école française d`athènes - plateforme Missions de l`EFA

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ÉCOLE FRANÇAISE D’ATHÈNES
VADEMECUM
2013-2014
Vademecum de l’École française d’Athènes / 2013-2014
Sommaire
Table des matières :
Sommaire......................................................................................................................2
Formation : bourses doctorales ..................................................................................3
Formation : stages professionnels ..............................................................................6
Formation : stages sur sites (terrain, musée) ............................................................8
Formation : Séminaires de Formation doctorale....................................................10
Recherche : la demande d’autorisation ...................................................................12
Recherche : la demande d’étude de matériel publié ..............................................14
Recherche : prélèvements pour analyses .................................................................15
Recherche : organisation des colloques ...................................................................17
Recherche : le rapport d’activité ..............................................................................18
Gestion : Prise en charge des missions sur site .......................................................19
Gestion : la demande de moyens ..............................................................................21
Gestion : la ventilation des crédits notifiés ..................................................................27
Gestion : Formation des équipes / recrutement de stagiaires......................................28
Gestion : l’ordre de mission.........................................................................................30
Gestion : la régie temporaire d’avance........................................................................31
Gestion : le versement des per diem aux stagiaires ..................................................32
Gestion : la reddition de comptes..............................................................................33
Gestion : la demande de remboursement de frais de mission ...............................................34
École française d’Athènes – 6, rue Didotou – 10680 Athènes, Grèce
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Formation : bourses doctorales
Quand ? :
15 octobre pour l’année civile suivante
À qui ? :
Direction des études
Adresse :
[email protected]
L’EfA attribue chaque année une soixantaine « d’aides spécifiques » (que l’on
continuera à appeler « bourses ») à des étudiants engagés dans la recherche
(décret 2011-164, art. 25). Ces bourses sont attribuées pour une durée d’un mois,
exceptionnellement pour une durée supérieure.
Conditions de candidature
Les candidats doivent être inscrits en Doctorat et poursuivre des recherches
nécessitant un séjour en Grèce et se rapportant à l’un des domaines suivants :
préhistoire et protohistoire égéenne ; monde hellénique antique, monde hellénique
et balkanique des époques médiévale, moderne et contemporaine.
Compte tenu du nombre élevé de dossiers « génériques » qui lui ont été adressés
ces dernières années, la commission des bourses rappelle qu'il est indispensable
que les candidatures soient motivées par un projet de travail précis, argumenté,
correspondant à la durée demandée, impliquant des recherches en bibliothèque à
Athènes et/ou en rapport avec le terrain et/ou justifiant un séjour sur l'un des sites
où s'exerce l'activité scientifique de l'EfA.
Pour une même recherche doctorale, l’EfA peut attribuer deux bourses, mais pas
obligatoirement sur deux années consécutives.
Candidatures
Les dossiers de candidature doivent comprendre :
– une fiche de candidature,
– un curriculum vitae,
– une description de la recherche entreprise pour le doctorat*,
– un projet de travail détaillé pour la durée de la bourse sollicitée*,
– un rapport motivé du professeur dirigeant les recherches du candidat et
éventuellement d’autres recommandations.
* ces pièces, d’une longueur de 10 000 caractères (espaces compris) maximum
chacune, seront rédigées en Français.
L’envoi des dossiers de candidature se fait par voie électronique :
– la fiche de candidature est à saisir en ligne sur le site internet de l’EfA
http://www.efa.gr/Formation/Bourses/form_bourses_efa.htm ;
– les autres documents sont à envoyer par courrier électronique à
l’adresse
[email protected]
Un accusé de réception est envoyé le 23 octobre au plus tard.
Sélection des boursiers
La commission des bourses se réunit et rend son avis sur chaque dossier en
novembre. La liste des boursiers retenus est approuvée par le conseil scientifique
qui se réunit à la fin du mois de novembre. Tous les candidats sont informés par
courrier postal des résultats de la sélection.
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Modalités de séjour
Les boursiers reçoivent une allocation forfaitaire (voir le barème ci-après), destinée
à couvrir leurs frais de transport et de séjour (hébergement et nourriture). S’ils le
souhaitent et dans la mesure des disponibilités d’accueil, les boursiers peuvent être
hébergés à la Maison des hôtes à Athènes. Cet hébergement est payant pour tous
(12 € par nuit).
Pendant leur séjour, les boursiers ont accès libre et permanent (24 h / 24) à la
bibliothèque. Ils peuvent également se rendre, si leur recherche le nécessite et en
fonction des possibilités d’hébergement dans les maisons de fouilles, sur l’un ou
l’autre des sites archéologiques où s’exerce l’activité de l’EfA (la demande de séjour
sur site doit être formulée dès l’étape de la candidature).
Afin de gérer au mieux le potentiel d'accueil à la Maison des hôtes comme à la
bibliothèque, les dates d'arrivée et de départ des boursiers sont calées sur le début
et la fin de chaque mois. En début de séjour, tous les boursiers sont invités à
participer à une réunion d'accueil et d'information. Les bénéficiaires d'une bourse
qui sont en poste dans l'enseignement secondaire ou supérieur peuvent demander
à scinder en deux leur séjour, pour le faire correspondre avec des périodes de
vacances scolaires. Les « modernistes » qui comptent utiliser leur bourse pour des
enquêtes de terrain sont tenus de passer la première semaine de leur séjour au
moins à l’EfA.
L'EfA n'assure pas les bénéficiaires d’une bourse durant leurs déplacements et leur
séjour en Grèce. Ils sont donc invités à se renseigner auprès de leur compagnie
d’assurance et de leur Mutuelle pour avoir connaissance avant leur départ de la
couverture et de l'aide dont ils bénéficient à l'étranger en cas de maladie ou
d'accident.
Montants des mensualités et modalités de paiement
Le montant des mensualités de bourse a été fixé par le Conseil d’Administration du
1/12/2008 :
Boursiers avec traitement
ou titulaires d’un contrat doctoral
Boursiers sans revenus fixes
710 € le premier mois
310 € le mois suivant
NB : les boursiers résidents et salariés dans des pays à faible niveau de vie
sont assimilés aux boursiers sans revenus fixes
Les mensualités sont versées en une seule fois, par virement bancaire uniquement,
en début de séjour, sur présentation de l’ordre de mission établi par la Direction
des études. Dans les exceptionnels cas de séjours scindés en deux, le versement se
fait au début du premier séjour. Les boursiers retenus doivent transmettre leurs
références bancaires au service administratif et comptable avant le début du mois
de bourse (contact : [email protected]).
Étude de matériel dans le cadre d’une bourse
En cas de demande d’accès pour photographie ou pour étude, à des monuments ou
à du mobilier sur les sites et musées de Grèce, on veillera à adresser à temps
(minimum 2 mois avant le début du séjour prévus) à Litsa Trouki tous les éléments
nécessaires à la formulation d’une demande auprès du Ministère de la Culture.
Voir la fiche Demande d’étude de matériel publié
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Gratuité sur les sites et dans les Musées pour les boursiers
Afin d'obtenir une carte de gratuité sur les sites archéologiques et dans les musées
en Grèce (valable 3 ans), les chercheurs peuvent envoyer à Evi Platanitou
([email protected]), par courrier postal deux photos en couleur et identiques le
plus tôt possible avant le début de leur séjour.
Bourses post-doctorales
Exceptionnellement, quelques bourses peuvent être attribuées chaque année à des
chercheurs en situation post-doctorale. La procédure et le dossier de candidature
suivent les mêmes règles et calendrier que pour les doctorants.
Rapport
Dans le mois qui suit la fin de leur séjour à Athènes, les boursiers sont tenus
d’adresser à la Direction des études un rapport sur leur activité dans le cadre de
leur bourse (10 000 caractères maximum, espaces compris), en Français, le cas
échéant en Anglais.
Ce rapport est transmis pour information à leur Directeur de Thèse.
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Formation : stages professionnels
Quand ? :
1er mars au plus tard
À qui ? :
Adresse :
[email protected]
Dans le cadre de son dispositif de formation, l’EfA peut accueillir des étudiants
inscrits dans un cursus de formation professionnelle, qui ont l’obligation d’effectuer
un stage « professionnalisant » au cours de leur cursus ou à la fin. Ce dispositif
concerne des étudiants qui se destinent à des métiers liés à l’archéologie :
topographie, restauration, architecture, dessin, mais aussi des spécialistes
d’archivistique. La durée du stage, d'un mois au minimum, varie selon la mission
confiée au stagiaire.
Les candidats doivent être inscrits à un niveau d’études correspondant au Master 1
et au-delà. Pour les stages se déroulant sur le terrain, ils doivent présenter les
conditions physiques requises.
Candidatures
l'EfA adresse en janvier un appel à candidatures aux établissements formant les
professionnels dont elle aura éventuellement besoin pour les campagnes de terrain
de l’année.
Les dossiers de candidature doivent comprendre :
– une fiche de candidature à saisir en ligne
– une lettre de motivation,
– une lettre de recommandation d’un responsable de la formation dans
laquelle est engagé le candidat.
L’envoi des dossiers de candidature se fait par voie électronique, en pièces
attachées à un message adressé à [email protected]. Un accusé de
réception est envoyé dès réception de ce message.
Sélection des stagiaires en formation professionnelle
Les candidatures sont examinées par une commission réunissant la Direction, la
Direction des études de l’EfA, ainsi que les responsables des opérations
scientifiques susceptibles d’accueillir le stagiaire et le maître de stage concerné.
Convention de stage professionnel
Pour chacun des candidats retenus, les modalités du stage sont arrêtées avec
l’établissement d’origine. Le stage se déroule toujours sous la responsabilité d’un
professionnel (restaurateur, ingénieur topographe, architecte, conservateur…)
appartenant au personnel de l’EfA, ou, le cas échéant travaillant sous contrat avec
l’EfA, ou encore appartenant aux personnels du Ministère de la Culture grec.
Une convention de stage est signée entre l’EfA et l’établissement de formation.
