Intern – Team Services (Rugby Department)

Intern – Team Services
(Rugby Department)
Positions Available:
One (1) position – September 5th to December 31st, 2016
Compensation:
Performance based honorarium awarded at end of internship term
Location:
Langford, BC – Canadian Rugby Centre of Excellence
Reports to:
Manager, Team Services
The Team Services Intern will be provided with an opportunity to be mentored by and learn from the
Manager, Team Services in planning, organizing and executing all team logistics for major domestic
events, as well as game day operations for each match/tournament in the 2016 Events Calendar. The
Team Services Intern will also have the opportunity to assist Canada Sevens in the upcoming men’s and
women’s World Rugby Sevens Series in Vancouver and Langford.
Please note that this position will require you to work various evenings and weekends throughout the term
of the internship, and you will work longer hours leading up to and on event days. Some of the tasks will be
administrative in nature, while other tasks will be operational and require you to travel off site (such as to a
rugby pitch).
Learning outcomes may include, but are not limited to:
Team Services
• Liaise with the team managers on their team’s needs
• Liaise with tournament director on the tournament needs and logistics
• Assist in coordinating transportation and travel for teams, officials, and delegates as required
• Support the preparation of event materials and shipments for major event hosting
• Assist with coordinating training facilities and equipment (i.e. practice fields, gyms, pools, etc.)
• Support the creation of the master event week calendar/schedule (teams, staff, ancillary events,
development clinics, etc.)
Game Day Operations
• Venue set up and tear down
• Dress the field and surrounding areas – signage, scoreboards, flags, tents, tables, etc.
• Assist with volunteers (orientation, job assignment, game day monitoring, recognition)
• Assist with the management of all pre/post game and half time activations
• Assist with preparation and set up of the post event functions (awards presentations,
banquet, reception, etc.)
• Assist with teams’ needs, ensuring teams are where they need to be at all times.
• Assist with timing management to keep all activities and the game(s) on schedule
RUGBY CANADA
Toronto Office / Bureau de Toronto
30 Rue East Beaver Creek Road, Suite 110
Richmond Hill, ON CANADA L4B 1J2
Tel / Tél : 905 707 8998
Fax / Téléc : 905 707 9707
rugbycanada.ca
[email protected]
Victoria Office / Bureau de Victoria
3024 Rue Glen Lake Road
Langford, BC CANADA V9B 4B4
Tel / Tél : 250 418 8998
Fax / Téléc : 250 386 3810
according to the event run sheet.
Administration
• Complete an event wrap up report outlining “the good, the bad and the ugly”; suggest
possible ways for improvement.
• Re-inventory any merchandise, signage and equipment as required
• Prepare shipments via Canada Post and/or FedEx
• Conduct research
• Fax, file and copy
All other duties as required
Guidelines for Applicants
Position Details
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The position will offer professional development for an individual seeking a career in the sport
management or sport administration domain.
There will be times when the role may include opportunities to travel for additional learning
experiences.
This is definitely not a “nine to five” role. As noted above, evening and weekend expectations will
arise but there is an opportunity for flexibility in the time demands of the position to coincide with
academic requirements and / or other regular commitments.
There will be times when additional experience in other departments may be earned as some other
staff may call all upon the appointed person to support other duties as required.
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Selection Criteria
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Due to the nature of the position dealing specifically with the demands of Rugby planning and
development, some knowledge of the sport is considered a valuable asset.
Demonstrated evidence of an ability to work independently without supervision but in
accordance with documented policy and procedure guidelines.
A record of working as a team member, as well as a history of performing in situations that require
self-leadership and initiative.
Computer literacy especially with spreadsheets, word processing and power point presentations
and the ability to operate other software programs as necessary.
Displays excellent time management and workplace co-operation skills.
To be considered for this position, all applicants must be currently enrolled in a degree / diploma program
in a relevant field of study at a university / college institution or vocational school during the term of the
internship.
All applicants should have a valid driver’s license and it is advised to have a current passport. Access to a
vehicle on a daily basis is considered a valuable asset, but not a requirement.
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To Apply
Please send your resume and cover letter not later than Monday June 27th, 2016 to:
Human Resources
Email:
Fax:
SUBJECT:
[email protected]
905 707 9707
Team Services Intern Application
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Stage – Services aux équipes
(Département de rugby)
Poste disponible :
Un (1) poste – 5 septembre au 31 décembre 2016
Rémunération :
Honoraire basé sur le rendement et versé à la fin du stage
Lieu :
Langford, C.-B. – Centre d’excellence du rugby canadien
Superviseur(e) :
Gestionnaire, Services aux équipes
Le ou la stagiaire des services aux équipes aura l’occasion d’être mentoré(e) par le ou la gestionnaire des
services aux équipes et d’apprendre de celui-ci ou de celle-ci dans la planification, l’organisation et
l’exécution de toute la logistique pour les événements d’envergure au pays, ainsi que les opérations de
jour de match pour chaque match/tournoi au cours du calendrier d’activités 2016. Le ou la stagiaire des
services aux équipes aura aussi l’occasion de prêter main-forte à Canada Sevens dans les étapes à venir
des Séries de R7 de World Rugby masculine et féminine à Vancouver et Langford.
