FT 02 - Carnet d`adresses dans Excel ou Word

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Copier le carnet d'adresses de O.E. dans Excel ou Word…
Les procédés décrits ci-dessous permettent d'imprimer dans un tableau, avec Excel ou Word, tout ou
partie du carnet d'adresses, selon la sélection des champs que vous avez effectuée (noms – adresses
de courriel – téléphone – adresse postale … )
Pour garantir le résultat de la démarche, il est indispensable de faire preuve d'une rigueur absolue
dans l'élaboration du Carnet d'adresses, sous peine de voir des informations glisser d'une colonne
dans une autre.
1 - Avec Excel
1.1 Ouvrir Outlook Express
Dans la page principale d'Outlook Express :
- Faire Fichier - Exporter - Carnet d'adresses
- Sélectionner Fichier texte (valeurs séparées par des virgules)
- Cliquer sur Exporter.
- Cliquer sur Parcourir et choisir un endroit de stockage simple à retrouver, comme le Bureau.
- Compléter Nom du fichier par une appellation de votre choix.
Dans Type, en cas de choix multiples, sélectionner Valeurs séparées par des virgules… (.csv)
- Cliquer sur Enregistrer - Suivant
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre certaines rubriques sont cochées par défaut
- Cocher les cases de la liste correspondant aux rubriques que vous voulez exporter :
S’il s’agit, par exemple de faire un mémento, on peut choisir :
Prénom
Nom
Adresse de messagerie
Rue domicile
Ville domicile
CP domicile
Téléphone personnel
Téléphone mobile
- Décocher toutes les autres informations.
- Cliquer sur Terminer - confirmer l'exportation du Carnet d'adresses par OK
- Fermer.
(Un raccourci est affiché sur le Bureau, si vous optez pour cet endroit de stockage).
1.2 Ouvrir Excel
- Sélectionner indifféremment une cellule : A1, par exemple.
- Dans la barre des Menus, cliquer sur Données - Données externes - Importer le fichier texte
ou Importer les données (selon les versions d'Excel).
- Retrouver l'endroit de stockage du fichier : sur le Bureau, dans l'exemple.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, en bas dans Type de fichier, choisir Tous les fichiers
- Sélectionner, dans la liste, le fichier du carnet d'adresses (dont l'extension est .csv) et
cliquer sur Importer.
- Dans l'assistant Importation de texte compléter les 3 étapes :
a – Cocher Délimité – cliquer sur Suivant
b – Choisir les séparateurs qui délimiteront les colonnes du tableau Excel : cocher Tabulation et
Point virgule – cliquer sur Suivant
c – Vérifier la présentation dans Aperçu des données, cliquer sur Suivant et cocher Standard.
- Cliquer sur Terminer.
Dans la fenêtre Importer données, cocher Une feuille de calcul existante (Excel est ouvert).
- Cliquer sur OK.
Terminer éventuellement par une mise en forme, et l'ajout des quadrillages des cellules du tableau
avec l'outil Bordures, après avoir sélectionné la zone concernée (voir § 1.3).
Paul FONTENIT
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30/12/2007
1.3 Remarques sur la mise en forme
Cet exercice constitue un excellent moyen de vérifier les libellés des informations de votre carnet
d’adresses et, si vous ne l’avez jamais fait, vous serez sans doute surpris de certaines hétérogénéités.
1. Faire attention, en particulier :
- à la virgule et au point-virgule dans les énoncés : ils génèrent des colonnes dans le tableau Excel :
ainsi "BERNARD Jean" et "JEAN, Bernard" apparaîtront, le premier dans une seule colonne dans la
rubrique "Nom", le second en 2 colonnes, l'une pour le nom, l'autre pour le prénom.
- à la distinction du nom et du prénom, utile parfois comme ci-dessus, grâce à l'écriture du nom en
majuscules.
- à l'écriture de l'adresse, parfois avec une virgule après le numéro de la rue, comme dans "5, rue
du Moulin", parfois sans la virgule : l'inscription dans le tableau Excel en est modifiée et une colonne
supplémentaire apparaît pour les numéros de rues, provoquant un décalage dans les colonnes, car
la rubrique "Numéro de rue" n'est pas prévue ; par contre, "5 rue du Moulin" sans virgule s'affichera
dans la colonne "Rue" du tableau Excel.
