Le projet MED-AB

Le projet MED-AB
Guide de l’utilisateur
de ProMISe
Version 2.2
Par Shelley Hewerdine, EBMT Central Registry Office
Version française adaptée et révisée par
Virginie Chesnel, EBMT Data Office, Paris
est un outil de gestion de données cliniques conçu
par Ronald Brand, Maître de Conférence en Biostatistiques du
Centre Medical de l’Université de Leiden
Version:12/01/2011
PROMISE
: Project Manager Internet Server
INTRODUCTION
4
Vérifier la compatibilité de votre ordinateur avec Promise
Accès par mot de passe
Version de démonstration
5
5
7
ACCÉDER À VOTRE BASE DE DONNÉES
8
UNE FOIS QUE VOUS ÊTES CONNECTÉ
10
Taille de la police
Raccourcis clavier
11
11
SAISIE DE DONNÉES
13
Comment trouver et charger un patient enregistré dans Data Entry
Index : Rechercher par Critère
Choisir d’autres items pour la recherche
Filtres d’enregistrements
Navigation entre les enregistrements
Evènements
Dates
Filtres d’items dans Data Entry
Libellés réduits
Créer un formulaire de saisie de données pour un nouveau patient
Numéro de Patient
Commencer la saisie
a) Pour créer un patient : comment sélectionner le type de formulaire à utiliser
b) Pour ajouter une deuxième greffe à un patient existant
c) Pour enregistrer un nouveau suivi (follow up)
d) Pour enregistrer un second diagnostic pour le même patient
Saisir et modifier des données
Record Locator, Chapitres et Sections
Enregistrer des données
Sauvegarde d’urgence
Snapshots
Comment modifier des données
Avant de sauvegarder
Retourner sur les items précédents pendant la saisie
Corriger des données déjà enregistrées
Se déplacer entre les chapitres et les sections dans Data Entry
Chercher un item spécifique
Menu Visibility
Fonction : No Dynamic Filters
Fonction : Show Names
Options du Record Locator
RecLoc at lvl=2
Keep Chp&Sec closed
RecLoc 100% visible
Menu : Cancel, Change, Delete
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Comment annuler des modifications en attente
Comment changer un(e) date/index d'une table pour un patient
Comment effacer un patient ou des enregistrements (tables) d'un patient
Menu Clipboard : pour copier/coller des données
Créer manuellement des nouvelles tables pour un patient existant
er
1 exemple : pour ajouter un nouveau traitement à un patient
ème
2
exemple : ajouter un diagnostic secondaire ("other, non graft diagnosis")
ème
3 exemple : ajouter des données cytogénétiques à un patient enregistré avec un MED-A
ème
4
exemple : ajouter des données TBI à un patient enregistré
Voir et imprimer des données enregistrées pour un patient à partir de l’[Index]
Voir et imprimer des données enregistrées pour un Patient dans [Editor]
Envoyer les données d’un patient par e-mail
Imprimer seulement un MED-A ou une sous-catégorie d’items
Voir le Dictionnaire du Projet MED-AB
Créer votre filtre d'items personnel
Activer votre filtre d'items personnel pour la saisie de données
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EXPORTATION DE DONNÉES
70
Options des tâches d'exportation
Générer votre exportation
Utiliser la requête Backup pré-programmée pour une exportation du MED-AB
Conversion en SPSS
70
72
73
74
ANNEXES
79
Spécificités techniques
Paramétrage
Problèmes de sécurité
79
82
85
GLOSSAIRE
86
PROMISE HELPDESK
87
INFORMATIONS UTILES
88
Copie d'écran
89
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Introduction
La version 2 de ProMISe a été conçue pour intégrer une nouvelle structure de base de données
relationnelle. Nous vous conseillons de consulter le document “The EBMT Relational Database”
préparé par Carmen Ruiz du Registre Central de l’EBMT à l’adresse suivante :
http://www.ebmt.org/4Registry/Registry_docs/ProMISe Docs/THE EBMT RELATIONAL
DATABASE.pdf
ProMISe (Project Manager Internet Server) est le système utilisé par l’EBMT pour la saisie et la
recherche de données du MED-AB via une connexion Internet sécurisée. Le projet MED-AB a été
développé pour collecter et analyser les données exigées par le registre de l'EBMT.
Le projet MED-AB est composé de la base de données EBMT où les greffes sont enregistrées, et du
système ProMISe, interface utilisé pour gérer et accéder à la base de données.
Tous les utilisateurs ProMISe accèdent en ligne à la même copie du registre, avec la possibilité de
télécharger une base de données personnelle sous Access, contenant leurs propres données de
centre. En plus d’un aperçu statistique de la base de données EBMT globale, les utilisateurs peuvent
voir, entrer et analyser des données de leur centre.
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Vérifier la compatibilité de votre ordinateur avec Promise
Pour utiliser la version 2 de ProMISe, vous aurez besoin d’un navigateur Internet avec un processeur
suffisamment puissant, et une mémoire vive d’au moins 256 Mo (512 Mo conseillés). Vous devrez
toujours avoir accès à une bonne connexion internet. Votre ordinateur devra remplir un minimum de
conditions techniques pour que vous puissiez utiliser ProMISe de manière optimale.
Il est conseillé de vérifier que les spécifications de votre ordinateur sont compatibles sur le lien
suivant : http://www.ebmt.org/4Registry/registry4.html#requirements avant d’essayer la démonstration
ProMISe. Voyez l'annexe de ce manuel page79.
Accès par mot de passe
Les mots de passe ProMISe sont délivrés par le bureau EBMT de Londres (ils sont différents des mots
de passe d’accès au site général de l’EBMT attribués par le Secrétariat de l’EBMT à Barcelone). Il y a
trois niveaux d’accès différents :
Statistical : pour accéder aux aperçus graphiques et aux statistiques descriptives utilisant vos propres
données de centre ou la base de données EBMT globale (aucun patient ne peut être vu
individuellement). Un mot de passe est assigné par centre sur demande.
Data Entry : pour accéder à toutes les fonctions : Saisie de données ; Rapports statistiques ; Rapports
de patients et Exportations de données. Un mot de passe personnel est assigné aux personnes
entrant des données au nom de leur centre (autorisées par l’Investigateur Principal). Les mots de
passe sont envoyés par courrier recommandé à réception du formulaire de demande signé.
Downloading : pour accéder aux données, mais la fonction modification de données est désactivée.
Les mots de passe personnels sont attribués et envoyés comme ci-dessus.
Changer votre mot de passe ProMISe
Vous pouvez changer le mot de passe que l’on vous a attribué pour mieux le mémoriser. Dans
ProMISe, allez sur [Help] – [Current User & Password] – [Change Password].
Attention :
Votre mot de passe doit contenir au moins 8 caractères, des majuscules et des minuscules, un ou
plusieurs chiffres, et au moins un signe de ponctuation.
Expiration des mots de passe (password expiry)
Pour des raisons de sécurité, votre mot de passe doit être changé de façon régulière. Lors de votre
accès à Promise, vous serez avertis que vous devez changer votre mot de passe. Le navigateur vous
dirige donc automatiquement vers la section de changement de mots de passe. (En fonction de la
vitesse de votre navigateur, il est possible d’avoir à attendre que la session soit complètement
chargée. Allez dans le menu [Help] – [Current User & Password] – [Change Password].)
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Suivez les instructions à l’écran et choisissez un nouveau mot de passe (conservez en lieu sûr pour
ne pas le perdre). Pour continuer, vous serez invité à redémarrer une nouvelle session.
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Version de démonstration
Si vous voulez essayer l’application, il existe un projet Démo. Ce projet a les mêmes fonctionnalités
que le projet MED-AB mais, au lieu d’accéder au registre EBMT, vous accédez à une base de données
test. Dans ce projet, vous pouvez vous entraîner à entrer, effacer ou modifier des données sans
restriction.
Vérifiez SVP que votre ordinateur satisfait aux exigences techniques requises et que vous avez
les options de sécurité appropriées dans Internet Explorer. Pour plus d’information, référez-vous
à l’annexe de ce manuel page 73.
Sur la page d’accès de ProMISe :
https://www.clinicalresearch.nl/PROMISE/T/HEIT/T_O_EBMT_C_NEW_MEDAB_/LOGON/INDEX.HEI
Sélectionnez l’option “Demo Session” dans la liste déroulante des types de sessions.
La procédure est automatique, vous n’avez pas besoin d’entrer de mot de passe pour y accéder.
La session par défaut est [MED-A all diseases – MED-B: All malignancies except CLL and CPL], si
vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner un autre type de session, [MED-A only], par exemple.
Pour démarrer votre session Démo, cliquez sur [START SESSION]. Une fois que vous êtes dans la
session Démo, il est possible d’entrer des données tests et de générer des rapports tests.
Cela peut prendre quelques minutes pour charger complètement la session (surtout si vous avez
sélectionné [Full Session]). Vous verrez une fenêtre verte sur la droite qui charge les liens et les sauts
indispensables à la navigation pendant la saisie et qui sont indispensables au bon fonctionnement du
programme.
Si l’initialisation prend plus que quelques minutes, il se peut que les spécifications techniques de votre
matériel soient incorrectes. Contactez SVP ProMISe Helpdesk si vous rencontrez des problèmes. A
titre indicatif, l'ouverture de la session [MED-A : All diseases – MED-B : All malignancies] prend 1min30
sur un ordinateur moyen (RAM 2Go, processeur 1.6 GHz), la saisie d'un MED-A correctement rempli
sur le papier demande 5 min.
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Accéder à votre base de données
Pour entrer directement des données dans le projet MED-AB, vous devez d’abord contacter le registre
EBMT via la SFGM pour demander un accès (limité par un mot de passe). Vous pouvez télécharger le
formulaire à l'adresse suivante :
http://www.ebmt.org/4Registry/Registry_docs/ProMISe%20Docs/Application_DataEntry_SFGM.pdf
Si vous avez envoyé des données à l’EBMT dans le passé, ces enregistrements seront présents
quand vous accéderez à la base de données de votre centre.
Vérifiez SVP que votre ordinateur satisfait aux exigences techniques et que vous avez
sélectionné les options de sécurité appropriées dans Internet Explorer.
Pour plus d’information, référez-vous à l’annexe page 79.
ProMISe se trouve sur le site web de l’EBMT [http://www.ebmt.org]. Le lien direct à ProMISe 2 est :
https://www.clinicalresearch.nl/PROMISE/T/HEIT/T_O_EBMT_C_NEW_MEDAB_/LOGON/INDEX.HEI
Vous pouvez ajouter ce lien à vos Favoris dans Internet Explorer. Sinon, vous pouvez accédez a
Promise à partir de la page d’accueil : www.ebmt.org
Ou vous pouvez suivre les liens suivants pour y accéder :
- Registry
- ProMISe
- Start ProMISe 2 Project
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Sur la page de connexion se trouvent deux menus déroulants qui offrent la possibilité d’accéder au
projet MED-AB de différentes manières. Le but de ces deux menus est de diminuer le nombre
d'éléments qui doivent s'initialiser sur votre ordinateur à l’ouverture, réduisant ainsi la mémoire
nécessitée par le navigateur, et optimisant l'utilisation de ProMISe.
1) Premier menu - Scope of this session:
MED-A : All diseases
MED-A : All diseases – MED-B All malignancies except CLL and CLL
MED-AB : All diseases
Une sélection MED-B spécifique à un diagnostic seulement, etc.
Le menu ci-dessus permet d’accéder soit à tout le projet [MED-AB : All Diseases], soit à des parties du
dictionnaire en utilisant ce qu’on appelle une session réduite. Si l'une de ces sessions réduites est
sélectionnée, ProMISe va seulement charger les items nécessaires au MED-A uniquement [MED-A
only : All diseases], ou les items nécessaires au MED-B maladie par maladie [MED-AB : Lymphoma],
[MED-AB : Aplastic anaemia], etc. La vitesse du programme sera ainsi optimisée.
Attention, la session MED-A : All diseases – MED-B All malignancies except CLL and CLL n’est
destinée qu’au MED-B des hémopathies malignes (leucémies sauf LLC et LLP, lymphomes,
myélomes, tumeurs). Les autres diagnostics (aplasies médullaires, déficits immunitaires,
hémoglobinopathies et maladies autoimmunes) doivent être saisis via leur session MED-B
respective.