Veuillez noter que ce poste exige de son ou sa titulaire de travailler en soirée et les weekends durant la
période de stage et de plus longues heures à l’approche des journées d’événements et lors de ces
journées. Certaines des tâches seront de nature administrative, tandis que d’autres tâches seront
opérationnelles et exigeront des déplacements hors du bureau (p.ex. sur un site de match de rugby).
Les apprentissages acquis peuvent inclure, mais sans s’y limiter :
Services aux équipes
• Assurer la liaison auprès des gérants d’équipe à propos des besoins de leur équipe
• Assurer la liaison auprès du directeur ou de la directrice du tournoi à propos des besoins et de la
logistique du tournoi
• Participer à la coordination des transports et du déplacement des équipes, des officiels, des
délégués, le cas échéant
• Appuyer l’élaboration de documents pour les événements et à l’expédition pour l’accueil
d’événement d’envergure
• Participer à la coordination avec les sites d’entraînement et l’équipement (p.ex. terrains
d’entraînement, gymnases, piscines, etc.)
• Appuyer l’élaboration du plan directeur des activités de la semaine (équipes, personnel,
événements connexes, cliniques de développement, etc.)
Opérations de jour de match
• Assurer les activités de montage et de démontage du site
• Assurer les activités de montage au terrain et dans ses environs (affichage, tableaux de pointage,
drapeaux, tentes, tables, etc.)
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Gérer tous les bénévoles (orientation, assignation de taches, surveillance de jour de match,
reconnaissance)
Participer à la gestion de toutes les activations avant et après le match ainsi qu’à la mi-temps
Contribuer à la préparation et au montage des fonctions après l’événement (présentation de
prix, banquet, réception, etc.
Répondre aux besoins des équipes et assurer qu’elles sont au bon endroit en tout temps.
Participer à la gestion du temps pour maintenir toutes les activités et le match à l’heure selon
le plan directeur de l’événement.
Administration
• Rédiger un rapport d’événement, identifiant les bons points ainsi que les éléments moins
positifs, suggérant de possibles solutions pour améliorer l’événement.
• Refaire l’inventaire de toute marchandise, tout affichage et tout équipement, au besoin
• Préparer les colis d’expédition pour Postes Canada et/ou FedEx
• Effectuer de la recherche
• Télécopier, classer et copier
Toutes les autres tâches, le cas échéant
Lignes directrices pour les candidats
Détails sur le poste
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Ce poste offrira un développement professionnel pour une personne désirant faire carrière en
gestion du sport ou en administration du sport.
Il y aura des situations ou le ou la stagiaire pourrait devoir se déplacer pour acquérir des
expériences d’apprentissage additionnelles.
Ce poste n’est certainement pas un emploi avec un horaire traditionnel de « neuf à cinq ». Tel
qu’indiqué précédemment, les activités en soirée et de weekend se produire, mais il y a une
possibilité de flexibilité dans les exigences d’horaire du poste afin de respecter les réalités
académiques et/ou autres engagements réguliers.
Il y a aura des situations ou d’autres expériences dans d’autres départements pourront être
obtenus alors que d’autres membres du personnel peuvent demander au ou à la titulaire d’appuyer
d’autres activités, le cas échéant.
Critères de sélection
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En raison de la nature du poste traitant particulièrement avec les exigences de la planification et
du développement du rugby, une certaine connaissance du sport est considérée comme un atout
important.
Une capacité démontrée de pouvoir travailler seul(e) sans supervision, mais dans le respect des
politiques et lignes directrices procédurales documentées.
Un dossier de travail au sein d’une équipe, ainsi qu’un historique de rendement nécessitant de
l’autonomie et de l’initiative.
Connaissance informatique avec des feuilles de calcul, du traitement de texte et des présentations
PowerPoint et la capacité à utiliser d’autres logiciels au besoin.
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Excellente gestion du temps et aptitudes de coopération en milieu de travail démontrées.
Pour être considérés pour ce poste, tous les candidats doivent être présentement inscrits dans un
programme dans un champ pertinent d’étude dans une université ou un collège ou une école
professionnelle durant la période de stage.
Tous les candidats devraient détenir un permis de conduire valide et il est conseillé de posséder un
passeport valide. L’accès quotidien à un véhicule est considéré un atout important, mais cela n’est pas une
exigence.
Mise en candidature
Veuillez faire parvenir votre c.v. et votre lettre de présentation au plus tard le lundi 27 juin 2016 à :
Ressources humaines
Courriel :
Télécopieur :
OBJET :
[email protected]
905.707.9707
Demande de stage – Services aux équipes
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