Appel d`Offres : Communication Interne et Externe

Appel d’Offres :
Communication Interne et
Externe
Contact :
Arnaud Humbert-Droz : [email protected]
SOMMAIRE
1. Présentation Valdelia .............................................................. 4
1.1. À propos de Valdelia
4
1.2. Organisation interne de Valdelia 5
1.3. Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE)
5
2. Périmètre des prestations ....................................................... 6
2.1. Les besoins de la société 6
2.2. Les phases du projet global
6
3. Information sur la procédure de remise des offres ............ 7
3.1. Site internet Valdelia
7
3.2. Questions des candidats 7
3.3. Date limite de réponse
7
3.4. Format de la réponse
7
3.5. Les contacts
8
3.6. Validité des réponses
3.7. Notification
8
9
3.8. Critères de sélection
9
3.9. Déroulement de l’appel d’offres 10
3.10. Contrat
10
3.11. Restitution des appels d’offres
10
4. Exigences générales ............................................................. 10
4.1. Durée du contrat 10
4.2. Sous-Traitants
11
4.3. Assurances
11
4.4. Respect réglementaire
11
4.5. Propriété des cotations
12
4.6. Budget
12
Le budget annuel prévisionnel de communication de VALDELIA est de 500 000€ HT.
12
5. Définition et périmètre du service ...................................... 12
5.1. Lot 1 Relation presse et animation d’événéments médias 13
2
5.2. lot 2 Animation et développement des comptes Valdelia sur les réseaux sociaux
13
5.3. Lot 3 Création et mise en œuvre de la campagne de communication de Valdelia
en 2015 à destination des détenteurs et des adhérents
14
5.4. lot 4 : Création et mise en œuvre prévisionnelles de la campagne de
communication de Valdelia 2016 et 2017 15
5.5. Le lot 5 : création et diffusion des rapports annuels
15
5.6. Lot 6 : création et diffusion de tous supports de communication demandé par
Valdelia suite à un brief spécifique 15
5.7. Validation 16
5.8. Propriétés intellectuelles 16
5.9. Prestations complémentaires
16
6. Facturation .............................................................................. 16
7. Le prix ....................................................................................... 17
7.1. Bordereaux de prix
17
7.2. Confidentialité et validité de la cotation
7.3. Les pénalités et litiges
17
17
8. Évolution .................................................................................. 18
3
1. Présentation Valdelia
1.1. À propos de Valdelia
Valdelia est un éco-organisme à but non lucratif agréé par le ministère de
l’Écologie, du Développement Durable et de l’Énergie, en charge d’organiser
la filière de recyclage du mobilier professionnel en fin de vie.
Créé par des industriels du secteur en réponse à la règlementation du Grenelle
2 de 2010, et plus particulièrement au décret du 6 janvier 2012 relatif à la gestion
des déchets d’éléments d’ameublement (DEA) professionnels, Valdelia assure
pour le compte de ses adhérents la prise en charge de la collecte et du
traitement des DEA sur l’ensemble du territoire national.
Financé depuis le 1er mai 2013 par une éco-contribution affichée sur le prix de
vente de tout mobilier professionnel neuf, Valdelia propose une solution
globale aux entreprises (TPE, PME, industries) et collectivités (scolaire, santé,
loisirs, culture, hôpitaux, commercial), ainsi qu’aux hôtels, cafés ou restaurants.
Cette nouvelle filière de valorisation B toB du mobilier professionnel en fin de vie
a pour ambition de répondre aux objectifs ambitieux fixés par les pouvoirs
publics, à savoir : atteindre un taux de réutilisation et recyclage de 75% à
l’horizon 2017.
VALDELIA en 2013 c’est : 5 821 tonnes de DEA collectées, 360 chantiers, 400
points de collecte et 1 268 metteurs sur le marché adhérents (fabricants,
distributeurs, importateurs).