Modalités de séjour
Les stagiaires en formation professionnelle perçoivent une allocation forfaitaire (voir
le barème ci-après), destinée à couvrir leurs frais de transport jusque sur le site où
ils interviennent, ainsi que leurs frais de bouche. Ils sont hébergés gracieusement
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sur les sites où ils sont appelés à travailler. Dans la mesure des disponibilités
d’accueil et si leur voyage nécessite un passage à Athènes, ils peuvent être
hébergés à la Maison des hôtes à Athènes : cet hébergement est payant (12 € ou
14 € par nuit).
Montants des mensualités
Le montant des mensualités pour stage professionnel est calqué sur celui des
bourses doctorales. Il a été fixé par le Conseil d’Administration du 1/12/2008 :
Stagiaire en formation professionnelle
avec traitement
ou titulaire d’un contrat doctoral
Stagiaire en formation professionnelle
sans revenus fixes
Les mensualités sont versées en une seule fois, par virement bancaire uniquement.
Au delà d’un mois, le montant de la bourse peut être versé au pro rata de la durée
de la mission. Les boursiers retenus doivent transmettre leurs références bancaires
au service administratif et comptable avant le début du premier mois de bourse
(contact : [email protected]).
Rapport / évaluation
Dans le mois qui suit la fin de leur séjour à Athènes, les stagiaires en formation
professionnelle sont tenus d’adresser à la Direction des études et à leur maître de
stage un rapport sur leur activité (10 000 caractères maximum, espaces compris).
Le maître de stage transmet à la Direction des études de l’EfA l’évaluation dans la
forme prévue par la convention de stage.
La Direction des études de l’EfA transmet le rapport de stage et l’évaluation à
l’établissement d’origine de l’étudiant
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Formation : stages sur sites (terrain, musée)
Quand ? :
15 mars
À qui ? :
Adresse :
[email protected]
Dans le cadre de son dispositif de formation, l’EfA fait participer à ses missions sur
site (fouille et post-fouille, prospections, études de mobilier en musée) des
étudiants inscrits dans un cursus de formation initiale en sciences de l’antiquité. Ce
stage peut le cas échéant être validé dans le cadre d’une maquette d’enseignement.
Les candidats doivent être inscrits à un niveau d’études correspondant au minimum
à la 3e année de la Licence (archéologie, histoire, le cas échéant lettres classiques).
Pour les stages de fouille, ils doivent présenter les aptitudes physiques requises et
faire état d’une expérience de fouille.
Candidatures
Au mois de janvier, l’EfA affiche sur son site la liste des opérations susceptibles de
d’accueillir des étudiants et le calendrier prévisionnel.
Voie 1 : candidature adressée aux responsables d’opération
Les stagiaires sont, le plus souvent, recrutés directement en janvier-février par le
responsable de l’opération, enseignant-chercheur dans une université, parmi ses
propres étudiants : dans ce cas, le responsable s’engage à obtenir le financement
des voyages des stagiaires qu’il a recrutés au sein de sa propre université (UFR,
centre de recherche, École doctorale, Relations internationales, …) ou à soutenir
l’étudiant dans ses démarches auprès d’un autre organisme (collectivité territoriale,
fondation, sponsor…).
Voie 2 : candidature adressée à l’EfA
Les étudiants d’universités dont aucun enseignant-chercheur ne travaille sur les
sites de l’EfA adressent leur candidature directement à l’EfA pour le 1er avril au plus
tard. Le dossier de candidature doit comprendre :
– une fiche de candidature
– un curriculum vitae détaillant l’expérience de terrain (fouille ou
prospection) ou de musée (dessin, post-fouille) ;
– une lettre de recommandation d’un enseignant-chercheur, ou d’un
responsable d’un chantier auquel le candidat a déjà pris part ;
– une lettre de motivation dans laquelle le candidat décrira ses
compétences en fonction du type d’opération auquel il postule.
L’envoi des dossiers se fait par voie électronique :
– la fiche de candidature est à saisir en ligne sur le site internet de l’EfA :
le lien à partir de www.efa > l’école > formation à la recherche > stages)
sera actif du 15 janvier au 15 mars.
– les autres documents devront être envoyés par courrier électronique à
l’adresse [email protected] pour le 15 mars au plus tard.
Recrutement des stagiaires
Les candidatures par la « voie 2 » sont examinées conjointement par la Direction
des études de l’EfA et les responsables des opérations de terrain concernées. Quoi
qu’il en soit, la Direction des études se réserve la possibilité de placer quelques
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étudiants de ce « vivier » dans les équipes nombreuses, avec le voyage pris en
charge par l’EfA le cas échéant.
Modalités de prise en charge
En règle générale, l’étudiant stagiaire doit obtenir de son université (UFR, centre de
recherche, relations internationales, aide à l’insertion professionnelle…) ou d’autres
organismes (collectivités territoriales, fondation) ou sponsors le financement de son
voyage. La prise en charge par l’EfA ne peut être qu’exceptionnelle. Dans tous les
cas, le stagiaire s’efforcera d’emprunter le mode de transport le plus économique.
Les étudiants stagiaires sont logés gratuitement par l’EfA sur le site où s’effectue
leur mission. Dans la mesure des disponibilités d’accueil et seulement si leur
voyage nécessite un passage à Athènes, ils peuvent être hébergés à la Maison des
hôtes à Athènes : cet hébergement est gratuit dans la limite d’une nuitée à l’aller et
au retour.
Pour couvrir tout ou partie des frais de nourriture occasionnés par ce stage
pratique, l’EfA verse aux étudiants sans revenu – et le cas échéant aux chercheurs
sans revenu au moment de la mission – une indemnité forfaitaire journalière (per
diem). Le montant de ce per diem, jusqu’alors de 15 €/jour quel que soit le site,
sera ajusté en fonction des contraintes réglementaires par lesquelles les universités
encadrent désormais les stages de leurs étudiants.
Conventions de stage
Afin que le stagiaire bénéficie d’une couverture sociale en cas de maladie ou
d’accident durant son séjour en Grèce, il est nécessaire que soit conclue une
convention de stage. Ce document, fourni par l’établissement d’origine du stagiaire,
est établi en trois exemplaires et signé par l’établissement d’enseignement
supérieur de rattachement, par l’EfA et par l’étudiant. Il précise la durée du stage,
son objet et les conditions du séjour et de prise en charge du stagiaire. En cas de
conflit ou de malentendu, c'est le seul document de référence entre les trois
parties.
Tous les responsables de mission qui recrutent des stagiaires étudiants sont
instamment priés de veiller à ce que la convention de stage soit établie et signée
par les trois partenaires au moins 15 jours avant le début du stage. Les
formulaires, une fois collectés et vérifiés par le chef de mission, doivent être
collectivement adressés au Directeur de l’EfA en trois exemplaires entièrement
renseignés. On notera que :
– dans la partie concernant l'EfA, c'est le nom du Directeur, signataire pour
l’EfA, qui doit figurer en regard de la mention du représentant légal de
l'établissement ;
– le nom du responsable de la mission peut apparaître dans la rubrique
« maître de stage » lorsque le formulaire la prévoit.
Les conventions de stages ne seront prises en compte et signées par le Directeur de
l’EfA que si elles sont accompagnées d’une attestation de vaccination contre le
tétanos, ainsi que d’un certificat de non contre-indication à l’activité de fouille
délivré par un médecin de prévention de l’établissement d’origine.
NB : La convention de stage est un document indépendant de l’ordre de mission,
qui doit être émis avant le début de la mission dès lors que le stagiaire bénéficie
d’une prise en charge, partielle ou totale, par l’EfA des frais liés à sa participation à
la mission.
Pour accélérer le déroulement de la procédure, les formulaires peuvent être
envoyés par voie électronique ([email protected]), ou à défaut par télécopie, à
l'attention de Litsa Trouki (fax: +30 210 36 32 101) ou encore par voie postale.
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Formation : Séminaires de Formation doctorale
Quand ? :
Consulter le site internet de l’EfA
À qui ? :
Adresse :
[email protected]
Chaque année, l’EfA organise plusieurs sessions de formation doctorale pour
l’Antiquité et pour les études des époques moderne et contemporaine, seule ou en
collaboration avec d’autres institutions travaillant dans le bassin méditerranéen et
dans les Balkans. Ces formations s’adressent à des étudiants inscrits en parcours
doctoral ; exceptionnellement, dans la mesure des places disponibles, ils peuvent
accueillir des étudiants inscrits en Master 2. Une bonne maîtrise de la langue
française est indispensable.
Ces séminaires se proposent d'associer d’un point de vue thématique l'étude d'un
site archéologique ou d’une région et l'approche d'une discipline. Ils peuvent aussi
constituer un volet de formation des jeunes chercheurs, adossé aux programmes de
recherche de l'EfA. Ils correspondent à un volume théorique de 50 h
d’enseignement, réparties sur environ 12 jours, comprenant des visites de sites, de
musées, de centres d'archives et de documentation, des cours théoriques, des
exercices pratiques et des exposés des étudiants participants.
Modalités pratiques
Les frais de voyage jusqu’au site du séminaire (et retour depuis celui-ci) sont à la
charge de l'École doctorale de rattachement (ou du participant).
Les éventuels déplacements durant le séminaire sont organisés et financés par
l'EfA, qui offre également l’hébergement sur les sites (en chambre double) et à la
Maison des hôtes de l’EfA lors d’un éventuel transit par Athènes (dans tous les cas,
literie et linge de toilette sont fournis).
Sauf exception, les frais de nourriture restent à la charge des participants (environ
15 € par jour).
L’EfA peut assurer la rémunération des intervenants, pour un volume horaire total
de 50h équivalent TD au maximum (40,91 euros/heure taux septembre 2013, soit
2045,5 euros au maximum). Cette somme pourra être répartie entre les différents
intervenants en proportion de leur activité. Chaque rémunération donne lieu à la
rédaction d’un contrat, signé par le directeur de l’EfA et par l’intervenant. Pour les
fonctionnaires de l’État français, un certificat d’autorisation de cumul devra être
délivré par leur institution de rattachement.
Candidatures et sélection des dossiers
Les dossiers de candidature comprennent :
– une fiche de candidature,
– une lettre de motivation,
– une ou des lettres de recommandation.
