Offre demploi UIC - Assistante Direction

Fonction : Assistant(e) de Direction
Responsabilités et autorités
Assistance du Directeur General
Classement divers (UIC,…)
Traductions
Organisation des réceptions, événements internes (visites, gouters, départs, remises de médailles…)
Organisation des voyages d’affaires
Correspondance
Gestion du personnel
Gestion des documents PEP
Rédaction des contrats de travail
Gestion des formalités d’embauche et de départ (dossier nouvel arrivant, déclaration Urssaf, mutuelle,
médecin du travail…)
Gestion des visites médicales annuelles, reprise
Gestion des demandes des médailles d’honneur du Travail
Gestion des dossiers stagiaires en entreprise (conventions, gratifications, attestations)
Convocations DP et CE
Rédaction de comptes rendus (réponses DP, procès-verbaux CE)
Rédaction du document préparatoire et procès-verbal NAO
Communication internes (notes internes…)
Communication externe : organisation de journées portes ouvertes, sponsors
Gestion du logiciel PeopleSoft (base de données de gestion du personnel Solutia)
Audit BVC sur procedures PRO SET 60001, INS SET 60001, WIS SET 60002 et DOC SET 60001
Gestion dossiers lunettes de sécurité
Gestion de la formation
Recensement des besoins de formation
Préparation du plan de formation
Présentation du plan au CE en janvier, du bilan en octobre et décembre
Enregistrement des actions de formation, gestion informatique du budget (Sage), suivi des dossiers
Déclarations, communication avec l’OPCA et les autorités légales
Gestion du DIF
Création et mise à jour des carnets formation sécurité
Gestion des bâtiments administratifs
Courrier
Photocopieurs, Flotte automobile, Téléphonie : standard téléphonique, flotte fixes et mobiles
Commandes et gestion fournitures de bureau
Gestion intervenants de société de ménage, espaces verts
Validation fournisseurs Mfg Pro
Correspondant informatique
Correspondance parc informatique auprès des intervenants informatiques et des Helpdesks maintenance
Gestion de projets informatiques
Commandes matériels informatiques
Compétences
Niveau BAC +2 (BTS Assistant(e) de Direction, BTS Assistante de Gestion PME PMI, DUT GEA )
Savoir faire
Bonne maîtrise de l’anglais
Qualités rédactionnelles
Bonne maîtrise des techniques du secrétariat
Connaissances en Informatique, RH et Formation
Savoir Etre
Grande disponibilité et polyvalence
Facilité de communication orale et écrite
Capacité à travailler de manière autonome
Discretion