2) Deuxième menu - Type of this session :
Data Entry only
Data Reports only, etc.
Le deuxième menu est utilisé pour limiter la session à la saisie de données seulement ou aux rapports
seulement.
Notez qu’une fois que vous êtes connecté avec une option autre que “MED-AB all diseases ”, si vous
accéder à un item qui ne fait pas partie du filtre que vous avez sélectionné, vous devez quitter le
programme et vous reconnecter.
Une fois que vous avez sélectionné le type de session, entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de
passe tels que communiqués sur la lettre envoyée par le Bureau EBMT de Londres. Vous devez
absolument respecter la typographie, en reproduisant exactement les majuscules et minuscules. Les
noms d’utilisateur et les mots de passe sont personnels et non-transférables. Ne confiez pas votre mot
de passe à quelqu’un d’autre, même au sein de votre équipe. ProMISe garde la trace de toutes les
modifications faites sur la base de données, en identifiant l’utilisateur et la date et l’heure à laquelle les
modifications ont été faites. Il est de votre intérêt que seules les modifications attribuées à votre nom
d’utilisateur soient celles que vous avez vraiment vous-même apportées.
Cliquez sur [START SESSION]
Cela peut prendre quelques minutes pour charger complètement la session (surtout si vous avez
sélectionné [MED-AB all diseases]). Vous verrez une fenêtre verte sur la droite qui charge les liens et
contrôles utilisés pour la navigation pendant la saisie. Si l’initialisation prend plus que quelques
minutes, les spécifications techniques de votre matériel sont peut-être incorrectes. Contactez SVP le
ProMISe Helpdesk si vous rencontrez des problèmes.
ActiveX
Pendant le chargement de la session, il se peut qu’un message apparaisse concernant ActiveX. Cette
option est utilisée pour améliorer la vitesse et vous permet de faire des copies d’écran en cas de
problème, vous pouvez également sauvegarder vos données sur votre disque dur si un problème de
connexion survient.
Plus d’informations sont disponibles page 89 concernant l’impression et la copie d’écran.
Suivez ce lien pour les instructions pour activer la fonction ActiveX:
https://www.clinicalresearch.nl/PROMISE/T/HEIT/GENERIC/CHECK/ActiveX.htm
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Une fois que vous êtes connecté
Immédiatement après vous être connecté, vous entrez dans le module de saisie de données [Data
Entry] de ProMISe.
Soit dans l’[Index] :
Soit dans l’éditeur de saisie [Data Entry] – [Editor] :
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Dans le coin supérieur gauche de l’écran, il y a une série d’onglets :
Ces onglets représentent les modules principaux de ProMISe.
En dessous, il y a une autre série d'onglets secondaires :
En cliquant sur un des onglets principaux [Data Entry], [Report] etc., vous remarquerez que les onglets
secondaires changent en fonction du menu sélectionné au-dessus. Ces onglets sont le moyen
principal de naviguer entre les différents modules et leurs différentes options.
Pour faire de la saisie de données, allez sur [Data Entry] – [Index] en cliquant sur l’onglet [Data Entry]
puis sur [Index].
Taille de la police
Cliquez sur cette icône située dans la barre d'outils supérieure au centre de votre écran pour modifier
la taille de la police :
Raccourcis clavier
Tous les raccourcis disponibles sur votre fenêtre en cours d'utilisation ou de modification sont visibles
en cliquant sur l'icône suivante située dans la barre d'outils supérieure au centre de votre écran :
ou en utilisant le raccourci : Ctrl-Ø. (cliquez une nouvelle fois pour masquer la fenêtre) :
Raccourcis pour les fenêtres
Alt D/R/X... Ouvre l'onglet Data Entry / Report / Export, etc.
Ctrl Alt
P
Envoie la page vers l'imprimante ou d'autres applications
Ctrl Alt
M
Fait disparaître/apparaître la fenêtre symbolisée par l'icône
Raccourcis génériques
Ctrl
Ø
Affiche cette page des raccourcis
Ctrl
↑
Fait défiler la fenêtre vers le haut
Ctrl
↓
Fait défiler la fenêtre vers le bas
Ctrl
⇑
Remonte en haut de la fenêtre
Ctrl
⇓
Descend en bas de la fenêtre
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Ctrl
+
Ouvre toutes les arborescences
Ctrl
-
Ferme toutes les arborescences
Ctrl
<
Diminue la taille de la police
Ctrl
>
Augmente la taille de la police
Specific shortcuts
Entrée Passe à l'item suivant (en enregistrant la donnée saisie)
↔
↔
(= Tabulation) Lors de la saisie, équivaut à la touche Entrée, sinon renvoie au premier item de la Section en cours
Ctrl
↔
↔
(= Tabulation) Enregistre la donnée saisie et va sur le même item de l'enregistrement suivant
Ctrl Alt
↑
Retourne à la section précédente
Ctrl Alt
↓
Avance à la section suivante
Ctrl Alt
⇑
Retourne au chapitre précédent
Ctrl Alt
⇓
Avance au chapitre suivant
Alt
↑
Enregistrement précédent dans le
Record Locator
Alt
↓
Enregistrement suivant dans le
Record Locator
Alt
⇑
Enregistrement précédent du même type dans
le Record Locator
Alt
⇓
Enregistrement suivant du même type
dans le Record Locator
Ctrl
1
Affiche les modifications en cours dans l'Overview
Ctrl
S
Enregistre les modifications en cours
Ctrl
2
Affiche les données originales horizontalement
Ctrl
3
Affiche les données originales verticalement
Ctrl
4
Affiche tous les tests & avertissements
Ctrl
5
Affiche tous les tests
Ctrl
G
Prépare à la fusion
Ctrl
Ctrl
H
Retourne à l'item précédent dans l'historique
Ctrl Alt
H
Affiche l'historique des items visités
Ctrl
←
Remonte à l'item précédent dans la page
Maj
↔
↔
Remonte à l'item précédent dans la page
Ctrl
9
Affiche les données originales dans un rapport pré-défini
Ctrl
R
Recharge complètement le dernier formulaire enregistré sur le dernier item enregistré
Ctrl Alt
C
Affiche le contenu du presse-papiers
Page 12
-------- Retourne sur le premier item du formulaire
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Saisie de données
Comment trouver et charger un patient enregistré dans Data Entry
L’écran d’index comporte une liste de tous les patients enregistrés dans votre centre.
Clic-droit sur
le n° patient
pour charger
le formulaire
d’un patient
Par défaut, l’Index de Data Entry est trié sur le numéro du patient (UIC = Unique Identification Code)
dans la base de données EBMT, il est composé du numéro à 3 chiffres du centre EBMT (= CIC) + le
numéro du patient (jusqu'à 10 chiffres).
Vous pouvez choisir de trier sur un item différent tel que l’UPN (n° du patient dans l’hôpital) ou la date
de naissance, pour cela, cliquez sur le titre de la colonne pour choisir l’item et l’ordre de tri.
Notez que les actions habituelles de Windows sont disponibles dans ProMISe, par exemple, pour
éviter de faire défiler un index trop long, vous pouvez taper [Ctrl-F] pour utiliser la fonction Recherche.
Dans l'exemple ci-dessous, [Ctrl-F] a permis de retrouver la date de naissance saisie dans la ligne
Rechercher.
Pour charger un patient que vous avez trouvé dans l’index, vous pouvez soit faire un clic-droit sur le
numéro du patient (colonne Patient), soit cliquer sur [Load into Data-Editor] après avoir sélectionné le
patient en cliquant sur son numéro (clic-gauche, il apparaît alors surligné en vert).
NB : vous pouvez sélectionner plusieurs patient pour les charger simultanément dans la fenêtre [Data
Entry] – [Editor].
Si vous connaissez déjà le numéro du patient ou si préférez le saisir manuellement, cliquez sur l’icône
[Create/Load Patient Record]. Votre CIC (n° de centre EBMT) est déjà pré-sélectionné, entrez alors le
numéro du patient en dessous dans la cellule [Patient] et cliquez sur [Load existing Patient] :
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Vous pouvez également chercher un patient en créant un filtre par critère (Pattern filter). Cliquez sur
[Build a Patient-Index] puis ouvrez le menu [Search using Patterns in items] en cliquant sur le symbole
+ situé devant :
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Index : Rechercher par Critère
Pour rechercher un patient par sa date de naissance par exemple, cliquez sur le critère (pattern)
comme montré ci-dessus et entrez la date entière ou une partie de la date suivie du symbole %
Exemple : rechercher un patient avec la date de naissance 1963/01/02
Cliquez sur le critère #3 [Date of birth of the pat…] comme indiqué ci-dessus et entrez 1963/01/02 ou
1963-01-02 ou 1963/01% et re-cliquez ensuite sur le bouton [Search Using Patterns below] pour
valider la recherche.
Une fois que les résultats de l’index apparaissent dans la fenêtre [Found Cases n=?,], vous pouvez
charger le patient dans l'éditeur de saisie [Editor] de la façon habituelle soir en faisant un clic-droit sur
le numéro du patient soit en cliquant sur le numéro du patient pour le sélectionner et en cliquant
ensuite sur [Load into Data Editor] dans le menu [Patient Data Manager] :
Après avoir effectué votre recherche ou créé un nouveau patient, cliquer sur [Get all cases (refresh)]
afin de restaurer l’index initial.
Choisir d’autres items pour la recherche
Une sélection par défaut d’items à rechercher a été pré-programmée par le concepteur du programme.
Cependant, vous pouvez remplacer cette sélection par d’autres items de votre choix grâce a ‘’Build a
patient index- Search using Patterns in items…’’. Pour cela, cliquez sur le bouton [Item #] que vous
souhaitez remplacer, par exemple [item #1] :
Apparaît alors la liste de tous les items disponibles pour l'index. Cliquez sur les descriptions d’items
pour plus d’information. Les items sélectionnés apparaissent comme cochés. Cliquez sur [Accept
Selection] pour continuer.
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Vous pouvez effectuer votre recherche selon le numéro du critère correspondant #.
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Filtres d’enregistrements
Dans Data Entry, vous pouvez également créer un index réduit à un groupe d’enregistrements, pour
n'afficher que les patients correspondant au filtre. Cliquez sur [Filters], puis [2:Records], sélectionner
un filtre, par exemple, Fanconi :
Ensuite, retournez dans l'index de [Data Entry] et cliquez sur Search by Record Filter pour activer cette
sélection dans l'index, qui n’affichera que la liste des patients avec un diagnostic de Fanconi.
Pour plus d’exemples sur les filtres d’enregistrements, reportez-vous au manuel "Record filters :
description of their functionality" disponible sur le lien :
http://www.ebmt.org/4Registry/Registry_docs/ProMISe%20Docs/Record%20filters.pdf
Navigation entre les enregistrements
Navigation est le terme utilisé pour le mouvement du curseur pendant la saisie de données. Le projet
MED-AB de ProMISe est conçu pour que la navigation suive les formulaires MED-AB.
La base de données EBMT est une base de données relationnelle comprenant plusieurs niveaux.
C’est une évolution majeure par rapport à l’ancienne structure dans laquelle toutes les données, à
l’exception des informations du suivi, étaient enregistrées dans un seul et unique enregistrement.
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Il est recommandé, pour une meilleure compréhension de la navigation en entrant des données, de lire
le document “The EBMT relational database” disponible sur le lien suivant :
http://www.ebmt.org/4Registry/Registry_docs/ProMISe%20Docs/THE%20EBMT%20RELATIONAL%2
0DATABASE.pdf
La structure de base (MED-A seulement) contient 4-5 tables principales, notamment :
(Allogreffes seulement)
Ce tableau simplifié montre comment les tables principales sont liées entre elles dans la structure de la
base de données :
Equipe X
Patient 22
Temps
Diagnostic 1 Patient 22
Traitement 1 Patient 22
Evaluation 1 Patient 22
Evaluation 2 Patient 22
Diagnostic 2 Patient 22
Traitement 2 Patient 22
Doneur 1
Table Diagnosis
Table Assessment
Table Treatment
Les tables {Diagnosis}, {Treatment} et {Assessment} sont indexées par date. Pendant le processus de
saisie de données, vous verrez que le curseur passe avant la création des différentes tables sur des
items qui s'appellent [Index date for new record] ou [Index code for new drug] dans une section [New
Record creation]. Dans cette structure relationnelle, les tables sont toutes indexées soit sur une date,
soit sur un n° de traitement/ donneur, etc.
