hebergement evenementiel 2016 - Office de Tourisme de Carhaix et

HEBERGEMENT EVENEMENTIEL 2016
Attention : Veuillez lire attentivement cette convention avant de remplir le questionnaire concernant votre
proposition d’hébergement dans le cadre du festival des Vieilles Charrues, et la signer afin de valider votre
inscription sur nos listings.
Si vous avez l’habitude de travailler en interne avec le festival, veuillez quand-même remplir la convention
et le questionnaire, votre hébergement ne sera pas publié sur les sites web, (ou sera publié en indiquant
« complet ») mais sera référencé dans nos listes.
CONVENTION
Hébergements officiels, inscrits dans une démarche professionnelle touristique
ENTRE
Mme / M ..........................................................................................................................................................
proposant l’hébergement suivant : .................................................................................................................
à l’adresse suivante : ......................................................................................................................................
D’UNE PART,
ET
LE FESTIVAL DES VIEILLES CHARRUES et L’OFFICE DE TOURISME DE CARHAIX ET D’HUELGOAT
D’AUTRE PART,
Il est convenu ce que suit :
Le Festival des Vieilles Charrues et l’Office de Tourisme de Carhaix et d’Huelgoat s’engagent à :
mettre en valeur l’hébergement proposé en le publiant sur leurs sites internet respectifs concernant
la période du festival (soit 4 jours, soit les 2 semaines entourant le festival)
- sous forme de fiche
- avec des critères de recherches (nombre de personnes hébergeables, distance du festival,
tarifs …)
transcrire fidèlement le descriptif fourni par le propriétaire, les tarifs et contacts
mettre à jour régulièrement les disponibilités (concernant la période du festival) dès que
l’information est donnée par le propriétaire
aider les propriétaires dans certaines démarches avec les festivaliers, si nécessaire, telles que :
- fournir des contrats type
- fournir des règlements intérieurs type
éventuellement intervenir pour des traductions en langues étrangères lors d’échange par mail,
courrier ou téléphone
- fournir des documents touristiques pouvant être utiles pour accueillir les festivaliers (plans,
cartes, idées de séjours, informations pratiques…)
conseiller les propriétaires dans la mesure de leurs compétences
Le proposant de l’hébergement s’engage à :
accepter que les informations concernant l’hébergement soient remontées des programmes de
saisies informatiques tels que « tourinsoft » ou « constellation », et intégrées dans la base de
données « hébergements évènementiels » durant la période précédant le festival et pendant le
festival
certifier que tous les renseignements donnés dans le questionnaire retourné sont exacts
indiquer les tarifs spécifiques à l’évènement, s’ils sont différents de ceux pratiqués habituellement
signaler immédiatement toute réservation définitive concernant la période du festival, après
obtention du contrat signé et des arrhes
bien distinguer, le cas échéant, l’hébergement officiel, d’une proposition d’hébergement
complémentaire, qui fera l’objet d’un questionnaire hébergement occasionnel. P.ex. : un gîte
(hébergement officiel), et des chambres dans la maison du propriétaire (hébergement occasionnel),
il faut donc remplir un questionnaire « chambres occasionnelles » à part
veiller à une bonne cohabitation des personnes présentes :
- si plusieurs types d’hébergement sur un même lieu sont proposés, respecter le confort de
chacun quant à l’accès à la salle de bain, la tranquillité, etc.
- si en même temps des personnes de la famille sont accueillies
- s’il y a des animaux
accepter la durée du séjour demandée par les festivaliers, laquelle a été inscrite dans le
questionnaire, p.ex. un tarif nuitée est indiqué = les locations par nuitée sont acceptées : S’il s’agit
d’un gîte, bien indiquer si la location de 4 nuits est acceptée, ou si la durée habituelle du samedi au
samedi est maintenue
Les Vieilles Charrues, et l’Office de Tourisme ne peuvent pas être tenus pour responsables en cas de :
litige entre loueurs et locataires
vol, détérioration des biens
non paiement par les locataires
tout dommage, accident, incident, survenu sur le lieu du séjour
Pour le Festival des Vieilles Charrues, et l’Office de Tourisme,
Fait à Carhaix, le 26/01/2016,
Pour le loueur :
Fait à ……………………………………….., le ……………………… 2016
Nom : ……………………………………….
Signature : …………………………………………….
L’inscription deviendra effective seulement après réception du dossier complet : convention
signée, questionnaire rempli.
Merci, et bon festival 2016 !