ANNONCE détaillée Assistant(e) Communication

ANNONCE
Le 2 mai 2016
Montpellier Business School recherche :
Un(e) Assistant(e) Partenariats, Relations avec les diplômés et Communication H/F
FONCTION:
Assurer un rôle de support administratif et opérationnel à la Directrice de la communication, des partenariats, du fundraising et
des relations avec les diplômés.
Assurer un rôle d’interface et de facilitateur/trice avec les différents acteurs et parties prenantes de Montpellier Business School.
MISSIONS & ACTIVITES:
En lien avec la chargée de mission de la Direction et sous la responsabilité de la Directrice du service,
Assistanat, gestion administrative globale
-
Assurer l’assistanat courrier et téléphone,
Coordonner les demandes des prestataires extérieurs et des partenaires,
Optimiser l’organisation administrative et logistique du service,
Elaborer des comptes rendus et les dossiers,
Organiser les réunions, les RV et les déplacements,
Mettre à jour les documentations et les fichiers,
Prendre part à l’organisation des opérations évènementielles,
Prendre part aux opérations de marketing direct,
Procéder des demandes de devis pour des achats,
Enrichir la CRM de toutes les données du service.
Gestion opérationnelle et communication
-
Organiser sous la responsabilité fonctionnelle de la chargée de mission de la direction le suivi des plannings de création
et de fabrication de tous les supports de la direction (kakemonos, stands, plaquette, affiches, mailings…),
Organiser sous la responsabilité fonctionnelle de la chargée de mission de la direction le suivi opérationnel des
prestataires (graphiste, photographe, vidéo, imprimeur …),
S’assurer du contrôle qualité des produits livrés - contrôle qualité des produits (stands, kakémonos) et du retour chez
fabricant pour réparation…,
Tenir à jour les justificatifs de parution print et web,
Veiller à la gestion des stocks, à la réalisation et au suivi des commandes des projets de communication,
Organiser les ressources et moyens de l’activité évènementielle (vœux, cérémonies, conférences, spécialisations,
intervenants, SRG etc…),
Etablir une veille de l’activité communication des partenaires dans les médias et sur les réseaux sociaux,
Etablir avec le community-manager un fil rédactionnel de mise en avant de tous nos partenaires et de tous les prospects
visés sur nos réseaux sociaux,
Rédiger des actualités (en français et en anglais) pour les différents supports (internes et externes),
Réaliser les écrans dynamiques relatifs à l’actualité partenaires, diplômés et actualités MBS.
Gestion opérationnelle partenariats et alumni
-
Rechercher des informations et des documentations pour constituer des dossiers adaptés à une cible définie,
Préparer les dossiers « partenaires » pour les RV,
Mettre en place dans la CRM les actualités des partenaires et des diplômés,
Assurer le suivi des dossiers et les deadlines liés aux partenariats (actuels et prospects),
Créer les outils d’aide à la décision et de contrôle de l’activité partenariat,
Organiser et piloter les advisory-board (invitations, suivi des présents, envoi des CR …),
Etre au contact des partenaires lors des opérations jurys,
Créer les process relatifs au lien avec des diplômés pour enrichir les bases des services stage, alternance et de l’asso
des diplômés,
Créer les process relatifs à l’insertion professionnelle des dernières années après leur contrat d’apprentissage,
Développer la connaissance des diplômés de la Fondation du Groupe Sup de Co Montpellier Business School en vue
d’en sourcer des fonds.
MISSIONS & ACTIVITES ASSOCIEES DU POSTE:
Toute autre mission confiée par son responsable dans le cadre de ses compétences.
RELATIONS DU POSTE:
Relations internes : L’ensemble des services et directions de Montpellier Business School.
Relations externes :
Les grands partenaires et tous les contacts entreprises,
Les diplômés et l’association des diplômés,
Les prestataires communication et fournisseurs,
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES:
Niveau d'études et/ou expérience:
Minimum Bac+3 Information/Communication ou Marketing ou formation jugée équivalente,
Expérience de 2 à 5 ans dans un service marketing et développement commercial.
Compétences et qualités requises :
Excellente maîtrise du pack office,
Excellent rédactionnel et orthographe irréprochable,
Excellente maîtrise de l’anglais oral comme écrit,
Polyvalence, goût pour le travail en équipe, bon relationnel et sens prononcé du client externe/interne,
Rigueur, attention portée au détail,
Empathie,
Adaptabilité,
Auto-contrôle,
Aptitude à travailler en openspace.
TYPE DE CONTRAT ET TEMPS DE TRAVAIL :
CDI Temps plein, Disponibilité selon les exigences de service.
CLASSIFICATION :
Catégorie technicien, 3, échelon A, rattaché à l’emploi repère assistant de direction T3 et à la filière métier personnel
administratif et de service. 1750 euros brut/mois + 13ème mois+ chèque de table +avantage en vigueur au sein de Montpellier
Business School.
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE:
Directrice de la Communication.
LIEU DE TRAVAIL: Montpellier Business School, 2300 Avenue des Moulins, 34185 MONTPELLIER Cedex 4.
Les candidatures (CV+LM) sont à adresser à S. Bourgade, Chargée de recrutement et d’administration du personnel sous la
référence A.Com2016 par courrier électronique ([email protected]).