Si les enregistrements à créer à ce moment appartiennent à une des cinq tables décrites ci-dessus, un
message dans une fenêtre de dialogue verte apparaîtra, vous indiquant quelle date doit être rentrée,
dans l'exemple ci-dessous, il s'agit de la date de la greffe.
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Exemple de message indiquant la création d’une nouvelle table :
Pour créer des nouveaux enregistrements pour un patient tels qu’un suivi ou une deuxième greffe,
voyez page 25 de ce manuel.
Pour plus d’instructions sur les dates imprécises, voyez les instructions page 20.
Evènements
Si vous regardez le [Record Locator], vous voyez que chaque enregistrement du [Record Locator] a
une abréviation sur la droite ("Main, graft diagnosis", "Transplant", "Alive", etc.). Quand l’abréviation
appartient à une des tables telles que {Diagnosis}, {Assessment} ou {Treatment}, cette abréviation
représente l’évènement qui a eu lieu à cette date.
Les évènements représentés par une table dans ProMISe sont les suivants :
Code
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
15
16
17
Label
Main, graft diagnosis
Non graft treatment
Alive
Collection
Worst disease status
Staging
Transplant
Myelosuppression
GvHD
Relapse/progression
Dead
Study entry
Complication
Complete remission
Other, non graft diagnosis
Other (non stem) cell infusion
Quand l’abréviation n'appartient à aucune de ces tables, c’est le code de l’information principale
enregistrée dans cette table qui représente alors l'index de la table. Dans l’exemple ci-dessous,
“Cyclosporine” correspond au traitement que le patient a reçu pendant sa greffe à la date
correspondante dans la table [transplant] :
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Dates
Comme vous pouvez le remarquer dans le [Record Locator], tous les enregistrements sont indexés
uniquement par date pour que nous puissions avoir une suite logique d’évènements pour chaque
patient. Que se passe-t-il si vous ne connaissez pas la date exacte d’un évènement ; comment un
nouvel enregistrement peut être créé dans Data Entry ?
Dans ProMISe 2 a été implantée une nouvelle fonction sur les dates "approximatives” au cas où la
date exacte ne serait pas connue lors de la création d’un nouvel enregistrement (l’exemple ci-dessous
correspond à une date de dernier suivi) :
Si vous n’êtes pas certain de la date exacte, essayez d’être le plus précis possible, par exemple,
entrez le mois de la visite et spécifiez “This month”, ou entrez l'année du dernier suivi et choisissez
“This year” selon l’information disponible.
Si vous ne connaissez que l’année de survenue de l’évènement, par exemple 2004, nous vous
recommandons d’entrer une date correspondant au milieu de l’année (exemple 2004/06/15) et de
sélectionner ‘’This year’’.
Si vous ne connaissez que l’année et le mois de survenue de l’événement, par exemple en mars 2000,
nous recommandons d’entrer une date correspondant au milieu de ce mois (exemple 2000/03/15) et
de sélectionner This month‘’.
Si vous ne de détenez aucune information quant à la date de l’événement, nous vous recommandons
de faire une estimation basée sur l’information relative à ce patient. Par exemple, si le patient est né en
l’an 2000, vous n’avez pas de date pour le diagnostic mais vous savez qu’il a reçu une transplantation
en 2004, vous pouvez donc enregistrer une date de diagnostic au 15/06/2002 et sélectionner ‘’ Within
5 years’’ comme étant l’approximation.
NB : nous souhaitons vous mettre en garde contre l'abus de ces dates approximatives. Ce concept
aide à résoudre le problème des dates inconnues/imprécises lors de la création des tables, mais
veillez à ne pas l'utiliser trop systématiquement. Les dates approximatives ne doivent être réduites
qu'en cas d'extrême nécessité
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Filtres d’items dans Data Entry
Les filtres d’items dans ProMISe 2 sont dynamiques. Cela signifie que dès que vous saisissez le
diagnostic ou le type de greffe du patient, le filtre va automatiquement exclure tous les items qui ne
sont pas concernés par ce diagnostic ou ce type de greffe.
Par exemple, une fois que vous entrez Acute Leukemia dans [Diagnosis], seuls les items relatifs aux
leucémies aiguës seront appliqués. De la même façon, si vous entrez une autogreffe, vous ne pourrez
pas accéder aux items du HLA par exemple.
Grâce aux propriétés des filtres dynamiques, il n’est plus nécessaire d’appliquer manuellement un filtre
d’items comme dans la version précédente (ProMISe 1). Vous remarquerez des variables apparaître
ou disparaître selon le type de donnée entrée enregistrée. Pour appliquer le filtre dynamique correct,
vous devez toujours remplir la première question dans l’éditeur de Data Entry : [Form about to be
entered], qui sélectionne le filtre dynamique (masque de saisie) adapté à votre formulaire MED-AB.
Vous trouverez plus d’informations sur cet item page 25 de ce manuel.
Vous pouvez activer/désactiver les filtres dynamiques dans le menu Actions – Visibility – No DynFilters
en sélectionnant/désélectionnant la case «No DynFilters» :
Vous pouvez également utiliser le raccourci Hidden Items afin d’activer/désactiver ces filtres :
Si Hidden Items affiche 0, cela signifie qu’il n’y a pas d’items cachés et qu’il n’y a donc pas de filtre
activé puisque tous les items sont affichés.
Si Hidden Items affiche un chiffre supérieur à 0, c’est que certains items sont cachés et qu’un filtre est
donc activé.
.
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Exemple d’un MED-A pour autogreffe de lymphome avec filtres dynamiques activés:
Nbre d’items cachés = 13
Filtre de
diagnostic
Filtre de
formulaire
Filtres
Dynamiques
activés
Exemple d’un MED-A pour autogreffe de lymphome sans filtres dynamiques activés
Nbre d’items cachés = 0
Pas de
filtre de
diagnostic
Filtre
Formulaire
désactivé
Filtres
Dynamiques
désactivés
Les items MED-B et ceux spécifiques à l’ allogreffe ne sont pas
cachés quand les filtres dynamiques ne sont pas activés.
Par défaut, les filtres dynamiques sont activés. Il n’est pas nécessaire de changer l’option
manuellement lorsque vous travaillez avec les formulaires MED-A et MED-B. Ces filtres ont été créés
pour suivre ces 2 formulaires. Si, toutefois, vous notez que le curseur ne suit l’ordre habituel du
formulaire MED-A ou MED-B, vérifiez si la case ‘’No Dynfilters’’ est coché ou si Hidden items = 0.
Vous devez utiliser la touche Tab ou Enter pour aller d’un item à un autre et éviter d’utiliser la souris en
cliquant sur les items.
IMPORTANT: Il est recommandé de saisir entièrement le formulaire jusqu’à ce qu’un écran apparaisse
pour vous demander de sauvegarder votre saisie de données.
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De cette façon, vous vous assurez que tous les items ont été complétés et que les calculs relatifs aux
intervalles entre les dates (âge à la greffe par exemple) ont été faits automatiquement. Ceci assure
une collection de données optimale et vous évitera d’être recontacté ultérieurement pour des données
manquantes.
Il est parfois nécessaire de désactiver les filtres dynamiques manuellement, particulièrement si vous
devez ajouter des données autres que celles du MED-AB pour votre usage personnel. Vous trouverez
plus d’information à la page 25.
Libellés réduits
Les libellés suivent un procédé de filtre dynamique, de la même façon que les filtres d’items.
Par exemple, le libellé complet pour la question “Disease Status” est indiqué ci-dessous :
Si vous chargez, par exemple, un patient greffé pour une tumeur solide, le libellé dynamique montrera
un nombre réduit de codes, selon la pertinence par rapport au diagnostic (ces codes correspondent
aux possibilités de réponses proposées sur le formulaire MED-B papier correspondant) :
Comment voir la liste complète des codes d’un item ?
Si le libellé d’un item a été réduit, cliquez sur ? pour voir tous les codes (votre curseur doit être placé
dans la cellule à remplir).
NB : si vous avez besoin d’entrer un code autre que ceux proposés dans le libellé réduit, vous pouvez
le rentrer manuellement (sans qu'il soit visible) tant que le code existe dans les libellés complets de cet
item.
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Créer un formulaire de saisie de données pour un nouveau patient
Pour voir les numéros de patient qui n’ont pas déjà été utilisés dans la base de données et qui sont
donc disponibles, cliquez sur l'icône [Create/Load Patient record] dans la fenêtre [Index]. Une liste de
numéros disponibles apparaît. La combinaison du numéro de votre centre et du numéro du patient
dans la base de donnée identifie le patient.
Numéro de Patient
Si vous enregistrez un nouveau patient dans la base de donnée EBMT, vous pouvez choisir un
numéro libre, qui est suggéré dans cette liste.
Les numéros de patient EBMT sont des numéros uniques dans la base de donnée qui ne doivent
jamais êtres changés. Toutes les données pour un patient doivent être saisies sous un seul numéro
de patient, incluant toutes les greffes successives du patient. Dans le cas où un patient serait
transféré vers un autre centre pour un traitement additionnel, il ne faut en aucun cas changer son
numéro, mais rentrer ce traitement dans le suivi du patient.
Si un de vos patient a déjà eu une autre greffe dans un autre centre, veuillez utilisez le formulaire
prévu a cet effet sur le site : http://www.ebmt.org/4Registry/registry4.html#prior
Sélectionnez n’importe quel numéro de patient libre (le numéro ne doit pas nécessairement suivre un
ordre chronologique) pour créer un nouveau formulaire vide :
Cliquez sur [OK] pour confirmer.
⇒
NOTE IMPORTANTE : Quand vous créez un nouveau patient dans la base de données (qui n’a
jamais été enregistré pour une greffe précédente), assurez-vous que vous avez chargé un formulaire
vide. Vous ne devez jamais réécrire sur les données d’un patient, à moins que vous n’apportiez des
corrections à un patient déjà existant dans la base de données.
Si vous préférez entrer vous-même le numéro plutôt que de choisir dans la liste des numéros libres,
entrez votre numéro dans la cellule [Patient] et cliquez sur [Create new Patient] :
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 Si le numéro d’identification est déjà utilisé, un message vous le signalera
Commencer la saisie
L'item MEBAORB : [Form about to be entered] doit être rempli au tout début de la saisie afin
d’appliquer un filtre dynamique qui vous permettra de vous diriger correctement à l’intérieur de la
structure relationnelle de la base de données. Cet item doit être re-saisi avec le nouveau code
correspondant (MED-A first report, MED-B follow-up…) à chaque fois que vous ressaisissez un
formulaire de greffe ou de suivi pour un patient ou pour un nouveau traitement d’un patient existant.
Messages pendant la saisie :
Vous verrez une fenêtre verte apparaître lors de la saisie de certains items. Lisez le message qui
s'affiche avant de continuer, car il contient des informations importantes qui vous aideront pour la
saisie.
a) Pour créer un patient : comment sélectionner le type de formulaire à utiliser
Ceci sélectionnera le filtre d'items approprié (masque de saisie) : entrez le code 11 (MED-A) ou le code
12 (MED-B) dans l'item [Form about to be entered] de la section [Patient Data] – [Form information] si
vous souhaitez enregistrer une nouvelle greffe qu'il s'agisse d'un nouveau patient ou d'un patient déjà
enregistré pour une greffe précédente.
b) Pour ajouter une deuxième greffe à un patient existant
Assurez vous que le patient est chargé dans votre fenêtre Data Entry et retournez au début du patient
dans [Form about to be entered], si besoin avec [Ctrl-]. Entrez le code approprié selon le type de
rapport que vous voulez saisir pour cette nouvelle greffe : MED-A ou MED-B (si un code est déjà
affiché, il correspondant au formulaire utilisé pour la greffe précédente, il faut re-valider cette section).
