Contrôle métrologique des pipettes méthode gravimétrique corrigé

 Unité INSERM UMR-­‐S 747 Pharmacologie, Toxicologie et Signalisation Cellulaire. Maintenance et suivi métrologique des appareils Procédure Identification: MSMA/PR/ctrl-­‐pip-­‐mg Indice : 03 Contrôle métrologique des pipettes par la méthode gravimétrique Rédacteur Vérificateur Nom, prénom Fonction Date François ETIENNE Jean BASTIN Approbateur Robert BAROUKI Responsable management qualité Directeur de l’équipe 3 Directeur de l’UMR-­‐S 747 28/01/13 Signature 28/01/13 28/01/13 Suivi des mises à jour et description des modifications Indice date Objet de la modification Observations 00 28/02/12 01 02/05/12 02 25/10/12 03 28/01/13 Création du document à partir de la méthode gravimétrique utilisée dans l’équipe 3 « Thérapie pharmacologique des déficits du métabolisme énergétique mitochondrial » responsables Dr Jean BASTIN et Dr Fatima DJOUADI et exposée par le Dr Jean BASTIN. Mise à jour du document suivant les normes DIN EN ISO 8655-­‐2 et DIN EN ISO 8655-­‐6. Mise en place de l’archivage. Précisions apportées quant aux matériels utilisés. Illustration du document. Modification de l’archivage Modification de l’entête. Notification de l’exclusion des pipettes P2 de la procédure. Modification de l’archivage : ajout d’un tableau de suivi du contrôle qualité élaboré par Alexandra LOPES-­‐COSTA et Carole LEBACHELIER (équipe 3). Version en application Sommaire I-­‐ Synopsis II-­‐ Objet et domaine d’application III-­‐ Documents de référence IV-­‐ Définitions V-­‐ Mode opératoire VI-­‐ Analyse des données, Erreurs maximales tolérées VII-­‐ Actions correctives et préventives VIII-­‐ Archivage, traçabilité IX-­‐ Annexe Page 2/12 I-­‐ Synopsis Effectuer 10 prélèvements successifs d’H2O distillée correspondant au volume maximum spécifique de chaque type de pipette en pesant chaque prélèvement (= 10 valeurs de pesée). Recommencer la même opération au volume minimum de chaque type de pipette (= 10 valeurs de pesée). Introduire les 20 valeurs de pesée dans le fichier Excell « Feuille de Calcul pipettes méthode gravimétrique » pour calculer la justesse et la répétabilité de chaque pipette testée. Comparer les valeurs obtenues aux limites d’erreurs maximales tolérées définies par la norme ISO 8655-­‐2 pour chaque pipette. Retirer de la circulation les pipettes défectueuses et les envoyer en révision. Archiver les résultats dans les documents Word « Fiche de contrôle pipettes méthode gravimétrique » et « Tableau suivi contrôle qualité pipette », renouveler le contrôle à intervalle régulier pour toutes les pipettes. Page 3/12 II-­‐ Objet et domaine d’application Cette procédure définit les étapes à respecter lors de la vérification de routine des pipettes de l’ensemble des équipes de l’UMR-­‐S 747. Elle s’applique à la vérification des pipettes à piston, mono-­‐canal, à volume variable et à déplacement d’air (un volume d’air est contenu entre le piston et la surface du liquide contenu dans le cône – pipette de Type A). La méthode utilisée est la méthode gravimétrique par distribution (norme ISO 8655-­‐6). Si à la suite de cette procédure des pipettes ne sont pas conformes ou montrent des dérives, alors les opérations de maintenance préventive ou curative seront réalisées par une société agréée. Les pipettes contrôlées sont les suivantes: -­‐ P10 -­‐ P20 -­‐ P100 -­‐ P200 -­‐ P1000 -­‐ P5000 Les pipettes P2 sont exclues de cette procédure à cause des volumes trop petits à mesurer et sont par conséquent à donner obligatoirement à une société agrée pour vérification en cas de doute. III-­‐ Documents de référence Cette procédure a été établie d’après les documents suivants: Norme ISO 9001 Norme DIN EN ISO 8655-­‐2 Pipettes à piston. Norme DIN EN ISO 8655-­‐6 Essais gravimétriques. IV-­‐ Définitions Volume nominal : Volume indiqué sur l’instrument pour lequel une performance de justesse et de reproductibilité a été spécifiée par le fabriquant. Erreur systématique (justesse): Différence entre le volume distribué et le volume nominal ou volume