4
1.2. Organisation interne de Valdelia
1.3. Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE)
Conscient des enjeux sociétaux liés à l’économie circulaire et aux filières
REP, Valdelia s’est lancé en 2014, dans une démarche de Responsabilité
Sociétale des Entreprises (RSE). L’objectif pour Valdelia est de mesurer,
maitriser et assumer les impacts de ses décisions et activités sur la société
et sur l'environnement, se traduisant par un comportement éthique et
transparent qui :
 Contribue au développement durable, y compris à la santé et au
bien-être de la société,
 Prend en compte les attentes des parties prenantes,
 Respecte les lois en vigueur tout en étant en cohérence avec les
normes internationales de comportement,
 Est intégré dans l'ensemble de l'organisation et mis en œuvre dans
ses relations.
5
2. Périmètre des prestations
2.1. Les besoins de la société
Valdelia doit pouvoir appuyer sa communication sur une agence qui lui
permettra de développer et de confirmer :
1- La communication interne de l’entreprise et la communication
institutionnelle qui concerne principalement les documents
obligatoires (rapport annuel, bilan, présentation, ..) aux pouvoirs
publics ;
2- La communication externe de l’entreprise et de la filière de
collecte et traitement mise en place.
Ce projet se divise en 6 lots :
 Le lot 1 concerne les relations presse et l’animation de points
médias,
 Le lot 2 concerne l’animation et le développement de Valdelia
via les réseaux sociaux,
 Le lot 3 concerne la création et mise en œuvre de la campagne
de communication de Valdelia 2015,
 Le lot 4 concerne la création et la mise en œuvre prévisionnelles
de la campagne de communication de Valdelia pour 2016 et
2017,
 Le lot 5 concerne la création et diffusion des documents annuels
obligatoires (rapports annuels et autres rapport demandés par les
pouvoirs publics),
 Le lot 6 concerne la création et la diffusion de tous supports de
communication demandé par Valdelia suite à un brief spécifique.
La réponse devant se faire sur les 6 lots
2.2. Les phases du projet global
Phase A : Présentation des propositions de campagne pour 2015 en
fonction des objectifs du brief (lot 3)
Phase B : Déploiement de la campagne 2015 (lot 3)
Phase C : Déploiement des supports de communication interne et
externe sur commande (lot 1, 2, 5 et 6)
Phase D : Présentation des axes de communication 2016 et 2017 (lot 4)
6
Pour le lot 1 et 2, un forfait mensuel sera prposé.
3. Information sur la procédure de
remise des offres
3.1. Site internet Valdelia
Valdelia dispose d’un site internet : www.valdelia.org sur lequel un espace est
dédié
aux
appels
d’offres
pour
le
système
d’information
:
http://www.valdelia.org/Communication/ .
3.2. Questions des candidats
Tout candidat a la possibilité de poser des questions, par courriel
([email protected]) avant le 14 novembre 2014 à 12h00.
3.3. Date limite de réponse
Les dossiers complets de candidature (cf §3.4.) devront être reçus au plus tard
le 28 Novembre 2014 à 12h00.
3.4. Format de la réponse
Tous les documents demandés devront être transmis en mains propres ou par
voie postale, sous format papier et électronique (CD/clé USB), à l’adresse ci-dessous
au plus tard le le 28 Novembre 2014 à 12h00.
Valdelia – Réponse aux Appels d’Offres
11 rue HEINRICH
92100 BOULOGNE-BILLANCOURT
Composition du dossier de candidature :
 Un bordereau de prix détaillé par lot ;
7
 Présentation de la société/du groupe ;
 Le mémoire technique dans lequel sont décrit le mode de
fonctionnement entre l’agence et Valdelia et les grandes lignes des
campagnes 2015.
3.5. Les contacts
Le contact commercial
Le contact commercial sera, pendant toute la durée du contrat, l’interlocuteur
du service achat de Valdelia.