Ensuite, la question porte sur le diagnostic de cette nouvelle greffe, qui est soit identique à celui de la
greffe précédente et vous devez répondre "yes" à [For subsequent transplant: same diagnosis ?], soit
nouveau (voir point d.). Vous devez également indiquer si la greffe a eu dans le même centre et dans
la même unité.
Ensuite, on vous demandera d’entrer la date de la nouvelle greffe, puis de saisir les informations
ème
greffe.
correspondant à l'éta t de la maladie au moment de cette 2
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Attention : si la première greffe de votre patient a eu lieu dans un autre centre, le nouveau traitement
doit être enregistré sur le numéro d’identification déjà existant dans la base (en indiquant bien sûr les
coordonnées de votre centre sur l'item [Centre identification for last transplant]).
Pour cela, vous devez d'abord compléter et faxer le document intitulé "Patient given previous SCT in
other centre" au ProMISe Helpdesk ou à votre registre national, afin qu'ils vous donnent l'accès à ce
patient. Le formulaire est téléchargeable à cette adresse :
http://www.ebmt.org/4Registry/registry4.html#manual (cliquez sur [Registry], [Promise], puis sur
[Documentation]).
c) Pour enregistrer un nouveau suivi (follow up)
Dans la partie Patient Information, entrez le code approprié pour le type de collection de données, soit
13 si vous voulez saisir un follow-up du MED-A ou 14 pour un follow-up du MED-B.
On vous demandera la date du rapport (qui est différente de la date de dernières nouvelles) et si le
patient participe à une étude. Ensuite le curseur se dirige directement vers ‘Date of Last Contact’.
d) Pour enregistrer un second diagnostic pour le même patient
Dans certains cas moins fréquents, un patient peut recevoir une deuxième greffe pour un deuxième
diagnostic (NB : cela s’applique à un nouveau diagnostic pour lequel le patient est greffé, et non pas
une maladie secondaire au diagnostic principal ou au traitement pour laquelle le patient n’est pas
greffé).
Dans la partie [Patient Data] – [Form Information], entrez le code approprié au type de collection de
données (comme dans le point a). Si le patient présente un nouveau diagnostic, vous devez entrer ‘no’
à la question [For subsequent transplant: same diagnosis ?]. Une nouvelle table {Diagnosis} sera
automatiquement créée à la date du nouveau diagnostic, qui contiendra les informations sur le second
diagnostic que vous allez saisir.
Raccourci: [Ctrl-] pour retourner au début du formulaire à la question “Form about to be entered” à
tout moment pendant la saisie des données.
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Saisir et modifier des données
Vous pouvez naviguer à l’intérieur du formulaire de saisie en utilisant votre souris* ou la touche [Tab]
ou [Entrée]. Pour entrer des données sur des items comportant un choix de codes, vous pouvez soit
entrer le code manuellement, soit saisir la première lettre du libellé du code, ou cliquer sur la ligne
correspondant à la réponse à l'aide de votre souris.
Note : pour tous les champs texte tels que “additional comments”, vous devez utiliser la touche [Tab]
pour valider et passer à l'item suivant.
* Note : Vous pouvez entrer vos données en cliquant sur les libellés ou les codes avec la souris.
Cependant, si vous utilisez votre souris pour vous déplacer dans la base en passa nt d’un item à un
autre sans suivre le filtre dynamique proposé par le programme, vous risquez de ne pas passer sur
tous les items demandés sur le formulaire MED-AB du diagnostic ou du type de traitement.
3 options pour la saisie :
- Tapez le code manuellement ou
- Tapez la première lettre
puis cliquez sur la touche [Tab]
ou sur [Entrée] pour continuer ou
- Cliquez sur la réponse de votre
choix
Une sélection de raccourcis est disponible lors de la saisie, par exemple, pour “not applicable”, entrez \
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Record Locator, Chapitres et Sections
Parfois vous devrez utiliser le “Record Locator″ pour retrouver et modifier des données existantes. Par
exemple : vous devez saisir des items non enregistrés lors de votre saisie précédente.
L’interface de ProMISe 2 se présente comme une arborescence. Sur le côté droit de l’écran [Data
Entry], vous voyez deux fenêtres : le "Record Locator" et les "Chapters & Sections".
Dans la partie [Record Locator], vous avez une description complète de l’histoire du patient. Chaque
patient peut avoir un ou plusieurs enregistrements dans chacune des tables, uniquement identifiées
par la date. En fonction des informations enregistrées, il peut également y avoir des tables de niveau
supérieur, telles que la table [Donor], uniquement identifiées par un nombre ou un code.
En dessous, dans la partie [Chapters & Sections], vous voyez tous les items du projet MED-AB qui se
trouvent dans la table dans laquelle vous vous trouvez, les chapitres apparaissant en rouge et les
sections à l'intérieur des chapitres sont eux en vert.
Pour voir les différentes étapes de l’histoire du patient dans l'éditeur de saisie [Editor], vous pouvez
cliquer sur une des tables du [Record Locator]. En utilisant votre souris, vous ouvrez ou fermez une
table en cliquant respectivement sur le + ou sur le -
Un clic gauche sur un titre de table dans le [Record Locator] vous emmène sur cet enregistrement
dans le formulaire de saisie, et ouvre donc tous les items correspondants à cette table dans la partie
[Chapters & Sections]. Dans l’exemple ci-dessous, la flèche montre que l’utilisateur s’est positionné sur
une greffe (HSCT) à la date du 2007/05/10 :
Les enregistrements sont listés
dans l’ordre chronologique
ascendant. Vous pouvez voir
que ce patient a eu une greffe
et après un premier traitement.
Il est donc important de bien
vérifier que vous êtes dans la
bonne table, par ex. [SCT],
[Collection]… et à la bonne
date (voir date index de la
table) avant de modifier/
examiner des données
correspondant à un moment
précis.
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Enregistrer des données
Nous vous conseillons d'enregistrer votre travail régulièrement lors de la saisie :
vous pouvez soit cliquer sur le bouton Save ou taper CTRL.S
Quand vous atteignez la fin du formulaire et cliquez sur Tabulation [Tab] dans le champ Comments,
on vous proposera d'enregistrer vos données, validez par OK :
Cliquez sur le bouton Save ou tapez Ctrl-S
Les données sont enregistrées sur le serveur dès que le compteur de modifications revient à ‘000’ Si le
compteur montre toujours des modifications en attente, alors vos données n'ont pas été enregistrées ;
de même, si certains calculs (intervalles, délais) ont été automatiquement mis à jour lors du
chargement d'un patient (même si vous n’avez pas modifié de données), vous devrez à nouveau
sauvegarder.
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Sauvegarde d’urgence
Si vous fermez involontairement votre session ProMISe avant d'avoir enregistré, un message d'alerte
apparaît, vous permettant de faire une sauvegarde de sécurité (mais vous devrez néanmoins vous
reconnecter à ProMISe après avoir confirmé cette sauvegarde pour reprendre la saisie).
Snapshots
Cette fonctionnalité permet aux usagers de sauvegarder le patient en cours de saisie et ce, à tout
moment de votre saisie de données. Il suffit d’appuyer sur la touche [F12] sur votre clavier pendant
que le dossier est dans l'éditeur de saisie [Editor]. De cette façon, vous pouvez sauvegarder une copie
de la saisie en cours sur votre ordinateur (saved data/pending modifications).
NB : Ceci vous permet de faire une sauvegarde temporaire, utile dans le cas d’une interruption du
Serveur. Les données de cette copie ne sont pas sauvegardées sur le serveur central de Promise,
mais seulement sur votre ordinateur. Cette fonctionnalité utilise la fonction Active X et n’est disponible
que pour les usagers qui ont activé cette fonction au préalable (voir page 9 et 79)
Vous pouvez restaurer les données en appuyant sur [Alt-F12]. Les données apparaîtront comme étant
“pending modifications”, vous pouvez ensuite sauvegarder ces données sur le Serveur en cliquant
sur [Save] ou en utilisant le raccourci [Ctrl-S].
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Comment modifier des données
Avant de sauvegarder
Il y a plusieurs méthodes permettant de modifier des items dans Data Entry avant d’avoir sauvegardé
vos données. Vous pouvez par exemple utiliser le lien Modification de l’aperçu [Overview] :
Pendant votre correction, vous pouvez cliquer sur Modifications pour visualiser les changements
apportés avant de faire la sauvegarde sur le serveur. Si vous notez un item qui doit être changé,
cliquer sur l’item ou le code pour retourner dans l'éditeur de saisie [Editor]:
Exemple : sur cet écran
Modifications de l’Overview,
cliquez sur le code 2 (autograft)
pour retourner dans l’Editor et le
changer en code 1(allograft)
avant de sauvegarder
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Retourner sur les items précédents pendant la saisie
Cliquez sur l'icône Historique pour
revenir sur vos dernières modifications
Raccourcis Clavier
[Ctrl-H] : un item en arrière
[Ctrl-Alt-H] : historique complet des modifications
À la droite du formulaire Data Entry se trouve un raccourci représenté par un dossier avec une toile
d'araignée. En faisant un clic gauche, vous remontez d'une étape dans la saisie (dernier item visité),
un clic droit vous affichera l'historique de tous les items visités. Cliquez sur un item pour retourner au
formulaire de saisie.
Attention, si entre-temps, vous avez enregistré votre saisie, l'historique sera vide.
Attention ! l'historique contient seulement les items que vous avez validés (vides ou complétés). Et il
n'est valable que pour l'enregistrement actuellement chargé. Pour faire marche arrière, item par item,
en incluant les items que votre curseur n’a pas visité, utilisez le raccourci [Ctrl-]
Si vous chargez un autre patient ou effacez ou recodez un enregistrement, l'historique est
automatiquement vidé.
En cliquant sur l’item dans la fenêtre “TraceBack of cursor movements” (affichée ci-dessus), vous
pouvez retourner directement sur l’item dans le formulaire de saisie.
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Corriger des données déjà enregistrées
Vous pouvez cliquer sur ‘’Saved data’’ de la même façon que sur le lien ‘’Modifications’’ de l’aperçu
[Overview] pour obtenir un historique de vos données enregistrées sur un patient.
Si vous voulez modifier des données, nous vous recommandons de sélectionner d'abord le filtre
dynamique à utiliser dans ‘’Form about to be entered’’ (le raccourci pour retourner dans ce champ est
[Ctrl-])
Si vous savez que l’item à corriger se trouve dans le MED-B, assurez-vous que le code 12 est saisi
dans ce champ.
Autrement, si vous n’êtes pas certain du code à utiliser, laissez ce champ vide et tous les items seront
visibles (mais il n'y aura pas de filtre dynamique guidant votre saisie).
Pour voir ou modifier un item déjà sauvegardé, cliquez sur [Saved Data], vous serez dirigé sur l’écran
d’aperçu [Overview]. Utilisez le raccourci [Ctrl-F] pour localiser un item.
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Pour faire une modification , par exemple, sur Diffuse large B cell lymphoma, cliquez sur le code ou
le libellé de la maladie dans [Overview].
Vous serez dirigé vers le champ similaire dans l'éditeur de saisie [Editor] et vous pouvez alors changer
la classification :
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Se déplacer entre les chapitres et les sections dans Data Entry
Cliquez sur un chapitre ou une section pour aller sur un "sous-répertoire" à l’intérieur de cet
enregistrement.
Par exemple, pour voir ou modifier les spécifications dans la classification Diagnosis, faire un clic
gauche sur Diagnosis dans le Record Locator (vous pouvez vérifier la table sélectionnée grâce au
curseur symbolisé par une flèche blanche sur fond bleu) :
Ensuite, faites un clic gauche dans la section appropriée dans Chapter/Section. Par exemple, dans le
cas suivant, Lymphomas-Subclassifications.
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Ceci vous envoie sur la section du formulaire que vous souhaiter modifier.
Vous pouvez aussi faire un clic droit sur un enregistrement dans le Record Locator et vous rendre
directement sur un item en cliquant votre souris avec le mini-overview qui s’affiche comme dans
l’illustration ci-dessous.
Par exemple, pour modifier l’item TBI de ‘yes’ à ‘no’, faites un clic droit sur le Transplant Record dans
le Record Locator (vérifiez que la date de greffe est celle pour laquelle vous souhaitez effectuer des
modifications si le patient a eu plusieurs greffes et traitements) et cliquez sur l’item TBI dans le mini
overview. Vous serez alors dirigé vers cet item dans l'éditeur de saisie [Editor] et pourrez le changer.