- aux numéros de téléphones rédigés de plusieurs manières (avec ou sans espaces)
- aux numéros mal placés (domicile, professionnel, mobile)
- aux adresses en deux lignes (la mise en place dans Excel est perturbée, il faut reprendre la
deuxième ligne du tableau pour la réinsérer dans la première)
…etc.
2. Pour présenter sur une seule ligne toutes les rubriques proposées au § 1.1 vous devrez :
- Choisir l'orientation des pages : "Paysage" :
Faire Fichier - Mise en page - Page et cocher Paysage
- Sélectionner tout et choisir des caractères plus petits. Par exemple Arial taille 9. A ajuster selon le
nombre de colonnes que vous avez retenu.
- Réduire les colonnes à la stricte largeur nécessaire. Au besoin, si il n’y a que quelques textes trop
longs dans leur cellule, les mettre sur deux lignes dans la cellule ou si un prénom composé vous gêne,
l’écrire en abrégé.
- Supprimer tout ce qui n’a pas d’intérêt ou corriger ce qui est erroné (faire la même chose dans
votre carnet d’adresses)
3. Pour préparer l'impression et reporter la ligne des rubriques (en principe ligne 1) sur toutes les
pages (ce qui est fort probable, si votre liste comporte plusieurs pages), vous ferez :
- Fichier - Mise en page - Feuille
- Compléter Zone d’impression par les coordonnées de la zone à imprimer :
Exemple : A1:E80 - si la zone à imprimer s'étend de la colonne A, ligne 1, à la colonne E, ligne 80).
- Compléter Ligne à répéter en haut :
Exemple : vous devez obtenir $1:$1 - si c'est la ligne 1 qui doit être reportée en haut de chaque
page.
- Cocher la case Quadrillage pour imprimer les bordures des cellules du tableau.
- Cliquer sur OK ou Aperçu.
4. Pour vérifier votre mise en page, faire Aperçu avant impression, puis Aperçu des sauts de
page ; rectifier si besoin.
Il ne reste plus qu’à lancer l'impression.
2 - Avec Word :
Paul FONTENIT
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30/12/2007
Le procédé convient particulièrement pour l'impression d'un nombre limité de rubriques
(4 au maximum).
2.1 Ouvrir Outlook Express
Dans la page principale d'Outlook Express :
- Faire Fichier - Exporter - Carnet d'adresses
- Sélectionner Fichier texte (valeurs séparées par des virgules)
- Cliquer sur Exporter.
- Cliquer sur Parcourir et choisir un endroit de stockage simple à retrouver, comme le Bureau.
- Compléter Nom du fichier par une appellation de votre choix.
Dans Type, sélectionner Fichier texte (.txt)
- Cliquer sur Enregistrer - Suivant
Dans la liste qui s’ouvre certaines rubriques du carnet d'adresses sont cochées par défaut
- Cocher les cases correspondant aux rubriques que vous voulez exporter : par exemple, pour
effectuer une sauvegarde de quelques informations comme :
Nom - Adresse de messagerie - Téléphone personnel - Téléphone mobile
- Décocher toutes les autres informations.
- Cliquer sur Terminer - Confirmer l'exportation du Carnet d'adresses par OK.
- Fermer.
(Un raccourci est affiché sur le Bureau, si vous optez pour cet endroit de stockage).
2.2 Ouvrir le fichier .txt résultant de l'exportation (placé sur le Bureau),
Le contenu du fichier .txt s'affiche dans Bloc-notes.
Un point virgule sépare les informations récupérées dans votre carnet d'adresses.
- Faire clic droit - Sélectionner tout
- A nouveau, clic droit – Copier.
Ouvrir dans Word une nouvelle page :
- Faire Enregistrer sous… et donner un nom au document.
- Faire clic droit – Coller.
Dans la barre des menus de la page Word,
- Cliquer sur Edition – Sélectionner tout.
- Cliquer sur Tableau – Insérer – Tableau.
Il ne reste plus qu'à vérifier et rectifier le document (voir §1.3.1) :
- Mettre en forme la ligne 1 des rubriques
- Ajuster la largeur des colonnes à l'aide du pointeur et de la souris
- Modifier éventuellement l'orientation des pages et passer en mode "Paysage"
- Copier la ligne 1 des rubriques en haut de chaque page :
Sélectionner la ligne 1 des rubriques. Faire Copier
Placer le curseur au début de première ligne de chaque page
Faire Coller les lignes.
Le document est prêt à imprimer.
Paul FONTENIT
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30/12/2007