politiques et procédures

POLITIQUES ET PROCÉDURES
Direction de la recherche
OBJET :
POLITIQUE INTERNE DE RÉSERVATION DES RESSOURCES
DANS LES TOURS SAINT-ANTOINE ET VIGER (SALLES,
INSTRUMENTS, ETC.)
DESTINATAIRES
Tous les chercheurs, employés et étudiants de la direction de la
recherche
ÉMISE PAR :
Direction de la recherche – secteur administration
APPROUVÉE
PAR :
Jacques Turgeon, directeur de la recherche
NUMÉRO :
À VENIR
Émise le :
5 février
2013
Modifiée le : 24 septembre
2013
DATE : 24 SEPTEMBRE
2013
BUT
Le but de cette politique est d’optimiser l’utilisation et la gestion de ressources dans la tour Saint-Antoine et Viger et d’énoncer les
règles de base pour leur réservation.
1.
PERSONNES VISÉES
Les personnes visées par cette politique sont tous les chercheurs, les employés et les étudiants de la direction de la
recherche.
2.
DÉFINITIONS / ABRÉVIATIONS
Définitions :
Mise à la disposition restreinte : ressource (salle, équipement, etc.) mise à la disposition d’une population cible (par
exemple les équipes de recherche en santé des populations ou l’administration de la recherche).
Mise à la disposition publique : ressource (salle, équipement, etc.) mise à la disposition de l’ensemble de la communauté
CHUM.
Ressource : Une ressource peut par exemple prendre la forme d’une salle de réunion, d’une salle d’entrevue, d’un
équipement spécialisé ou non, d’une personne, etc.
Abréviations :
ANL : animalerie
DACHUM : directions administratives du CHUM
Admin-DREC : administration de la direction de la recherche
Dir-DREC : direction de la recherche
RC : recherche clinique
RF : recherche fondamentale
SP : recherche en santé des populations
CHUM – Direction de la recherche
Manuel interne de gestion, POLITIQUES ET PROCÉDURES
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: Erreur !
Source du renvoi
introuvable.
NUMÉRO
OBJET :
3.
POLITIQUE INTERNE DE RÉSERVATION DES RESSOURCES
ÉNONCÉ DE POLITIQUE
Toute demande de réservation de ressources doit être produite selon la procédure décrite au point 6.
3.1
Salles de réunion
3.1.1 Plus d’une quarantaine de salles de réunions sont situées dans les tours Saint-Antoine et Viger.
3.1.2 Plus d’une quinzaine d’entre elles sont exclusivement réservées à la recherche alors que les autres sont mises à la
disposition de l’ensemble de la communauté CHUM.
3.1.3 La répartition des salles restreintes à la recherche se fait comme suit : la recherche en santé des populations bénéficie
d’un usage exclusif de quatre (4) salles de réunion; la recherche clinique bénéficie aussi d’un usage exclusif de quatre (4)
salles de réunion; la recherche fondamentale bénéficie d’un usage exclusif de deux (2) salles de réunion; finalement trois (3)
sont mises à la disposition de l’ensemble de la population de la direction de la recherche.
3.2
Équipements en partage en recherche fondamentale
3.2.1 La direction de la recherche encourage le partage des équipements spécialisés.
3.2.2 Un grand nombre d’équipements spécialisés, tels des microscopes, hottes biologiques ou centrifugeuses pour ne
nommer que ceux-là, doivent être partagés par plusieurs équipes de recherche.
3.2.3 Les salles sont attribuées à une ou plusieurs équipes (groupes d’utilisateurs) par la direction de la recherche, selon
l’espace, les équipements, la fonctionnalité, les besoins, etc.
3.2.4 Afin de mieux gérer l’utilisation des instruments par un groupe d’utilisateur, la direction de la recherche leur offre la
possibilité de se servir d’un système de réservation de salles décentralisé.
3.3
Salles et équipements spécialisés à l’animalerie
3.3.1 La direction de la recherche encourage le partage des salles et des équipements spécialisés.
3.3.2 Un grand nombre de salles spécialisées, telles les salles de manipulation et de chirurgie de l'animalerie, doivent être
partagées par plusieurs équipes de recherche.
3.3.2 L’ensemble de ces ressources est mis à la disposition exclusive des utilisateurs de l'animalerie.
3.4
Salles d’entrevue
3.4.1 Les équipes de recherche en santé des populations ont l’usage exclusif de deux (2) salles d’entrevue et l’administration
de la recherche d’une salle de cette nature.