La navigation programmée (filtre dynamique) sera désactivée dans le cas ou l’item choisi est caché,
Vous pouvez réactiver les filtres dynamiques de nouveau lorsque vous avez terminé (voir page 21)
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Chercher un item spécifique
Cette recherche peut être utilisée pour localiser un item spécifique sur le patient actuellement chargé.
Exemple : vous voulez compléter l'item “engraftment” du MED-A mais vous ne savez pas où le trouver
dans l'éditeur de saisie [Editor] (Un dictionnaire du MED-AB est disponible, si vous désirez une copie
contactez le Registre de l’EBMT).
située dans la barre d'outils supérieure au centre de votre écran, et cliquez sur
Cliquez sur l'icône
Ctrl-1 ou cliquez sur le bouton Specify TEXT to search for ... pour entrer le texte à chercher, par exemple,
saisissez l'expression partielle "engraf".
Ensuite cliquez sur [Ctrl-2] ou sur le bouton SEARCH in Item Labels pour rechercher ce texte parmi les
descriptions d'items (items du MED-AB), ou [Ctrl-3] ou sur le bouton SEARCH in Codes&Labels pour le
rechercher parmi les libellés d'items (codes des items MED-AB).
Il est possible de retourner directement sur cet item dans l'éditeur de saisie [Editor] en cliquant sur le
nom ou sur le code de la variable :
Les titres Table / Chapter / Section vous indiquent l’emplacement de l’item recherché. Dans le cas
précédent, la question relative à la prise de greffe «engraftment » est située dans :
Table – Assessment (Transplant)
Chapter – Engraftment & Chimaerism
Section –Engraftment
Vous pouvez cliquer sur «Engraftment» pour retourner dans l'éditeur de saisie [Editor] et corriger
éventuellement cet item.
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Menu Visibility
Options de Data Entry :
Fonction : No Dynamic Filters
Les filtres d’items sont dynamiques. Si vous chargez un patient avec un certain diagnostic ou type de
greffe, alors le filtre d'items changera automatiquement selon le patient sélectionné.
Si pour quelle raison que ce soit, vous voulez que ce comportement dynamique soit ignoré,
sélectionnez [No DynFilters] dans le menu [Visibility] de la fenêtre [Actions]. Notez que cette option
peut être utile pour la saisie d'un MED-B mais n'est pas vraiment applicable à une session MED-A.
Pour une information générale sur les filtres d'items, reportez-vous à la page 21 de ce manuel.
Fonction : Show Names
Il est possible d'afficher ou de cacher les noms des variables en cliquant sur [Show Names].
L’illustration ci-dessous montre les noms des variables dans la dernière colonne. Cette option peut-être
vous être utile si pour la programmation, les exports, le rapport d'erreur, etc.
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Options du Record Locator
Il y a 3 options dans ce tableau, utiles notamment pour les utilisateurs du MED-B.
Le nombre d’enregistrements dans le Record Locator pouvant devenir rapidement très élevé selon le
nombre de traitements et d’évaluations du patient, pour en améliorer la visibilité et réduire
l’arborescence en cachant/affichant les tables de niveau 2, vous pouvez sélectionner :
RecLoc at lvl=2
Par exemple :
Record locator avec RecLoc at lvl=2 Désactivé
Record locator avec RecLoc at lvl=2 Activé
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Keep Chp&Sec closed
Activez ou désactivez cette option pour cacher/afficher les Chapitres & Sections en dessous du
Record Locator.
Par exemple:
Keep Chp&Sec closed: Désactivé
Keep Chp&Sec closed: Activé
RecLoc 100% visible
Sélectionnez cette option pour voir tout le Record Locator
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Menu : Cancel, Change, Delete
Efface l’enregistrement
Annule les modifications
en attente
Retour à l’étape précédente
Change l’index Date/Clé
Comment annuler des modifications en attente
Si vous avez modifié des données mais souhaitez annuler les modifications en attente (depuis la
dernière sauvegarde), cliquez sur l'option [cancel changes]. Après confirmation, vous retournerez sur
la table {Patient}.
Comment changer un(e) date/index d'une table pour un patient
Si vous avez besoin de corriger une date/donnée d'un enregistrement d'un patient (par exemple une
date de greffe, ou un code de chimiothérapie) qui représente l'index de la table, vous devez la changer
manuellement. Dans notre exemple, nous souhaitons modifier la date du diagnostic.
NB : vous devez d'abord enregistrer toutes les modifications en attente.
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Dans le menu Actions, cliquez sur [Change Index]
Ou cliquez sur le raccourci :
Vous recevrez un message vous demandant de sauvegarder vos changements s’il y a lieu.
Vous pouvez également cliquer directement sur un index de date dans le formulaire de saisie pour
effectuer votre changement. Cliquez sur la date, et le message suivant apparaît :
Cliquez sur [ok] pour confirmer puis :
1. Entrez la nouvelle date de diagnostic dans la boite de dialogue
2. Cliquez [click here to recode the key of this record]. Confirmez par [ok]
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Soyez attentifs, un message apparaît à chaque fois que les dates index sont changées:
S'il y a un autre enregistrement associé à cette date qui vient d'être modifiée (dans notre exemple,
l'évaluation au moment du diagnostic, dont la table est automatiquement créée lors de la saisie du
MED-B pour remplir les données cliniques au diagnostic), cet enregistrement doit toujours avoir la
même date que l'enregistrement avant la correction, donc il ne faut surtout pas oublier de recoder la
date cette table associée.
De la même façon, à chaque fois que vous modifiez la date de greffe du patient, vous devez modifier la
date de l’évaluation de la greffe (Asse1. HSCT).
NB : Si la date à corriger est approximative, indiquez-le en utilisant le code figurant ci-dessus.
Vous devez également changer manuellement le code de l’évènement (dans le cas illustré, code 1 :
main graft diagnosis).
Dans cet exemple, l’index de la table Asse1 2001/03/15 [Main graft diagnosis] doit aussi être modifié
manuellement pour qu’il puisse être associé à la date de diagnostic mise à jour, il faut donc la date
index en 2000/03/15.
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Comment effacer un patient ou des enregistrements (tables) d'un patient
Si vous avez enregistré un patient ou l'enregistrement (table) d'un patient par erreur, il est possible
d'effacer un ou plusieurs enregistrements de ce patient, ou le patient en totalité. Pour cela, positionnez
votre curseur sur l'enregistrement à effacer dans le Record Locator et cliquez sur l'option [Delete
record] dans le menu [Cancel, Change, Delete] ou cliquez sur le raccourci suivant :
Vous devez répéter la même opération pour chaque table indépendante que vous souhaitez effacer.
Attention !
Quand vous effacez un enregistrement, tous les enregistrements qui en dépendent même s’ils ne sont
pas forcément affichés quand l’arborescence n’est pas totalement développée, sont également
supprimés (par exemple, ci-dessous la table {Drugs} située à l'intérieur de la table {Treat}.
Par conséquent, vous devez bien vérifier quel enregistrement vous avez sélectionné dans le Record
Locator avant d’utiliser la fonction [Delete record].
Quand les enregistrements sont
sélectionnés, ils sont identifiés par
un curseur symbolisé par une flèche
blanche sur fond bleu.
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Exemple :
L’évaluation (assessment) du 2001/08/04 est vide (pas d’enregistrement à l’intérieur dans
l’arborescence), donc, cette table peut être supprimée sans problème :
Quand les enregistrements sont
sélectionnés, ils sont identifiés par
le curseur symbolisé par une
flèche blanche sur fond bleu
Supprimez la simplement en sélectionnant l’enregistrement dans le Record Locator puis cliquez sur
l’option [Delete record] ou, si vous préférez, utilisez le raccourci tel que démontré page 46
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Menu Clipboard : pour copier/coller des données
Cette fonction permet de copier/couper-coller des données d’une table vers une autre, en utilisant l’une
des 3 options suivantes :
[copy (fill+mod+erase)] : copie et remplace toutes les données de la table destinataire : remplit les
items vides, modifie les items remplis avec la donnée à copier si différente
et efface les items remplis même si l’item à copier est vide.
[copy (fill+mod)] : copie et remplace certaines données de la table destinataire : remplit les items
vides, modifie les items remplis avec la donnée à copier si différente mais n’efface
pas les items remplis si l’item à copier est vide.
[copy (fill)] : copie et remplace certaines données de la table destinataire : remplit les items vides, mais
ne modifie pas les items remplis avec la donnée à copier si différente et n’efface pas les
items remplis si l’item à copier est vide.
Allez sur l'enregistrement dont vous voulez copier les données puis, dans le menu [Actions], ouvrez
[Clipboard] et sélectionnez l’option à utiliser puis allez sur la table destinataire (préalablement créée) et
utilisez l’option de votre choix.
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Créer manuellement des nouvelles tables pour un patient existant
NB : Si vous utilisez le bouton [Create new record] dans l'Editeur de saisie, ceci désactivera le filtre
dynamique et les sauts programmés. Vous devrez donc vous diriger seul au bon endroit dans la
structure de la base de données.
Nous vous recommandons de suivre les instructions page 25 de ce manuel pour ajouter plus
d’informations à un patient existant.
Si vous pensez pouvoir vous diriger seul dans la base de données, les nouveaux enregistrements
peuvent être créés manuellement en cliquant sur une de ces tables.
Pour créer des enregistrements plus spécifiques, par exemple une table Cells, vous devez d’abord
créer le traitement correspondant dont dépend cette table Cells, c’est à dire Treatment Record.
Avant de créer un nouvel enregistrement manuellement, il est recommandé de désactiver les Filtres.
Utilisez le raccourci [Ctrl-] pour retourner au premier item “Type of form being entered” et supprimez
le code MED-A/MED-B first report/follow-up existant)
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1er exemple : pour ajouter un nouveau traitement à un patient
Cliquez sur [Create New Record] (illustré ci-dessus) et ensuite sur la table “Treat” :
Entrez la date du traitement (1), cliquez ensuite sur [click here to create the record(s)] pour valider (2).
Après la création manuelle, vous devez confirmer l’exactitude de la date ou si elle est approximative.
Ensuite vous devez saisir le contexte/la raison de l’enregistrement. Il est impératif de saisir ce code
lors de la création manuelle d’enregistrements. Par exemple, un nouvel enregistrement pour un patient
qui reçoit un traitement avant une greffe doit être codé ‘2’, non graft treatment :
Vous serez ensuite dirigé vers la table Treatments. Pour sauvegarder les changements, cliquez sur
[save].
Si vous ne remplissez pas le contexte ou la raison de l’enregistrement, il ne pourra pas être indexé
correctement (on ne saura pas si le traitement est un traitement pré-greffe par exemple, ou une
greffe).De la même façon, si vous souhaitez ajouter manuellement une table Drugs dans le
conditionnement, pensez à préciser que la raison de cette drogue est 9: Conditionning dans Reason
for this drug. Sinon cette table ne sera pas considérée comme appartenant au conditionnement.
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2ème exemple : ajouter un diagnostic secondaire ("other, non graft
diagnosis")
Cliquez sur l’icone [Create New Record] (comme illustré ci-dessus) et ensuite sur la table “Diagn”:
On vous demande alors de remplir la date du diagnostic (1), cliquez ensuite sur le bouton [click here to
create the record(s)] pour valider la création de l’enregistrement (2).
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Après la création manuelle de l’enregistrement, vous devez confirmer l’exactitude de la date ou si elle
est approximative.
Ensuite vous devez saisir le contexte/la raison de l’enregistrement. Il est impératif de saisir ce code
lors de la création manuelle d’enregistrements. Par exemple, un nouvel enregistrement pour un patient
qui présente un diagnostic secondaire (qui n’est pas le diagnostic principal de greffe) doit être codé
‘16’, Other, non graft diagnosis:
Vous êtes ensuite dirigé vers la table Diagnosis. Pour sauvegarder les changements, cliquez sur
[save].