L’envoi des dossiers se fait par voie électronique uniquement :
–
la fiche de candidature est à saisir en ligne sur la plateforme de service
de l’EfA : www.missions.efa.gr, après création d’un compte personnel.
– les autres documents sont à envoyer par courrier électronique à l’adresse
[email protected].
Un accusé de réception est envoyé au plus tard une semaine après la date limite du
dépôt des candidatures.
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Les dossiers sont examinés par le ou les responsables scientifiques de la formation
en concertation avec la Direction des études, dans la quinzaine qui suit la date
limite d’envoi. Tous les candidats reçoivent une réponse.
Les candidats retenus doivent immédiatement confirmer leur participation par
courrier électronique, puis en retournant le formulaire de confirmation, accompagné
d’un chèque (ou mandat postal) de caution de 100 €. En cas de défection tardive et
non motivée, le chèque sera encaissé.
Programmes
Le programme détaillé des formations proposées dans le cadre du contrat
quinquennal
2012-2016
sera
consultable
à
l’adresse
http://www.efa.gr/Formation/Sem_doct/form_sem_doct_gen.htm
Évaluation, Validation
Tous les séminaires se terminent par une évaluation. Pour les étudiants qui
souhaitent valider cette formation dans le cadre de leur cursus universitaire
(Doctorat, exceptionnellement Master 2), le résultat de l’évaluation est transmis à
l’École doctorale concernée par la Direction des études.
Dans le mois qui suit la formation, les participants doivent adresser au Directeur de
l'EfA un bref rapport (10 000 caractères maximum, espaces compris) mettant en
valeur l'apport du séminaire pour la conduite et l'avancement de leurs propres
travaux de recherche.
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Recherche : la demande d’autorisation
Quand ? :
1er octobre pour l’année suivante
À qui ? :
Direction
Adresse :
[email protected]
Tout travail de terrain et/ou dans les Musées, qu’il s’agisse de la poursuite d’une
opération ou d’une nouvelle entreprise, doit obligatoirement faire l’objet d’une
demande d’autorisation auprès de l’Éphorie concernée, qui transmet un avis au
Ministère de la Culture : ce dernier prend la décision finale. Les autorisations de
travail sont délivrées pour une année civile ; toute autorisation obtenue mais « non
utilisée » doit donc faire l’objet d’une demande explicite de report pour l’année
suivante. L’expérience montre qu’en raison des délais d’étude des dossiers au
ministère de la Culture, il est exclu de prévoir des opérations de terrain en avril et
même en mai.
Les demandes seront adressées par voie électronique à l'adresse [email protected]
Pour aboutir, les demandes d’autorisations, traduites en grec par nos soins, doivent
se conformer au modèle suggéré par la loi 3028 sur l’archéologie promulguée en
2002 (consultable sur www.missions.efa.gr/aide). Elles comporteront donc les
éléments suivants :
Demande pour la poursuite d’opérations de terrain en cours
– Le rapport illustré sur les travaux menés au cours de l’année précédente
(voir supra).
– Un bref argumentaire sur les objectifs et les résultats attendus de la
poursuite des recherches.
– Pour une fouille, on joindra un plan sur lequel seront indiqués à la fois les
secteurs dégagés lors des précédentes campagnes et celui ou ceux que l’on
se propose d’explorer.
– Le responsable du programme, ainsi que l’Institution à laquelle il se
rattache, sont fermement invités à se montrer très attentifs au problème
de la conservation des vestiges exhumés et à soumettre des propositions
de restauration et de consolidation aux Directions compétentes du
Ministère grec de la Culture.
– Pour la poursuite d’une prospection de surface ou géophysique, fournir
les mêmes documents (cartes au 1 : 5000) que pour une première
demande (voir ci-dessous).
Demande pour une nouvelle recherche de terrain
– Une présentation détaillée du programme et de ses objectifs sur 5 ans
– Une notice biographique du responsable du programme et des membres
permanents de l’équipe.
– La liste des collaborateurs précisant leur spécialité.
– La localisation exacte du site à explorer, soit un plan de la zone à fouiller
à chaque campagne, soit, pour une demande de prospection, l’indication
sur des cartes au 1 : 5000 du Service géographique de l’armée (ΓΥΣ) de la
zone à prospecter en totalité et par campagne (Le cas échéant, une
autorisation devra aussi être demandée au Δασαρχείον).
– Pour une demande de prospection géophysique, décrire la méthode
employée et les résultats attendus. Joindre un plan topographique avec
indication des zones et points à prospecter. Pour des carottages, indiquer
leur localisation exacte sur un plan, leurs dimensions (profondeur et
12
diamètre) ainsi que les modes d’analyse en laboratoire (appareils,
méthodes).
Demande pour une étude de matériel inédit
Qu’il s’agisse d’un matériel provenant d’une fouille ancienne ou récente, il est
préférable d’inclure les demandes d’étude de matériel dans les programmes de
recherche annuels, et d’éviter de multiplier les demandes éparpillées tout au long
de l’année. La demande comportera les pièces suivantes :
– le cas échéant, le rapport illustré sur les travaux menés au cours de
l’année précédente.
– pour la poursuite de l’étude, tous les renseignements concernant le
matériel en question (type de matériel, provenance, lieu de rangement
dans les réserves, etc.).
Si des prélèvements en vue d’analyses sont envisagés, faire une demande séparée
conforme au modèle indiqué ci-dessous, qui sera adressée à l’Éphorie concernée.
Les demandes de prélèvements peuvent toutefois être établies indépendamment
des demandes d’autorisation annuelles, à tout moment de l’année.
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Recherche : la demande d’étude de matériel publié
Quand ? :
tout au long de l’année, 2 mois avant la mission
À qui ? :
Direction
Adresse :
[email protected]
Toute personne désireuse d’examiner du matériel déjà publié exposé en salle ou
conservé dans des réserves doit adresser à l’EfA ([email protected]) deux mois
minimum avant la date de séjour envisagée (délai à respecter pour l’obtention des
autorisations) :
– une liste détaillée du matériel comprenant obligatoirement les numéros
d’inventaire et la référence complète de la publication, titre, année, page,
(une liste par musée).
– une lettre d’accompagnement indiquant les coordonnées, qualités et
fonctions du demandeur (pour les doctorants, préciser l’Université de
rattachement, le sujet de recherche et le directeur de thèse) et justifiant la
demande d’examen de matériel tout en précisant la période à laquelle on
souhaite travailler.
Toute liste imprécise ou incomplète sera retournée, car une demande incomplète
n’a aucune chance d’aboutir.
Il est rappelé qu’à moins d’en être l’inventeur ou d’avoir officiellement obtenu des
droits de publication sur un matériel inédit, les demandes d’étude ponctuelle ne
peuvent porter que sur du matériel (vestiges, objets, etc.) dûment publié (à ce
propos, il est rappelé que les mentions dans les Rapports sur les travaux de l’EfA et
dans la Chronique des fouilles en Grèce du BCH ou en ligne ne sont pas considérées
comme une publication).
Il va de soi que l’examen du matériel ne peut être effectué que si l’autorisation a
été délivrée.
Dès réception, l’EfA adresse copie de l’autorisation au demandeur afin qu’il puisse la
présenter aux personnels des Musées.
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Recherche : prélèvements pour analyses
Quand ? :
À tout moment de l’année
À qui ? :
Direction
Adresse :
[email protected]
La demande de prélèvements : auteurs, destinataires
Les demandes pour prélèvements et analyses doivent être adressées via l’EfA aux
éphories concernées, avec envoi de copies conformes au Département des
institutions scientifiques, étrangères et grecques de la Direction des antiquités
préhistoriques et classiques (Τμήμα Ξένων Σχολών) et au Département de la
recherche appliquée de la Direction de restauration des monuments antiques et
modernes. Ce dernier a compétence pour émettre les autorisations.
Quand le matériel à étudier ou à analyser relève de plusieurs éphories, les
demandes sont envoyées en même temps à toutes les éphories concernées, afin
qu’elles soient examinées toutes ensemble dans le cas des programmes élargis.
Quand le matériel archéologique provient des recherches des institutions qui
dépendent du Ministère de la Culture, les demandes seront déposées par
l’institution. En outre, quand il s’agit de demandes d’étudiants inscrits en Master ou
en Thèse et que les prélèvements doivent être effectués dans le cadre de leurs
travaux, il est indispensable que les professeurs qui dirigent ces travaux co-signent
les demandes.
Dispositions à respecter avant de déposer une demande
Avant de déposer une demande, les intéressés doivent prendre connaissance des
dispositions suivantes :
– aucun prélèvement nécessitant de détacher une partie d’un d’objet
intégralement conservé ne peut être autorisé, conformément à l’article 26
de la loi 3028/02.
– il est interdit aux différentes institutions et fondations de constituer des
archives hors du Service archéologique en conservant une partie de la
matière prélevée sans l’autorisation des Directions compétentes du
ministère de la culture.
– aucune demande de mise en œuvre d’une méthode destructive ne sera
examinée dès lors qu’il est possible d’obtenir des résultats identiques en
recourant à une autre méthode non destructive. En outre, on choisira la
méthode dont la mise en œuvre demande la plus faible quantité de
matière.
– la mise en œuvre d’une méthode destructive sera autorisée uniquement
pour des fragments qui ne peuvent être restaurés (par exemple tessons
après tri, produits d’érosion, scories, croûte noire, restes organiques).
– en ce qui concerne les matériaux de construction, à savoir :- les pierres,
briques en terre crue, briques cuites ; - les crépis, enduits, peintures
murales, boiseries ; - les fragments de matériaux de construction
provenant de carrières, on notera les dispositions suivantes :
- dans la mesure où toutes les méthodes utilisées sont
destructives, l’autorisation sera accordée uniquement pour des
fragments de matériaux de construction ou des enduits prêts à
tomber. On refusera de détacher des fragments qui peuvent par la
suite provoquer la dégradation progressive du monument.
- étant donné que très peu de boiseries sont conservées, toute
demande de prélèvement sur ce matériau sera refusée.
- le prélèvement sur peintures murales n’est pas autorisé, pas
même sur les monuments restaurés.
