Arrêté du 28 juin 2013

Mémento pour la constitution du dossier de
demande d'agrément
Le décret n° 2012-1153 du 15 octobre 2012 relatif aux espaces de rencontre destinés au
maintien des liens entre un enfant et ses parents ou un tiers précise la définition et la
procédure d'agrément de nos services.
À partir du 1er septembre 2013, seuls les espaces de rencontre agréés pourront faire l'objet
d'une désignation par l'autorité judiciaire. C'est pourquoi, les espaces de rencontre en
activité doivent déposer auprès du Préfet du département du lieu d'implantation de
l'espace de rencontre, une demande d'agrément, par lettre recommandée avec accusé de
réception ou tout moyen permettant d'établir la date de dépôt du dossier, avant le lundi 1er
juillet 2013.
Sans réponse dans un délai de deux mois à compter de la réception d'un dossier complet,
l'agrément est réputé acquis, tout refus d'agrément devant être motivé.
L'agrément est retiré par le préfet lorsque les conditions requises par l'article D. 216-4 ne
sont plus réunies.
L'article D. 216-5 annonce que le décret sera complété par un arrêté ministériel précisant "les
modalités d'organisation et de fonctionnement qui doivent être prévues par le règlement de
fonctionnement…ainsi que le nombre minimum d'accueillants présents par famille
accueillie."
L'arrêté qui va prochainement être publié dispose que un accueillant au minimum est
présent dans l’espace de rencontre dès lors qu’une famille est accueillie. Lorsque plusieurs
familles sont accueillies, le document mentionné au c) de l'article D. 216-3 du Code de
l'action sociale et des familles, soit le document de présentation de l'espace de rencontre (cf.
annexe 1) qui précise le nombre d'accueillants supplémentaires.
Le dossier de demande d’agrément
La demande comporte les éléments suivants :
1. L'identité de la personne gestionnaire de l'espace de rencontre Pour les
associations : Récépissé de déclaration en préfecture avec avis de publication au JO.
Pour les établissements publics : Arrêté de nomination du directeur de l'établissement.
2. L'adresse et les coordonnées de l'espace de rencontre. Pour certains il existe des
locaux différents pour les rencontres enfants-parents, les services administratifs et les autres
rencontres. Il peut aussi y avoir plusieurs lieux de rencontre pour un seul service. Il y a lieu
de mentionner chacun de ces lieux en distinguant leur utilisation.
Si un organisme dispose de plusieurs locaux situés dans le même département, il peut
déposer un dossier unique. Celui-ci doit préciser les modalités d’organisation et de
fonctionnement de l’espace de rencontre dans les différents lieux. La demande d’agrément
est adressée au préfet de département du lieu d’implantation de l’espace de rencontre.
Si un même organisme dispose de locaux situés dans plusieurs départements, il doit
déposer une demande dans chacun des départements.
3. Un document précisant les objectifs, les modalités d'accueil et les moyens mis en
œuvre, compte tenu du public accueilli et du contexte local, notamment en ce qui concerne
les capacités d'accueil, les effectifs et la qualification des personnes chargées de l'accueil des
familles (cf. annexe 1).
4. Le plan des locaux, avec la superficie et la destination des pièces (utilisées pour
l’activité ER).
5.
Le cas échéant (notamment dans le cas d’utilisation des locaux d’une crèche,
d’une école ou d’un centre social), l'autorisation d'ouverture au public délivrée par le maire
attestant la sécurité et l'accessibilité des locaux ou à défaut l'avis de la commission de
sécurité.
L’autorisation d’ouverture au public délivrée par le maire attestant la sécurité et
l’accessibilité des locaux ou l’avis de la commission de sécurité ne sont à joindre, selon la
catégorie d’ERP à laquelle appartient l’espace de rencontre, que pour les espaces de
rencontre créés après l’entrée en vigueur du décret.
6.
Les attestations d'assurance concernant l'espace de rencontre.