3èmeexemple : ajouter des données cytogénétiques à un patient
enregistré avec un MED-A
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Cliquez sur [Create New Record] (comme illustré ci-dessus) et ensuite sur la table “Asse1”:
(Il est nécessaire de créer cet enregistrement manuellement car, contrairement au MED-B, le MED-A
ne crée pas automatiquement une table évaluation à la date du diagnostic)
On vous demande alors de donner la date de l’évaluation, Assessment (1)
NOTE: Comme elles sont associées, la date de la table Diagnostic doit être identique à celle de votre
nouvel enregistrement.
Après la création manuelle, vous devez confirmer l’exactitude de la date ou si elle est approximative.
Ensuite vous devez saisir le contexte/la raison de l’enregistrement. Il est impératif de saisir ce code
lors de la création manuelle d’enregistrements.
Par exemple, un nouvel enregistrement pour un patient qui a une nouvelle évaluation au moment du
diagnostic doit être codé ‘1’, Main graft diagnosis:
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Si la cytogénétique est normale pour cette évaluation, vous pouvez enregistrer dans :
Chapter: Diagnostics
Section: Cytogenetics and molecular markers
Item: Chromosome analysis
le code 1 pour Normal et ensuite cliquez sur [Save]
Note: si vous ne pouvez pas voir cet item, assurez-vous que le filtre de formulaire du MED-A est bien
désactivé : utilisez le Raccourci Ctrl- pour retourner au premier item “Type of form being entered” et
effacez le code affiché dans ce champ.
Si la cytogénétique est anormale pour cette évaluation, entre le code 2: Abnormal. Retournez ensuite
sur [Create New Record] pour ajouter les détails des anomalies cytogénétiques.
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Créez un nouvel enregistrement cytogénétique en cliquant sur la table “Cytog” puis sélectionnez
ensuite le type d’anomalie dans la liste.
S’il y a plusieurs anomalies, vous devez saisir chaque code manuellement.
Cliquez sur [Click here to create the record(s)]
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4ème exemple : ajouter des données TBI à un patient enregistré
Si vous êtes en train de saisir un MED-B, on vous propose d’entrer les données dans les Appendices
(Formulaires HLA et TBI). Si vous ne désirez pas remplir ces formulaires à ce moment là, il vous est
possible d’y retourner à un autre moment.
Voici comment localiser les formulaires :
Assurez-vous d’être dans le champ : "Form about to be entered" et d’avoir saisi le code 12 pour "MedB First report"
Dans le Record Locator, sélectionnez la table Treat correspondant à la greffe.
Dirigez vous sur :
Chapter Main treatment
Section Chemotherapy & TBI
Field TBI
C’est ce champ qui active la question pour saisir les données TBI : positionnez votre curseur dans le
champ “TBI” et cliquez sur [Tab] ou [Entrée], on vous demande alors si vous souhaitez saisir les
données TBI.
Si vous choisissez "OK", vous pouvez commencer la saisie de donnée pour le formulaire TBI.
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Voir et imprimer des données enregistrées pour un patient à partir de
l’[Index]
Les données des patients enregistrés dans la base de données peuvent être vues et imprimées à
partir de l'onglet [Index] dans [Data Entry].
Data Entry – Index
Il est possible de consulter et imprimer les données pour un patient. Cliquez sur le patient désiré dans
l’Index et sélectionnez : Status Report - Horizontal layout.
3. Cliquez sur
[Horizontal
Layout] pour
visualiser les
données
enregistrées
pour un
patient.
1. Cliquez sur le
numéro d’identification
pour sélectionner le
patient.
2. Nous recommandons de
sélectionner “show
headers” pour voir les titres
des enregistrements.
Vous obtiendrez une table contenant toutes les données enregistrées pour le patient sélectionné.
Cliquez ensuite sur l’icône d’impression.
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Quand vous générez l’impression (raccourci : Ctrl-Alt-P), le rapport du patient est alors transféré dans
une autre fenêtre. Cliquez sur [Direct Print].
Si vous désirez pré-visionner la mise en page des données du patient, cliquez sur [Print Preview]
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Dans le cas des patients qui ont beaucoup de tables enregistrées, il faut modifier les options
d’impression pour s’assurer que toutes les données soient intégrées dans une seule page.
Dans l’écran d’impression, sélectionnez [Change Layout] et modifiez la fonction de Zoom à 0.75.
Cliquez sur [Adjust] pour confirmer le changement.
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Voir et imprimer des données enregistrées pour un Patient dans [Editor]
Grâce aux raccourcis, vous pouvez voir et imprimer des données pour un patient dans l'éditeur de
saisie [Editor] :
[Ctrl-2] ou [Saved Data] génère un rapport horizontal dans l’aperçu [Overview] pour le patient choisi
dans l'éditeur de saisie [Editor] :
Les tables identiques, par exemple les évaluations, apparaissent horizontalement, de la plus récente à
gauche à la plus ancienne à droite.
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[Ctrl-6] génère un rapport vertical dans l’aperçu [Overview] pour le patient sélectionné dans l'éditeur de
saisie [Editor].
Les tables identiques, par exemple les évaluations, apparaissent verticalement, de la plus ancienne à
la plus récente.
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Envoyer les données d’un patient par e-mail
En suivant les mêmes instructions que pour voir et imprimer les données dans l’[Index] ou dans
l'éditeur de saisie [Editor], vous pouvez exporter les données en document HTML pour les envoyer par
e-mail.
Au lieu de l’option [Direct Print] pour imprimer le rapport, sélectionnez [Email...]
Tapez l’adresse e-mail dans l’espace [Recipient].
Vous avez le choix d’envoyer les données e-mail au format HTML ou en document joint. Cliquez
ensuite sur [send now].
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Imprimer seulement un MED-A ou une sous-catégorie d’items
Si vous ne désirez imprimer/exporter que les enregistrements MED-A d’un patient qui a été enregistré
en MED-B, il faut activer le filtre MED-A.
En premier lieu, cliquez sur Filter - Items [Alt-1]- Stored filters –Management- Appl #29.
Pour plus d’information sur les filtres, voir page 67.
Dans le dossier [Appl#29], sélectionnez [Slot#12] : MED-A: All diseases. Sélectionnez ensuite Load
filter (Execute). Dans l’[Index] de Data Entry [Alt-I], sélectionnez le patient par un clic gauche.
Sélectionnez ensuite "apply current item filter" puis ″show headers″.
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Suivez les instructions page 57 pour imprimer le rapport MED-A.
Vous pouvez également afficher et imprimer des items spécifiques en les sélectionnant dans l’écran
Filter – Items [Alt-1].
Par exemple ci-dessous : une sélection d’items appartenant à la table du Donneur.
Data Entry – Index [Alt-I] cliquez sur le patient à imprimer, sélectionnez "apply current item filter" et
“show headers” :
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Sélectionnez l’option d’affichage, par exemple : [Horizontal layout].
Seuls les items que vous avez sélectionnés apparaîtront dans le rapport.
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Voir le Dictionnaire du Projet MED-AB
Si vous souhaitez voir la structure de la base de données utilisée dans ProMISe, vous pouvez accéder
pour voir
au Dictionnaire du projet dans la section [Filtres]. Dans cette fenêtre, cliquez sur l'icône
les variables, codes, descriptions et libellés de la base de données.
Dans le menu [Documentation], sélectionnez les items et propriétés que vous voulez afficher dans le
dictionnaire.
Par exemple, sélectionnez [12: MED-A All diseases] si vous souhaitez voir tous les items du formulaire
MED-A. Déroulez vers le bas et sélectionnez [items] et [labels&codes] dans la section [properties to be
shown] pour afficher les items et leurs codes (plus toute autre information suivante si nécessaire).
NB : Pour activer le dictionnaire, cliquez à nouveau sur l’icône.
Exemple d’écran du Dictionnaire du Projet MED-AB
Numéro de Libellé:
Cliquez pour voir la
liste de libellés et
codes pour chaque
item.
Tag
(Usage réservé au
Registre Central)
Libellé/ Description d’Item
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Nom de
l’item
Type de champs
Ex:
I (Integer) Valeur
Numérique
T(Text)
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Créer votre filtre d'items personnel
Il est possible de créer votre propre filtre d'items en chargeant un filtre pré-existant dans la section
[Public] et en le personnalisant ensuite en sélectionnant ou désélectionnant certains items.
Cliquez sur [Filter] puis sur [1:Items].
Les filtres d'items pré-programmés utilisés pour les formulaires MED-AB sont listés dans le menu de
droite dans la section [Management]. D'autres filtres d'items pré-programmés sont listés dans la
section [Public].
Si vous créez et enregistrez des filtres d'items pour votre centre, ils seront stockés dans la section
nommée [Center (your own selections)].
Pour choisir un filtre, cliquez sur le titre du filtre puis sur [Load] pour le charger comme sélection
temporaire. Vous pouvez utiliser ce filtre pour la saisie ou les rapports. Vous pouvez cocher les items
de votre choix dans l'arborescence pour les sélectionner ou les désélectionner
Par ailleurs, il est possible de réduire ou de combiner les sélections existantes pour votre utilisation
personnelle. Par exemple, si vous collectez des données du MED-A pour une étude Lymphomes, vous
pouvez créer un filtre d'items MED-A+Lymphomes (cette procédure est surtout adaptée aux petites
sélections).
Pour créer un nouveau filtre, allez dans la section [Filters], puis [1:Items] et cliquez sur le raccourci
[New Filter ].
Pour créer un filtre combiné, cliquez, en étant sur la fenêtre [Filters] - [1:Items], sur l'icône suivante
située dans la barre d'outils supérieure, pour générer un tableau de comparaison :
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Choisissez par exemple MED-A et Lymphoma (les filtres Management utilisés dans les formulaires
MED-AB sont groupés et affichés en rouge) en cliquant sur les cellules vides situées en dessous des
titres des filtres :
Pour lier les deux filtres sélectionnés, cliquez à gauche sur l'option [show union] :
Pour activer ensuite cette combinaison d'items, cliquez sur l'option [Replace active Item Filter].
Vous pouvez suivre cette procédure pour combiner n'importe quels filtres d'items existants de votre
choix.
Une fois qu'il est activé sur le serveur, le filtre combiné actif apparaît comme {Combination of one or
more Filters} dans la section [Filter] – [1:Items] :
ou sur [CtrlPour enregistrer votre filtre combiné, cliquez sur l'option
S]. Entrez le titre du filtre et cliquez sur [OK]. Dans la section [Item Filter Properties], vous pouvez
choisir de rendre ce filtre privé ou public (selon vos droits d'utilisateur).
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Stored Item Filters
Une fois enregistré, vous pouvez combiner votre filtre avec d'autres filtres supplémentaires.
Par exemple, si vous avez deux filtres "MED-A + Lymphome” et “MED-A + CLL” enregistrés, vous
pouvez choisir l'option [OVERLAY filter] pour créer un nouveau filtre combiné “MED-A + Lymphoma &
MED-A + CLL”.
Pour cela, chargez d'abord l'un des filtres à l'aide la fonction [LOAD filter] puis chargez le second en
sélectionnant [OVERLAY filter] :
Activer votre filtre d'items personnel pour la saisie de données
Pour appliquer votre propre filtre d'items dans Data Entry, suivez les instructions ci-dessus pour créer
votre filtre, ensuite assurez-vous que vous avez bien chargé ce filtre avant de d'entrer des données.
Dans l'éditeur de saisie [Editor], vous devez cocher l'option suivante dans la fenêtre [Actions-Visibility]:
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Exportation de données
Un manuel complet Guide to retrieving data from the Registry Database sur l’exportation et les
rapports de données est disponible sur le site de l’EBMT dans la section Registre/ProMISe :
http://www.ebmt.org/4Registry/registry4.html.
Veuillez vous y référer pour plus d’explications.
L’exemple suivant montre comment procéder à l’exportation de vos données.
Options des tâches d'exportation
Dans la fenêtre [Job specification], décidez d'abord du contenu de votre exportation :
[Content] - les options suivantes sont disponibles :
[Purpose of export] : ce sera soit un(e) sauvegarde / téléchargement de votre base de données
ProMISe ou un rapport.
[Database type] : ProMISe 2 propose les options de format de fichier suivantes :
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Pour la conversion en SPSS, voir les instructions écrites par le concepteur dans l'annexe.
