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PROCESSUS
RELIÉ À LA GESTION DES ACTIFS
Rapport d'évaluation
Plan d’action de l’agence
avril 2002
Document préparé par Andersen
pour le compte de Développement économique Canada pour les régions du Québec
Ministre des Travaux publics
et Services gouvernementaux Canada
No de catalogue : C90-4/82-2002F-IN
ISBN : 0-662-87215-0
Produit au Canada
English version available upon request
Développement économique Canada - Vérification du processus relié à la gestion des actifs
3
TABLE DES MATIÈRES
Page
A.
Sommaire exécutif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
B.
Vérification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.1
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.2
Objectifs de la vérification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.3
Étendue de la vérification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Observations importantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.1
Suivi des actifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.2
Optimisation des équipements informatiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.3
Application de la norme sur les logiciels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.4
Seuil de capitalisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.5
Acquisition de véhicules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Observations secondaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
C.
3.1
Copie de sauvegarde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
3.2
Sécurité des ordinateurs portatifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3.3
Séparation des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3.4
Actifs désuets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3.5
Suivi des projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3.6
Prêts des ordinateurs portatifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Annexe 1 -Plan d’action de l’agence Développement économique Canada . . . . . . . . . . . 14
A.
4
Sommaire exécutif
Les gestionnaires de l’agence Développement économique Canada pour les régions du Québec
(l’agence) ont participé à un exercice d’identification des risques au printemps 2001. Cet exercice a
permis de déterminer qu’une vérification du processus de gestion des actifs était jugée importante
pour les gestionnaires. La Direction, Qualité et examen a retenu les services de la firme Andersen
pour réaliser la vérification qui s’est déroulée à l’automne 2001.
Les principaux gestionnaires responsables de ce processus ont été rencontrés tout au long du
déroulement de la vérification pour valider les différents constats.
Les vérificateurs ont constaté que les contrôles, les systèmes et les pratiques de gestion encadrant
la gestion des actifs sont efficaces mais nécessitent des améliorations. En ce qui concerne les
améliorations possibles, le consultant émet six suggestions qui mériteraient une attention particulière,
les voici:
w
Implantation d’un système unique de gestion des actifs, pour permettre un suivi des
actifs informatiques et des autres actifs immobilisés;
w
Identification des actifs selon leur localisation physique, c’est à dire une
identification par poste de travail plutôt qu’une identification au nom de l’utilisateur;
w
Optimisation de l’utilisation des équipements informatiques qui devrait être guidée
par une étude pour déterminer les besoins des employés;
w
Application de la norme comptable du Secrétariat du Conseil du Trésor relative à la
présentation comptable des frais de développement de logiciels;
w
Utilisation d’un seuil de capitalisation unique de 5 000 $ par item (et non par
facture) pour faciliter le traitement comptable des actifs, ainsi seuls les items
supérieurs à 5 000 $ seraient présentés à l’intérieur des états financiers;
w
Clarification du processus d’achat des véhicules pour assurer une certaine
uniformité entre les bureaux régionaux et le respect de la Stratégie de
développement durable de l’agence.
B.
Vérification
1.1
Introduction
5
Le choix de cette vérification a été déterminé suite à une évaluation globale des risques auxquels fait
face l’agence. Cette évaluation a été effectuée par les gestionnaires de l’agence en mars 2001 et a
servi à l’élaboration du plan de vérification triennal. La portion 2001-2002 du plan triennal a été
approuvé par le Comité ministériel en juin 2001. Le processus de la gestion des actifs a été identifié
comme un processus risqué dans l’ensemble des activités de l’agence; c’est pourquoi il fut inclus
dans le plan triennal.
Aux fins de cette vérification, les actifs de l’agence sont définis comme étant les ressources
matérielles utilisées pour la gestion des programmes. Les actifs incluent les logiciels, les équipements
informatiques, les véhicules, le mobilier et autres biens d’une certaine valeur monétaire.
Le processus de gestion des actifs inclut les moyens de contrôle d’inventaire, de protection des
biens, un plan de récupération des biens désuets et une stratégie d’optimisation des biens.
Le travail a été effectué par la firme Andersen. Des rencontres avec plusieurs intervenants impliqués
dans le processus de la gestion des actifs ont eu lieu au siège social. De plus, un bureau régional a
été visité pour valider les contrôles et les suivis effectués à l’extérieur du siège social.
