service des etudes et de la scolarite - ENT

NOTICE EXPLICATIVE POUR REMPLIR LA DEMANDE D'INSCRIPTION
ADMINISTRATIVE EN LIGNE
Année universitaire 2014-2015
Renseignement des zones de saisie
Lors de votre connexion sur le site Internet, vous devez vous identifiez pour accéder à votre
fiche d’inscription.
- Si vous êtes bachelier de l’année et que vous vous connectez pour la première fois sur
le site de l’UAPV, vous devez taper votre nom, prénom et date de naissance ainsi que votre
n°BEA ou INE qui figure sur le relevé de notes du baccalauréat.
Le nom est votre nom patronymique (de jeune fille pour les femmes mariées), tapé en
majuscules et sans accent.
Le prénom est votre premier prénom officiel qui figure sur votre livret de famille, tapé en
majuscules et sans accent.
La date de naissance est tapée sous la forme 01 01 1980.
Le n° BEA (base élève académique) et INE (identifiant national étudiant) contient 11
caractères (lettres et chiffres). Il s'agit du même numéro. Il figure sur votre relevé de notes du
baccalauréat ou du BTS. La lettre, renseignée à la fin de la série de chiffres doit être saisie en
minuscule.
ATTENTION, l'absence de ce numéro n'est tolérée que dans des cas particuliers (étudiants
étrangers, Bac DOM-TOM, reprise d'études avec interruption longue). Si vous ne disposez
pas de cette information à votre première connexion, vous devrez impérativement fournir
ce numéro le jour de votre convocation à l’université.
- Si vous êtes bachelier de l’année et que vous avez déjà saisi votre demande
d’inscription, un compte individuel vous a été fourni lors de la validation de la saisie.
Ou
- Si vous n’êtes pas bachelier de l’année et n’étiez pas inscrit à l’UAPV en 2013-2014, un
compte individuel vous a été fourni lors de l’acceptation de votre demande préalable
(validation d’études, fiche d’accueil, candidature sur dossier, autorisation d’inscription en
doctorat, admission préalable d’un étudiant étranger, …).
Vous devez alors vous connecter avec l’identifiant et le mot de passe qui vous ont été confiés.
Respecter la casse (minuscules et majuscules) : z n’est pas équivalent à Z.
IDENTITE
- Nom patronymique : nom de naissance, en majuscules et sans accent.
- Prénoms : tous
- Commune de naissance : en majuscules et sans accent.
- Département de naissance : choisir dans la liste proposée, laisser en blanc si vous êtes né à
l’étranger.
- Pays de naissance : indiquer « France » obligatoirement si un département est choisi.
- Photo : pour nous fournir la photo d'identité numérique qui figurera sur votre carte
d'étudiant, cliquer sur "choisir une photo" puis sélectionner la photo en cliquant sur
"Parcourir". S'affiche alors une fenêtre d'exploration de votre ordinateur, permettant d'aller
chercher la photo dans le dossier où elle se trouve. Cliquer sur le nom de la photo choisie,
l'image s'affichera alors sur votre fiche d'inscription. Elle sera sauvegardée lors de la
validation globale.
1
Quelles sont les photos admises pour une carte d’étudiant ?
Les photos fournies doivent être récentes (prises il y a moins de 6 mois) et ressemblantes.
Attention : Si les photos ne respectent pas certaines spécifications, elles seront rejetées.
Luminosité, contraste et couleurs : La photo doit présenter ni surexposée, ni sous-exposée.
Elle doit être correctement contrastée, sans ombre portée sur le visage ou en arrière-plan.
Fond : Le fond doit être uni, de couleur claire.
Tête : La tête doit être nue. Les couvre-chefs, foulards, serre-têtes et autres objets décoratifs
sont interdits. La tête doit être droite et le visage dirigé face à l'objectif
Regard et expression : Le sujet doit fixer l'objectif. Il doit adopter une expression neutre et
avoir la bouche fermée.
Visage et yeux : Le visage doit être dégagé. Les yeux doivent être parfaitement visibles et
ouverts.
Lunettes et montures : Si vous avez des lunettes, vous n'êtes pas obligé de les porter sur les
photos. Par contre, si vous les portez, les lunettes doivent respecter les conditions suivantes :
la monture ne doit pas être épaisse ; elle ne doit pas masquer les yeux ; les verres ne doivent
ni être teintés, ni être colorés ; il ne doit pas y avoir de reflet sur les lunettes.
La photo doit être au format d’identité
- type format papier 3 mm 1X 45 mm h soit format écran conservant ce type de proportions
en orientation verticale (140X180 px conseillé)
- visage uniquement
- formats numériques acceptés : jpg et png uniquement
- taille maximum acceptée : 100 Ko
COORDONNÉES
2 adresses :
- Adresse de l’étudiant : où vous pourrez recevoir du courrier tout au long de l’année
universitaire.
- Adresse de référence : des parents, si elle diffère de celle de l’étudiant; à remplir
obligatoirement quand les parents résident en métropole ou dans les DOM-TOM.