sélectionné. Erreur aléatoire (répétabilité): Dispersion des volumes autour de la moyenne des volumes distribués. V-­‐ Mode opératoire La méthode utilisée est la méthode gravimétrique par distribution (norme ISO 8655-­‐6). Volumes testés Le contrôle est effectué pour deux volumes : -­‐ un volume minimal -­‐ et un volume maximal, dont les valeurs sont prédéfinies dans cette procédure selon le type de pipette. Nombre de prélèvement Le nombre de prélèvements par volume nominal est fixé à 10. Fréquence La fréquence recommandée est tous les trois mois pour les pipettes utilisées tous les jours. Prévoir au moins une fois par an pour les pipettes les moins utilisées. Protocole Avant de commencer l’opération, la pipette ainsi que l’eau distillée doivent être laissées au repos au moins deux heures dans la pièce où le contrôle sera effectué afin qu’elle soit en équilibre avec les conditions ambiantes (température, hygrométrie, pression atmosphérique) (norme 8655-­‐6 6.2). Il en est de même pour les récipients et le portoir. a) Contrôle de l’étanchéité. Prélever le volume nominal maximal puis maintenir la pipette verticale et vérifier qu’elle ne fuit pas. Si elle fuit, retirer la pointe et nettoyer l’embout de la pipette avec un kimwipes et de l’eau distillée. Page 4/12 Mettre un nouveau cône et répéter l’opération. Si la pipette fuit encore, arrêter le contrôle et la faire parvenir à une société agrée pour effectuer une opération de maintenance curative. b) Préparer le matériel. -­‐ Choisir un récipient de mesure et son support, légers, et adaptés au type de pipette et au nombre de mesures à effectuer. Exemples, en fonction du modèle de pipette contrôlé : P10, P20 et P100 : un eppendorf de 1,5 ml P200 : un tube plastique type hémolyse maintenu dans un morceau de polystyrène. maintenu dans un petit bécher en plastique. P1000 : un tube Falcon de 15 ml maintenu dans un petit bécher en plastique. P5000 : un bécher plastique de 100 ml. -­‐ Prévoir un récipient de stockage (petit bécher) pour l’eau distillée. -­‐ Choisir une balance dont la gamme de mesure et la résolution sont adaptées aux volumes d’eau distillée pesés. -­‐ Eau distillée. -­‐ Cônes adaptés en nombre suffisant : le cône doit être changé à chaque mesure. c) Préparer les fiches de relevé des résultats et d’archivage. -­‐ Prévoir pour chaque pipette testée, un exemplaire papier du document Word « Fiche de contrôle pipettes méthode gravimétrique » joint à la procédure. Sur chaque fiche commencer par renseigner au stylo : -­‐ le numéro de l’équipe, -­‐ le nom de l’opérateur, -­‐ la date du contrôle. Ensuite dans la partie « Désignation du pipetman » inscrire : -­‐ la marque (ex : Eppendorf), -­‐ le modèle (ex : P10 : 0,5-­‐10 µl), -­‐ le numéro de série (ex : 3253801), -­‐ et le repérage de la pipette (l’utilisateur est libre de choisir le repérage qui lui convient). Page 5/12 d) Test des volumes de pipetage. -­‐ Mettre dans le récipient de mesure un volume d’eau suffisant (sans excès) pour limiter le phénomène d’évaporation : -­‐ P10, P20 et P100 : 0,2 ml d’H2O dans un eppendorf de 1,5 ml. -­‐ P200 : 1 ml d’H2O dans un tube plastique type hémolyse. -­‐ P1000 : 1 ml d’H2O dans un tube Falcon de 15 ml. -­‐ P5000 : 5 ml d’H2O dans un bécher plastique. -­‐ Placer le récipient dans son portoir sur le plateau de la balance et faire la tare. -­‐ Conditionner la pipette en aspirant et évacuant l’eau distillée au moins 5 fois. Cette opération permet de stabiliser le taux d’humidité à l’intérieur de la pipette. d.1.) Test du volume maximal de pipetage. -­‐ Régler la pipette sur le volume maximal à tester. La valeur du volume maximal à régler est définie dans le tableau ci-­‐dessous en fonction du type de pipette testée : Type de pipette volume maximal (µl) P10 10 P20 20 P100 100 P200 200 P1000 1000 P5000 5000 -­‐ Mettre un nouveau cône. -­‐ Prélever le volume d’eau distillée dans le récipient de stockage en une fois (ne pas faire « d’allers-­‐retours ») -­‐ Vider le cône dans l’eau contenue dans le récipient de mesure (pas sur les parois du tube, surtout pour les petits volumes) -­‐ Noter la masse (en mg) indiquée par la balance dans le tableau du document Word « Fiche de contrôle pipettes méthode gravimétrique », dans la partie correspondant au volume maximal. 