Le temps, c`est de l`argent : Quand faut

Le temps, c’est de l’argent :
Quand faut-il remplacer votre
système de DME?
Marie Carniello, conseillère principale en gestion médicale
Services aux médecins MD, une entreprise de l’AMC
Vous avez installé un système de gestion clinique (SGC)
de pointe qui fonctionnait bien en 2004. Vous étiez un
pionnier dans le fabuleux domaine des systèmes de DME
ultramodernes, pensiez-vous. Votre personnel appréciait
les modules de prise de rendez-vous et de facturation,
et les résultats de laboratoire étaient téléchargés dans le
DME de chaque patient. Vos collègues vous enviaient. En
fin de semaine, vous veniez au bureau pour jongler avec
des statistiques fictives sur les patients, mais le nombre
d’étapes à franchir pour entrer des données dans la zone
SOAP ne vous impressionnaient pas vraiment et vous
espériez avoir le temps un jour d’utiliser pleinement votre
tout nouveau système de DME.
Quelques années plus tard : vous assistez à un séminaire
qui vous motive à utiliser votre système de DME. Vous
décidez de commencer par le module d’ordonnances
seulement pour vous habituer, mais après le sixième
patient en matinée, vous êtes maintenant une heure en
retard. Vous ne pouvez personnaliser le système de DME
en majeure partie pour qu’il fonctionne de la façon dont
vous travaillez, ce qui vous énerve aussi. Vous admettez
la défaite et, faute de temps, vous décidez d’utiliser
le système de DME pour examiner les résultats de
laboratoire seulement.
Voilà le scénario habituel. Si vous le connaissez trop bien,
franchissez la première étape : communiquez avec le
vendeur pour discuter des défis que vous devez relever.
Peut-être avez-vous simplement besoin de formation
supplémentaire. Les médecins devraient prévoir de 15 à
Finances
Pratique
Mieux-être
20 heures de formation sur le système de DME pour
être suffisamment en mesure de l’utiliser en direct avec
efficience. Une autre option peut être de suivre un autre
médecin d’une clinique comparable qui utilise le même
système de DME à pleine capacité. Si ces tactiques
échouent ou si vous savez que votre système de DME
ne correspond plus à votre style de pratique, il faut alors
cesser de perdre du temps et chercher un nouveau SGC.
Si vous avez commencé à documenter les données
cliniques, notamment, les ordonnances, les références ou
les zones SOAP, le transfert (ou migration) des données
d’un SGC à l’autre peut se révéler difficile et, dans certains
cas, impossible. Des vendeurs facturent aussi des frais
d’extraction de ces données cliniques. Lisez bien votre
contrat avec le vendeur pour déterminer si c’est le cas.
Après discussion avec un nouveau vendeur de SGC, si vous
avez déterminé que les données sont exclusives et non
transférables, vous devrez formuler un plan d’extraction
manuelle des données cliniques du SGC précédent et les
entrer dans le nouveau programme.
Il est important d’établir un plan de mise en œuvre réaliste
qui détermine l’échéancier d’application de chaque module.
La modification du déroulement du travail pose des défis
différents s’il s’agit d’une clinique indépendante, collective,
de spécialistes ou de médecine familiale. Le plan de mise
en œuvre doit être flexible et permettre d’évoluer dans les
circonstances particulières de la clinique. Le personnel de
soutien doit avoir l’occasion de contribuer au processus
dès le début et d’exprimer des idées à chaque étape du
md.amc.ca
projet. Vous trouverez sur Internet des modèles de
planification de projet qui vous aideront à activer votre
système de DME. Des exemples comprennent les
programmes Excel ou Project de Microsoft, iWork pour
la plateforme Macintosh et l’Inforoute Santé du Canada.
Vous pouvez aussi demander au vendeur s’il a des outils
à suggérer ou s’il connaît un consultant autonome qui
vous orientera pendant le processus.
Vous pouvez même changer de vendeur de systèmes
de DME si les lignes directrices provinciales et fédérales
sont plus strictes et si le vendeur décide d’abandonner
le produit. Des normes sont formulées pour garantir
l’interconnectivité constante et l’échange précis des
données entre les programmes de SGC et les dossiers
de santé électroniques ouverts dans les établissements
ou en milieu de soins de santé communautaires. Le
gouvernement fédéral exigera en 2011 que toutes
les composantes des SGC soient homologuées
instruments médicaux de catégorie 2. Les vendeurs
qui n’homologuent pas leurs produits ne pourront
les vendre, sauf s’ils suppriment une fonctionnalité
relative dans les systèmes de DME. Étant donné les
normes plus strictes, des vendeurs se demandent s’il
est financièrement viable d’adapter leurs programmes
pour continuer d’offrir leurs produits dans certaines
provinces. Consultez votre association médicale
provinciale pour obtenir davantage d’information
sur les normes locales et les vendeurs agréés dans
votre province. N’oubliez pas de demander aux
vendeurs quels sont leurs plans pour une composante
homologuée instrument médical de catégorie 2.
Attention : Si vous voulez une composante de SGC
à l’étranger, informez-vous des risques inhérents, en
particulier, le manque de soutien constant et les défis
éventuels de communication électronique avec les
fournisseurs de soins de santé communautaires (à
cause des normes de communication différentes) qui
peuvent être frustrants pour vous par la suite. Quand
vous comparez les vendeurs de systèmes de DME,
n’oubliez pas qu’il est généralement prudent d’investir
dans un programme homologué dans la province et qui
fonctionne pour vos besoins particuliers, qui est efficace
et qui peut produire des rapports pour vous aider à
analyser les données, ce qui vous permettra ensuite
de prendre de bonnes décisions opérationnelles.
Les programmes de SGC sont constamment renouvelés
et améliorés en fonction des commentaires des
médecins. Il importe donc de choisir judicieusement
un nouveau système de DME, sans oublier qu’il n’y a
pas de système « parfait » sur le marché. Maintenir un
système de gestion clinique avec un système de DME
non fonctionnel n’est pas une option viable.
Pour obtenir des précisions sur les
services-conseils en gestion médicale,
veuillez communiquer avec la ligne de
renseignements au 1 800 361-9151.
Services aux médecins MD offre des produits et services financiers, la famille de fonds communs de placement MD, des conseils en placement, ainsi
que des produits et services de gestion médicale par l’entremise du groupe d’entreprises MD. Pour obtenir une liste détaillée de ces entreprises, prière
de consulter notre site à l’adresse md.amc.ca.
PS-10-00719-F-MOD2
Publié d’abord dans Technology for Doctors,
numéro du 14 octobre 2010.