Business continuity risk management guide (CA)

CONTRÔLE DES RISQUES
Guide de gestion des risques associés à la continuité des affaires
Demandes du 21e siècle
L’importance de la planification de la continuité des affaires a
pris énormément d’ampleur au cours des dernières années
avec l’explosion de l’Internet, du commerce électronique et
des applications sans arrêt. Il y a quelques années
seulement, les clients étaient prêts à accepter une cessation
des activités pendant 24 heures. Aujourd’hui, la plupart des
entreprises doivent se rétablir en quelques heures et insistent
pour qu’un éventail complet de capacités soit maintenu en
cas de conditions désastreuses.
Pour réussir, le plan de continuité des affaires de votre
organisation doit constituer une partie intégrale de votre plan
d’exploitation stratégique. Il doit devenir une philosophie, une
culture, un mode de pensée et un mode de vie. Un plan de
continuité prédéfini accélère le rétablissement grâce à des
solutions mûrement réfléchies à l’avance, ce qui élimine la
prise de décisions rapides dans des conditions stressantes.
En offrant une procédure plus rationnelle et basée sur les
faits pour la prise de décision, la planification permet de
minimiser les risques et les incertitudes.
Afin de maximiser vos chances de réussite au niveau du
rétablissement, combinez votre plan de continuité des
affaires avec une couverture d’assurance adéquate,
notamment une assurance visant les pertes d’exploitation,
les frais supplémentaires et les pertes d’exploitation
éventuelles. Un plan de continuité des affaires stratégique
devrait vous fournir l’aide nécessaire afin de minimiser le
temps de cessation des activités et d’organiser les
ressources nécessaires pour planifier un recouvrement
rapide.
Le présent guide sert d’introduction rapide au concept de la
planification de la continuité des affaires. Les suggestions et
lignes directrices offertes dans le cadre de la préparation
d’un plan de continuité des affaires adapté à vos besoins
particuliers constituent une vue d’ensemble du concept et
non pas une méthodologie détaillée. Dans le présent guide,
le terme « affaires » s’applique à quasiment toutes les
activités commerciales du secteur privé et du secteur public.
Pourquoi avez-vous besoin d’un plan de continuité des
affaires?
Chaque organisation est à risque.
Un incendie, une tornade, un tremblement de terre ou une
explosion pourraient sérieusement endommager votre
bâtiment. Des inondations provenant de l’intérieur ou de
l’extérieur de votre bâtiment pourraient affecter vos activités.
Une panne d’électricité prolongée, un système informatique
saboté ou du matériel endommagé pourraient également
faire cesser les activités de votre organisation. Vos directeurs
et employés pourraient être tués ou sérieusement blessés.
Vos installations, votre inventaire et des renseignements
essentiels pourraient devenir inaccessibles pendant une
longue période de temps. Tout événement, qu’il soit d’une
grande ou petite importance, peut entraîner une suspension
de vos activités commerciales.
La concurrence et la rapidité des demandes
commerciales d’aujourd’hui nécessitent une réponse
rapide.
Les relations d’affaires durables sont en voie de disparition
face à la concurrence globale, aux demandes des clients et
aux fluctuations du marché. En cas de suspension des
activités, la capacité de survie de votre entreprise peut être
menacée. À moins de pouvoir répondre immédiatement, vos
employés, fournisseurs et clients pourraient aller faire affaires
ailleurs. Avant que cela ne survienne, armez-vous du
meilleur outil – un plan de continuité des affaires bien
préparé et mis en pratique.