7. Le règlement de fonctionnement mentionné à l'article D. 216-5 ou le projet de ce
document s'il n'a pas encore été adopté (cf. annexe 2).
8. Pour les espaces de rencontre gérés par une personne morale de droit privé
(associations), ces pièces sont complétées par les statuts de l'organisme gestionnaire et la
liste des membres des organes dirigeants (Liste des membres du bureau).
L’agrément sera attribué selon les critères suivants :
« Art. D. 216-4. - Au vu du dossier présenté conformément à l'article D. 216-3, le préfet
accorde l'agrément lorsque les conditions suivantes sont remplies (à savoir, critères
d’éligibilité à l’agrément):
« a) Les modalités d'accueil et les moyens mis en œuvre par l'espace de rencontre
permettent d'assurer des conditions satisfaisantes de sécurité, d'hygiène et de confort
« b) Les personnes chargées de l'accueil des familles au sein de l'espace de rencontre
justifient d'une expérience ou d'une qualification suffisante dans le domaine des relations
avec les familles et avec les enfants ;
« c) Les personnes qui interviennent dans l'espace de rencontre, qu'elles soient
professionnelles ou bénévoles, pour exercer des fonctions à quelque titre que ce soit
satisfont aux dispositions de l'article L. 133-6 du code de l'action sociale et des familles.
Ainsi sont exclues les personnes condamnées à plus de 2 mois d’emprisonnement (ferme ou
non). Il appartient aux DDCS de vérifier elles-mêmes le bulletin n° 2 du casier judiciaire ;
cependant il relève de la responsabilité de l'employeur ou, concernant les bénévoles, de
l'association de vérifier que cette condition est remplie en demandant un extrait de casier
judiciaire (bulletin n°3) pour chacune des personnes intervenant à l'espace de rencontre.
Cette condition doit être remplie en continue, même après la procédure d'agrément. La
demande ne peut être faite que par les personnes elles-mêmes mais peut être effectuée par
internet.
« Art. D. 216-5. - Le règlement de fonctionnement de l'espace de rencontre précise les
modalités d'organisation et de fonctionnement de l'espace de rencontre. Un arrêté du
ministre chargé de la famille précise les modalités d'organisation et de fonctionnement qui
doivent être prévues par le règlement de fonctionnement de l'espace de rencontre ainsi que
le nombre minimum d'accueillants présents par famille accueillie.
« Le règlement est porté à la connaissance des parents et des tiers. Ils s'engagent par écrit à
le respecter.
« Art. D. 216-6. - L'agrément est retiré par le préfet lorsque les conditions requises par
l'article D. 216-4 ne sont plus réunies.
L’agrément est retiré par le préfet au gestionnaire de l’espace de rencontre si un ou
plusieurs des critères suivants n’est pas respecté :
- Les modalités d’accueil et moyens mis en œuvre ne permettent plus d’assurer des
conditions satisfaisantes de sécurité d’hygiène et de confort.
- Les personnes chargées de l’accueil des familles au sein de l’espace de rencontre ne
peuvent justifier d’une expérience ou d’une qualification suffisante dans le domaine des
relations avec les familles et les enfants
- Les personnes bénévoles ou professionnelles qui interviennent au sein de l’espace de
rencontre ne satisfont pas aux dispositions de l’article L. 133-6 du code de l’action sociale et
des familles.
« Le gestionnaire de l'espace de rencontre qui ne remplit plus les conditions de l'agrément
en est informé par lettre recommandée avec avis de réception ou par tout moyen
permettant d'établir une date certaine.
Il dispose d'un délai d'un mois pour faire valoir ses observations.
« Art. D. 216-7. - Les espaces de rencontre agréés sont inscrits sur une liste dressée et tenue à
jour par le représentant de l'État dans le département. Il la notifie sans délai aux juridictions
intéressées lors de son établissement et à chaque remise à jour. »
Annexe 1
Document de présentation de l'espace de rencontre
Ce document peut être défini à partir du projet de service, de la plaquette de présentation
ou de tout autre document précisant le fonctionnement de l’ER.