Objectifs de la vérification
1.2
La mission de vérification visait à nous assurer des éléments suivants :
•
s’assurer que les soldes d'ouverture des états financiers au 1er avril 2001 sont exacts suite
au passage de la comptabilité budgétaire à la comptabilité d'exercice dans le cadre de la
Stratégie d’information financière (l’agence doit évaluer tous ses actifs et déterminer si
ceux-ci doivent être présentés aux états financiers et par la suite calculer un amortissement
cumulé en fonction de la date d’acquisition et de la durée de vie estimative);
•
s'assurer du suivi des actifs;
•
s'assurer du respect des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor;
•
s'assurer que les actifs immobilisés sont adéquatement protégés contre le feu, le vol et le
vandalisme;
•
s'assurer que des outils sont en place pour optimiser l'utilisation des actifs et assurer le
respect de la stratégie de développement durable;
•
s'assurer que des programmes d’entretien existent pour augmenter la durée de vie des
actifs.
6
De plus, la vérification avait pour objectif d'assister l’agence et le Comité ministériel d'examen à
maintenir une saine gestion de l'ensemble des activités de DEC en leur fournissant une évaluation,
une opinion indépendante et une observation des systèmes de contrôle interne mis en place par les
gestionnaires.
1.3
Étendue de la vérification
La vérification a permis de couvrir les risques suivants qui avaient été identifiés par les gestionnaires
à l’égard du processus de gestion des actifs :
•
fraude : le risque que des personnes commettent des actes de fraude à l'encontre de l’agence,
résultant en l'utilisation non autorisée de biens corporels;
•
données précises et complètes : le risque que l'information utilisée par l’agence pour des prises
de décisions opérationnelles soit incomplète, inexacte ou mal communiquée;
•
affectation des ressources : le risque que les méthodes d'affectation des ressources ne soient
pas optimales, ne procurent pas un avantage concurrentiel, ne maximisent pas le rendement
pour le gouvernement dans la saine gestion des fonds publics et ne répondent pas aux besoins
des exigences des clients;
•
conformité : le processus n'est pas conforme à la mission, aux politiques et aux valeurs de
l'organisation.
Le travail d’optimisation des ressources relatif au mobilier n’a pas à être validé car aucun inventaire
n’est maintenu pour ces actifs.
2.
Observations importantes
2.1
Suivi des actifs
Observation
Les actifs de l’agence sont gérés par le service informatique (équipements informatiques) et par le
service administratif (mobilier, système téléphonique et véhicules). Lors de notre travail de
vérification, nous avons constaté des problèmes relatifs au système de suivi de l’inventaire.
Le service informatique utilise une base de données pour le suivi des équipements informatiques.
Cette base de données n’est pas complète et n’est pas à jour car lors des mouvements
d’équipement ou d’employés, les informations ne sont pas toujours transmises à la personne
responsable du maintien de la base de données.
7
Le service administratif n’utilise pas de système d’inventaire pour effectuer le suivi de ses actifs sauf
pour les véhicules et les téléphones cellulaires où l’inventaire est compilé par un chiffrier électronique.
Donc, il est pratiquement impossible de connaître l’inventaire du mobilier, du système téléphonique
et des autres éléments afin d’optimiser les ressources. De plus, il est impossible d’effectuer
périodiquement un décompte d’inventaire afin de s’assurer de l’intégralité et de l’existence des
biens.
Finalement, les services responsables de la gestion des actifs vont analyser, au cours des prochains
mois, les différentes possibilités afin d’acquérir un système de gestion d’inventaire. En effet, le
service informatique n’est pas satisfait du système actuel de suivi et le service administratif mettra un
nouveau système en oeuvre. Par contre, en date de notre vérification, il n’y avait pas eu de
discussion entre les services pour acquérir un système unique qui répondrait au besoin des deux
services.
Recommandation
Un système commun de gestion des actifs devrait être implanté pour les services informatiques et
administratifs. Un système en commun permettrait de réduire les frais d’acquisition, de gestion et de
maintenance. Également, ce système d’inventaire permettrait de répondre aux exigences du
Secrétariat du Conseil du Trésor qui exige le maintien d’un système de gestion du matériel.
Le nouveau système de gestion de l’inventaire devrait permettre de :
• attribuer un numéro d’identification aux actifs;
• calculer l’amortissement à tous les mois;
• intégrer le registre d’inventaire au système comptable;
• maintenir à jour toute l’information relative aux biens (numéro d’article ou code à barres, service,
local, description, numéro de série, date d’achat et prix d’achat) afin de faciliter l’analyse des
actifs désuets;
• permettre un inventaire des biens en utilisant un système de code à barres, afin d’augmenter la
précision de l’inventaire, de réduire le temps d’exécution et de dégager facilement les écarts;
• permettre une gestion des appels pour les demandes d’aide à InfoAide (outil non nécessaire pour
les services administratifs).