15
– en ce qui concerne plus particulièrement le prélèvement de pigments sur
des peintures murales et des icônes, il sera le plus réduit possible et sera
interdit en toute occurrence sur les œuvres importantes.
– si une autorisation de prélèvement sur un monument ou sur un objet a
déjà été accordée dans le passé, une nouvelle demande de prélèvement ne
sera autorisée que si elle est suffisamment justifiée ou imposée par une
nouvelle recherche. Elle ne sera donc accordée que si la nouvelle recherche
a pour but d’obtenir des informations différentes sur l’objet.
Toute demande doit obligatoirement être accompagnée
– de l’autorisation écrite du fouilleur ou de l’institution dans le cas où le
prélèvement se ferait sur un objet issu d’une fouille ou d’une autre forme
de la recherche archéologique.
– des renseignements suivants :
- cadre général de la demande et but final des analyses du
matériel ; on précisera s’il s’agit de préparer une étude de
restauration ou une recherche plus approfondie de la trouvaille et
de trouvailles analogues ;
- nom et adresse de l’établissement scientifique et du laboratoire
où les objets seront transportés pour l’analyse, ainsi que le nom du
responsable du laboratoire.
– pour les demandes d’analyses à faire dans un laboratoire à l’étranger, il
convient d’expliquer pourquoi elles ne peuvent être faites en Grèce et de
justifier l’exportation des échantillons.
Pour les prélèvements, il est en outre nécessaire de fournir
– la liste détaillée des objets soumis à prélèvement ou analyse, qu’il
s’agisse d’objets entiers, de fragments ou des restes organiques. La liste
doit être accompagnée de photographies et d’autres informations comme la
provenance, la fouille, etc.
– la description de la manière et de la méthode mises en œuvre pour le
prélèvement, avec mention de l’endroit précis où le prélèvement sera
effectué.
– toutes précisions sur le nombre, les dimensions ou la quantité – selon les
cas – et l’aspect de l’échantillon. Quand la demande concerne plusieurs
échantillons (plus de 10), il faudra justifier ce grand nombre. En ce qui
concerne le matériel paléobotanique, restes organiques, scories ou autres
matières informes, il faut préciser en toute occurrence, outre la quantité
prélevée, la quantité de matière qui restera disponible après le
prélèvement : on s’assure ainsi que le matériel ne disparaît pas
entièrement, de sorte que des analyses demeurent possibles à l’avenir.
En ce qui concerne le traitement de l’échantillon et des analyses, il
convient de fournir
– une description détaillée de la méthode ou des méthodes d’analyse mises
en œuvre sur l’échantillon ou l’objet, de même que toute indication sur sa
destruction partielle ou totale que l’on prévoit.
– un calendrier prévisionnel indiquant la durée prévue pour les analyses et
la date envisagée pour le retour des échantillons ou des objets vers leur
lieu de conservation.
– il est enfin rappelé que les chercheurs auxquels une autorisation de
prélèvement est accordée doivent adresser une copie de la publication de
leurs résultats au Service Archéologique, Musée ou Éphorie concernés.
16
Recherche : organisation des colloques
Quand ? :
À tout moment de l’année
À qui ? :
Adresse :
[email protected] ou [email protected]
Toute proposition de colloque fait l’objet d’un examen préalable de la part de la
direction et de la direction des etudes concernée, qui rendent un avis en fonction de
la pertinence scientifique du projet, de son insertion dans les programmes généraux
de l’établissement et du calendrier des manifestations scientifiques.
Financement
Pour chaque colloque qu’elle contribue à organiser, financer et/ou héberger, l’EfA
recommande la participation financière d’un ou plusieurs partenaires extérieurs,
qu’il s’agisse des institutions de rattachement des organisateurs scientifiques
(Université, CNRS, IUF, etc), de programmes de recherches auxquels ceux-ci
émargent (ANR, programmes européens) ou d’autres institutions.
Outre la pertinence scientifique du projet, l’association de partenaires extérieurs
constitue un critère important dans le choix des manifestations scientifiques
soutenues par l’ÉfA. Dans tous les cas, l’ÉfA est libre d’adapter sa contribution
financière en proportion de l’engagement des partenaires extérieurs.
Tout montage financier associant plusieurs partenaires donne lieu à la rédaction
d’une convention signée par les responsables des différentes institutions engageant
des fonds dans l’organisation du colloque. La convention fait explicitement figurer
les montant engagés par les différents partenaires et leur répartition entre les
principaux postes budgétaires.
Dans tous les cas, la demande des moyens à imputer au budget scientifique de l’ÉfA
s’effectue avant le 15 octobre de l’année précédent celle de la tenue du colloque.
Organisation
Les organisateurs scientifiques se chargent de la rédaction de l’argumentaire
scientifique, de la constitution du budget prévisionnel (au moins un an avant la date
prévue pour la tenue du colloque), de la constitution de la liste des participants et
du programme (au moins trois mois avant la date prévue pour la tenue du
colloque), de la transmission des éléments destinés à réalisation des supports de
communication (textes, images, logos ; au moins deux mois avant la date prévue
pour la tenue du colloque).
De son côté, l’EfA assure la logistique de la manifestation : réservation de
l’hôtellerie et des repas pris en charge sur le budget scientifique du colloque,
réalisation et impression des affiches et des programmes, le cas échéant. Elle prend
également en charge une partie de la communication et de la diffusion auprès de la
communauté scientifique, principalement en Grèce. Elle réceptionne et traite les
dossiers de remboursements des frais des participants pris en charge sur son
budget scientifique.
L’ÉfA demande de prévoir, sur le budget du colloque, la présence d’une ou deux
personnes (par exemple des étudiants avancés) qui assureront l’intendance
quotidienne de la manifestation (accueil, projections, distributions et informations
diverses), en particulier pour les sessions qui se tiennent un samedi, en l’absence
du personnel ordinaire de l’ÉfA.
17
Recherche : le rapport d’activité
Quand ? :
1er octobre pour les activités de l’année en cours
À qui ? :
Direction
Adresse :
[email protected]
Le rapport d’activité portera sur chacune des opérations autorisées par le Ministère
grec de la Culture et menées avec le soutien financier et logistique de l’EfA. Il sera
envoyé de préférence par voie électronique (ou par voie postale avec un support
électronique).
Ce rapport se présentera sous plusieurs formes :
1. Une version analytique, aussi longue que souhaité, destinée aux
archives de l'EfA. Pour les missions bénéficiant d'un cofinancement du MAE, cette
version peut se confondre avec le rapport destiné à la DGCID. C'est à cette version
que doivent être rattachés les carnets de fouilles, les inventaires ainsi que les
archives photographiques, les plans et les relevés, qui auront reçu au préalable un
numéro d'inventaire à la planothèque ou à la photothèque.
2. Une version analytique de 4 à 5 pages destinée au Ministère grec de la
Culture. Cette version peut être, selon les cas, identique à la première. Après avoir
été traduit en grec, ce rapport accompagnera la demande d’autorisation de
poursuite des recherches, adressée aux Éphories et, pour les opérations ayant
nécessité l'agrément du ΚΑΣ, au Ministère de la Culture. Il convient de veiller à :
– fournir un texte mettant clairement en évidence les objectifs visés, les
moyens mis en œuvre et les résultats obtenus.
– respecter les termes exacts de l'autorisation (par exemple ne pas parler
de « sondages » lorsque la demande a été présentée comme un simple
nettoyage !).
3. Un résumé de longueur variable selon l'opération :
– pour une campagne de fouilles ou de prospection : résumé de 1000 mots
maximum, accompagné d'un plan et deux photographies ;
– pour un programme ou une étude : résumé de 500 mots maximum,
accompagné d'une photographie ;
– pour une restauration ou une mise en valeur : résumé de 200 mots
maximum, accompagné d'une photographie.
Ce rapport sera transmis tel quel à la rédaction de l'Αρχαιολογικόν Δελτίον ainsi
qu’à celle de la Chronique des fouilles en ligne / Archaeology in Greece Online,
(outil commun à l’EfA et à la British School at Athens, qui remplace désormais la
Chronique des fouilles en Grèce du BCH et le Archaeology in Greece des
Archaeological Reports de la revue ABSA). Cette version courte du rapport est
également utilisée par le Directeur de l’EfA pour la présentation des travaux devant
le Conseil scientifique (fin novembre / début décembre à Paris) et pour la
Conférence annuelle de l’École (au printemps de l’année suivante, à Athènes). Elle
sert également de base à la rédaction du rapport sur les travaux de l'École destiné
à l'Académie des Inscriptions et Belles Lettres.
NB : le rapport destiné au BCH concerne les opérations de terrain et les
programmes. Les missions d'étude de matériel font l'objet d'une présentation par le
directeur, en tête du rapport d'activité de l'EfA.
18
Gestion : Prise en charge des missions sur site
Quand ? :
À qui ? :
Adresse :
intranet.efa.gr/OM-10-06-10/index.php
Dans le souci de maintenir et de développer des programmes de recherche qu’elle
ne saurait financer intégralement à son propre compte, l’EfA recommande la
recherche systématique de cofinancements, en complément des fonds accordés sur
son budget scientifique.
Frais de déplacement
Autant que possible, le missionnaire obtiendra de son organisme de rattachement la
prise en charge de son voyage. Pour les voyages pris en charge par l’EfA
s’appliquent les règles de l’établissement :
– pour les seuls personnels métropolitains et locaux rattachés à l’EfA, le billet
pourra être acheté directement par l’EfA ;
– les membres scientifiques ne bénéficient d’aucune prise en charge des frais de
déplacement en mission ;
– pour tous les autres missionnaires dont le voyage est à la charge de l’EfA, la règle
est celle de l’achat du billet par le missionnaire, avec remboursement après la
mission, sur présentation de l’état de frais et des pièces justificatives ;
– seule exception : l’achat du billet de bateau Rafina (ou le Pirée) – Mykonos et
retour peut être demandé à Evi Platanitou ; on lui précisera obligatoirement au
moment de la commande si ce billet est à la charge de l’EfA ou du missionnaire ou
de son organisme de rattachement.