L'option MS-Excel (1 dossier) produit un fichier Excel où des macros peuvent être activées pour
transformer les données en liste facile à consulter, avec une traduction des noms d’items dans les entêtes de colonnes et une option pour passer de l’affichage des codes aux libellés er vice-versa.
Les données sont contenues dans feuille 0 et la macro d’affichage «Switch to text/ID’s» est disponible
dans feuille "Promise" dans le fichier Excel.
[Dictionary include] : vous pouvez choisir d'inclure ou non le dictionnaire de la base de données. Il est
recommandé de l'inclure afin de pouvoir interpréter vos données téléchargées.
[Filters] (optionnel) : vous pouvez appliquer un filtre d'items ("embedded" or "current"),
d'enregistrements ou/et de population à votre exportation. Pour plus d'informations sur les filtres,
reportez-vous aux manuels Record filters: Description of their functionality et Population &
Event filters: Description of their functionality
[Delivery type] :
“Create link to zip file” permet d'enregistrer directement le fichier téléchargé sur votre disque dans le
répertoire de votre choix.
"E-mail zip file automatically as attachment" permet d'envoyer le fichier par e-mail à vous-même ou à
un autre destinataire – entrez en dessous l'adresse e-mail (si vous sélectionnez l'option e-mail, le
fichier sera toujours disponible en tant que lien à télécharger dans la section Current Jobs au centre de
la fenêtre).
Si vous envoyez des fichiers par e-mail à un serveur sécurisé qui n'accepte pas les pièces jointes
compressées, sélectionnez l'option “Email the link to the zip file but not the file itself”
NB : N'oubliez pas de protéger vos fichiers contenant des identifiants de patients avec un mot
de passe (voyez le menu [Security & Zip] ci-dessous).
[Schedule] - les options suivantes sont disponibles
[How to start] : vous pouvez demander à démarrer l'exportation dès que possible (maintenant). Les
centres/registres générant des exportations très volumineuses peuvent demander qu'elles soient
exécutées quand le serveur est moins sollicité (spécifiez l'heure de votre choix).
[Repeat pattern] : si vous souhaitez que votre exportation soit répétée à intervalle régulier, par exemple
tous les mois, sélectionnez votre choix parmi les options proposées :
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[Security & Zip] :
Entrez ici un mot de passe pour envoyer vos données de façon sécurisée.
NB: cette option doit être utilisée pour tous les fichiers contenant des identifiants de patients, selon la
réglementation en vigueur.
[Store Specification on Server] :
Vous pouvez sauvegarder les spécifications de votre exportation pour la relancer ultérieurement :
Générer votre exportation
Cliquez sur le bouton [Execute Export Job] situé en haut de la fenêtre [Job specification] :
Vous disposez également de l'option [Preview data] qui vous donne un aperçu des données avant de
lancer l'exportation complète.
Le statut de l'exportation est visible dans la partie [Current jobs at…..] au milieu de la fenêtre :
Quand votre exportation est terminée, elle s'affiche sur la ligne “Success”, cliquez sur son titre :
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et enregistrez le fichier sur votre disque :
Utiliser la requête Backup pré-programmée pour une exportation du
MED-AB
La base de données EBMT contient des données administratives qui ne sont pas du tout utilisées dans
les exportations de données essentiellement cliniques. Les utilisateurs peuvent maintenant exporter un
backup qui exclue ces variables. La requête correspondante est disponible dans le menu [Export] –
[Stored Export Jobs] – [Public] – "MED-AB Backup".
La base de données EBMT est enregistrée sur un serveur SQL. Ce type de base de données permet
d’avoir plus de 1000 champs dans chaque table, or les applications Office, telles qu’Excel et Access,
ne permettent d'inclure que 255 champs. Ce qui signifie que lorsque les exportations contiennent plus
de 255 champs dans chaque table, ces tables sont divisées en plusieurs parties dans Excel ou
Access.
Malheureusement, ceci se produira toujours lors d’un backup complet, qui n’utilise pas de sélection
d’items. Par exemple, la table {BE_Assessment1} contient actuellement 287 items, elle sera donc
décomposée en deux tables {BE_1} et {BE_2]} dans l’exportation, SAUF SI la requête "MED-AB
Backup" est utilisée (dans ce cas la table {BE_Assessment1} contiendra moins de 255 items).
Pour plus d’informations sur les requêtes préprogrammées existantes et sur les
macros Excel, vous pouvez consulter les documents suivants sur le site de l’EBMT,
section Registre/ProMISE :
Catalogue of Pre-programmed queries available within the Registry
User Guide to Excel Macros as used by ProMISe Exports of the Registry Database
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Conversion en SPSS
Vous devez aller dans [Export] et choisir SPSS comme type de base de données : [data base type].
Assure-vous que les filtres sont correctement activés.
Voici les paramètres possibles pour la conversion :
Lecteur de données de SPSS : “SPSS data reader”, est le nom standard pour le gestionnaire ODBC
pour la majorité de ordinateurs en Europe, particulièrement quand ils sont configurés pour la langue
anglaise.
Cependant, les installations françaises de toutes les versions de Windows ont le même gestionnaire
mais avec un nom français. En d'autres termes, le gestionnaire d'ODBC (qui permet à SPSS de lire
une base de données MS-Access pour obtenir les données exportées) a un nom qui dépend de votre
installation réelle de Windows.
Comment trouver le nom du gestionnaire ODBC de votre ordinateur :
Ouvrez le PANNEAU de CONFIGURATION de votre ordinateur (par l'intermédiaire de "Démarrer", des
"Panneau de Configurations" et cliquez sur "Outils d’dministration"). Vous pouvez voir ce menu dans
Explorer :
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Allez dans «Sources de données (ODBC)»:
SI vous voyez une entrée appelée "MS Access Database" écrite exactement comme dans le menu
d'exportation de ProMISe, les configurations sont correctes.
Par contre, si vous voyez un nom différent qui se rapporte à un gestionnaire de Microsoft Access
(*mdb), alors recopiez ce NOM EXACT dans ProMISe dans l’option "SPSS Data Reader".
Dans le cas où vous n'avez pas cette option dans cette fenêtre, cliquez sur "Ajouter…" et sélectionnez
«Microsoft Access driver» (selon les instructions de Windows) puis recopiez ce nom dans ProMISe.
Cliquez sur OK et fermez le Panneau de configuration.
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Vous pouvez démarrer l’exportation.
Quand le rapport est prêt, vous pouvez télécharger le fichier .ZIP et l’extraire dans un dossier VIDE sur
votre ordinateur :
Supposons que vous le sauvegardiez dans le dossier suivant: G:\TEMPDEMO
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Après extraction du fichier.ZIP, vous verrez deux fichiers : un fichier MS-Access et un fichier SPSS
SYNTAX .
Double-cliquez sur ce dernier pour démarrer SPSS dans CE sous-répertoire (n'ouvrez pas SPSS ; s’il
était déjà ouvert auparavant, fermez-le)
Le dossier SYNTAX est ouvert :
Vous pouvez maintenant l’exécuter et il produira les fichiers appropriés en format SPSS dans le
dossier en cours.
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Le résultat dans le dossier apparaît de cette façon :
Chaque fichier .SAV correspond à une TABLE dans le projet.
Si vous convertissez une requête (un rapport), vous obtiendrez seulement UN fichier. SAV
(habituellement nommé 0.SAV).
Si vous convertissez un Backup complet, vous obtiendrez chacune des tables de ProMISe sous un
fichier .SAV
Veuillez saisir le nom du gestionnaire ODBC dans le fichier de syntaxe (recopié à partir du menu
options dans ProMISe).
Vous pouvez également le changer directement dans le dossier de syntaxe de SPSS.
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Annexes
Afin d’assurer une utilisation optimale de ProMISe, il est recommandé de vérifier et modifier si besoin
les paramètres suivants :
Premièrement, votre ordinateur doit posséder certaines caractéristiques techniques :
Spécifications techniques
Résolution de l’écran : minimum 1024*768; 1280*1024 recommandé
Couleurs : 16 bits
Navigateur : Internet Explorer version 6.5, 7 ou 8 avec Java et Javascript installés
Ecran : 17" ou plus
Processeur : 1 GHz (ou 500 Mhz pour le MED-A uniquement)
Mémoire : 512 Mo (256 Mo pour le MED-A uniquement)
Connexion Internet : ADSL requis (connexion locale permanente)
L’espace libre sur le disque où le navigateur est installé (soit habituellement le lecteur C: ) doit être
d’au moins 200Mb
* Si vous utilisez Internet Explorer 8, vous aurez le message suivant. Si vous rencontrez des
problèmes, vérifiez la compatibilité avec Explorer 7.
Ensuite, certains paramètres de sécurité doivent être actibés, notamment le serveur
*.clinicalresearch.nl, qui héberge ProMISe doit être reconnu comme site de confiance, les pages popup ne doivent pas être bloquées pour ce site, Java doit être installé, etc.
Il est donc fortement recommandé de vérifier la compatibilité de votre système avec ProMISe 2.
Vous pouvez contrôler les paramètres de votre ordinateur en cliquant sur "Interactive browser
configuration checker" en bas à droite sur la page d'accès à ProMISe2 puis sur "Run the tests".
ProMISe va tester votre machine et vous afficher un diagnostic de votre configuration.
Si les résultats apparaissent avec une icône rouge, c’est qu’ils ne sont pas
suffisants pour ProMISe :
Relisez la configuration technique et les paramètres de sécurité requis pour ProMISe 2 ci-dessous et
faîtes vous-même les corrections nécessaires proposées dans la section "Information and Setup
Instructions" à droite de l'écran ou contactez votre service informatique.
Si les résultats apparaissent avec une icône jaune, les paramètres sont acceptables, mais il serait
préférable de les améliorer pour un meilleur confort d’utilisation.
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Si les tests vous renvoient des ?, cela signifie qu’Active X n’est pas activé sur votre ordinateur.
Installez ActiveX, ou contactez votre service informatique.
Si vous n’avez pas du tout accès à ces options, faites appel à votre service informatique. En cas de
problèmes, ils peuvent nous contacter directement.
Une fois les réglages faits, vous devez appliquer les modifications en cliquant sur OK, fermer votre
navigateur Internet Explorer et redémarrer.
NB : Tous ces réglages sont propres à votre ordinateur et non à votre compte utilisateur,
si vous changez d’ordinateur ou utilisez temporairement ProMISe sur un autre
ordinateur, vous devez reconfigurer ces paramètres.
Si vous mettez à jour la version d’Internet Explorer, veillez à vérifier tous ces paramètres.
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Voici ci-dessous l’exemple d’une vérification système :
-
La 1ère colonne TEST spécifie le test en question
La 2ème colonne STATUS indique le résultat du test : vert = optimal, jaune = acceptable, rouge
= non-acceptable
La 3ème colonne MINIMAL REQUIRED VALUE commente le paramétrage minimal à installer
sur l’ordinateur
La 4ème colonne DETECTED VALUE rapporte les paramètres actuels de votre ordinateur
La 5ème colonne INFORMATION AND SETUP INSTRUCTIONS vous explique comment
modifier le paramétrage si le statut renvoyé est insuffisant
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Paramétrage
Option site de confiance
Vous devez inclure l’adresse Internet du serveur de Promise dans les Sites de confiance de votre
navigateur Internet Explorer, sinon votre session ne se chargera pas correctement.
Instructions :
Ouvrez Internet Explorer. Allez dans le menu [Outils] – [Options Internet], sélectionnez l’onglet
[Sécurité]. Cliquez sur l’option [Site de confiance] puis sur [Sites…]
Sur la ligne "Ajoute ce site Web à la zone", tapez : *.clinicalresearch.nl (* remplace ici www1 et www2)
Assurez-vous qu’il n’y a pas d’espace après l’adresse, et que l’option "Nécessite un serveur
sécurisé" n’est pas cochée
Cliquez sur [Ajouter] et [OK] puis fermez votre navigateur Internet.
Lors de votre prochaine session ProMISe, vous verrez ce symbole en bas à droite de
l’écran, qui montre que votre navigateur considère le serveur de ProMISe comme un site
sécurisé.
