord préalable de
l’organisateur. Les Commerçants et artisans doivent fournir la photocopie d’une pièce d’identité ainsi que leur
numéro de registre de commerce voir bulletin d’inscription. Les exposants particuliers devront remplir une
attestation sur l'honneur précisant qu'ils n'ont pas participé à plus de 2 ventes dans l'année. Cette attestation est
jointe au bulletin d'inscription. Ces informations seront consignées par les organisateurs sur le registre des
participants au salon. Ce registre sera paraphé par le maire de la commune ou un service de la gendarmerie.
Conformément à l’arrêté du 29 décembre 1988 fixant les modalités des registres prévus par le décret n°88 du 14
décembre 1988 relatif à la vente ou à l’échange de certains objets, ce registre sera consultable pendant toute la
durée de la manifestation, et communiqué à la préfecture ultérieurement. Le démarchage autre que celui
organisé par l’organisateur à l’intérieur du salon n’est pas autorisé. Toute sous location, ou remplacement d’un
exposant par un autre est formellement interdit sans l’accord des organisateurs.
Relations exposants organisateur,
Durant l’inauguration les stands devront rester ouverts au public, une personne devra obligatoirement se trouver
sur place pour renseigner éventuellement les personnalités.
En cas de force majeure les organisateurs se réservent le droit d’annuler la manifestation, sans aucun préavis ni
dédommagement. Les participants seront alors prévenus et le chèque de réservation restitué.
Par sa signature l’exposant ou le représentant du club, adhérent à la présente convention et déclare renoncer à
tout recours contre les organisateurs en cas de vol, perte ou détérioration etc. Les objets et documents exposés,
sont sous l’entière responsabilité de leurs propriétaires. Les exposants feront leur affaire des assurances d’usage
pour leur propre couverture.
Les organisateurs présents sur le site sont là pour répondre à vos besoins et vous aider à
trouver des solutions. Ils porteront des badges jaunes Organisation
du vendredi 7 avril 15h au dimanche 9 avril 22h, vous pouvez vous adresser à :
Jean François
Dominique
06 08 95 87 32
06 31 09 10 27
Nous vous souhaitons un bon salon et un agréable séjour à SENE.
Signature de l’exposant précédée de la mention « Lu et approuvé »
Nom de l’exposant :
Signature