Les actifs devraient être identifiés à un poste de travail au lieu d’un employé afin de réduire les
interventions de mise à jour. Le gestionnaire de la base de données devrait être avisé de tous les
changements ou mouvements afin de maintenir l’information à jour.
8
Actions de l’agence
Un comité de travail regroupant des représentants de la Direction générale des Ressources (DGR)
et de la Direction générale Qualité, information et technologies (DGQIT) a été mis en place. Le
comité étudie l’acquisition d’un système répondant aux besoins de gestion des actifs en conformité
avec la Stratégie d’information financière (SIF). La haute Direction de l’agence sera appelée à se
prononcer sur la proposition du comité qui sera accompagnée de commentaires et de
recommandations.
De plus, le comité DGR-DGQIT étudiera la possibilité d’avoir un système de biens inventoriés par
centre de responsabilité ou par site de travail (et non par individu) de sorte à réduire le nombre de
transactions de mises à jour.
2.2
Optimisation des équipements informatiques
Observation
Nous avons constaté un nombre élevé de postes de travail et d’ordinateurs portatifs par rapport au
nombre d’employés. En effet, le système d’inventaire nous permet d’inventorier 539 postes de
travail et 81 ordinateurs portatifs. Une partie de l’écart peut être expliquée par les éléments suivants :
• il y a 28 postes en multimédias;
• certains employés ont des postes de travail à plus d’un endroit;
• les employés des services informatiques ont deux à trois postes de travail par personne pouvant
représenter près de 40 postes additionnels;
• il y a 20 postes de travail en inventaire;
• tous les directeurs ont un poste de travail et un ordinateur portatif;
• des ordinateurs portatifs sont utilisés pour des prêts temporaires lorsque les employés doivent
s’absenter de leur bureau.
Même si une partie de l’écart est expliquée, nous constatons qu’il y a peu d’effort pour optimiser les
équipements informatiques. Par le fait même, il pourrait en découler des achats inopportuns ou une
sous-utilisation des actifs actuels.
Recommandation
Nous recommandons de revoir la distribution des postes de travail et des ordinateurs portatifs. Une
étude relative aux besoins des employés devrait être effectuée afin d’évaluer les besoins réels en
tenant compte du nombre d’employés de l’agence. De plus, il serait avantageux de revoir la
pertinence pour certains employés d’avoir accès à la fois à un poste de travail et à un portatif.
9
Dans le cadre du projet de renouvellement des équipements, des consultations seront faites auprès
de chaque centre de responsabilité afin de revoir les besoins et établir ainsi le nombre requis et le
type de postes de travail.
2.3
Application de la norme comptable sur les logiciels
Observation
Les normes comptables de l’agence doivent respecter la Stratégie d’information financière du
gouvernement fédéral depuis le 1er avril 2001. Des normes de transition ont été développées par le
Secrétariat du Conseil du Trésor pour la comptabilisation des immobilisations. La norme générale
est : « tous actifs capitalisables sont présentés au bilan moins un amortissement cumulé estimé,
calculé à partir de la date d’acquisition et de la durée estimative du bien. »
Par contre, pour les logiciels, la norme est applicable de façon prospective. C’est-à-dire que
l’agence ne doit pas présenter de montant en solde d’ouverture à sa balance de vérification au 1er
avril 2001. La norme 3.1.1 du Secrétariat du Conseil du Trésor est clair à ce sujet, elle indique ce
qui suit: «...les logiciels en voie de préparation au 1er avril 2001, seuls les frais engagés après le
31 mars 2001 doivent être capitalisés.»
Le travail présenté à titre de proposition sur les soldes d’ouverture au 1er avril 2001 inclut environ
1 300 000 $ relatifs au développement du logiciel de gestion financière et programmes (Hermès).
Recommandation
Nous recommandons de ne pas inclure les frais encourus dans les soldes d’ouverture des
immobilisations car la norme comptable du Secrétariat du Conseil du Trésor est claire et spécifique à
cette situation. Il est à noter que les droits de licence font partie intégrante du logiciel et le même
traitement doit être appliqué.
Les frais de développement du système Hermès, antérieurs au 1er avril 2001, n’ont pas été inclus
dans les soldes d’ouverture qui ont été communiqués au Receveur général du Canada.