Lors de la phase de négociation, il sera l’interlocuteur de Valdelia pour les
discussions sur les dossiers de candidature.
Il sera présent lors des réunions de suivi de projet avec le service achat.
Il sera contacté par le service achat à chaque litige constaté.
Il sera le garant auprès de Valdelia du suivi des documents administratifs à
fournir (contrat, facturation, etc.).
Le contact opérationnel
Le contact opérationnel sera, pendant toute la durée du contrat,
l’interlocuteur du service gestion de projet.
Il sera présent à toutes les réunions de suivi de projet et devra pouvoir répondre
à toutes les questions techniques/opérationnelles.
En cas de changement de contact commercial ou opérationnel, Valdelia
devra être informé par courrier.
3.6. Validité des réponses
Les éléments des réponses seront valables jusqu’au 6 janvier 2015. Tout dossier
incomplet ne sera pas pris en compte.
8
Valdelia se réserve le droit de rejeter toute cotation dans son intégralité remise
par le prestataire ainsi que toute cotation ne répondant pas à la demande de
Valdelia.
Valdelia se réserve également le droit de négocier les éléments de réponse des
candidats.
3.7. Notification
Valdelia notifiera à chaque candidat :
La réception de son dossier de candidature ;
Sa sélection ou son rejet à la phase de négociation ;
La décision finale de Valdelia sur son dossier.
Ces notifications se feront par mail à l’attention du contact commercial
désigné dans le dossier.
3.8. Critères de sélection
La sélection des offres se fera selon 2 critères :
Les choix techniques (60%) : La compréhension de la filière, les choix de
communication proposé, les propositions de plan média, les campagnes
envisagés, le mode de fonctionnement et d’échange entre Valdelia et le
candidat, les délais de réponse et de production de livrables, rapports, chartes,
modèle de documents, la force de proposition pour les opérations de
communication quel que soit le média en adéquation avec les objectifs de
Valdelia, l’uniicité de la communication proposée, l’adaptabilité aux
changements, la réactivité, la disponibilité des équipes les clients/projets de
référence de projets similaires, en taille et en complexité métier, les moyens
matériels et humains mis à disposition du projet…
Le prix (40%) : La cotation remise par candidature sera un élément de discussion
lors de la phase de sélection finale des dossiers de candidature.
9
3.9. Déroulement de l’appel d’offres
27 octobre au 14 novembre 2014 à 12h00 : Questions par courriel et
retour consolidé à tous les candidats pour évacuer les premières
interrogations,
27 octobre au 14 novembre 2014 : Rencontre avec chaque candidat qui
le souhaite pour répondre aux questions plus complexes,
Réponse finale attendue le 29 novembre 2014
28 novembre au 12 décembre 2014 : sélection de 3 candidats et
soutenances
15 décembre 2014 : Sélection finale du candidat
2 janvier 2014 : Démarrage du contrat
3.10. Contrat
Le présent document, les réponses aux questions, le dossier du candidat retenu
(Bordereau de prix, tableau des pénalités,…) et les éléments de négociation
seront intégrés au contrat, un contrat de service à engagement de résultat. Ce
dernier devra être signé au plus tard le 6 janvier 2015.
3.11. Restitution des appels d’offres
Valdelia répondra de façon individuelle aux questions particulières de tous les
candidats qui en feront la demande. Les demandes de précisions devront être
faites par mail à [email protected] ou par courrier à :
Valdelia - Réponse aux Appels d’Offres
11 rue HEINRICH
92100 BOULOGNE-BILLANCOURT
4. Exigences générales
4.1. Durée du contrat
Le contrat couvre la période du 2 janvier 2015 au 31 décembre 2017. Toutes les
informations et chiffrages concerneront cette période.
10
Dans le cas de non-respect par le prestataire de ses obligations contractuelles,
la durée contractuelle pourra être écourtée sans possibilité de recours ou
d’indemnité.