Ne rien indiquer dans l’adresse de référence si identique.
- 2 zones de libellé d’adresse et commune : en majuscules et sans accent.
- Pays : ne pas indiquer l’adresse des parents si c’est à l’étranger.
RENSEIGNEMENTS DIVERS
- Situation particulière : si vous êtes étudiant handicapé, indiquez parmi la liste proposée le
cas correspondant à votre situation.
- Profession des parents : choisir dans la liste proposée. Les demandeurs d'emploi sont codés
dans leur ancienne profession.
SCOLARITE ANTÉRIEURE
- Baccalauréat ou équivalent : Les étudiants titulaires de plusieurs baccalauréats français
indiqueront le dernier obtenu ; les étudiants étrangers titulaires d'un baccalauréat étranger
complèteront par le code 0031 ; si vous n'avez pas le baccalauréat, indiquer un code
équivalence de type 003+chiffre.
- Année d’obtention du baccalauréat : 4 chiffres.
2
- Département d’obtention : La modalité 099 concerne les titulaires d’un baccalauréat
français ayant passé les épreuves dans un centre d’examen situé à l’étranger.
- Première inscription dans l’enseignement supérieur : il s’agit de la 1 année où l’étudiant
s’est inscrit dans un établissement de l’enseignement supérieur en France. Il faut indiquer
l’année civile de début d’année universitaire (par exemple 2014 pour l’année universitaire
2014-2015).
ère
- Première inscription dans une université ou un IUFM : il s’agit de l’année universitaire
de 1 inscription dans une université publique française ou dans un IUFM pour une
formation diplômante ou équivalente.
L’année de 1 inscription est par conséquent postérieure ou égale à l’année du baccalauréat ou
de l’équivalence obtenue. Il faut indiquer l’année civile de début d’année universitaire (par
exemple 2014 pour l’année universitaire 2014-2015).
ère
ère
- Formation ou enseignement suivi l’année précédente : choisir dans la liste proposée.
Il ne s'agit que de la situation de l'année précédente, à l'exclusion de celle des autres années.
En cas de non scolarisation l'année précédente, une des deux modalités suivantes devra être
renseignée :
U- non scolarisé l'année précédente, mais ayant déjà été inscrit dans l'enseignement
supérieur
T- non scolarisé l'année précédente, mais n’ayant jamais été inscrit dans
l'enseignement supérieur.
- Type de dernier diplôme obtenu : indiquer le dernier diplôme d’enseignement supérieur (y
compris le baccalauréat) obtenu antérieurement (l’année précédente ou avant).
- Niveau (BAC+) : niveau du dernier diplôme obtenu, de 1 à 6 nombre d’années après le
baccalauréat. Ex : BAC=0, DEUG=2, BTS=2, DUT=2, licence=3, maîtrise=4, master=5, DEA=5,
doctorat=6.
- Inscription autorisée grâce à une validation d'acquis et d'expérience : justifier d’un
document indiquant la décision de la commission de validation d’acquis et d’expérience.
- Etudes poursuivies après le baccalauréat en dehors de l'Université d'Avignon :
compléter le tableau et fournir les pièces justificatives.
La zone année, se saisit sur deux fois 4 chiffres. Ex : 2003-2004.
SCOLARITE 2014-2015
- Autre établissement fréquenté : type de filière dans laquelle une autre inscription est
effectuée pour l’année en cours dans un autre établissement d’enseignement supérieur.
- Etudiant étranger accueilli dans le cadre d'un échange international : choisir dans la
liste proposée si vous êtes un étudiant étranger concerné par un programme d’échange avec
l’UAPV.
- Etudiant partant à l’étranger dans le cadre d'un échange international : choisir dans la
liste proposée si vous êtes un étudiant français concerné par un programme d’échange avec un
établissement étranger.
- Inscription(s) demandée(s) :
Diplôme et niveau à choisir dans la liste proposée. Les filières avec recrutement sur dossier
n’apparaissent pas dans la liste. Vous ne pourrez y accéder que si votre candidature est
acceptée.
Un ou deux diplômes peuvent être choisis en complément du diplôme principal.
3
INSCRIPTION 2014-2015
- Bourse : à choisir dans la liste proposée selon votre situation.
Le code 2, boursier étranger, ne concerne que les étudiants étrangers boursiers du
gouvernement français.
Les étudiants boursiers d'une autre académie doivent demander le transfert de bourse du
C.R.O.U.S. de l'académie d'origine au C.R.O.U.S. d'Aix-Marseille.
Si, au moment de votre inscription, vous n'avez pas reçu votre avis d'attribution de bourse du
C.R.O.U.S. d'Aix-Marseille, vous devez vous considérer comme non boursier et régler la totalité
des frais d'inscription.
- Echelon de bourse : échelon de 0 à 7 figurant sur votre avis d’attribution de bourse.
Obligatoire pour les boursiers de l’académie d’Aix Marseille.