Il devra comporter les rubriques suivantes :
Les objectifs : par exemple, permettre l’exercice du droit de visite, maintien du lien,
soutenir la parentalité, …
Les modalités d'accueil : jours et horaires d’ouverture de l’espace de rencontre et jours et
horaires d’ouverture au public (en distinguant éventuellement les créneaux pour les visites
et ceux pour les entretiens avec les parents : inscription, suivis…), rencontres individuelles
ou collectives, visites (médiatisées ou non, avec ou sans sortie), durée des visites, fréquence,
passages, hébergement, etc.
Les moyens mis en œuvre, compte tenu du public accueilli et du contexte local,
notamment en ce qui concerne les capacités d'accueil, les effectifs et la qualification des
personnes chargées de l'accueil des familles.
Les textes font la distinction entre "accueillant", que la FFER nomme "intervenant," et les
autres personnes qui peuvent être présentes à l'ER mais qui n'ont pas de compétences
particulières.
"L'accueillant" doit justifier d'une expérience ou d'une qualification suffisante dans le
domaine des relations avec les familles et avec les enfants. Le respect de ce critère s’apprécie
au regard des éléments compris dans ce document. Pourra être considérée comme
suffisante une qualification dans le champ social, sanitaire, juridique, ou psychologique
ayant trait aux relations avec les familles et avec les enfants. Seront en particulier prise en
compte, pour apprécier le caractère suffisant de l’expérience de la personne, son activité et
les fonctions exercées en espace de rencontre.
L'arrêté prévoit un "accueillant" dès l'instant qu'une famille est accueillie et s'en remet à
l'espace de rencontre pour déterminer le nombre d'intervenants supplémentaires quand
plusieurs familles sont accueillies.
Cependant, il est nécessaire que deux personnes soient présentes, même lorsqu'une seule
famille est accueillie, la seconde personne n'étant pas nécessairement un "accueillant".
C'est pourquoi ce document précise également, dans le cas où un seul accueillant est
présent, les modalités d’organisation permettant la présence permanente d’une personne
supplémentaire.
Pour informations voici les préconisations de la FFER concernant les capacités d’accueil :
Nombre d'intervenants par situations accueillies :
2 intervenants quel que soit le nombre de situations accueillies pour des raisons de
sécurité notamment
1 intervenant au moins pour 4 situations accueillies en même temps
2 intervenants au moins jusqu'à 15 rencontres se déroulent sur une ½ journée
3 intervenants au moins jusqu'à 25 rencontres sur une ½ journée
4 intervenants au moins jusqu'à 32 rencontres sur une ½ journée
Ces chiffres ne comprennent pas les enfants remis à un parent ou à un tiers pour une sortie
hors de l'espace de rencontre »
Pour plus de clarté, il peut être utile de joindre un organigramme avec le statut des
intervenants (salariés ou bénévoles), la formation (métier d’origine, formation
complémentaire) et la qualification (fonction au sein de l’ER).
Annexe 2
Le règlement de fonctionnement
Attention : il faut distinguer Règlement intérieur et Règlement de fonctionnement. Ce
dernier est défini par le décret n°2003-1095 du 14 novembre 2003.
Historiquement, la loi portant organisation des établissements hébergeant des personnes
âgées avait prévu l’obligation d’élaborer un règlement intérieur.
Pour éviter tout risque de confusion avec d’autres dispositions juridiques, notamment avec
le RI visé au code du travail, pour une copropriété ou une association, la loi de rénovation
de l’action sociale et médico-sociale a institué (Article L311-4 du code de l’action sociale et
des familles) la charte des droits et libertés de la personne accueillie et le règlement de
fonctionnement
Le règlement intérieur :
Nous ne faisons pas ici référence au Règlement Intérieur prévu par le Code du Travail,
obligatoire dans les établissements employant habituellement au moins 20 salariés et fixant
les règles disciplinaires et d'hygiène et de sécurité. Nous évoquons ici le Règlement
Intérieur prévu dans la plupart des statuts d'association.