Indemnités journalières
1. Les textes réglementaires prévoient pour tous les fonctionnaires en déplacement
le versement d’indemnités journalières, au titre des frais d’hébergement et des frais
de bouche ; le taux varie selon que le missionnaire est ou non hébergé et nourri,
l’hébergement entrant pour 2/3 dans le taux prévu, les deux repas quotidiens pour
1/3. Pour les missions sur site dans le cadre des programmes de l’EfA, la règle est
celle du partage de la prise en charge de cette indemnité :
- dans tous les cas, l’hébergement est à la charge de l’EfA ;
- dans tous les cas, les indemnités au titre des frais de bouche sont versées par
l’organisme de rattachement du missionnaire ou imputées à un crédit différent du
budget scientifique propre de l’EfA.
Concrètement ce partage, dans lequel l’EfA assume la part la plus importante, se
traduit de la façon suivante :
– pour tous les missionnaires, quel que soit leur statut, l’EfA assure l’hébergement :
- sur site (maison de fouille, location extérieure, hôtel – dans ces deux
derniers cas, le chef de mission devra tenir une liste précise des personnes
hébergées et de leurs dates de séjour) ;
- à Athènes, à la Maison des Hôtes, lorsque qu’un transit par Athènes est
inévitable (gratuité pour tous les missionnaires, dans la limite d’une nuitée
à l’aller et au retour, de deux nuitées à l’aller et au retour pour le seul
responsable de la mission) ;
19
– l’EfA verse éventuellement une indemnité journalière à ses propres personnels,
locaux et métropolitains, selon les règles en vigueur au sein de l’établissement.
- personnels locaux : indemnité taux lorsque le logement n’est pas assuré
par l’EfA ; réduite à 80 % lorsque le logement est assuré par l’ÉfA.
- personnels métropolitains : indemnité taux plein sur les sites où l’EfA ne
dispose pas de maison de fouille ; taux réduit à 1/3 sur les sites où le
missionnaire est logé en maison de fouille ; aucune indemnité à Délos, où
le missionnaire est logé et nourri (prise en charge directe de la pension de
13€ / jour par le régisseur de la mission) ;
65 % hébergement
- membres scientifiques : aucune prise en charge.
– l’EfA ne verse aucune indemnité au titre des frais de bouche aux autres
missionnaires non personnels de l’EfA, agents titulaires ou stagiaires de l’état ou de
collectivité : ils s’adresseront à leur organisme de rattachement pour le versement
éventuel de cette indemnité. Le chef de mission peut aussi prendre les frais de
bouche en charge sur une subvention spécifique, qu’elle soit gérée ou non par l’EfA.
2. Autres statuts : les étudiants sans revenu et les chercheurs de pays à faible
niveau de vie continueront à bénéficier d’un per diem de 15 € / jour pour la durée
de leur mission sur le site.
20
Gestion : la demande de moyens
Quand ? :
15 octobre pour l’année suivante
À qui ? :
Adresse :
http://www.missions-efa.gr
La demande de moyens : généralités, calendrier
Tout travail envisagé, quelle que soit sa nature – opération de terrain, étude de
matériel, prises de vues, relevés, mise au net de dessins, numérisation d’images et
de plans – doit faire l’objet de demandes conjointes d’autorisation (adressée à la
Direction: voir plus haut) et de moyens (adressée à la Direction des études pour le
1er octobre).
C’est à partir des demandes de moyens que se construit le budget scientifique
annuel et que s’organise le travail, sur les sites comme en bureau, de tous les
collaborateurs scientifiques, architectes, dessinateurs, photographes, restaurateurs
et topographes. Ces documents permettent également de planifier l’occupation des
maisons de fouille et d’organiser le prêt des divers appareils et véhicules.
Les crédits sont attribués dans le cadre d’une année budgétaire correspondant à
l’année civile et il n’y a aucun report automatique de crédit d’une année sur l’autre,
qu’il s’agisse d’un « reliquat » plus ou moins important, ou de la totalité d’un crédit
non dépensé lorsqu’une mission n’a pu être effectuée. Tout bénéficiaire d’un crédit
non utilisé est donc invité à faire une nouvelle demande de moyens pour l’année
suivante.
Comment élaborer votre demande de moyens ?
La formulation d’une demande de moyens auprès de l’ÉfA requiert la création d’un
compte personnel à l’adresse www.missions-efa.gr
NB : les éventuelles demandes orales concernant les missions ne seront pas prises
en compte si elles ne sont pas confirmées par une demande écrite.
En cas de difficulté, un formulaire de contact permet de communiquer avec les
services de l’EfA.
Le formulaire de saisie en ligne comporte un certain nombre de champs libres
intitulés « remarques » : ils sont destinés aux explications et justifications de la
demande financière. Ces explications ne dispensent évidemment pas d'adresser au
Directeur une demande d'autorisation en bonne et due forme pour les travaux
prévus, avec le descriptif des opérations et l'argumentaire nécessaire à la demande
qui sera ensuite formulée auprès du Ministère grec et des éphories (voir ci-dessus).
On veillera à conserver une copie de la demande de moyens saisie en ligne.
Indemnités journalières de mission (chapitre 625)
1. Stagiaires sans revenus réguliers
Sur les sites, l’EfA accueille des stagiaires-étudiants qui reçoivent une formation
pratique complémentaire de leur cursus universitaire. Les diverses modalités du
stage sont définies au préalable dans une convention qui règle les rapports entre
l’université de rattachement, l’EfA et l’intéressé(e). Conformément à la législation
en vigueur, le stagiaire ne peut prétendre percevoir un salaire de la part de l’EfA,
mais il peut toutefois bénéficier d’une indemnité et d’avantages en nature
(notamment d’un hébergement gratuit sur les sites). Le montant de cette indemnité
(per diem), jusqu’alors de 15 €/jour quel que soit le site, sera adapté en fonction
des contraintes réglementaires qui encadrent désormais les stages d’étudiants.
21
Cette indemnité est exclusivement réservée aux étudiants sans revenus réguliers
effectuant un stage de formation non obligatoire sur les chantiers de fouille. Le cas
échéant, elle peut être versée aux chercheurs sans revenu régulier au moment de
la mission. En revanche, elle ne peut être versée ni aux élèves-fonctionnaires des
Ecoles Normales Supérieures ou de l’Ecole des Chartes, ni aux doctorants
contractuels, ni aux ATER ni, a fortiori, à des fonctionnaires titulaires, qu’ils soient
en activité ou à la retraite.
Cette indemnité ne peut non plus servir à couvrir les frais de nourriture des
personnes qui déclarent participer bénévolement à une mission. Il n’est d’ailleurs
pas équitable que ce per diem destiné aux étudiants ne disposant d’aucun revenu
serve à alimenter un fonds sur lequel est pris en charge la nourriture de l’ensemble
des participants à la mission, quel que soit leur statut.
Estimer le nombre de nuitées sur le site (le taux de 15 €/jour est maintenu pour le
calcul) ; y ajouter éventuellement deux nuitées lorsque le stagiaire passe par
Athènes (un jour avant le début de mission et un jour après la fin de mission).
2. Collaborateurs rattachés à l’EfA
Pour tout déplacement de plus d’une journée, calculer le montant des indemnités
journalières dues du jour de début au jour de fin de la mission, sur la base des
moyennes suivantes (arrondir à l’euro supérieur):
PERSONNEL
PERSONNEL LOCAL
METROPOLITAIN
TAUX
SEPTEMBRE
M. WURCHA.
2013
KOZELJ
KOZELJ
A.
PH. COLLET L. FADIN
EN EUROS KONSTANTATOS
pas d'indemnités à
Thasos
LOGE /
Maison de
LOGE, NON NOURRI
POUR 2 REPAS
Fouille
52,53
GRECE
(Sauf Délos 13 / jour)
CHYPRE
ALBANIE
HORS
Maison de
Fouilles
100,06
83,61
127,10
66,50
39,10
NON LOGE, NON NOURRI
HEBERGEMENT + 2 REPAS
GRECE
CHYPRE
150,30
125,07
104,51
158,88
ALBANIE
190,00
111,72
3. Collaborateurs agents de l’État non rattachés à l’EfA
Versement d’indemnités journalières sur les sites seulement dans des cas
expressément prévus dans le cadre de conventions avec l’EfA. Dans tous les autres
cas, remboursement des frais supplémentaires effectifs, pour lesquels tous les
justificatifs doivent être fournis.
Déplacements
Il va de soi que les enseignants-chercheurs et les chercheurs essaieront autant que
possible d’obtenir la prise en charge de leur propre voyage, et en tout cas celle de
leurs étudiants stagiaires, par leur centre de recherche ou Université
d’appartenance. Le recours aux financements de l’EfA ne doit pas être la règle. Quoi
22
qu’il en soit, l’EfA ne prendra jamais en charge plus d’un voyage par chercheur et
par opération scientifique.
Lorsqu’il y a prise en charge par l’EfA, la règle est celle de l’achat du billet par le
missionnaire, avec remboursement après la mission, sur présentation de l’état de
frais et des pièces justificatives.
1. Frais de voyage (chapitre 625)
Estimer le coût global des voyages selon les principes et indications de tarifs cidessous. Il est indispensable de réserver les billets d'avion pour l'ensemble de
l'équipe dès que les dates de mission sont fixées définitivement de façon à
bénéficier des meilleurs prix. Ajouter le cas échéant les frais de train jusqu'à
l'aéroport, en réservant également les billets longtemps à l'avance.
Voyages depuis et vers l’étranger
Billets
Coût indicatif
AR (avion)Paris-Athènes en classe éco.
390 €
AR (avion et train le cas échéant)
Province-Athènes en classe éco.
390 € + ?
AR (avion) Paris-Chypre
AR (avion et train le cas échéant)
Province-Chypre
550 €
AR (avion) Athènes-Chypre
350 €
AR (avion) Athènes-Tirana
350 €
Trajet aéroport Venizelos-EfA
autobus : 5 €
métro : 8 €
AR France-Grèce avec véhicule personnel
forfait : 267 €
550 € + ?
