Prestataire Ademn / Citéo 1/1 FICHE DE POSTE Secrétaire accueil

Prestataire Ademn / Citéo
OFFRE au 25/01/2013
FICHE DE POSTE
Secrétaire accueil
EMPLOYEUR
Ademn association pour le développement de l'emploi par les métiers
nouveaux / Citéo
INTITULE DU POSTE
Secrétaire accueil
· Accueil physique
§
Réception du public (tant interne qu’externe) et identification de sa demande.
§
Information et orientation vers les services concernés.
· Accueil téléphonique
§
Gestion des appels entrants et sortants avec identification de l’interlocuteur et de sa demande.
§
Orientation vers le destinataire concerné après un premier filtre.
DESCRIPTION DU POSTE
· Traitement du courrier et des messages divers
§
Tri, distribution, affranchissement, enregistrement du courrier.
§
Gestion des fax et messages électroniques.
· Traitement administratif de dossiers et tâches diverses
§
Saisie et mise en forme de documents.
§
Préparation de dossiers, photocopies et scan de documents, affichage de documents et
supports de communication sur l’ensemble des sites.
§
Suivi et mise à jour du répertoire.
§
Classement et archivage des dossiers.
§
Suivi de l’état des stocks des fournitures de bureau, identification des besoins en
approvisionnement et préparation des commandes.
§
Suivi des prestataires intervenant au siège (maintenance photocopieuse, collecte / recyclage du
papier…).
§
Organisation de la logistique de toute manifestation ou réunion interne (dont gestion du
planning de réservation de salle, réservation des moyens nécessaires).
§
Appui administratif auprès de la secrétaire administrative.
CONDITIONS DE TRAVAIL
Contrat de travail à temps plein.
Horaires : Temps de travail annualisé de 35 heures hebdomadaires en moyenne, horaires décalés 1
semaine sur 2.
Rémunération : SMIC négociable selon expérience.
Mutuelle de Santé cofinancée
10 tickets restaurant / mois sur 11 mois.
v Savoir-faire clés
§
Formation de niveau Bac + 2 (BTS, DUT, DEUST).
§
Maîtrise du standard téléphonique et des logiciels bureautiques.
§
Maîtrise écrite et orale du français.
PUBLIC
RECRUTEMENT ET
CALENDRIER
v Qualités requises
§
Sens du service au public et de l’intérêt général.
§
Aptitude à travailler en autonomie, en collaboration et dans le rendre compte.
§
Aptitudes organisationnelles et anticipation des besoins.
§
Aisance relationnelle : ouverture d’esprit, écoute constructive.
§
Discrétion, sens de la retenue, neutralité et loyauté.
§
Capacité de distance, de réactivité, d’adaptation au changement et d’anticipation.
§
Force de propositions.
§
Souci de la performance globale et sens du travail en équipe et pour une équipe.
§
§
§
Recrutement externe, avec formation à la prise de fonction.
Adresser une lettre de motivation manuscrite accompagnée d’un CV actualisé à l’attention de
Mme Delmotte, Citéo – 71 Rue de Paris, 59000 LILLE.
Le poste est à pourvoir de suite.
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