La loi de 1901 ne fait aucune obligation aux associations d’établir un règlement intérieur.
Cependant les statuts peuvent en prévoir un et, dans ce cas, il convient de se conformer à
cette disposition statutaire. C’est un document juridique à part entière ayant force de loi et
opposable. Cela veut dire que les membres de l’association comme les tiers se doivent de le
respecter. La plupart des ER possèdent un Règlement Intérieur qui s’explique par la
nécessité d’articuler le but associatif, avec l’activité confiée aux intervenants et la réception
de public.
Le règlement de fonctionnement :
Il définit les droits et obligations de la personne accueillie et est lié au respect des règles de
la vie en collectivité au sein de l’établissement. Le règlement de fonctionnement est une loi
interne, qui doit faire l’objet d’une consultation par les instances représentatives du
personnel et par le conseil de la vie sociale, s'il existe, avant d’être adopté. Son contenu est
précisé par le décret du 14 novembre 2003.
Cependant les espaces de rencontre ne sont pas des établissements ou services sociaux et
médico-sociaux au sens de l’article L. 312-1 du code de l’action sociale et des familles et ne
sont pas soumis aux règles applicables à ces structures.
Le règlement de fonctionnement mentionné à l’article D. 216-5 du code de l’action sociale et
des familles comprend des éléments d’information sur :
- Les modalités d'admission des enfants et des parents ;
- Les modalités d’accueil des enfants et des parents, y compris les horaires et conditions
d’arrivée et de départ des enfants, des parents et des tiers ;
- Les modalités d'intervention prévues en cas d'urgence, notamment dans le cas de
violences physiques ;
- Les modalités d’information de l’autorité prescriptive en cas de difficulté dans la mise eu
œuvre de la mesure prescrite ;
- Les modalités d'information et de participation des enfants et des parents à la vie de
l’espace de rencontre ;
- Les engagements de l’espace de rencontre relatifs au respect des droits des enfants et
parents accueillis ;
-L’engagement des enfants et parents accueillis à respecter les règles d’hygiène et de
sécurité.
De notre point de vue, compte tenu de la spécificité de l'intervention de l'espace de
rencontre il y a lieu de mentionner : "L’espace de rencontre ne se substitue pas aux parents dans
l’exercice de leur autorité parentale. Les parents, titulaires de l’autorité parentale, exercent celle-ci
dans l’espace de rencontre. Les enfants sont sous la responsabilité de leurs parents lorsqu’ils sont
dans l’espace de rencontre. Si aucun des deux n’est présent, la responsabilité de l’espace de rencontre
ne peut se substituer à celle des parents qu’autant que serait démontrée l’existence de fautes,
imprudences ou négligences des intervenants dans la réalisation du fait dommageable."
De la même manière, il convient de préciser le caractère provisoire de l'intervention du
service et d'en fixer la durée.
Il s’agit là d’une obligation légale, à la différence des règlements intérieurs des ER. Le
règlement de fonctionnement fait partie du dispositif juridique.
Il est possible de transformer le règlement intérieur en règlement de fonctionnement, ou
d'en rédiger un en plus du règlement intérieur.
Récapitulatif des pièces à fournir
Document de présentation de l'espace de rencontre mentionnant son
adresse et ses coordonnées et tous les lieux où se déroulent les
rencontres
Le plan des locaux, avec la superficie et la destination des pièces
Autorisation d'ouverture au public ou Avis de la commission de sécurité
si nécessaire, uniquement pour les espaces de rencontre créés après
l’entrée en vigueur du décret.
Règlement de fonctionnement ou le projet de ce document s’il n’a pas
encore été adopté
Attestation d'assurance
Organigramme du service
Diplômes, attestations ou certificats de formation des intervenants
Statuts signés par président + autre membre du bureau
Récépissé Déclaration Association en Préfecture
Avis de publication ou extrait du journal officiel
Liste membres du bureau de l'association
Arrêté de nomination du Directeur de l'établissement public