Maîtrise des documents et enregistrements du système de

Département des espaces et du patrimoine
Processus Management de l’amélioration
a
PROCEDURE
Réf SMQ-P-01 V2 du 07 avril 2009
Maîtrise des documents et enregistrements
du système de management
1. Présentation du document
Objet
Cette procédure définit les modalités de maîtrise de la documentation et des enregistrements, et
les règles de codification et de nommage des documents du Système de management du
département.
Domaine d’application et dysfonctionnements potentiels
Cette procédure est applicable à l’ensemble des documents du Système de Management du
Département ESP, notamment au manuel qualité, aux documents descriptifs (processus ;
procédures ; guides ; formulaires ; instructions ; fiches métier ; fiches d’indicateur) et aux
documents référencés dudit référentiel.
Les dysfonctionnements potentiels de cette procédure sont :
Ø Une documentation hétérogène et des interfaces entre documents non assurées.
Ø Une mauvaise traçabilité des documents et enregistrements
Ø Une documentation trop détaillée et sans valeur ajoutée
D é fi n i t io ns – A bré v i a t i o ns
 Voir le glossaire du système de management du département – SMQ.F.01
modèle SMQ-F-04 – v1 du 13 juin 2008
Ce document est la propriété de la RATP. Il ne peut être reproduit, même partiellement sans son autorisation.
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SMQ-P-01 ●Version 2 du 07 avril 2009
2. Contenu
2.1
Maîtrise des documents du référentiel
(1)
Etude de la pertinence et des impacts de la demande
A l’origine d’une création, d’une modification ou d’une suppression de document, il peut y avoir :
 une proposition directement auprès des garants ou des responsables d’unité ;
 la recommandation d’une action de progrès ;
 l’impact d’une évolution du système de management sur le document (interface)
(2)
Rédaction du projet documentaire
Au cours de la rédaction ou de la modification, le rédacteur peut faire des consultations auprès de
personnes actuelles ou futures utilisatrices du document.
Le rédacteur doit tracer de manière visible (couleur, marquages divers) les endroits modifiés des
documents existants.
(3)
Approbation du document et accord pour diffusion.
Le projet de document est transmis au Garant de processus qui est chargé de son approbation. Le
Garant du processus concerné vérifie
 La validité du fond du document,
 L’applicabilité du document par l’ensemble des fonctions impliquées,
 La date de mise en application,
 La prise en compte des interactions avec d’autres processus.
Le Garant donne un accord formel pour diffusion. L’accord pour diffusion doit spécifier :
 L’intitulé du document avec sa référence, le n° et la date de la version.
 Le détail des modifications qui impactent sur les pages de la Cartographie des processus.
L’approbation autorise la diffusion à l’ensemble du personnel de ESP.
(4)
Publication des documents et communication
Les accords pour diffusion sont ensuite transmis au Responsable qualité qui vérifie :
 La cohérence avec les Politiques et les missions du département,
 La conformité du document au référentiel du système de management du département.
Les documents sont publiés par le Responsable qualité au format pdf, et mis en ligne sur ARGOS
par la mission COM.
Simultanément à la publication sur ARGOS, une information est faite aux agents concernés.
(5) Classement et archivage des documents et mise à jour de la gestion de configuration
Les versions électroniques des documents sont classées et archivées sur le dossier « Qualité sur
Magnus » dans des répertoires spécifiques à chaque processus.
Lors d’une mise à jour, la version périmée est archivée dans un sous répertoire « Archives ».
Le document applicable est celui publié sur ARGOS : L’impression et l’utilisation des
documents sont de la responsabilité des utilisateurs, de même que la destruction des versions
périmées.
Le Responsable qualité met à jour l’état de configuration des documents du référentiel et classe
les accords pour diffusion via le formulaire « gestion des validations » - SMQ.F.02
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SMQ-P-01 ●Version 2 du 07 avril 2009
2.2
Codification et nommage des documents
2.2.1
Codification des processus du département
Le système de management du département est structuré par les processus suivants :
Nom du processus
Code Nom du processus
Code
Management stratégique
STR Achats / Approvisionnements
AHA
Management opérationnel
OPE Conduite de Projets
CDP
Management de l’Amélioration
SMQ Maîtrise d’ouvrage
MOA
Management environnemental
SME Assistance à Maîtrise d’ouvrage
AMO
Gestion des ressources humaines
RHM Gestion Immobilière et Services
IMS
Gestion des ressources informatiques
2.2.2
GRI
Codification des types de document du système qualité
Le système de management du département est décrit par les documents suivants :
Type du document
Code
Type du document
Code
Fiche de processus
FP
Fiche emploi
FE
Procédure
P
Fiche d’indicateur
FI
Formulaire
F
Guide
G
Instruction
I
Document externe applicable
-
Les modèles des documents ci-dessus (formulaires du processus SMQ) sont disponibles via
l’intranet et le processus correspondant.
