Position du notariat européen sur la Communication de la

Conférence des Notariats de l’Union Européenne
Position du notariat européen
sur la Communication de la Commission au Conseil et au Parlement européen sur la
modernisation du droit des sociétés et renforcement du gouvernement d’entreprise dans
l’Union européenne
- Un plan pour avancer -
Le notariat européen a pris connaissance avec le plus grand intérêt de la consultation relative au
plan d’action concernant l’amélioration du droit des sociétés et le gouvernement d’entreprise.
La profession notariale est très concernée par le droit des sociétés d’une part parce qu’elle
intervient dans la constitution des sociétés et la modification de leurs statuts, mais également
car elle est appelée à intervenir lors de certains actes passés par la société avec des tiers.
L'intervention notariale en droit des sociétés apporte la sécurité juridique nécessaire aux
transactions commerciales, non seulement pour les actionnaires mais aussi dans les relations
de la société avec des tiers.
Grâce à ces obligations, les sociétés se conforment à un minimum de formalités et de protection
des actionnaires ainsi que des créditeurs et ce, de deux manières possibles : en facilitant la
preuve des actes accomplis et en fournissant des conseils juridiques formulés par le notaire en
tant qu’officier public neutre.
Une lecture attentive du plan d’action proposé par la Commission a permis au notariat européen
de parvenir aux réflexions suivantes :
La Communication de la Commission prévoit de renforcer les droits des actionnaires des
sociétés cotées, entre autres par une amélioration de l’accès à l’information par voie
électronique. En réalisant cela, il sera nécessaire d’instaurer des garanties pour toutes les
parties concernées, par exemple sur le plan de la fiabilité des documents mis à disposition ou
transmis par voie électronique. Il sera en particulier important de garantir l’exactitude de l’origine
et l’intégrité du contenu des documents transmis sur support électronique. Dans ce sens, il
faudra étudier de façon approfondie toutes les possibilités que les nouvelles technologies offrent
en matière de droit des sociétés, mais en préservant toutes les sauvegardes nécessaires (la
protection des droits des actionnaires doit être garantie).
Le notariat européen soutient par ailleurs l'approche (point 2.1, 3ème tiret de la communication)
selon laquelle l’utilisation de la voie électronique devrait rester facultative, afin de permettre aux
actionnaires qui ne sont pas dotés de moyens électroniques nécessaires, d'exercer pleinement
leurs droits à l'avenir également.
Dans la mesure où la Commission envisage la tenue d'assemblées générales par voie
électronique (point 3.1.2), il conviendrait d'examiner si ceci correspond, à l'heure actuelle, aux
besoins réels des sociétés et de leurs actionnaires. En tout état de cause, la tenue virtuelle
d'assemblées générales poserait des problèmes considérables dans la pratique, puisqu'il
faudrait accorder à un nombre théoriquement illimité d'actionnaires la possibilité de participer
aux débats et de relever, pour les votes, leur identité.
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En ce qui concerne les modalités, il faudrait assurer que le rôle de l’assemblée générale en ellemême ne soit pas affaibli. C’est-à-dire, cette assemblée, qui déjà ne se réunit en général qu’une
seule fois par an, est fondamentale puisqu’elle est censée être un organe de délibération aussi
bien que de consultation et d’information où les petits porteurs, les fonds de pensions et les
organismes de placement peuvent se faire entendre et exercer leurs responsabilités de contrôle.
Porter atteinte à ce rôle dépréciera aussi l’affectio societatis dans les sociétés fermées et
générera souvent l’incompréhension des actionnaires ou associés à l’égard de résolutions qu’ils
auront pourtant signées. Pour cette raison, il faudrait que toute organisation alternative des
assemblées générales puisse être adoptée, tout au moins, à la majorité qualifiée des
actionnaires.
Finalement, l'Assemblée générale ne peut jouer son rôle pour la société, les actionnaires et les
tiers (créanciers et futurs actionnaires) que lorsque son déroulement et les décisions prises sont
actés de façon juridiquement incontestable. De ce fait, de nombreux Etats membres exigent que
l’assemblée générale fasse l'objet d'un acte authentique établie par le notaire. Une telle
authentification devient d'autant plus importante que les débats se déroulent loin de la sphère
des organes de la société et des actionnaires présents, notamment par la communication
électronique avec des non-présents. Aussi faudrait-il assurer, dans le cas d'une telle assemblée
virtuelle, que tout échange d'informations soit canalisé vers un seul endroit où il pourra être suivi
en présence physique du président de l'assemblée générale et du notaire. De même, les
actionnaires qui ne peuvent pas ou ne veulent pas participer par voie électronique, devraient
pouvoir continuer à participer physiquement à cette assemblée.
Bruxelles le 10 septembre 2003
Conférence des Notariats de l’Union Européenne
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