2.4
Seuil de capitalisation
Observation
La Stratégie d’information financière requiert l’élaboration d’un seuil de capitalisation pour
10
déterminer les actifs qui devront être capitalisés. La proposition actuelle du service financier est
l’utilisation de deux seuils, un de 5 000 $ pour les équipements informatiques et un de 10 000 $ pour
les autres biens. L’utilisation de deux seuils est inhabituelle et ne facilite pas une standardisation des
procédés comptables.
De plus, il y a un manque d’uniformité dans la proposition des soldes d’ouverture. En effet, il y a des
postes de travail, des ordinateurs portatifs et des imprimantes qui sont capitalisés alors que d’autres
ne sont pas pris en considération. Présentement, seul l’achat du parc informatique, suite à la
terminaison du contrat de location au 1er octobre 2000, est considéré dans les soldes d’ouverture.
Recommandation
Nous recommandons l’utilisation d’un seuil de capitalisation unique pour tous les biens de l’agence.
Un seuil de 5 000 $ serait représentatif des activités et permettrait de s’assurer que toutes les
immobilisations d’importance relative soient prises en compte dans les états financiers de l’agence.
Également, le coût de certains actifs (par exemple, les équipements informatiques et les meubles) est,
habituellement inférieur au seuil de capitalisation lors de l’achat. Ces actifs font souvent l’objet
d’achat de masse où la valeur totale est supérieure au seuil de capitalisation. L’agence a la possibilité
de capitaliser l’ensemble de ses biens dans une catégorie ou d’attribuer l’achat directement à la
charge de l’exercice, bien entendu, si la valeur individuelle du bien est inférieure au seuil de
capitalisation. Nous recommandons dans cette situation d’imputer les frais à l’exercice afin de
réduire les frais de suivi sur les dépenses d’amortissement. Par contre, même si ces biens ne sont
pas capitalisés, il est primordial de faire un suivi des inventaires de tous les actifs (voir
recommandation 2.1).
La recommandation est pertinente et l’agence la prendra en considération lorsque la question du
seuil de capitalisation sera étudiée dans le cadre de l’actualisation de notre manuel de normes et
procédures comptables.
2.5
Acquisition de véhicules
Observation
Des véhicules de fonction sont utilisés dans les bureaux régionaux pour des déplacements d’affaires.
L’acquisition des véhicules incombe aux directeurs des bureaux. L’agence a présentement deux
véhicules d’une valeur supérieure à 25 000 $ alors que la moyenne des autres véhicules est de
11
18 700 $.
Recommandation
Une clarification de la politique d’achat des véhicules devrait être faite par l’agence afin d’établir le
montant maximal et le type des véhicules disponibles pour les bureaux régionaux et aussi d’assurer
l’application de la Stratégie de développement durable de l’agence.
Toutes les directives du Conseil du Trésor et les orientations de Travaux Publics et Services
Gouvernementaux Canada sont suivies dans le processus d’acquisition des véhicules. De plus, en
lien avec sa Stratégie sur le développement durable, l’agence emploie différentes méthodes
mécaniques pour atténuer la consommation d’essence de ses véhicules.
3.
Observations secondaires
Les observations suivantes sont jugées secondaires mais méritent tout de même l’attention de la
direction. Elles ne nécessitent pas de commentaire de la direction.
3.1
Copie de sauvegarde
L’une des responsabilités des bureaux régionaux est d’effectuer quotidiennement une copie de
sauvegarde de leurs serveurs afin de se protéger contre les dommages aux équipements.
La procédure actuelle mentionne que les bureaux régionaux se doivent d’avoir une personne
responsable qui emporte à l’extérieur des bureaux les copies de sauvegarde. Toutefois, nous avons
constaté au cours de notre vérification, que les copies de sauvegarde sont conservées dans la salle
des serveurs au lieu d’être à l’extérieur du bureau.
Nous recommandons de clarifier la politique sur les copies de sauvegarde avec les responsables des
bureaux pour assurer une sécurité sur les données informatiques. Il serait donc important de revoir la
politique et de sensibiliser chacun des groupes de l’importance de garder certaines informations à
l’extérieur des bureaux.
3.2
Sécurité des ordinateurs portatifs
L’agence acquiert de plus en plus d’ordinateurs portatifs et il n’y a aucune politique de sécurité ni
aucune sensibilisation sur ces équipements de petites tailles mais de valeur importante. Les
ordinateurs portatifs peuvent disparaître facilement.