1er pipetage 2e pipetage 3e pipetage 4e pipetage 5e pipetage 6e pipetage 7e pipetage 8e pipetage 9e pipetage 10e pipetage 10 mesures (mg) Page 6/12 -­‐ Ne pas refaire la tare de la balance. (Comme la balance n’est pas remise à zéro entre chaque mesure, la masse obtenue à chaque pipetage correspond à la somme de toutes les masses obtenues lors des pipetages précédents.) -­‐ Jeter le cône et répéter cette opération 10 fois en changeant de cône à chaque mesure. d.2.) Test du volume minimal de pipetage. -­‐ Régler la pipette sur le volume minimal à tester. La valeur du volume minimal à régler est définie dans le tableau ci-­‐dessous en fonction du type de pipette testée : Type de pipette Volume minimal (µl) P10 1 P20 2 P100 20 P200 20 P1000 200 P5000 1000 Le volume minimal à tester pour la P100 est fixé à 20 µL car en dessous de ce volume il est conseillé d’utiliser une pipette P20. De même, le volume minimal à tester pour la P1000 est fixé à 200 µL car en dessous de ce volume il est conseillé d’utiliser une pipette P200. -­‐ Mettre un nouveau cône puis reprendre les étapes précédemment décrites en d.1. VI-­‐ Analyse des données, Erreurs maximales tolérées -­‐ Ouvrir le fichier Excell « Feuille de Calcul pipettes méthode gravimétrique » joint à la procédure. Afin d’illustrer cette partie, le fichier est présenté dans le cas du contrôle d’une pipette 0.5 – 10 µl. -­‐ Devant « Facteur Z (µl/mg) =», entrer la valeur du facteur Z (colonne B, ligne 3). Ce facteur permet de faire la conversion de la masse pesée (en mg) en volume (en µl) suivant la valeur de la température et de la pression atmosphérique. La grandeur Z = 1,0033 entrée par défaut, correspond à une température de 22°C et une pression atmosphérique comprise entre 950 hPa et 1040 hPa. Si besoin, vous trouverez les valeurs de Z dans la table 1 de la norme ISO 8655-­‐6 fournie en Annexe. Page 7/12 -­‐ Devant « Volume maximal (µl) : », (colonne B, ligne 5) entrez la valeur du volume maximal que vous voulez contrôler (ex : 10µl pour une P10). -­‐ Dans la colonne « 10 mesures (mg) » (colonne B, ligne 8 à 17), entrer les valeurs des masses que vous avez relevées à chaque pipetage (1er pipetage, 2nd pipetage,…jusqu’au 10ième pipetage). Comme la balance n’est pas remise à zéro entre chaque mesure, la masse obtenue pour chaque pipetage correspond à la somme de toutes les masses obtenues lors des pipetages précédents. Ce sont les seules données que vous avez à entrer dans cette feuille. Ainsi, vont s’afficher automatiquement pour chaque pipetage la masse en mg (colonne « masse/pipetage (mg) ») et le volume en µg (colonne « volume/pipetage (µg) »). Page 8/12 -­‐ Puis dès que la valeur de la masse du 10ième pipetage est entrée alors le résultat du contrôle s’affiche automatiquement dans la partie grisée ; apparaît alors pour le volume contrôlé: -­‐ le volume moyen avec le minimum et le maximum, -­‐ l’erreur systématique et aléatoire (en µl), -­‐ la justesse (en %, notée E) et la répétabilité (en %, notée Cv). Ne pas oublier de faire « enter » après avoir entré la valeur du dixième pipetage afin que le calcul de l’erreur systématique et de l’erreur aléatoire puisse s’effectuer correctement. Page 9/12 La procédure est la même pour le volume minimal (ex : 1 µl pour une P10), seule la valeur du facteur Z n’est pas à rappeler. Ne pas oublier de faire « enter » après avoir entré la valeur du dixième pipetage afin que le calcul de l’erreur systématique et de l’erreur aléatoire puisse s’effectuer correctement. Page 10/12 Le contrôle des volumes délivrés porte sur le constat que : les valeurs obtenues (en %) pour E (justesse) et Cv (répétabilité) doivent se situer dans les marges de limite d’erreur maximale tolérée définies par la norme ISO 8655-­‐2 et reportées dans la table 2 ci-­‐dessous en fonction du volume contrôlé. Table 2 : Extrait de la norme DIN EN ISO 8655-­‐2 Volume nominal µl 1 2 5 10 20 50 100 200 500 E ≤ ±% 5 4 2,5 1,2 1,0 1,0 0,8 0,8 0,8 CV ≤ %