En cas d’interruption imprévue des prestations, même partielle, pour quelque
cause que ce soit, le titulaire devra prendre, en urgence, les mesures
nécessaires à la continuité du service et en aviser Valdelia dans les délais les
plus courts.
4.2. Sous-Traitants
Un prestataire peut utiliser autant de sous-traitants qu’il le souhaite pour réaliser
la prestation pour Valdelia. Il devra s’assurer que tous ses sous-traitants sont en
conformité avec la réglementation en vigueur. Il sera responsable du paiement
de ses sous-traitants. Il devra préalalement informer VALDELIA de la liste de ses
sous-traitants. VALDELIA se réserve le droit de refuser un sous-traitant.
Le prestataire peut à n’importe quel moment changer de sous-traitant en
informant préalablement VALDELIA, s’il conserve la même qualité de prestation
rendue à Valdelia. Il devra en informer Valdelia avant le démarrage de la
nouvelle sous-traitance.
4.3. Assurances
Le Prestataire souscrit et maintient pendant toute la durée du présent contrat,
les polices d’assurance Responsabilité Civile Professionnelle, tant délictuelles
que contractuelles, auprès d’une compagnie d’assurance reconnue de
l’Union Européenne.
Une copie des certificats d’assurance devra être envoyée à Valdelia au début
de chaque année du contrat.
4.4. Respect réglementaire
Le titulaire s’engage à appliquer les textes législatifs et réglementaires en
vigueur notamment en matière de sécurité sociale, législation du travail,
législation fiscale …
11
Valdelia se réserve le droit de s’assurer à tout moment et par tout moyen que
les prescriptions du présent paragraphe sont respectées. En cas de défaillance
du prestataire, elle peut se substituer à lui et aux frais de celui-ci.
4.5. Propriété des cotations
Tous les éléments de cotations soumis à Valdelia deviennent la propriété de
Valdelia dans leur totalité. En aucun cas, il ne pourra être demandé à Valdelia
un remboursement des coûts ou des dépenses qui auraient pu être engagés
dans le cadre de la préparation de vos réponses.
4.6. Budget
Le budget annuel prévisionnel de communication de VALDELIA est de
500 000€ HT.
5. Définition et périmètre du service
Valdelia a trois axes majeurs de communication :
1) Eco-organsisme en charge de la collecte et du traitement des déchets
d’éléments d’ameublements professionnels, Valdelia doit se faire
connaitre auprès de l’ensemble des entreprises et collectivités pour leur
expliquer le service mis en œuvre et la possibilité qui existe pour elle de
s’en servir ;
2) Valdelia doit fédérer ses adhérents, metteurs sur le marché, autour de
mêmes valeurs et leur permettre de s’approprier la filière et
l’organisation mises en place pour leur compte ;
3) Valdelia, étant agréée par trois ministères d’Etat, doit un certain nombre
de remontées d’information envers les pouvoirs publics. Cette
communication doit répondre à des exigences précises à respecter.
12
5.1. Lot 1 Relation presse et animation
d’événéments médias
Dans le cadre de son développement, Valdelia a besoin d’un relais entre son
activité et les médias. Pour lui permettre de se faire connaitre auprès de ses
différentes cibles, mais aussi pour communiquer sur un certain nombre de
nouveautés mises en place.
a. La prestation Relation Presse est une prestation qui consiste en
l’animation d’un réseau médiatique pour diffuser :
b. La rédaction de communiqués de presse concernant des
événements majeurs de la vie de Valdelia,
c. Les nouveaux services ou nouveaux appels d’offres,
d. La publication des résultats annuels,
Les événements pouvant être les relais de la communication générale de
l’entreprise.
5.2. lot 2 Animation et développement des
comptes Valdelia sur les réseaux sociaux
A ce jour, Valdleia possède des comptes sur les réseaux sociaux que sont
Twitter, FaceBook et Linkediin.
L’ensemble de ces comptes devront, dans un premier temps, être audités pour
connaitre la pertinence de leur utilisation pour Valdelia.