3.5
Agora
3.5.1 L’agora a été créée dans une portée académique. Elle se veut d’abord et avant tout un lieu convivial où les gens
pourront s’installer pour discuter sciences ou travailler dans un environnement sympathique de style café. Cet espace
e
exceptionnel situé au 5 étage peut également accueillir des événements spéciaux.
3.6
Plateformes scientifiques
3.6.1 Dans un contexte compétitif et pour atteindre son objectif d’excellence, le CRCHUM s’est doté de plateformes qui
répondent aux besoins de ses chercheurs, qui soutiennent les priorités stratégiques de développement scientifique, et qui
demeurent à la fine pointe de la technologie actuelle.
CHUM – Direction de la recherche
Manuel interne de gestion, POLITIQUES ET PROCÉDURES
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Source du renvoi
introuvable.
NUMÉRO
OBJET :
POLITIQUE INTERNE DE RÉSERVATION DES RESSOURCES
3.6.2 La sélection et le développement des plateformes sont évalués selon les besoins des chercheurs et la faisabilité en
termes d’expertise interne et de budget disponible.
4.
RESPONSABILITÉS
4.1
5.
Les demandeurs
1.
Produisent en ligne la demande de réservation en utilisant le système de réservation approprié (voir annexe 1).
2.
Identifient les besoins connexes (aménagement de la salle, service traiteur, location d’équipements audiovisuels ou
autres, sécurité, etc.) et transmettent eux-mêmes ces besoins aux services concernés.
3.
S’assurent d’utiliser les lieux et équipements adéquatement et de maintenir les lieux dans un état de propreté
convenable à tous moments.
4.
Facilitent la bonne gestion des salles en limitant les multiples réservations à longs termes et pour des durées
excessives inutilement.
5.
S’assurent d’annuler aussitôt que possible les réservations qui ne sont plus nécessaires.
LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES
5.1
1.
S’assure de la gestion optimale du système de réservation des salles de réunion publiques et offre le support requis
aux demandeurs au besoin.
2.
Maintient le lien avec les autres prestataires de services entourant l’utilisation des salles (Honeywell, DSH, DRT,
Communications, etc.)
La Direction de la recherche
1.
6.
S’assure de la gestion optimale des systèmes de réservation propre à la recherche pour les salles restreintes ou les
ressources de type équipements scientifiques par exemple et offre le support requis aux demandeurs au besoin.
PROCÉDURE
6.1
Pour le demandeur
6.1.1 Salles de réunions publiques :
La procédure complète est décrite dans la politique de réservation de salles de réunion (no à venir) émise par la direction des
services techniques. En résumé :
1.
Inscrivez-vous en ligne à l’adresse http://chum.reserver.ca/.
2.
Réservez la ou les salles de réunions désirées, une fois la confirmation d’activation du compte reçu par courriel
(quelques minutes après seulement).
6.1.2 Ressources restreintes (salles d’entrevue en santé des populations, salles et équipements spécialisés en recherche
fondamentale) :
1.
Inscrivez-vous auprès du secrétariat de l’administration de la recherche (poste 12738).
2.
Réservez une ou des ressources à l’adresse www.grr.servicescrchum.qc.ca.
6.1.3 Ressources de l’animalerie :
1.
Déposez une demande auprès de l’une des assistantes chefs du service de l’animalerie.
CHUM – Direction de la recherche
Manuel interne de gestion, POLITIQUES ET PROCÉDURES
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Sou
urce du renvoi
intrrouvable.
NUM
MÉRO
OBJET :
POLIT
TIQUE INTERNE
E DE RÉSERVA
ATION DES RES SOURCES
2.
Suivez une
u formation sur la base de données Labtracks.
3.
Réserve
ez une ou des res
ssources à trave
ers l’outil Labtrac ks.
6.1.4 Agora :
1.
Procurez
z-vous un formu
ulaire de demand
de de réservatio n de l’agora aup
près du secrétarriat de l’administrration de la
recherch
he (poste 12738)).
2.
Remplis
ssez le formulaire
e et déposez-le auprès
a
du secréttariat de l’adminiistration de la reccherche où vouss détaillerez
notamment l’événement à tenir et la con
nfirmation du bud
dget pour enleve
er le mobilier meu
ublant l’agora si besoin est.