Taxi uniquement en l’absence de transport en commun et en cas de transport de
matériel lourd ou encombrant (entre EfA et aéroport 40 €).
Voyages intérieurs
Billet
Coût indicatif
AR Athènes/Kavala en avion
AR Athènes/Kavala en autocar Ktel
220 €
75 € (aller simple : 52 €)
AR
AR
AR
AR
8€
62 €
96 €
200 €
Athènes/Rafina ((bus urbain + autocar Ktel)
Rafina/Mykonos en bateau régulier
Rafina /Mykonos en bateau rapide
Athènes/Mykonos en avion
AR Athènes/Héracleion en ferry boat
40 € (fauteuil) 100 € (cabine)
AR Athènes/Héracleion en ferry boat pour 1 voiture 180 €
AR Athènes/Héracleion en avion
225 €
AR Athènes/Delphes (bus urbain + autocar Ktel)
AR Athènes/Argos (bus urbain + autocar Ktel)
35 €
25 €
Taxi uniquement en l’absence de transport en commun (entre Keramoti et
aéroport de Kavala : 20 €) et en cas de transport de matériel lourd ou
encombrant (entre EfA et aéroport : 40 € ; et Rafina : 35 €; et le Pirée: 20 €)
23
La règle qui prévaut pour les frais de transport engagés lors des missions est celle
du remboursement « dans la limite du tarif le moins onéreux du moyen de
transport en commun le mieux adapté au déplacement » (décret n° 2006-781 du 3
juillet 2006). En application de ce décret :
– les trajets Athènes-Myconos et Athènes-Hérakleion se font par bateau ;
– les frais de transport en ville ou en agglomération urbaine ne peuvent être
remboursés que sur la base du tarif du transport en commun, dès lors que celui-ci
existe. Les trajets en taxi, en France comme en Grèce ou Chypre, ne sont donc pas
remboursés, sauf cas de transport de charges précieuses, fragiles, lourdes ou
encombrantes, ou absence avérée de moyens de transport en commun. En Grèce,
la règle s’applique au remboursement des trajets EfA-Aéroport d’Athènes, EfA-Le
Pirée, EfA-Rafina, comme pour les trajets entre l’aéroport et les gares routières et
ferroviaires ou les ports. En France, elle l’est également pour le remboursement du
trajet aéroport-domicile et pour tout déplacement à l’intérieur du territoire de la
commune où s’effectue la mission.
Les commissions d’agence et les assurances, individuelle ou annulation de voyage,
ne sont pas remboursées.
Ne pas oublier d’inclure dans le budget les voyages de tous les collaborateurs
scientifiques rattachés à l’EfA dont la participation est sollicitée. L’EfA se réserve
toutefois la possibilité de regrouper en un seul déplacement plusieurs interventions
de courte ou moyenne durée qui auraient été demandées sur le même site.
2. Location de véhicule (chapitre 613)
À n’envisager que si aucun des véhicules de l’EfA n’est disponible.
3. Utilisation d’un véhicule personnel (chapitre 625)
L’utilisation du véhicule personnel n’est autorisée que si elle « entraîne une
économie ou un gain de temps appréciables, ou lorsqu’elle est rendue nécessaire
soit par l’absence, permanente ou occasionnelle, de moyens de transport en
commun, soit par l’obligation attestée de transporter du matériel fragile, lourd ou
encombrant ». Elle doit faire l’objet d’un accord préalable (consulter la Direction des
études).
4. Hébergement (chapitre 625)
La prise en charge par l’EfA d’une nuit d’hôtel durant le voyage vers ou au retour
d’un site ne peut s’envisager que si cette dépense permet de réaliser sur le coût
global du voyage une économie nettement supérieure au coût de la nuitée.
Coût indicatif de la nuitée
Athènes, Thessalonique, Italie
70 €
Myconos
65 €
Keramoti
45 €
Autres (Grèce, Bulgarie, Albanie…)
50 €
Salaires des ouvriers (chapitre 641)
Le calcul doit être fait sur la base du salaire journalier brut, incluant les charges
patronales, à partir des moyennes suivantes : 105 € par jour en Grèce et à Chypre,
15 € par jour en Albanie (tarifs prévisibles pour 2014).
Le paiement des ouvriers peut s’effectuer par trois biais :
- par le règlement d’une prestation de services à une entreprise employant les
ouvriers. En ce cas, une facture doit être transmise au service administratif et
comptable de l’ÉfA, accompagnée des références bancaires de l’entreprise.
24
- sur prise en charge directe par le service administratif et comptable de l’ÉfA
(nouvelle procédure simplifiée, en ligne, qui implique cependant la transmission
préalable d’une fiche de renseignements administratifs pour chaque ouvrier. Pour
plus de renseignements : contacter [email protected])
- sur la régie du chef de mission, pour des travaux ponctuels, de courte durée.
Honoraires (chapitre 622)
La rémunération sur honoraires ne peut concerner que des travailleurs
indépendants, déclarés comme tels auprès d’une administration fiscale et des
organismes d’assurances sociales, et possédant de ce fait un numéro officiel
d’identification professionnelle (n° de SIRET en France). Les honoraires versés
couvrent tous les frais occasionnés par la prestation, y compris les frais de voyage
et de fournitures.
Le responsable de la mission doit donc consulter tout collaborateur rémunéré selon
cette modalité afin d’inclure dans sa demande de moyens un montant d’honoraires
qui sera accompagné et justifié par une proposition d’honoraires émanant de son
collaborateur. Sur ce devis figureront tous renseignements utiles : coordonnées,
n° d’enregistrement professionnel, rapide descriptif du travail à accomplir, temps
estimé nécessaire pour sa réalisation, moyens mis en œuvre, échéancier pour la
remise des travaux (toujours dans le cadre d’une année civile).
Frais d’analyse ou de prestation (chapitre 617)
Les devis pour analyses ou autres prestations, à joindre si possible à la demande de
moyens, doivent inclure les taxes et être exclusivement établis au nom de l’EfA,
sans qu’apparaisse le nom ou l’adresse du chercheur impliqué et/ou bénéficiaire ni
aucun autre nom de personne. Ces devis peuvent être émis par des organismes
publics (laboratoires CNRS ou universités) ou par des sociétés privées, mais pas par
des particuliers (à moins qu’ils ne soient enregistrés comme travailleurs
indépendants, voir dans ce cas le § précédent concernant les honoraires).
Prestations de service (chapitres 615 / 628)
Afin de diminuer la masse salariale, plutôt que de recourir à des ouvriers salariés
(ci-dessus, chapitre 641) on recourra de préférence aux services d’entreprises
payées sur facture : ceci peut concerner des travaux de nettoyage et
débroussaillage de terrain, de construction ou réparation de murs de terrasse en
bord de fouille, de protections, etc.
Locations (chapitre 613)
En fonction du calendrier d’occupation prévisible des maison des fouilles (par ex.
Thasos en juillet peut-être et certainement en août-septembre) – ou en l’absence
de maison de fouille sur les missions non permanentes (par ex. Dreros, Kirrha), il
faut prévoir dans le budget global de la mission les hébergements extérieurs
(location de chambre, location d’appartement) qui permettront de loger l’équipe.
L’EfA ne participe en rien aux locations des missionnaires venant accompagnés de
leur famille.
Frais généraux (chapitre 606)
D’un montant raisonnable, la somme demandée doit être destinée à couvrir des
achats ou frais en relation directe avec l’opération (par ex. supplément de bagages
pour transport d’appareils lourds, achats de photographies aériennes ou de cartes
topographiques, matériel de fouille, etc.). Prévoir aussi les consommables (papier,
toner, cartouches d’encre …) pour les équipements commun des maisons de fouille.
25
Attention : les gros et petits équipements de maison de fouille et les outils
informatique-bureautique ne relèvent pas du budget scientifique, mais du budget
de fonctionnement (réfrigérateurs, fer à repasser…) ou du budget du service
informatique (imprimantes, scanner). Ces demandes d’équipements qui ont
vocation à être mutualisés, ne sont inclues que pour mémoire dans le formulaire de
demandes de moyens en ligne : les prix indiqués ne s’ajoutent pas au total de la
demande. Elles peuvent aussi faire l’objet d’une demande séparée adressée par
courriel à la Direction des études.
Autres financements
Les opérations sont financées de préférence dans le cadre de partenariats, parfois
prévus dans le cadre de conventions. On précisera le nom des institutions sollicitées
et les montants demandés.
Calendrier des missions
Ne pas oublier de préciser les dates souhaitées pour le déroulement de la mission
sur site et le nombre total de personnes qui devront être hébergées à la maison de
fouilles. A Délos, prévoir les arrivées le dimanche et les départs le samedi, afin
d’éviter dans la mesure du possible les chevauchements d’équipes.
L’expérience montre qu’en raison des délais d’étude des dossiers au Ministère de la
Culture, il est exclu de prévoir des opérations de terrain en avril et même en mai.
NB : Le fait que chacun « pose des dates » n’équivaut pas à la réservation effective
d’une période ou d’une maison de fouilles, en partie ou totalité. Il a été constaté
qu’un minimum d’entente préalable entre chercheurs et équipes fréquentant un
même site est plus satisfaisant qu’un planning imposé par une autorité centrale.
Celle-ci néanmoins ne se dérobe pas à ses obligations et intervient lorsque les
usagers ne parviennent pas à s’entendre à l’amiable.
Examen des demandes de moyens, notification
La Direction des études examine les demandes de moyens à l’automne (demande
de précisions, corrections ou reformulations éventuelles…). Les arbitrages sont
rendus en début d’année. L’accessibilité des notifications des crédits accordés est
signalée aux responsables de missions au début du mois de février, par courrier
électronique.
Les chercheurs sont ensuite invités à présenter, sur la base du montant obtenu,
une répartition de l'emploi des crédits accordés (= ventilation) avant le 10 mars
(voir ci-dessous, rubrique ventilation) en même temps qu’ils saisissent la
composition définitive de leur équipe (voir ci-dessous, rubrique formation des
équipes).