D’autre part, une animation via un forfait mensuel devra être mis en place en
fonction de l’actualité de Valdelia.
13
5.3. Lot 3 Création et mise en œuvre de la
campagne de communication de Valdelia
en 2015 à destination des détenteurs et des
adhérents
Dans le cadre de ses activités Valdelia souhaite mettre en œuvre une
campagne de communication ayant pour cible principale les détenteurs de
mobiliers professionnels.
Dans le cadre de cette campagne, l’objectif principal est de permettre aux
détenteurs de connaitre la solution de l’Eco-organisme en terme de collecte et
de traitement des mobiliers professionnels et de générer un réflexe
automatique d’utilisation du service. Les détenteurs de mobiliers professionnels
sont constitués de toutes entreprises ayant en sa possession des mobiliers dont
elle souhaite se défaire. De fait, les détenteurs sont toutes entreprises ou
collectivités possédant des meubles.
Dans ce cadre, l’agence devra proposer une série d’action via différents
médias ou supports permettant d’accroitre la notoriété de l’entreprise auprès
des détenteurs. Le candidat proposera un indicateur de suivi de la notoriété de
Valdelia.
L’objectif secondaire de l’Eco-organisme est de faire reconnaitre par les
détenteurs, la volonté mise en place par les adhérents de l’eco-organisme.
L’axe de communication employé est à définir en fonction de ce que l’agence
pourra proposer et sachant que les valeurs deValdelia sont :

Sens du service ;

Ethique et transparence ;

Esprit d’équipe, convivialité ;

Prise en compte des attentes des parties prenantes ;

Expertise ;

Pédagogie, accompagnement de nos clients et partenaires.
La campagne devra débuter au plus tard mi- janvier et se terminer le 31
décembre 2015.
14
L’un des indicateurs de l’efficacité du plan de communication mis en place
sera l’accroissement du taux de collecte des DEA professionnels, reflet de la
connaissance par les détenteurs du service de Valdelia.
5.4. lot 4 : Création et mise en œuvre
prévisionnelles de la campagne de
communication de Valdelia 2016 et 2017
Les campagnes de communication 2016 et 2017 ne pouvant être proposées
qu’après les réalisations de la campagne 2015 et la mesure des impacts, le
candidat s’attachera à présenter un budget préparatoire à la réalisation de la
campagne 2016 et 2017, en novembre 2015.
5.5. Le lot 5 : création et diffusion des rapports
annuels
Dans le cadre de son activité Valdelia se doit de présenter, une fois par an, aux
pouvoirs publics un rapport annuel de son activité.
Ce rapport devant être publié pour le mois de juin de l’année N+1,e candidat
proposera un forfait pour la réalisation et la diffusion de ce rapport.
5.6. Lot 6 : création et diffusion de tous supports de
communication demandé par Valdelia suite à
un brief spécifique
Dans le cadre de son activité, Valdelia demandera à l’agence de
communication de créer des supports de communication spécifiques tels que
des plaquettes commerciales ou des supports de communiction à destination
des parties prenantes.
Ne disposant pas à ce jour de la liste des supports à créer, l’agence s’emploiera
à conseiller et communiquer à Valdelia, dans le cadre de ce lot, les coûts
inhérents aux heures de création, de rédaction et aux frais d’agence.
Par la suite, pour chaque création de support, Valdelia remettra un brief
spécifique qui fera l’objet d’un devis unitaire reprenant les tarifs du lot 6 ainsi
que le temps proposé pour la réalisation de la tâche.
15
5.7. Validation
Le candidat proposera un protocole de validation des différentes étapes du
projet.