La demande sera ensu
uite évaluée par le comité exéccutif du CRCHUM
M qui se réunit toutes les semaines. Une
n vous sera ensuite communiquée
e.
décision
6.1.5 Plateformes scientifiques :
1.
6.2
Se référer à la politique interrne d’accès et d’u
utilisation des pla
ateformes émise
e par la direction de la recherche (à venir).
Pour la direc
ction de la recherche
r
1.
À titre d’administrateur du sys
stème, s’assure de
d son bon foncttionnement, de sson entretien et d
des mises à jour requises.
2.
Aide au besoin les demandeu
urs lors de situatiions particulièress ou pour la form
mation sur l’utilisa
ation du système.
3.
Produit divers
s rapports statistiques d’utilisation
n des ressourcess.
AP
PPLICATION
La présente politique entre en
e vigueur le jourr de son approba
ation par le comitté exécutif du CR
RCHUM.
Centre ho
ospitalier de l’Un
niversité de Mon
ntréal
Direction de
d la recherche - Administration
BML/2013-09-17
CHUM – Directtion de la recherche
e
Manuel interne de gestion, POLIT
TIQUES ET PROCÉ
ÉDURES
P
PAGE 4 de 6
ANNEXE 1
Salles disponibles dans les tours Saint-Antoine et Viger
Tableau 1 : Mise à la disposition des salles de réunion publiques
(Mode de réservation : http://chum.reserver.ca/)
Tour
SA
SA
SA
SA
SA
SA
SA
SA
SA
SA
SA
SA
SA
SA
SA
SA
SA
SA
SA
Viger
Viger
Viger
Viger
Viger
Viger
Étage
4
4
4
4
4
4
4
4
4
5
5
5
5
5
6
6
6
6
6
5
6
8
9
10
12
Local
S04.522
S04.528
S04.606
S04.610
S04.616
S04.620
S04.726
S04.730
S04.736
S05.008
S05.512
S05.524
S05.628
S05.742
S05.748
S06.104
S06.314
S06.504
S06.512
R05.212
R06.400
R08.408
R09.408
R10.408
R12.408
Secteur
DACHUM
DACHUM
DACHUM
DACHUM
DACHUM
DACHUM
DACHUM
DACHUM
DACHUM
DACHUM
DACHUM
DACHUM
DACHUM
DACHUM
DACHUM
DACHUM
DACHUM
DACHUM
DACHUM
Amphithéâtre
RC
RF
RF
RF
RF
* Voir la définition des abréviations à la section 2 de la présente politique
CHUM – Direction de la recherche
Manuel interne de gestion, POLITIQUES ET PROCÉDURES
Capacité
12
10
4
4
4
4
10
10
10
12
8
8
8
10
10
8
12
10
4
197
12
16
16
16
14-15
ANNEXE 1
Tableau 2 : Mise à la disposition des salles de réunion et d’entrevue restreintes
(Mode de réservation : www.grr.servicescrchum.qc.ca)
Tour
SA
SA
SA
SA
SA
SA
Viger
Étage
2
2
3
3
3
3
3
Local
S02.120
S02.422
S03.100
S03.104
S03.700
S03.702
R03.214
Secteur
SP
SP
SP
SP
SP
SP
AdminDREC
Capacité
10
10
Na
Na
8-10
8-10
16
Viger
3
S03.414
3
Viger
Viger
Viger
4
4
5
R04.400
R04.476
R05.416
AdminDREC
RC
RC
DirDREC
Viger
Viger
Viger
Viger
Viger
5
7
11
12
13
R05.644
R07.452
R11.228
R12.150
R13.204b
RC
RC
RF
RF
ANL
10
12
16
14-15
18
10
10
24
* Voir la définition des abréviations à la section 2 de la présente politique
CHUM – Direction de la recherche
Manuel interne de gestion, POLITIQUES ET PROCÉDURES
Usagers
SP
SP
SP
SP
SP
SP
Tous les
secteurs
de la
recherch
e
AdminDREC
RC
RC
Tous les
secteurs
de la
recherch
e
RC
RC
RF
RF
Tous les
secteurs
de la
recherch
e
Vocation
réunion
réunion
entrevue
entrevue
réunion
réunion
réunion
entrevue
réunion
réunion
réunion
réunion
réunion
réunion
réunion
réunion