Active X
Allez dans le menu [Outils] – [Options Internet], sélectionnez l’onglet [Sécurité], cliquez sur l’icône Site
de confiance pour le mettre en surbrillance, puis sur [Personnaliser le niveau], vous pouvez cliquer sur
«Activé» pour toutes les requêtes incluant «ActiveX signé», et sur «Demander» pour toutes les
requêtes incluant «ActiveX non signé». Cliquez sur OK pour valider.
Résolution d’écran
La résolution d'écran doit être paramétrée à 1024* 768 pixels. Si ce paramètre est signalé en rouge sur
la page de test de votre système, allez dans le panneau de configuration, et cliquez sur [Affichage]
puis sur [Paramètres]. Dans [Résolution d’écran], sélectionnez 1024 par 768 pixels minimum.
Mettre à jour votre navigateur Internet
Si nécessaire, les liens pour télécharger les mises à jour gratuites de Microsoft Internet Explorer sont
disponibles sur la page d’accueil de ProMISe.
Installer Java
Dans Internet Explorer – [Outils] – [Options Internet] – [Avancé] : assurez-vous que le compilateur
Java est installé. Les paramètres concernant Java dans le chapitre [Microsoft VM] doivent êtres
cochés.
Sinon, allez sur le lien : http://java.sun.com/javase/downloads/index.jsp pour télécharger JRE (Java
Runtime Environnement).
Bloqueur de fenêtre (IE ou Google) et filtre anti-hameçonnage
Le bloqueur de fenêtres doit être désactivé pour Promise. Dans Internet Explorer – [Outils] – [Options
Internet] – [Confidentialité] : allez dans la section [Bloqueur de fenêtres intempestives], s’il est activé
(coché), allez dans [Paramètres], tapez *.clinicalresearch.nl dans [Adresse du site web à autoriser] et
cliquez sur Ajouter puis sur OK pour valider.
Si vous avez installé la barre d’outils Google, vérifiez que «Popups okay » est bien activé sur la page
d’accueil de ProMISe (et non pas «xxx blocked»)
Dans Explorer 7, le filtre anti-hameçonnage pour le site *.clinicalresearch.nl doit être désactivé.
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Sécurité des macros dans Excel
Pour utiliser correctement les exportations de ProMISe dans Excel, vous devez y autoriser les macros.
Dans Excel, allez dans [Outils], [Macros], [Sécurité], choisissez «Niveau de sécurité moyen». Dans
l’onglet [Editeurs approuvés], cochez «faire confiance au projet Visual Basic»
Cache d’Internet Explorer
Le cache est le fichier temporaire où le navigateur stocke temporairement les fichiers internet et les
cookies. Il doit être vidé régulièrement pour nettoyer la mémoire de votre système et permettre les
mises à jour de ProMISe. Allez dans Internet Explorer – [Outils] – [Options Internet] – [Général],
cliquez sur [Supprimer les cookies], puis sur [Supprimer les fichiers] en cochant «Supprimer tout le
contenu hors connexion»
Taille du cache : elle doit être comprise entre 64 et 128 Mb. Pour vérifier la configuration, allez dans
Internet Explorer – [Outils] – [Options Internet] – [Général], cliquez sur Paramètres dans la section
[Fichiers Internet temporaires], réglez le curseur de « Espace disque à utiliser » entre 64 et 128Mb.
Rafraîchissement du cache : il doit être automatique à chaque session. Pour vérifier la configuration,
allez dans Internet Explorer – [Outils] – [Options Internet] – [Général], cliquez sur Paramètres dans la
section [Fichiers Internet temporaires], à la question «Vérifier s’il existe une version plus récente des
pages enregistrées», il faut répondre «Automatiquement».
Ouvrir une fenêtre séparée
Pour que ProMISe fonctionne correctement, les raccourcis doivent être lancés dans des fenêtres
différentes. Pour vérifier ce paramétrage, allez dans Internet Explorer – [Outils] – [Options Internet] –
[Avancés], assurez-vous dans le chapitre [Navigation], que «Réutiliser les fenêtres pour lancer des
raccourcis» n’est pas coché
Cette option doit être
absolument décochée
Paramètres HTTP 1.1 :
peut être différent si vous
avez un serveur proxy –
(à voir avec votre service
informatique)
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Note: Les utilisateurs
d’imprimantes couleur
seulement doivent
cocher cette option, pour
améliorer l’impression.
Les utilisateurs
d’imprimantes noir &
blanc doivent laisser la
case vide
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Rappels sur la sécurité des données
ProMISe est une application Internet qui transite via un serveur. Si l’Url ou l’adresse indiquée en haut
de l’écran est httpS://, cela vous prouve que l’échange de données entre l’ordinateur et ProMISe est
sécurisé (vous voyez également un cadenas sur la barre d’état). Notre serveur sécurisé utilise un
cryptage optimal pour empêcher quiconque d’accéder aux données de vos patients. Quand vous vous
connectez, on vous demande de fournir votre nom d’utilisateur ainsi que votre mot de passe personnel,
avant de pouvoir consulter et modifier toute donnée d’un patient.
La technologie évoluant sans cesse, le concepteur peut être amené à renforcer les paramètres de
sécurité pour assurer la fiabilité du programme.
A votre demande, nous pouvons vous envoyer un résumé préparé par Ronald Brand, le concepteur de
ProMISe, mettant en évidence les mesures de sécurité utilisées dans le programme. Si vous avez des
questions spécifiques, veuillez les envoyer au ProMISe Helpdesk (voyez les coordonnées en annexe).
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Glossaire
DONNÉES (DATA) : Représentation d'une information, codée dans un format permettant son
traitement par ordinateur.
INDEX : identifie des enregistrement dans un tableau. Dans la base de données d'EBMT, la date ou un
nombre identifie l’enregistrement.
CHAMP (Field) : Section d'un formulaire délimitée par des lignes d'encadrement visibles ou
imaginaires.
NOM D’ITEM (ITEM NAME) : abréviation d'un champ dans la base de données. Par exemple :
PATSEX est le nom de l’item “Patient Sex”
LIBELLE/ETIQUETTE (LABELS) : Chaque champ a son propre ensemble de libellés. Exemple: “Donor
Sex” correspond à : “male”, “female”, “unknown”
REQUETE (QUERY) : Une demande d’information précise de la base de données. Les questions sont
présentées à la base de données dans un format prédéfini.
ENREGISTREMENT (RECORD) : dans une base de données relationnelle, les enregistrements
correspondent aux lignes dans chaque Table
TABLE : Dans une base de données relationnelle, une structure de données prédéfinie qui organise
les informations en lignes et colonnes.
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ProMISe Helpdesk
Contactez le bureau de l'EBMT à Londres si vous avez des questions, commentaires ou problèmes
relatifs à ProMISe :
EBMT Central Registry Office
12th Floor
Tower Wing
Guy's Hospital
Great Maze Pond
London SE1 9RT
United Kingdom
Phone: 44 207 188 8408
Fax: 44 207 188 8411
E-mail : [email protected]
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Informations utiles
 Pour la saisie, vous devez sélectionner le type de session à ouvrir sur la page d'accès de
ProMISe selon le type de formulaires que vous voulez saisir :
Par exemple, choisissez [MED-A : All diseases] si vous ne voulez saisir que des MED-A.
Choisissez [MED-A : All diseases – MED-B : All malignancies except CLL and CPL] si vous
désirez ne saisir que des pathologies malignes (hématologiques, cancer SAUF LLC et LPC …).
Pour les aplasies médullaires, les maladies auto-immunes, les déficits immunitaires, etc., il faut
choisir la session MED-B spécifique.
 EVITEZ autant que possible de charger le dictionnaire complet [MED-AB : All diseases], qui
ralentira considérablement votre ordinateur.
Si vous saisissez plusieurs patients avec le même diagnostic, par ex. des lymphomes, choisissez la
session [MED-AB : Lymphoma], ainsi le programme ne chargera que le dictionnaire d’items
nécessaires à la saisie du MED-B des lymphomes, optimisant ainsi la vitesse du logiciel.
 Si vous n'arrivez plus à vous situer dans les tables et chapitres lors de la saisie, utilisez d'abord la
fonction [Historique] symbolisée par l'icône
ou allez dans l'aperçu [Overview] en cliquant sur
[modifications] pour afficher les derniers items sur lesquels vous êtes passé.
Sinon enregistrez vos données modifiées puis allez dans [Overview] sur [saved data] afin de revoir
la structure des tables que vous avez créées.
 Si la fenêtre [Overview] vous semble vide, vérifiez que le curseur de votre barre de défilement à
droite est bien en haut de la page, sinon, faîtes la glisser vers le haut plus cliquez sur horizontal.
 Après tous les champs de textes (et non de codes), vous devez utiliser la touche [Tabulation] de
votre clavier et non [Entrée] (qui valide une ligne supplémentaire mais ne vous fait pas passer à
l'item suivant).
 Pour retrouver vos numéros de patient SFGM dans l'[Index], vous pouvez cliquer sur l'en-tête de
colonne [Patient ID in conversion source] pour trier vos patients par ordre de n° SFGM (KeyPatient).
Vous pouvez également cliquer sur [Ctrl-F] pour faire une recherche sur le n° SFGM, la date de
naissance, la date de greffe, etc..
 Lors de la saisie, pour arrêter la création de tables qui ne sont pas indexées sur des dates, par
exemple des chimiothérapies, vous devez laisser le dernier item de création de table : [Index code
for new drug] vide et valider en cliquant sur [Entrée] ou [Accept] pour indiquer qu'il n'y a pas d'autre
table chimiothérapie {Drug} à créer et passer ainsi à l'item suivant.
 Dans l'organisation actuelle de l'EBMT, les leucémies secondaires sont gérées par le registre des
leucémies chroniques/MDS, c'est pourquoi dans les formulaires MED-A les leucémies secondaires
se trouvent sur les formulaires MDS, et qu'elles doivent être saisies dans ProMISe en utilisant la
classification principale MDS/MPS
 La liste des diagnostics plus rares peut-être consultée sur le lien "Alphabetical list of disease
classifications" de la page http://www.ebmt.org/4Registry/registry3.html
 Les centres français doivent saisir le département de résidence des patients allogreffés, ce code,
qui ne fait pas partie du formulaire MED-A, peut être saisi dans l'item "Area Code" qui se trouve
dans la table {Patient} après l’identification du centre
 Lors de la saisie, assurez-vous de bien lire (et comprendre) toutes les informations affichées à
l'écran, notamment les fenêtres de dialogue vertes préalables à la création des tables apparaissant
en face de l'item [New Record Creation].
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 Lorsque vous ouvrez ProMISe, vérifiez régulièrement les messages d’informations qui apparaissent
sur la page d’accès où vous rentrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe
 N’oubliez pas les deux raccourcis suivants qui vous seront très utiles :
Ctrl 
Retourne sur le premier item du formulaire : permet après la saisie d'un formulaire de
retourner au début du dossier et d’appliquer un nouveau filtre dynamique
Ctrl R
Recharge complètement le dernier formulaire enregistré sur le dernier item enregistré :
Permet, lorsque vous vous reconnectez à ProMISe, de reprendre votre saisie du
formulaire là où vous l'avez laissé lors de votre dernière session
 Soyez patient (!) et vérifiez que la barre d'état en bas de votre navigateur est vide ou affiche
"Terminé" et/ou que le sablier (piston) en haut de l'écran a disparu avant toute nouvelle action.
 N'oubliez pas d'enregistrer régulièrement lors de la saisie d'un MED-B !
Si vous n'avez pas trouvé la réponse à vos interrogations dans ce manuel,
contactez vos interlocuteurs habituels à la SFGM-TC ou à l'EBMT
K
Procédure pour nous contacter en cas de problème :
Il est nécessaire de fournir le maximum d'informations sur l'enregistrement en cours, le filtre et la
session utilisé en envoyant une copie d'écran au ProMISe helpdesk.
Copie d'écran
Utilisez les touches du clavier Alt-Impr Syst (ou Impr.écran) pour copier la page de ProMISe. Puis
ouvrez Word, et cliquez sur Ctrl-V pour coller la page, ou cliquez sur Edition-Coller.
Envoyez un e-mail avec une brève description du problème et la copie d'écran.
Ensuite vous pouvez enregistrer les données, même si vous n'avez pas pu finir la saisie. Nous
pourrons alors regarder l'enregistrement et résoudre l'erreur dès que possible.
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