26
Gestion : la ventilation des crédits notifiés
Quand ? :
10 mars au plus tard
À qui ? :
Adresse :
[email protected]
Calendrier, procédure
Pour le 10 mars au plus tard, les responsables de mission sont invités à faire
connaître, par le biais d’une saisie en ligne, la répartition finale par chapitres
budgétaires (= ventilation) des crédits qui leur ont été notifiés. Le formulaire de
saisie en ligne de la ventilation est pratiquement identique à celui de la demande de
moyens. Il s’affiche complètement renseigné avec une proposition de ventilation.
Trois cas de figure :
1. Le montant notifié est égal au ou proche du montant demandé, avec
une répartition par chapitres budgétaires jugée satisfaisante. Rien à
changer aux valeurs affichées ; indiquer les lignes qui seront sur régie.
2. Le montant notifié est égal au ou proche du montant demandé, mais la
répartition par chapitres budgétaires proposée n’est pas satisfaisante, ou
l’obtention d’un financement extérieur modifie la donne : on corrigera la
ventilation, dans le respect des règles budgétaires et sans évidemment
dépasser le montant notifié.
3. Le montant notifié est très sensiblement inférieur au montant
demandé : dans ce cas, la Direction des études n’a pas proposé pas de
ventilation et n’a pas modifié les valeurs saisies dans la demande. C’est au
responsable de la mission de proposer les valeurs finales et la nouvelle
ventilation, dans le respect des règles budgétaires et sans évidemment
dépasser le montant notifié. Indiquer les lignes qui seront sur régie.
Dans tous les cas
– on précisera obligatoirement les lignes qui seront sur régie.
– Dans la partie « autres financements », on indiquera, le cas échéant, les
crédits effectivement obtenus et leur affectation.
– on veillera à la cohérence entre la ventilation proposée et les
renseignements saisis en ligne dans le formulaire « équipe » (voir cidessous) : nombre de voyages pris en charge, nombre des per diem et
autres indemnités.
Une copie électronique ou une impression du formulaire peut être effectuée à tout
moment.
La validation du formulaire en ligne assure son envoi à la Direction des études
27
Gestion : Formation des équipes / recrutement de stagiaires
Quand ? :
15 mars au plus tard
À qui ? :
Adresse :
[email protected]
Calendrier
Les noms de toutes les personnes participant à une mission scientifique sur un site
(fouille, prospection ou étude de matériel) doivent être adressés aux Éphories
concernées au plus tard le 1er avril. En réponse à la demande envoyée par l’EfA, les
Éphories délivrent une liste, valable pour l’année, des personnes autorisées à
travailler sur le site et au musée. La date d’envoi de la demande aux autorités
grecques implique que les équipes aient été formées pour le 15 mars au plus tard.
Pour communiquer les noms de tous les participants à la mission, il est
indispensable de remplir de manière exhaustive le formulaire « équipe » en ligne :
on veillera à renseigner toutes les rubriques (nom, affiliation, statut, dates de
présence sur le site, prise en charge ou non des voyages extérieur et/ou intérieur,
versement ou non d’un per diem ou d’une autre indemnité). La validation de ce
formulaire assure son envoi à la Direction des études.
NB: pour le 10 mars doit être également envoyée la ventilation des crédits (voir cidessus), par la même voie électronique : on veillera évidemment à la cohérence
des renseignements dans les deux formulaires (nombre de voyages pris en charge,
nombre des per diem et autres indemnités) qui dispense des vérifications et
accélère les remboursements après les missions.
Le recrutement de stagiaires
Dans le cadre de son dispositif de formation, l’EfA fait participer à ses missions sur
site (fouille et post-fouille, prospections, études de mobilier en musée) des
étudiants inscrits dans un cursus de formation initiale en sciences de l’antiquité.
Pour le recrutement de ces stagiaires, on se reportera à la section Formation :
stagiaires sur site. (ci-dessus).
Les chefs de mission sont seuls responsables des recrutements d’étudiants
stagiaires au sein de leur propre université et de l’obtention du financement de
leurs voyages (« voie 1 » ci-dessus).
Les recrutement dans le vivier d’étudiants qui ont adressé leur candidature
directement à l’EfA (« voie 2 » ci-dessus) se fait en concertation entre la Direction
des études et les chefs de mission. Vers la mi-février, la Direction des études fait
connaître aux responsables de missions éventuellement concernés l’état du
« vivier » de candidatures reçues ; les CV et les lettres de motivation et de
recommandation seront également consultables. Quoi qu’il en soit, la Direction des
études se réserve la possibilité de placer quelques étudiants de ce « vivier » dans
les équipes nombreuses, avec le voyage pris en charge par l’EfA le cas échéant, et
d’arbitrer en cas de recrutements multiples.
Les chercheurs et enseignants-chercheurs qui connaissent des étudiants désireux
de participer à une opération de terrain mais ne comptent pas les recruter dans leur
propre équipe sont invités à les renvoyer sur le site web de l’EfA
http://www.efa.gr/Formation/form_stages_pro.htm pour se renseigner sur les
modalités de recrutement et le calendrier.
28
Conventions de stage
Pour que le stagiaire bénéficie d’une couverture sociale en cas de maladie ou
d’accident durant son séjour en Grèce, il est nécessaire que soit conclue une
convention de stage. Ce document, fourni par l’établissement d’origine du stagiaire,
est établi en trois exemplaires et signé par l’établissement d’enseignement
supérieur de rattachement, par l’EfA et par l’étudiant. Il précise la durée du stage,
son objet et les conditions du séjour et de prise en charge du stagiaire. En cas de
conflit ou de malentendu, c'est le seul document de référence entre les trois
parties.
Tous les responsables de mission qui recrutent des stagiaires étudiants sont
instamment priés de veiller à ce que la convention de stage soit établie et signée
par les trois partenaires au moins 15 jours avant le début du stage. Les
formulaires, une fois collectés et vérifiés par le chef de mission, doivent être
collectivement adressés au Directeur de l’EfA en trois exemplaires entièrement
renseignés. On notera que :
– dans la partie concernant l'EfA, c'est le nom du Directeur, signataire pour
l’EfA, qui doit figurer en regard de la mention du représentant légal de
l'établissement ;
– le nom du responsable de la mission peut apparaître dans la rubrique
« maître de stage » lorsque le formulaire la prévoit.
Les conventions de stages ne seront prises en compte et signées par le Directeur de
l’EfA que si elles sont accompagnées d’une attestation de vaccination contre le
tétanos, ainsi que d’un certificat de non contre-indication à l’activité de fouille
délivré par un médecin de prévention de l’établissement d’origine.
NB : La convention de stage est un document indépendant de l’ordre de mission,
qui doit être émis le début de la mission dès lors que le stagiaire bénéficie d’une
prise en charge, partielle ou totale, par l’EfA des frais liés à sa participation à la
mission.
Pour accélérer le déroulement de la procédure, les formulaires peuvent être
envoyés par voie électronique ([email protected]), ou à défaut par télécopie, à
l'attention de Litsa Trouki (fax: +30 210 36 32 101) ou encore par voie postale.
29
Gestion : l’ordre de mission
Quand ? :
15 jours au plus tard avant le début de l’opération
À qui ? :
Adresse :
intranet.efa.gr/OM-10-06-10/index.php
La demande d’ordre de mission
Toute personne bénéficiant d’une prise en charge partielle ou totale des frais
engagés (hébergement et/ou per diem ou indemnité et/ou voyage) dans le cadre
d’une mission organisée et financée par l’EfA doit être pourvue d’un ordre de
mission, à demander par le missionnaire 15 jours au plus tard avant le début de la
mission.
Pour les personnels rattachés à l’EfA, cet ordre de mission a également valeur de
couverture dans le cadre de la législation en vigueur sur les accidents du travail.
La demande d’ordre de mission est remplie par le missionnaire (ou par le
responsable de la mission, s’il dispose de tous les éléments) sur le formulaire
disponible en ligne sur le site internet de l'EfA (rubrique Intranet, accès sans code).
Après vérification et correction éventuelle, un exemplaire de l’ordre de mission visé
par l’ordonnateur (le directeur de l’EfA ou toute personne ayant reçu délégation de
signature à cet effet) est remis au demandeur, un deuxième exemplaire est déposé
au service comptable et financier (SCF) pour engagement.
Quelques précisions sur l’OM
– L’OM est strictement individuel. Il n’est plus établi d’OM collectif.
– Les dates à indiquer sont celles de la présence effective du missionnaire sur le
site : elles ne coïncident donc pas nécessairement avec les dates du voyage
figurant sur le titre de transport, ni avec celles de l’opération à laquelle participe le
missionnaire.
– On pensera à cocher tous les modes de transport prévisibles (train, avion bateau,
autocar) : on évitera ainsi les corrections de l’OM à la demande des services
comptables et financiers et donc les retards au moment du remboursement.
– En cas de prise en charge du voyage par l’EfA, le mode normal est toujours celui
du « remboursement au missionnaire ». Fait exception le billet de bateau (pour
Mykonos), lorsque son achat est demandé à l’avance à Evi Platanitou (voir cidessous) : le mode de prise en charge à indiquer est alors « prise en charge directe
par l’EfA ». Penser à garder la souche du billet !
– La prise en charge directe des frais de transport aérien par l’EfA ne peut être mise
en œuvre que pour le personnel permanent de l’établissement. Elle est aussi
envisageable, pour tous les missionnaires, pour les billets de bateau (AthènesMyconos). Pour tous les billets pris en charge directement, s’adresser à Evi
Platanitou au plus tard 15 jours avant la mission.
– Les locations de véhicules et les frais de taxi seront pris en charge uniquement
s’ils sont acceptés préalablement dans l’ordre de mission. À défaut, le
remboursement pour raison imprévue ne pourra se faire que sur décision expresse
de l’ordonnateur.
– Transports urbains : moyen de transport utilisé pour les trajets domicile / gare ou
aéroport / lieu de mission et retour.
– Frais de parking : remboursement admis, dans la limite de 72 heures, pour les
mêmes raisons que celles prévues pour l’utilisation de taxi.