- Sécurité sociale :
Pour la sécurité sociale :
0 - non concerné :
étudiant salarié,
étudiant en formation continue,
étudiant en 1ère année de Capacité en droit,
étudiant de plus de 28 ans au 1er octobre,
étudiant étranger titulaire de la carte européenne d'assurance maladie (couvrant l'année
universitaire).
étudiant ayant droit du conjoint
étudiant déjà inscrit dans un autre établissement d'enseignement supérieur
1 - doit s’affilier à la Sécurité Sociale (affiliation payante sauf pour les boursiers).
2 - les étudiants âgés de 16 à 19 ans dont les parents sont salariés, prennent l'appellation d'AyantDroit Autonome (A.D.A.), leur affiliation est obligatoire mais gratuite.
L’affiliation au régime étudiant de la sécurité sociale est obligatoire, pour les étudiants
ayant 16 à 28 ans, entre le 1er octobre et le 30 septembre de l’année universitaire
d’inscription. (Sauf régimes particuliers).
Pour les étudiants qui auront 20 ans et plus dans l’année universitaire, (même s’ils sont nés
le 30 septembre, dernier jour de l’année universitaire), l’affiliation entraîne le versement d’une
cotisation forfaitaire annuelle fixée par arrêté ministériel, sauf boursiers et régimes
particuliers .
Pour les étudiants de 2 année de Capacité en Droit l’affiliation est obligatoire.
ème
Conditions d’affiliation :
1) Fréquenter un établissement d’enseignement supérieur agréé,
2) être âgé de moins de 28 ans au 1er octobre ; cette limite d’âge peut être reculée :
• pour motif civique : service national effectué (présentation du livret militaire),
• pour une raison médicale : longue maladie ou maternité,
• pour un motif universitaire : si l’étudiant a commencé son doctorat avant 28 ans et a
bénéficié sans interruption de la Sécurité Sociale Etudiante.
Cas particuliers :
Etudiants de nationalité étrangère : fournir original et photocopie, recto verso de la carte de
séjour ou de résident en cours de validité.
4
- Numéro I.N.S.E.E. : c’est votre numéro de sécurité sociale. Il figure sur votre carte vitale.Il
vous a été attribué personnellement par l'I.N.S.E.E. au cours de votre scolarité dans le
secondaire. Ce numéro n'est ni celui de vos parents ni celui de votre conjoint.
- Centre de paiement : à choisir obligatoirement si vous devez vous affilier à la sécurité
sociale étudiante.
Leurs sites internet sont consultables en cliquant sur les liens LMDE et MEP.
- Je souhaite m'inscrire aux activités physiques et sportives du SUAPS : cocher si vous
souhaitez suivre une activité proposée par le Service Universitaire des Activités Physiques et
Sportives.
Vous pouvez consulter le site du SUAPS en cliquant sur le lien suivant.
Cette inscription est soumise à une cotisation de 10€. Elle vous permettra, si vous vous
inscrivez en licence, de pouvoir bénéficier d’une inscription en unité d’enseignement
d’ouverture sport. ATTENTION, quelque soit le ou les semestres d’inscription pédagogique à
l’UEO sport, la cotisation au SUAPS est annuelle et doit être effectuée lors de l’inscription
administrative.
Attribution du compte individuel
Si vous êtes bachelier de l’année et que vous vous connectez pour la première fois sur le
site, après validation de la saisie, un compte individuel vous est attribué.
Vous devez impérativement noter et conserver les références de votre compte. Ce compte
vous servira non seulement à revenir sur votre demande d'inscription, mais il vous permettra
également d'accéder à l'ensemble des services numériques proposés par l'Université : ENT,
courrier électronique, compte utilisateur, bureau virtuel, etc.
Votre mot de passe est strictement personnel et confidentiel et ne doit en aucun cas être
divulgué.
Cliquer sur l’icône d’impression pour conserver une version papier de votre compte.
Cliquer ensuite sur OK pour confirmer, avant de continuer la procédure d'inscription, avoir
pris note de l'identifiant et du mot de passe qui vous ont été confiés.
Choix d’un rendez-vous et impression de la convocation
Vous devez ensuite choisir votre rendez-vous pour pouvoir accéder à l’impression de la
convocation.
Un rendez-vous par défaut vous est proposé ainsi qu’une solution alternative un peu plus tard.
Cliquer sur le bouton OK correspondant au rendez-vous de votre choix.
Vous pouvez alors imprimer la convocation en cliquant sur l’icône d’impression.
Si vous ne disposez pas d'outil pour imprimer au format PDF, télécharger Acrobat Reader,
outil gratuit pour éditer ce type de fichier.
Vous pouvez à tout moment, jusqu’au jour de la convocation, revenir sur la saisie de votre
demande en vous reconnectant sur le site grâce à votre compte individuel.
Présentez-vous au jour et à l’heure indiqués sur la convocation
au service des études et de la scolarité de l’université,
muni de la convocation et de l’ensemble des pièces à fournir.
5