fiche de poste - Projet d`organisation administrative et technique d

DRH-ASI-MP-30
FICHE
DE
POSTE
INTITULE DE LA FONCTION
Assistant-e en gestion administrative
IDENTIFICATION DU POSTE
CORPS
: Catégorie A : ASI .............................................................................................
Service / Direction
: Direction des ressources humaines ....................................................................
Localisation du poste :
 Directions centrales : ☐ Aix-en-Provence
 Campus
☒ Marseille - Pharo
: ☐ campus Pharo
☐ campus Aix-en-Provence
☐ campus Etoile
 Composante
BAP :
☐ campus Marseille Centre
☐ campus Timone
☐ campus Luminy
: ..........................................................................................
: J ....................................................................................................................
POSITIONNEMENT DU POSTE DANS LA STRUCTURE
Pôle / Service / Bureau : Direction des ressources humaines
Rattaché-e au-à la Directeur-trice du pôle qualité .....................................................................................
CONTEXTE ET SPECIFICITE
La direction des ressources humaines assure la gestion individuelle et collective de plus de 7.500
agents (enseignants, enseignants chercheurs, BIATSS, titulaires et non titulaires) et de près de
5.000 vacataires d’enseignement.
La direction comprend environ 150 agents, répartis au sein de la direction centrale (une centaine)
ou sur les DRH de campus (une cinquantaine), situées à Aix en Provence, Centre, Etoile, Luminy,
Timone et Pharo.
En central, la DRH assure la gestion administrative et financière (paye) des personnels de
l’établissement, la coordination des différentes campagnes collectives, la mise en œuvre du Système
d’Information Ressources Humaines et apporte les éléments nécessaires au pilotage des ressources
humaines de l’établissement : gestion des plafonds d’emplois et de la masse salariale, gestion
prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences, formation des personnels, etc. Elle
s’appuie également sur un pôle qualité, en charge notamment du contrôle interne, de la veille
juridique et du contentieux, de la formation interne des agents de la direction et des problématiques
outils (hors déploiement du SIRH commun).
Les DRH Campus sont des structures de gestion mutualisée par site.
Elles ont pour vocation d’apporter à tous les agents de l’établissement le même niveau de conseil et
de suivi individuel, quelle que soit leur structure d’affectation.
En lien étroit avec les composantes les DRH de campus, assurent :
- La coordination des actes de gestion dévolus à ce niveau, en garantissant leur sécurité
juridique ;
- L’information des structures et des agents du campus ;
- Un conseil individualisé aux agents, dans le cadre de l’accompagnement personnalisé.
Dans un premier temps, jusqu’à la mise en place d’un nouvel SIRH, les activités de gestion des
personnels et des emplois seront fortement impactées par le maintien de 3 bases de gestion (logiciel
HARPEGE) séparées selon les 3 périmètres des anciens établissements.
Très grande disponibilité et capacité de travail.
Déplacements à prévoir.
ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
-
Personnels gérés : le-la gestionnaire assistance assure ses fonctions à destination des agents de la DRH
utilisant les logiciels métiers
En lien fonctionnel avec l’ensemble des pôles de la DRH (DRH campus et gestion), mais aussi avec le-la
gestionnaire outils ainsi que la DOSI et l’AMUE.
MISSIONS PRINCIPALES
Le-La gestionnaire assistance a pour mission de former et d’assurer des missions
d’accompagnement, au service des agents de la DRH utilisant les logiciels métiers RH.
de
veille
et
ACTIVITES
- Proposer le cahier des charges et le contenu pédagogique des formations aux logiciels métiers RH organisées
par l’établissement
- Former les agents aux logiciels métiers RH
- Assurer une veille fonctionnelle des logiciels métiers RH
- Participer à la modélisation des requêtages Business Object en lien avec les services de la direction concernée
et la DOSI
- Proposer et mettre en œuvre, en collaboration avec le pôle gestion, un plan de fiabilisation des données
Harpege
- Participer aux audits de contrôle d’application au sein de la direction
- Participer au groupe de travail du nouveau SIRH de la DRH
- Mettre en œuvre des actions de sensibilisation et de formation relatives au traitement et à la protection des
données personnelles auprès des agents de la DRH concernés
TENDANCES D’EVOLUTION
- Evolution continue de la réglementation en matière de ressources humaines appliquée aux EPSCP
- Participation à la mise en œuvre du nouveau système d’information RH (SIRH)
COMPETENCES
 Métier
- Expertise fonctionnelle des logiciels Harpege, Geisha, Winpaie, ARES, DEMETER, etc.
- Maîtrise des fonctions avancées du logiciel de requêtage Business Object
- Maîtrise des outils bureautiques courants et particulièrement du tableur Excel et du logiciel de traitement de
données Access
- Bonne connaissance des statuts des différents types de personnels gérés et du statut de la fonction publique
- Bonne connaissance de l’ensemble du processus RH, incluant les impacts de la LOLF, de la LRU et des RCE
ainsi que du fonctionnement des EPSCP en général.
- Bonne connaissance de la réglementation et des procédures
- Maîtrise de la réglementation en matière de protection et de traitement des données personnelles (lien
fonctionnel avec le correspondant CIL de l’établissement)
- Connaissance des enjeux actuels de l’enseignement supérieur
 Savoir être
- Compétence en animation de réunion
- Adaptabilité aux évolutions fonctionnelles et réglementaires
- Qualités pédagogiques, excellent relationnel
- Travail en équipe
- Esprit d’analyse et de synthèse
- Sens aigu de la confidentialité.