Pyramide des priorités

Transcription

La gestion du temps : conseils et outils
pour reprendre son souffle
Crystal Campbell, ACPC
c2 coaching + consulting | [email protected]
Bienvenue
•
Plan de la séance :
- Présentation : 40 min.
–
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–
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–
Principes clés
Objectifs d’apprentissage
Autoévaluation
Faits, conseils et outils
Autoévaluation
Pour l’avenir
- Séance de questions et réponses : 20 min.
E [email protected] | T 905.509.6026
À bout de souffle…
Principes clés
•
Votre temps est précieux
•
La gestion du temps est un important inducteur
de performance et de résultats
•
Les trois piliers de la gestion du temps :
Gestion du temps
Pilier 1
PLANIFIER
Pilier 2
ÉTABLIR SES PRIORITÉS
Pilier 3
CANALISER SES EFFORTS
• Connaître les différentes façons de gérer le temps
• Utiliser des moyens de gestion ayant fait
leurs preuves
• Faire des choix et agir dès aujourd’hui
• Réussir – Reprendre son souffle
Autoévaluation préliminaire
Répondez aux 3 questions suivantes :
1. Quel est mon niveau actuel de satisfaction
concernant ma gestion du temps?
(Échelle de 0 à 10 :
0 = Totalement insatisfait; 10 = totalement satisfait)
2. Quel niveau de satisfaction aimerais-je atteindre?
(Échelle de 0 à10)
2. Qu’est-ce que cela m’apporterait?
Avantages
• Travailler de façon plus intelligente
• Gagner en efficacité
• Devenir un employé très apprécié
• Faire partie des champions
Faits
• Vous n’avez aucune emprise sur le temps,
mais sur vous, oui
• Vous ne pouvez acheter du temps ou l’arrêter,
mais vous pouvez vous mettre à jour et, ainsi,
gagner du temps
• Le monde fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
• Trop de choix à faire et de décisions à prendre est
épuisant
Faits
•
•
•
•
Le travail augmente et les heures travaillées aussi
Dire oui = dire non à autre chose
Le mode multitâche NE FONCTIONNE PAS
Les distractions numériques grugent votre temps
Faits
• Les interruptions diminuent votre productivité
• Votre temps = votre vie
Conseils en matière de planification
•
Les trois piliers de la gestion du temps
Gestion du temps
Pilier 1
PLANIFIER
Pilier 2
Pilier 3
•
•
•
•
Aimez votre liste de choses à faire
Faites chaque soir la liste des choses à faire
Prévoyez une heure de calme par jour
Organisez votre travail en fonction de votre cycle
d’énergie naturel
• Définissez et gérez votre «politique de réponse»
• Commencez par les tâches les plus importantes
• Pour atteindre vos objectifs, limitez le plus possible
les interruptions
• Établissez une stratégie pour la gestion de
la messagerie instantanée
Conseils pour l’établissement des priorités
•
Gestion du temps
Pilier 1
PLANIFIER
Pilier 2
Pilier 3
• Apprenez à reconnaître vos lacunes
• Apprenez à dire non avec courtoisie
• Classez vos priorités par ordre d’importance
• Établissez vos priorités selon une approche
descendante (pyramide des priorités)
- Sur ma liste de choses à faire, quelles sont
les tâches qui sont les plus étroitement liées
au chiffre d’affaires de l’organisation?
OU
- Quelles sont les tâches qui me rapprochent
le plus de l’atteinte des objectifs de mon service
ou de ma division?
Conseils pour l’établissement des priorités :
Tâches
étroitement
liées au chiffre
d’affaires de
l’organisation
Tâches moyennement liées
au chiffre d’affaires
de l’organisation
Tâches peu liées au chiffre d’affaires
de l’organisation
D’après Julie Morgenstern
Tâches
étroitement
liées aux
objectifs du