5 Volume Nominal ml
2 1,5 0,4 0,4 0,3 1,0 2,0 5,0 10 0,8 0,8 0,6 CV ≤ %
0,3 0,3 0,3 0,3 0,4 0,8 0,5 E ≤ ±%
0,8 Par exemple un volume maximal contrôlé de 10µl : -­‐ E doit être inférieur ou égal à ± 1,2 % -­‐ Cv doit être inférieur ou égal à 0,8 %. Pour un volume minimal contrôlé de 1µl : -­‐ E doit être inférieur ou égal à ± 5 % -­‐ Cv doit être inférieur ou égal à 5 %. VII-­‐ Actions correctives et préventives. Si les résultats ne sont pas conformes, c'est-­‐à-­‐dire si les valeurs obtenues pour E et/ou Cv sont hors des limites d’erreur maximale tolérées: a) Vérifier si toutes les étapes de la procédure ont été effectuées correctement, puis recommencer le contrôle. b) Si les résultats ne sont pas satisfaisant, la pipette est déclarée non conforme et doit faire l’objet d’opérations de maintenance préventive ou curative par une société agréée. VIII-­‐ Archivage, traçabilité Les résultats des contrôles doivent être enregistrés au fur et à mesure, puis archivés afin de pouvoir effectuer un suivi de l’état des pipettes au cours du temps (norme ISO 9001). Document Word « Fiche de contrôle pipettes méthode gravimétrique » Pour chaque volume (minimal et maximal), reporter sur le document Word « Fiche de contrôle pipettes méthode gravimétrique » les données suivantes obtenues dans le fichier « Feuille de Calcul pipettes méthode gravimétrique » : -­‐ le volume moyen avec le minimum et le maximum (en µl), -­‐ l’erreur systématique et aléatoire (en µl), -­‐ la justesse (en %, notée E) et la répétabilité (en %, notée Cv), -­‐ le résultat du contrôle : conforme ou non conforme. Dans le cas où la pipette est déclarée non conforme suite à ce contrôle, elle doit faire l’objet d’opérations de maintenance préventive ou curative par une société agréée. Dans ce cas il est important de noter dans la partie « Conclusion » la date du constat de vérification et le nom de l’organisme de contrôle. Page 11/12 Document Word « Tableau suivi contrôle qualité pipette » Ce document est essentiel pour assurer le suivi de chaque pipette ainsi que le repérage de chacune d’entre elle lors de leur remise à une société agrée pour vérification en cas de non-­‐conformité. Par conséquent il est essentiel d’indiquer dans ce tableau les informations suivantes : -­‐ le repérage (l’utilisateur est libre de choisir le repérage qui lui convient), -­‐ la marque (ex : Eppendorf), -­‐ le numéro de série (indispensable pour repérer les pipettes lors de leur remise à une société agrée pour vérification en cas de non-­‐conformité), -­‐ le modèle (ex : P10), -­‐ la date du contrôle, -­‐ le motif du contrôle (contrôle tous les trois mois pour les pipettes utilisées tous les jours, une fois par
an pour les pipettes les moins utilisées, pipette tombée de la paillasse…) -­‐ la conformité, -­‐ la date de la remise de la copie du document « Fiche de contrôle pipettes méthode gravimétrique » au responsable management qualité, -­‐ la date de l’opération de maintenance effectuée par une société agrée en cas de non-­‐conformité, -­‐ la date de la remise de la copie du constat de vérification (effectuée par une société agrée) au responsable management qualité. Les documents à remettre pour archivage au responsable management qualité après chaque contrôle sont les suivants : -­‐ une photocopie du document Word « Fiche de contrôle des pipettes par la méthode gravimétrique » pour chaque pipette contrôlée, -­‐ une photocopie du document Word « Tableau suivi contrôle qualité pipette ». Si une pipette est déclarée non conforme, elle doit être vérifiée par une société agrée. A l’issue de cette vérification le constat de vérification émis par la société agrée est remis au possesseur de la pipette concernée et une photocopie est gardée pour archivage par le responsable qualité. IX-­‐ Annexe Table 1 : Extrait de la norme DIN EN ISO 8655-­‐6. La table se réfère à 1013 hPa. Valable pour 950 hPa jusqu’à 1040 hPa. Page 12/12