12
Une politique d’utilisation des ordinateurs portatifs devrait être élaborée afin d’établir les règles de
protection. La politique pourrait mentionner, entre autres, l’utilisation d’un câble de sécurité en milieu
de travail, la mise sous clé hors des heures d’affaires et des normes pour les voyages en avion ou en
voiture. Par la suite, l’agence devrait sensibiliser les employés de l’importance de suivre la politique.
3.3
Séparation des tâches
Les acquisitions sont effectuées par les services administratifs et informatiques pour tous les achats
supérieurs à 500 $. Ces services sont responsables de plusieurs étapes du processus de gestion des
actifs, soit la préparation de la commande, l’authentification de la réception de la marchandise (si la
marchandise est reçue à Montréal) et de la mise à jour de l’inventaire. Par conséquent, la séparation
des tâches n’est pas idéale.
Une tierce personne devrait effectuer la réception de la marchandise. Cette personne serait
responsable de valider la quantité commandée versus la quantité reçue, de vérifier la qualité des
équipements, d’attribuer un numéro d’actif et de disposer des équipements dans un endroit
sécuritaire. Une bonne séparation des tâches permettrait d’assurer une meilleure gestion des actifs
de manière efficace et sécuritaire.
3.4
Actifs désuets
Nous avons constaté, au cours de notre vérification, que l’agence a des actifs désuets. Ces actifs
sont présentement conservés dans les bureaux régionaux et au siège social au lieu d’être retournés et
disposés.
Nous recommandons que tout le matériel désuet soit retourné pour disposition afin de réduire les
frais d’entreposage et de manutention. De plus, le produit de la vente est récupérable comme fonds
supplémentaire disponible pour l’acquisition de nouveaux actifs.
3.5
Suivi des projets
Lors de notre travail en vérification, nous avons constaté qu’il n’existait pas d’outils pour effectuer le
suivi des projets de façon efficace (par exemple, l’implantation d’un système d’information, un
déménagement, etc.). Les coûts reliés aux projets ne sont pas tous imputés et il devient plus
complexe d’effectuer le suivi des coûts lorsque des ressources ne sont pas attitrées aux projets à
temps plein. Tous les coûts internes et externes directs doivent être capitalisés, ce qui englobe le
salaire et les avantages sociaux des employés de DEC.
Afin de pouvoir assurer un suivi, DEC devrait mettre en place un système de feuilles de temps pour
tous les employés susceptibles de travailler sur un projet. Le gestionnaire de projet devrait s’assurer
que les feuilles de temps sont complètes et que toutes les heures travaillées sur le projet sont
13
imputées. Les feuilles de temps permettent une ventilation du temps dans les comptes appropriés.
3.6
Prêts des ordinateurs portatifs
La majorité des directions et des services ont en leur possession des ordinateurs portatifs pour des
prêts temporaires aux employés lorsqu’ils doivent s’absenter en dehors de leur endroit de travail. La
politique sur la gestion du matériel exige qu’un registre soit maintenu lorsque les employés utilisent du
matériel à l’extérieur des locaux. Nous avons constaté pour les directions et les services vérifiés,
qu’aucun registre n’est maintenu lors des prêts.
Un registre devrait être complété lors des prêts d’ordinateurs portatifs. Le registre permettrait de
s’assurer que tous les ordinateurs portatifs sont adéquatement et efficacement utilisés.
C.
14
Conclusion
La présente conclusion exclut les actifs de type mobilier car aucun inventaire n’est maintenu pour ces
actifs.
D’après les résultats de cette vérification, nous concluons que les contrôles, les systèmes et les
pratiques de gestion du processus reliés à la gestion des actifs de l’agence sont généralement
efficaces.
Par ailleurs, il serait pertinent d’y apporter certaines améliorations qui permettraient d’optimiser la
gestion des actifs de l’agence en conformité avec les politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor
qui s’y rattachent.
15
Annexe 1 - Plan d’action de l’agence Développement économique Canada
RECOMMANDATIONS FORMULÉES PAR
ACTIONS DE L’AGENCE
ANDERSEN
DATE PRÉVUE
ENTITÉ
D’ACHÈVEMENT RESPONSABLE
2.1 a) Suivi des actifs
Un système commun de gestion des actifs
devrait être implanté pour les services
informatiques et administratifs.
Un comité de travail regroupant des
Identification du
représentants de la Direction générale des
système avant le
Ressources (DGR) et de la Direction générale 30 septembre
Qualité, information et technologies (DGQIT)
2002.
a été mis en place.