5.8. Propriétés intellectuelles
Le candidat devra s’assurer qu’il est bien propriétaire de l’ensemble des
informations, données et supports nécessaires à la réalisation des prestations
demandées et qu’il détient ou détiendra l’ensemble des droits d’auteurs
attachés aux prestations de la commande, notamment en cas d’utilisation de
supports existants. Le candidat garantira Valdelia contre toute réclamation ou
action intentées pour violation d’un droit de propriété de quelque nature que
ce soit appartenant à un tiers et relatif à la présente consultation.
A la fin du projet, le prestataire remettra à Valdelia l’intégralité des sources et
supports développés dans le cadre de ce projet ainsi que les moyens et
procédures de compilation afin que le maintien en condition de
fonctionnement, la modification, l’adaptation et la duplication soient rendues
possibles par Valdelia ou par un tiers.
5.9. Prestations complémentaires
Les prestations complémentaires qui pourraient être demandées au cours du
contrat par Valdelia feront l’objet d’une demande formalisée par un brief de
Valdelia et seront réalisées après signature d’un devis validé.
6. Facturation
Le planning et les modalités de règlement des factures devront être proposées
par le candidat.
16
7. Le prix
7.1. Bordereaux de prix
Le candidat doit fournir à Valdelia un détail de sa cotation par poste selon son
planning et l’organisation de sa prestation. Le candidat devra, a minima,
proposer une cotation pour les prestations de Relaton presse, Community
manager, tarif Directeur artistique, tarif agence suivi de compagne
Le candidat indiquera également le prix des corrections, passé le délai de
garantie défini dans le contrat de prestation.
7.2. Confidentialité et validité de la cotation
Tous les documents et informations inclus dans cet appel d'offres ou en relation
avec cet appel d'offres ainsi que toutes les informations supplémentaires qui
pourraient être livrées pendant le processus de sélection sont confidentielles et
resteront la propriété de Valdelia. Les documents de l'appel d'offres dans leur
intégralité ou par extrait ne seront rendus accessibles à aucun tiers, excepté sur
demande d’un représentant de l'État ou d’une autorité administrative
compétente.
Les cotations reçues par Valdelia seront gardées confidentielles par Valdelia et
seulement accessibles par Valdelia. Les cotations ne seront rendues accessibles
à aucun tiers, excepté sur demande d’un représentant de l'État ou d’une
autorité administrative.
Valdelia conservera les dossiers des candidats retenus et non retenus pendant
toute la durée du marché.
7.3. Les pénalités et litiges
En cas de non-respect par le prestataire des procédures mise en place,
Valdelia pourra appliquer des pénalités à ses prestataires. Ces pénalités seront
définies dans le contrat de prestation.
17
En cas de manquement à ses obligations, ces pénalités ne dispensent pas le
prestataire du risque de voir effectuer à ses frais la prestation de traitement par
une autre entreprise.
A chaque infraction constatée, Valdelia contactera le prestataire afin
d’étudier l’origine des problèmes et mettre en place avec lui des mesures
correctives. Dans le cas où les mesures correctives ne seraient pas respectées,
les pénalités seront appliquées.
Avant toute action contentieuse, les Parties chercheront, de bonne foi, à régler
à l’amiable leurs différends relatifs à la validité, l’exécution et à l’interprétation
du présent contrat au travers d’échange de courriers (électroniques et/ou
postaux). En cas de désaccord persistant, un rendez-vous sera organisé afin de
confronter les points de vue et effectuer toutes les constatations utiles pour
permettre de trouver une solution au litige. Un compte rendu avec un relevé
de décision sera rédigé.
A défaut d’accord amiable dans un délai de 30 jours à compter de la
notification du litige, tout différend né entre les parties, concernant la validité,
l’exécution, l’inexécution et/ou l’interprétation du présent contrat sera soumis
au Tribunal de Grande Instance dont dépend le siège social de Valdelia qui
sera seul compétent.
8. Évolution
Pour des évolutions ultérieures, Valdelia aura la possibilité de faire des contrats
en direct avec le prestataire sélectionné sans passer par une procédure
d’appel d’offres.
18