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Travelers Canada, Suite 300, P.O. Box 6, 20 Queen St. West, Toronto, Ontario M5H 3R3
Les renseignements fournis dans le présent document sont donnés à titre de lignes directrices. Ils ne sont pas censés être et ne constituent pas un avis juridique ou
professionnel. La Compagnie d’assurance générale Dominion du Canada, La Compagnie d’Assurance Saint-Paul et La Compagnie d’Assurance Travelers du Canada, ainsi
que leurs filiales et sociétés affiliées (collectivement appelées « Travelers Canada ») ne garantissent pas que l’adhésion aux recommandations, pratiques exemplaires, listes
de contrôle ou lignes directrices, ou leur respect, produiront un résultat précis. Travelers Canada ne sera en aucun cas responsable, légalement ou contractuellement, envers
toute personne qui accède à ces renseignements ou utilise ces derniers. Travelers Canada ne garantit pas que les renseignements contenus dans le présent document
représentent une liste complète et exhaustive de tous les éléments ou procédures liés aux sujets ou questions traités. De plus, comme les lois, règlements, normes et codes
fédéraux, provinciaux ou locaux sont sujets de temps à autre à modifications, le lecteur doit toujours consulter les dispositions les plus récentes. Le présent document ne
modifie pas les dispositions ou les garanties de toute police d’assurance ou de tout cautionnement émis par Travelers Canada, et n’a aucun effet sur celles-ci. Il ne laisse
nullement entendre qu’une réclamation ou qu’un sinistre particulier soit couvert ou non en vertu d’une police ou d’un cautionnement donné. La couverture d’une réclamation
ou d’un sinistre dépend des faits et circonstances qui l’entourent, de toutes les dispositions pertinentes de la police ou du cautionnement, ainsi que de toute loi applicable.
La Compagnie d’assurance générale Dominion du Canada, La Compagnie d’Assurance Saint-Paul et La Compagnie d’Assurance Travelers du Canada sont les assureurs
canadiens autorisés connus sous le nom de Travelers Canada.
© 2008-2014 The Travelers Indemnity Company. Tous droits réservés. La marque Travelers et le logo de Travelers représentant un parapluie sont des marques de
commerce déposées de la société The Travelers Indemnity Company aux États-Unis et dans d’autres pays. 58668RMG-CA
Conditions requises pour réussir au niveau de la
planification de la continuité des affaires
La haute direction doit être activement impliquée au niveau
de l’élaboration du plan de continuité des affaires et doit faire
ce qui suit :
•
Accepter qu’un plan soit nécessaire.
•
Attitrer les ressources nécessaires pour l’élaboration du
plan.
•
Convenir du choix des activités essentielles et priorités
dans le cadre du redressement.
•
Convenir de solutions de rechange avec les coûts
connexes.
•
Être prêt à autoriser la mise en œuvre du plan.
Un chargé de projet élabore le plan avec l’apport des
directeurs et employés de tous les niveaux impliqués dans la
mise en place du plan. Attitrez une personne afin de mettre à
jour le plan et l’exécuter si nécessaire. Un plan de continuité
des affaires n’est pas accablant si vous élaborez en premier
un échéancier et travaillez sur le plan par étapes. Ce n’est
pas un projet isolé, mais plutôt une partie intégrale d’une
stratégie d’affaires efficace. Un plan complété devrait être
revu, testé et mis à jour régulièrement afin d’être efficace
lorsque mis à exécution.
Remarque : Si une perte d’exploitation survient, la
capacité de survie de votre entreprise pourrait être mise
en péril, à moins que vous ne soyez préparé à agir
rapidement.
2.
Déterminez quelles activités ont des fonctions
sensibles aux délais. L’exploitation continue de ces
services ou activités est considérée critique pour
l’organisation.
3.
Assignez une priorité à chacune des activités
sensibles aux délais. Classez chaque activité de 1 à 5
en fonction du temps pendant lequel elle peut rester
perturbée. Par exemple, une période de 1 jour ou moins
constitue une priorité 1, 2 à 4 jours, une priorité 2, 3 à 5
jours, une priorité 3, et ainsi de suite.
4.
Élaborez un objectif de planification pour chacune
des activités. Un objectif de planification établit le but de
votre organisation pour rétablir chacune des activités à
l’intérieur d’un certain délai (p. ex., rétablir l’exploitation
d’un centre de données en quatre heures).
5.
Déterminez les besoins minimums pour une réponse
initiale. Planifiez de rétablir les moyens de
communication et considérez ensuite les sources de
renseignements essentielles, le matériel essentiel et le
personnel interne et externe le plus important qui seront
cruciaux dans le cadre des efforts de continuité.
6.
Obtenez l’approbation de la haute direction au
niveau des fonctions, priorités et objectifs de
planification essentiels. Ceci permet la confirmation
des décisions clés prises pendant le processus de
planification.