DGQIT et
DGR
Le comité étudie l’acquisition d’un système
répondant aux besoins de gestion des actifs
en conformité avec la Stratégie d’information
financière (SIF).
La haute Direction de l’agence sera appelée à
se prononcer sur la proposition du comité
qui sera accompagnée de commentaires et de
recommandations.
2.1 b) Suivi des actifs
Les actifs devraient être identifiés à un poste de
travail au lieu d’un employé afin de réduire les
interventions de mise à jour. Le gestionnaire de
la base de données devrait être avisé de tous les
changements ou mouvements afin de maintenir
l’information à jour.
Le comité DGR-DGQIT (cité en 2.1) étudiera
la possibilité d’avoir un système de biens
inventoriés par centre de responsabilité ou
par site de travail (et non par individu) de
sorte à réduire le nombre de transactions de
mises à jour.
Avant le 30
DGQIT et DGR
septembre 2002
2.2 Optimisation des équipements
informatiques
Nous recommandons de revoir la distribution
des postes de travail et des ordinateurs
portatifs. Une étude relative aux besoins des
employés devrait être effectuée afin d’évaluer
les besoins réels en tenant compte du nombre
d’employés de l’agence. De plus, il y aurait lieu
de revoir la pertinence pour certains employés
d’avoir accès à la fois à un poste de travail et à
un portatif.
Dans le cadre du projet de renouvellement
des équipements, des consultations seront
faites auprès de chaque centre de
responsabilité afin de revoir les besoins et
établir ainsi le nombre requis et le type de
postes de travail.
Consultation:
hiver 2002
Acquisition et
déploiement:
Juin 2002
DGQIT
16
2.3 Application de la norme sur les logiciels
Nous recommandons de ne pas inclure les frais
encourus dans les soldes d’ouverture des
immobilisations car la norme comptable du
Receveur général du Canada est claire et
spécifique à cette situation. Il est à noter que les
droits de licence font partie intégrante du
logiciel et le même traitement doit être appliqué.
Les frais de développement du système
Hermès, antérieurs au 1er avril 2001, n’ont
pas été inclus dans les soldes d’ouverture
qui ont été communiqués au Receveur
général du Canada.
Complété
DGR
La recommandation est pertinente et l’agence
la prendra en considération lorsque la
question du seuil de capitalisation sera
étudiée dans le cadre de l’actualisation de
notre manuel de normes et procédures
comptables.
Mars 2002
DGR
2.4 a) Seuil de capitalisation
Nous recommandons l’utilisation d’un seuil de
capitalisation unique pour tous les biens de
l’agence. Un seuil de 5 000 $ serait représentatif
des activités et permettrait de s’assurer que
toutes les immobilisations d’importance relative
soient prises en compte dans les états financiers
de l’agence.
2.4 b) Seuil de capitalisation
Également, le coût de certains actifs (par
exemple, les équipements informatiques et les
meubles) est, habituellement, inférieur au seuil
de capitalisation lors de l’achat. Ces actifs font
souvent l’objet d’achat de masse où la valeur
totale est supérieure au seuil de capitalisation.
L’agence a la possibilité de capitaliser
l’ensemble de ses biens dans une catégorie ou
d’attribuer l’achat directement à la charge de
l’exercice, bien entendu, si la valeur individuelle
du bien est inférieure au seuil de capitalisation.
Nous recommandons dans cette situation
d’imputer les frais à l’exercice afin de réduire les
frais de suivi sur les dépenses d’amortissement.
Par contre, même si ces biens ne sont pas
capitalisés, il est primordial de faire un suivi des
inventaires de tous les actifs.
La recommandation est pertinente et
l’agence la prendra en considération
lorsque la comptabilisation des achats de
masse sera étudiée dans le cadre de
l’actualisation de notre manuel de normes
et procédures comptables.
Mars 2002
DGR
N/A
DGR
2.5 Acquisition de véhicules
Une clarification de la politique d’achat des
véhicules devrait être faite par l’agence afin
d’établir le montant maximal et le type de
véhicules disponibles pour les bureaux
régionaux et aussi, d’assurer l’application de la
Stratégie de développement durable de l’agence.
Toutes les directives du Conseil du Trésor
et les orientations de Travaux Publics et
Services Gouvernementaux Canada sont
suivies dans le processus d’acquisition
des véhicules. De plus, en lien avec sa
Stratégie sur le développement durable,
l’agence emploie différentes méthodes
mécaniques pour atténuer la consommation
d’essence de ses véhicules.

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