Description du Poste de Coordinateur Pizza Larchmont

Description du Poste de
Coordinateur Pizza Larchmont
RÔLE :
Assurer le service de pizza pour Larchmont seulement, tous les lundis.
RESPONSABILITES
•
Préparer le calendrier de l’année avec le nombre de lundis. Déterminer les
tarifs d’inscription et la grille de tarifs pour des inscriptions en cours d’année
•
Préparer les documents à remettre aux parents (feuille d’inscription + décharge
de responsabilité)
•
Enregistrer les inscriptions des enfants en début et en cours d’année en
relançant si nécessaire les parents qui ont fourni un dossier d’inscription
incorrect ou incomplet. Préparer les cartes pizza, 1 par enfant avec Nom,
Prénom, Classe et nombre de Parts de Pizza.
•
Procéder à l’inscription des mamans volontaires pour le service (3 personnes
par lundi) lors du café de rentrée. La personne responsable n’est pas obligée
d’être présente tous les Lundis, si les mamans volontaires ont déjà fait le
service.
•
Procéder à des relances systématiques des 3 volontaires la semaine précédent
leur service par téléphone ou par mail, pour s’assurer de leur disponibilité.
•
Contacter le fournisseur de pizza en début d’année, lui remettre le calendrier d
e l’année et avec les horaires de livraison pour les 2 services. Le contacter
chaque semaine avec le nombre de pizzas pour chaque service. Villa Maria:
834 8134 - 6 Chatsworth Ave, Larchmont (FASNY contact : Craig) Craig : 490
6497 (mobil) - Patron: Antony : 490 9753 (cell)
•
Contacter le fournisseur de fruit en début d’année pour remettre le calendrier
de l’année et établir les types et quantités de fruits à livrer. Le contacter
chaque semaine pour choisir les fruits pour le service de lundi. Simply the Best:
738 307 – 1283 Weaver St. Scarsdale (FASNY contact : Pat 879 1974)
•
S’assurer de la qualité des pizzas et des fruits.
•
Communiquer régulièrement avec la trésorière qui reçoit directement les
factures. Procéder aux achats d’assiettes, de verres, de serviettes et de gants
Latex Free chez Costco.
•
Vérifier qu’il y en a assez pour le service le lundi. Vérifier de temps en temps
les cartes des enfants pour les refaire si elles sont abîmées ou perdues.
TEMPS À CONSACRÉ
•
Pour la préparation du service chaque lundi : 1/2 heure. (Relance des
volontaires, appels aux fournisseurs) Pour les achats : 1 heure tous les 2 ou 3
mois.
•
Pour les commandes: une rencontre avec les fournisseurs en début d’année,
puis quelques coups de téléphone s’il y a des changements.
•
Pour le traitement des inscriptions : 2 demi-journées par semaine pendant le
mois de septembre, puis quelques minutes pour les nouveaux inscrits, en cours
d’année.
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
•
Bon sens de l’organisation et de planification
•
Contact facile
•
Aptitude à négocier avec les fournisseurs.
EXPERIENCE RECUE
Expérience au sein de l’association
Travail d’équipe avec les membres de la FASNY-PTA
Rôle enrichissant de part les contacts crées au sein de l’école avec les parents, les
élèves, professeurs et
employés.