30
Gestion : la régie temporaire d’avance
Quand ? :
À demander un mois avant le début de la mission
À qui ? :
Service comptable et financier (SCF)
Adresse :
[email protected]
Chaque année l’EfA met à disposition des chercheurs un budget destiné à la
conduite d’opérations scientifiques. Ce budget constitue une enveloppe globale
d’intervention mais ne déroge pas pour autant aux règles d’exécution de la dépense
publique. Ainsi toute dépense doit être payée directement aux créanciers par le
comptable public de l’établissement.
Toutefois et afin de faciliter le paiement sur place des dépenses courantes de
fonctionnement, il peut être créé une régie temporaire d’avance. Mode dérogatoire
du paiement de la dépense publique, la régie répond à certaines règles.
Création de la régie
La création de la régie est demandée au service comptable et financier (SCF) par le
responsable du budget alloué au moins un mois avant le début de la mission. Un
formulaire de demande d’ouverture de régie est disponible sur la plateforme de
service de l’EfA, www.missions.efa.gr.
Dépenses entrant dans le cadre de la régie
Dépenses autorisées : celles fixées dans la notification de crédits et prévues dans la
ventilation (per diem, autres indemnités, hôtel et locations, essence, matériels,
autres frais). Dépenses unitaires d’un maximum de 750 €.
Le paiement des salaires (ouvriers de fouille) se fait en liaison avec et via le SCF.
Dépenses exclues de la régie : remboursement des frais de voyages des
missionnaires, dépenses d’investissement (matériel de valeur unitaire supérieure à
750 €) et toute dépense engageant l’établissement au delà de la fin de la mission.
Mise à disposition des fonds
Le montant de l’avance est remis au régisseur dès la date d’ouverture de la régie,
par virement sur son compte (joindre un IBAN à la demande).
Reddition des comptes
Dans le mois qui suit la fin de sa régie, le régisseur doit rendre ses comptes au SCF
et reverser les fonds qui ne seraient pas employés. Le compte rendu se compose
de :
– l’état des dépenses* qui enregistre les dépenses imputées à la régie
– l’état d’émargement des per diem* le cas échéant
– l’état d’émargement des salaires* le cas échéant
– des pièces justificatives (factures, tickets de caisse, reçus…).
Le respect du délai de reddition des comptes s’impose au régisseur comme à
l’agent comptable. À défaut, ce dispositif ne pourrait être reconduit au profit des
éventuels retardataires.
* Formulaire téléchargeable sur la plateforme de service de l’EfA, www.missions.efa.gr
31
Gestion : le versement des per diem aux stagiaires
Quand ? :
Au cours de la mission / après la mission avec la régie
À qui ? :
Service comptable et financier
Adresse :
[email protected]
Définition
Sur les sites, l’EfA accueille des stagiaires-étudiants qui reçoivent une formation
pratique complémentaire de leur cursus universitaire. Les diverses modalités de ce
stage sont définies au préalable dans une convention de stage qui règle les rapports
entre l’université de rattachement, l’EfA et l’intéressé(e) (ci-dessus).
Pour couvrir tout ou partie des frais de nourriture occasionnés par ce stage
pratique, une indemnité forfaitaire journalière (per diem) est allouée aux étudiants
(ci-dessus p. 7). Le montant de cette indemnité (per diem) est de 15 €/jour quel
que soit le site.
Cette indemnité est exclusivement réservée aux étudiants sans revenus réguliers
effectuant un stage de formation non obligatoire sur les chantiers de fouille – et, le
cas échéant, aux chercheurs sans revenu au moment de la mission. En revanche,
elle ne peut être versée ni aux élèves-fonctionnaires des Ecoles Normales
Supérieures ou de l’Ecole des Chartes, ni aux doctorants contractuels, ni aux ATER
ni, a fortiori, à des fonctionnaires titulaires, qu’ils soient en activité ou à la retraite.
Cette indemnité ne peut non plus servir à couvrir les frais de nourriture des
personnes qui déclarent participer bénévolement à une mission. Il n’est d’ailleurs
pas équitable que ce per diem destiné aux étudiants ne disposant d’aucun revenu
serve à alimenter un fonds sur lequel est pris en charge la nourriture de l’ensemble
des participants à la mission, quel que soit leur statut.
Modalités de calcul
L’unité équivaut à une nuitée. Le nombre de nuitées doit correspondre aux dates de
mission indiquées sur l’ordre de mission (voir la notice explicative OM).
Aux nuitées sur le site peuvent éventuellement être ajoutées deux nuitées au plus
(un jour avant le début et un jour après la fin de mission), lorsque l’étudiant
transite par Athènes (attention : logement à l’EfA payant).
Modalités de versement, pièces justificatives
Le versement des per diem ne peut intervenir que si un ordre de mission au nom
du stagiaire étudiant a été préalablement émis par l’EfA.
Le per diem est directement versé à l'étudiant par le responsable de la mission sur
le site, sur les fonds attribués dans le cadre de sa régie d’avance ; l’étudiant signe
un état d’émargement attestant ce versement (formulaire téléchargeable sur la
plateforme de service de l’EfA, www.missions.efa.gr). Une photocopie de la carte
d’identité ou du passeport sera obligatoirement jointe à cet état d’émargement.
Exceptionnellement le per diem peut être viré par le service comptable de l'EfA sur
un compte bancaire. Dans ce cas, le chef de mission transmet au service
administratif et comptable l’état de versement des per diem (noms, dates et
montants), accompagné des références bancaires (IBAN) et de la photocopie de la
carte d’identité de chaque étudiant.
32
Gestion : la reddition de comptes
Quand ? :
Dans le mois suivant la fin de l’opération
À qui ? :
Service comptable et financier + Direction des études
Adresse :
[email protected] et [email protected]
Reddition des comptes de la Régie d’avance au SCF
Dans le mois qui suit la fin de sa régie, le régisseur doit rendre ses comptes au SCF
et reverser les fonds qui ne seraient pas employés. Le compte rendu se compose
de :
– l’état des dépenses* qui enregistre les dépenses imputées à la régie
– l’état d’émargement des per diem* le cas échéant
– l’état d’émargement des salaires* le cas échéant
– des pièces justificatives (factures, tickets de caisse, reçus…).
Le respect du délai de reddition des comptes s’impose au régisseur comme à
l’agent comptable. À défaut, ce dispositif ne pourrait être reconduit au profit des
éventuels retardataires.
* Formulaire téléchargeable sur la plateforme de service de l’EfA, www.missions.efa.gr
Bilan financier global adressé à la Direction des études
Parallèlement à la reddition des comptes de la régie d’avance qu’ils adressent à
l’Agent comptable, les responsables de mission font parvenir à la Direction des
études un bilan financier global sur les crédits qui leur ont été notifiés. Ce bilan sera
saisi en ligne, de la même façon que la demande de moyens et la ventilation, dans
un formulaire reprenant toutes les rubriques de la ventilation.
Dans la saisie de ce bilan, on veillera à intégrer les dépenses non encore effectuées
mais qui seront imputées avec certitude sur l’exercice budgétaire en cours :
contrats collaborateurs, indemnités collaborateurs EfA, prestations laboratoires
extérieurs. On saisira pour ces rubriques les montants prévus dans la ventilation.
Afin de renseigner le bilan au plus près des dépenses réelles, on veillera à préciser
le coût total exact des voyages – information dont le responsable de la mission
dispose puisque c’est lui qui réunit les demandes de remboursement de son équipe
pour transmission au SCF (voir ci-dessous). A défaut de cette information et en cas
de retard dans la réunion des demandes de remboursement, on se contentera
d’indiquer le nombre de voyages effectivement réalisés avec leur coût tel que prévu
dans la ventilation. Dans tous les cas, on veillera à préciser le nom des bénéficiaires
des voyages.
Cette procédure doit permettre à la Direction des études d’identifier le plus tôt
possible les éventuels reliquats afin de les réaffecter avant la fin de l’année
budgétaire.
33
Gestion : la demande de remboursement de frais de mission
Quand ? :
Au retour de mission
À qui ? :
Responsable de la mission ou Service comptable et financier
Adresse :
responsable mission ou [email protected], selon les cas
Constitution du dossier de remboursement de frais de mission
Afin d’obtenir le remboursement des frais engagés, le missionnaire constitue
immédiatement à son retour de mission un dossier réunissant les pièces suivantes :
– un état de frais de mission (téléchargeable sur la plateforme de service
de l’EfA, www.missions.efa.gr) ;
– l’ensemble des justificatifs originaux listés dans l’état de frais (billets de
train, de bateau, péages, billets d’avion ou ticket électronique) ;
– à la première demande ou en cas de changement de domicile, un relevé
d’identité bancaire (IBAN et code BIC).
Il est prudent de garder une copie des pièces justificatives. Il est désormais inutile
de fournir :
– l’ordre de mission émis par l’EfA dans la mesure où un exemplaire est
déjà détenu par le Service comptable et financier ;
– l’attestation de non-paiement ou l’ordre de mission sans frais émis par
l’établissement de rattachement des fonctionnaires titulaires ou stagiaires
non rattachés à l’EfA ;
– les souches des cartes d’embarquement en avion.
Transmission du dossier de remboursement
Ce dossier doit être transmis le plus tôt possible après le retour de mission au SCF,
soit par l’intermédiaire du responsable de mission (1), soit directement (2) :
1. Mission impliquant une équipe : il appartient au responsable de mission
de réunir l’ensemble des dossiers et de les transmettre en un envoi groupé
au Service comptable et financier, et en tout état de cause avant le 15
novembre. Cette procédure permet au SCF de gagner en efficacité,
d’effectuer les éventuels lissages sans avoir à attendre l’arrivée du dernier
dossier. Elle implique de la part du responsable de solliciter tous les
membres de son équipe qui ont droit à un remboursement (tout retard
pénalise les remboursements de l’ensemble de l’équipe) et de vérifier la
cohérence avec les fiches ventilation et équipe.
2. Mission d’un chercheur isolé (hors équipe) ou dont la mission se déroule
bien avant ou après celle du reste de l’équipe : le dossier sera transmis
directement au Service comptable et financier.
Dans tous les cas, les remboursements ne peuvent être effectués qu’au nom du
missionnaire.
34

école française d`athènes - plateforme Missions de l`EFA

Transcription

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