2.2.3
Identification et nommage des documents
Tous les documents du système de management sont identifiés par un code.
Identification
Le code d’identification comporte la séquence : Code du processus - Type de document - Numéro
chronologique - Numéro de version et date d’application.
Exemple 1
PROCEDURE
Réf. SMQ- P-01 ●Version 1 du 06/06/08
Procédure rattachée au processus « Management de l’Amélioration (SMQ) ». Le numéro
chronologique « 01 » indique que c’est la 1 ère procédure qui a été créée dans ce processus. Le
document est en « version 1 » et il est applicable à partir « du 06/06/08 ».
Exemple 2
GUIDE
Réf. CDP-G-01 ●Version 2 du 01/06/08
Guide rattaché au processus « Conduite de projets (CDP) ». Le numéro chronologique « 01 »
indique que c’est le 1er guide qui a été créé dans ce processus. Le document est en « version 2 » et
il est applicable à partir « du 01/06/08 ».
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SMQ-P-01 ●Version 2 du 07 avril 2009
2.3
Documentation rattachée à une opération
2.3.1
Enregistrements Qualité - ERQ
De manière générale, les ERQ ne sont pas obligatoirement codifiés et ne nécessitent pas de
maîtrise des révisions.
Les éventuelles codifications d’ERQ sont définies par les différents acteurs au sein de leur
processus ou de leur structure ; ainsi un Chef de Projet définira la codification des ERQ de son
projet dans son Plan de Management.
Cependant, il est important de noter que la charte graphique de la RATP doit être respectée et
notamment :
 Les formulaires, ou modèles, ont leur codification qui se situe uniquement en bas
de page (comme sur l’exemple 3) ;
 Les enregistrements opérationnels utilisent la zone de codification qui se situent
en dessous de la zone nature de document (comme sur l’exemple 3).
Exemple 3
CURRICULUM VITAE
Réf. : CV_<mettre le compte matriculaire> ●Date de mise à jour <mettre la date>
Modèle RHM-F-01 – v1 du 30 avril 08
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Pour chaque processus un tableau de synthèse des ERQ peut être tenu à jour selon le formulaire
SMQ-F-03
Les enregistrements (ERQ) générés par une application informatique sont automatiquement
codifiés par celle-ci.
2.3.2
Autres documents opérationnels
2.3.2.1 Livrables
La maîtrise et la numérotation des livrables est détaillée dans les processus correspondants
(dossiers d’opération, codes des EV, réglementation, ………..)
2.3.2.2 Courriers
Tous les courriers entrants/sortants du département font l’objet d’enregistrement et classement
sur Mercure selon le code d’opération.
2.3.2.3 Autres documentation
Les notes de département comprennent un numéro d’incrémentation suivi de l’année.
Pour les autres documents, la codification est définie par l’unité génératrice
2.4
Disponibilité et intégrité des documents
Les principes de disponibilité et d’intégrité des documents sont pris en compte dans le cadre du
processus gestion des ressources informatiques et notamment la maîtrise des systèmes
d’informations et la gestion des archives techniques.
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SMQ-P-01 ●Version 2 du 07 avril 2009
3. Gestion du document
3.1
Validation du document
Élaboré par
Vérifié par
Olivier Le Texier
Gregory Rohart
Date : 07 avril 2009
3.2
3.3
Jean-Yves Cloître
Date : 15 avril 2009
Date : 28 avril 2009
Suivi des modifications
Version
Date
Objet de l’évolution
Chapitres
Auteur
1
13/06/08
Création
-
Olivier Le Texier
2
07/04/09
Evolution de la typologie des
processus du département
2.2.1
Olivier Le Texier
Documents associés
Intitulé
3.4
Approuvé par
Référence
Glossaire
SMQ.F.01
Gestion des validations
SMQ.F.02
Tableau de synthèse des ERQ
Modèle procédure
Modèle de fiche processus
Modèle de guide
Modèle d’instruction
Modèle de fiche indicateur
Modèle de fiche métier
SMQ.F.03
Commentaires
SMQ-F-04
SMQ-F-05
SMQ-F-06
SMQ-F-07
SMQ-F-08
SMQ-F-09
Diffusion
Le document applicable est celui publié sur ARGOS : L’impression et l’utilisation des
documents sont de la responsabilité des utilisateurs, de même que la destruction des versions
périmées.
Le Responsable qualité met à jour l’état de configuration des documents du référentiel et classe
les accords pour diffusion via le formulaire « gestion des validations » - SMQ.F.02
3.5
Responsabilité, Archivage et Conservation
Les versions électroniques des documents sont classées et archivées sur le dossier « Système de
management » dans des répertoires spécifiques à chaque processus.
Lors d’une mise à jour, la version périmée est archivée dans un sous répertoire « Archives ».
Le stockage et la sauvegarde électronique sont assurés dans le cadre du processus « ressources
informatiques »
Ce document est la propriété de la RATP. Il ne peut être reproduit, même partiellement sans son autorisation.
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