service
Tâches moyennement
liées aux objectifs du
service
Tâches peu liées aux objectifs
du service
• Écrivez toutes vos priorités sur une seule liste
• Pour départager les priorités, utilisez les trois
questions suivantes :
- Temps requis
- Rendement de l’investissement en temps
- Échéance
Trois questions
Tâche
Évaluation du personnel
Temps
requis?
2 jours
Rendement de
l’investissement
en temps?
Faible
Échéance?
Aujourd’hui
(lundi)
Examiner l’incidence des nouvelles
règles comptables et préparer une
présentation à l’intention du
directeur financier
7 heures
Élevé
Aujourd’hui
Obtenir l’approbation de
l’échéancier pour la production et
la publication des états financiers
trimestriels et le distribuer
3,5 heures
Élevé
Mercredi
Travailler sur les éléments livrables
dans le cadre du projet de
transition aux IFRS (ou d’autres
projets) afin de respecter les
échéances
15 heures
Moyen
Mercredi
Conseils sur la canalisation des efforts
•
Gestion du temps
Pilier 1
PLANIFIER
Pilier 2
Pilier 3
• Concentrez-vous sur une tâche à la fois
• Attaquez les tâches les plus difficiles pendant
les périodes où votre capacité d’attention est
à son meilleur
• Règle du 80/20
• Concentrez-vous sur ce qui est important plutôt
que sur ce qui est urgent
• Effectuez les tâches similaires en bloc
• Soyez conscient des limites de vos capacités
de concentration
• Reprenez le dessus sur les courriels
• Visez l’équilibre
Outils
• Sonnerie
• Outil de suivi du temps (registre, etc.)
• Agenda
• Diagramme de Gantt
Outils : Registre des interruptions
Heure/Date
Qui
Type
d’interruption
Durée Importance
Sujet
9 h 15 / 2 nov.
Patron
Appel
Prochaines étapes
du recrutement
25 min
A
11 h 00 / 2 nov.
Directeur du
bureau
Courriel
Approbation des
nouveaux écrans
10 min
B
11 h 15 / 2 nov.
Client
Appel
Confirmation de la date
et de l’heure de la
réunion
5 min
B
11 h 35 / 2 nov.
Collègue
Messagerie instantanée
Soldes sur les souliers
3 min
C
20 min
A
Sortir pendant l’heure
de dîner pour en
profiter
15 h 00 / 2 nov.
Collègue
En personne
Commentaires sur
la proposition qu’elle
a soumise
D’après Julie Morgenstern
Outils : Liste hebdomadaire
des choses à faire
Tâche
Proximité
de l’atteinte
des objectifs
du service
Temps
requis
3,5 heures
Échéance
Aujourd’hui
Priorité
Préparer et distribuer
le calendrier de clôture
À 1 pas
1
Poursuivre les travaux liés
à la conversion aux IFRS
À 2 pas
15 heures
Vendredi
3
Mettre à jour le GLG
À 2 pas
0,5 heures
Aujourd’hui
2
Mettre à jour les calendriers
en vue du nouvel exercice
À 1 pas
7,0 heures
Aujourd’hui
1
(lundi)
Principes clés
•
Votre temps est précieux
•
La gestion du temps est un important inducteur
de performance et de résultats
•
Gestion du temps
Pilier 1
PLANIFIER
Pilier 2
Pilier 3
• Connaître les différentes façons de gérer le temps
• Utiliser des moyens de gestion ayant fait
leurs preuves
• Faire des choix et agir dès aujourd’hui
• Réussir – Reprendre son souffle
Évaluation de fin de séance
Prenez un moment pour réfléchir, puis répondez
par écrit aux deux questions suivantes :
1. De quoi ai-je pris conscience au sujet de la gestion
du temps?
2. Que vais-je faire de concret aujourd’hui même?
Pour l’avenir
• Demeurez positif
• Récompensez-vous
• Rendez compte à quelqu’un de votre gestion
du temps
• Travaillez avec un accompagnateur professionnel
• Trouvez des gens qui partagent vos idées
• Autres
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Questions et réponses

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