7.
Déléguez des tâches de planification au personnel
qui est en charge des activités essentielles
quotidiennes. Le personnel qui effectue des tâches sur
une base quotidienne est généralement le mieux placé
pour effectuer les fonctions de redressement et de
continuité.
8.
Incorporez des détails précis dans le plan. Mettez
l’emphase sur la suspension des affaires et non pas sur
Guide étape par étape
1.
Énumérez les fonctions et activités les plus
importantes de votre organisation. Énumérez les
fonctions de chaque unité, service ou succursale.
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Les renseignements fournis dans le présent document sont donnés à titre de lignes directrices. Ils ne sont pas censés être et ne constituent pas un avis juridique ou
professionnel. La Compagnie d’assurance générale Dominion du Canada, La Compagnie d’Assurance Saint-Paul et La Compagnie d’Assurance Travelers du Canada, ainsi
que leurs filiales et sociétés affiliées (collectivement appelées « Travelers Canada ») ne garantissent pas que l’adhésion aux recommandations, pratiques exemplaires, listes
de contrôle ou lignes directrices, ou leur respect, produiront un résultat précis. Travelers Canada ne sera en aucun cas responsable, légalement ou contractuellement, envers
toute personne qui accède à ces renseignements ou utilise ces derniers. Travelers Canada ne garantit pas que les renseignements contenus dans le présent document
représentent une liste complète et exhaustive de tous les éléments ou procédures liés aux sujets ou questions traités. De plus, comme les lois, règlements, normes et codes
fédéraux, provinciaux ou locaux sont sujets de temps à autre à modifications, le lecteur doit toujours consulter les dispositions les plus récentes. Le présent document ne
modifie pas les dispositions ou les garanties de toute police d’assurance ou de tout cautionnement émis par Travelers Canada, et n’a aucun effet sur celles-ci. Il ne laisse
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sa cause. Examinez le budget et les besoins en
personnel pour mettre en œuvre les exigences du plan.
9.
Consolidez toutes les sections du plan au sein d’un
plan global de continuité des affaires pour toute
votre organisation. Communiquez le plan à tous les
employés. Rassemblez les plans des services individuels
ou des succursales au sein du même plan global de
l’entreprise. Formez les employés clés au niveau de leur
réponse en cas d’activation du plan. Informez tous les
employés du plan.
10. Rappelez-vous qu’il y a un coût humain lors de
crises ou de désastres. Comment aiderez-vous les
employés à rétablir leur santé psychologique et
physique à la suite d’une crise ou d’un désastre?
Identifiez des ressources, notamment les programmes
d’aide aux employés ou les ressources qui découlent de
la communauté, pour aider votre personnel à faire face à
l’événement.
ccohs.ca/oshanswers/hsprograms/planning.html
•
Emergency Preparedness and Response -CAN/CSAZ731-03; ohs.csa.ca
•
Federal Emergency Management Agency, Disaster
Planning Guide for Business and Industry, FEMA 141,
October 1993; fema.gov
•
Code national de prévention des incendies – Canada;
nationalcodes.nrc.gc.ca/eng/nfc/index.html
•
National Fire Protection Association, NFPA 1600,
Standard for Disaster Emergency Management; nfpa.org
Pour de plus amples renseignements concernant
Travelers Canada, visitez notre site Web à
travelerscanada.ca, communiquez avec votre conseiller
spécialisé en contrôle des risques ou par courriel à [email protected].
11. Essayez le plan. Mettez le plan à jour régulièrement en
fonction des résultats de tests et des changements au
sein de l’organisation. Les essais sont essentiels afin de
déterminer si votre plan fonctionnera comme prévu en
cas de désastre réel ou de situation de crise.
Ressources supplémentaires
•
Association of Contingency Planners (ACP); acpinternational.com
•
Centre canadien des mesures d’urgence; ccep.ca
•
Contingency Planning and Management Magazine;
contingencyplanning.com
•
Disaster Recovery Journal; drj.com
•
Disaster Resource Guide; disaster-resource.com
•
Planification des interventions d’urgence;
travelerscanada.ca
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