II - Option « Meilleures Ventes de Date à Date

Utilitaires Ellipses / Meilleures ventes de date à date
I - Préambule
Cet utilitaire ne fait pas partie du logiciel standard Ellipses et ne comprend pour l’instant qu’une seule option :
« Meilleures ventes de date à date »
Des développements complémentaires sont prévus, notamment dans le domaine des statistiques mensuelles ( Chiffres
d’affaires par rayons, secteurs et autres critères, Evolutions en valeurs et pourcentages, etc… )
Ce programme est accessible via un raccourci nommé « Ellipses Statistiques », créé lors de l’installation, sur le bureau de
Windows.
II - Option « Meilleures Ventes de Date à Date »
II A - Spécificités
Ce programme s’appuie sur l’extraction de toutes les lignes de ventes dans la période concernée, qu’il s’agisse d’articles
identifiés ou non ( ventes en valeur sur un rayon ).
On entendra par article identifié un article existant dans la base article et possédant un code barres, qu’il soit natif ou créé
artificiellement par l’utilisateur.
La finalité principale de cette option est de classer les ouvrages vendus soit par Quantité vendue, soit par Chiffre d’affaire
HT réalisé.
Des informations complémentaires sont accessibles dans les tableaux de présentation des ventes comme la valeur des
achats, la marge réalisée, tant en valeur qu’en pourcentage, le stock résiduel de l’article au moment de l’extraction, etc…
II B : Règles d’extraction des informations
Pour être prise en compte, une ligne de vente doit répondre à 2 critères, à savoir :
La vente doit être fermée, qu’elle soit ou non sortie sur un journal de caisse ( on peut donc travailler sur les ventes en
cours de la journée )
La vente doit avoir été faite dans la période demandée
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II C : Informations prises en compte ( et accessoirement extraites de la base )
Date de vente : Date de fermeture de la vente ( et non date d’insertion de l’article dans la vente – l’article peut donc
avoir été sorti du stock avant que la vente ait été fermée, dans le cas d’une vente restée ouverte plusieurs jours… )
Titre : Titre de l’ouvrage à la date d’insertion dans la vente
Volumes : Somme des quantités vendues dans la période ( positives ou négatives dans le cas de reprises )
Ventes HT remisées : C.A. HT des lignes de ventes correspondantes, remises déduites
Total Achat HT : Valorisation en Achat HT des articles vendus. Cette valorisation est calculée à partir des prix
d’achat constatés aux dates d’insertions des articles dans les ventes ( il s’agit donc des prix d’achat mémorisés dans
les lignes de vente et non les prix d’achat dans les fiches articles à la date de la demande )
Marge HT : Différence entre Ventes HT remisées et Total Achat HT exprimée en valeur
% Marge : Différence entre Ventes HT remisées et Total Achat HT exprimée en pourcentage
Stock actuel : Stock résiduel de l’article à la date de la demande
Code barres : Code barres de l’article à la date d’insertion de l’article dans la vente
Auteur : Auteur référencé dans la fiche article, donc à la date de la demande
Editeur : Editeur de l’ouvrage à la date de la demande ( l’éditeur pouvait être différent au moment de la vente et
avoir été modifié depuis… )
P.U. HT Moy. Pondéré : Prix de vente HT moyen pondéré = Ventes HT remisées / Volumes
Rayon : Rayon d’appartenance de l’article au moment de la vente ( l’article a pu changer de rayon depuis cette date )
Secteur : Secteur d’appartenance du rayon à la date de la demande ( le rayon a pu changer de secteur depuis la date
de la vente )
II D : Menu et Présentation
Options
Lors de la première utilisation, il est préférable de spécifier vos choix d’utilisation. Pour ce faire, à partir du menu général
de la fenêtre des « Meilleures Ventes », cliquer sur « Options » dans le menu principal
Vous pourrez alors préciser :
Le type de lignes de ventes sur lesquelles vous voulez travailler, à savoir
Articles identifiés uniquement
Ventes en valeur ( par F2 ) uniquement
Toutes les lignes de ventes ( articles identifiés ET ventes en valeur )
Le pourcentage de marge à appliquer aux ventes en valeur pour calculer le prix d’achat HT approximatif
Les ventes en valeur n’étant pas référencées dans la base « Articles », ce pourcentage de marge servira à estimer
approximativement le prix d’achat des articles vendus par F2, ceci afin de ne pas fausser exagérément le calcul des
marges, tant en valeur qu’en pourcentage.
Le nombre maximum de lignes que vous voulez faire apparaître dans les tableaux statistiques
Vous pouvez ne demander à voir que les « X » premières lignes de ventes réalisées pendant la période
Le seuil de stock à partir duquel celui-ci sera affiché en rouge ( Alerte Stock Actuel ) si la case « Activer les Alertes »
a été cochée.
Le seuil de % de marge à partir duquel celui-ci sera affiché en rouge ( Alerte Marge Minimum ) si la case « Activer
les Alertes » a été cochée.
Le nombre maximum de barres à afficher dans les différents graphes
Si le nombre de barres dans le graphe est trop important, les libellés correspondants ne deviennent plus lisibles
Le répertoire de dépôt des fichiers d’export des informations
A tout moment vous pourrez exporter le contenu du tableau présenté à l’écran dans un fichier que vous pourrez
transférer dans Excel, Word ou autre
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Important :
Quand vous travaillez sur un nombre de lignes de ventes très important ( période couvrant une année par exemple ), le
temps de mise en forme des données peut être conséquent ( Alertes sur stock et sur marges ) si vous avez demandé à
afficher toutes les lignes.
En effet, le programme doit comparer chaque valeur de stock ou de marge avec les minimums indiqués pour ensuite en
déterminer la couleur d’affichage. C’est la partie la plus longue de la phase de présentation des données.
Pour supprimer ce temps de mise en forme, il vous suffira de décocher la case « Activer les Alertes » pour obtenir un
affichage « normal » et donc considérablement plus rapide.
Par contre, vous pouvez travailler sur un nombre de lignes de ventes très important mais ne demander à afficher que les
1000 premiers articles classés par exemple. Dans ce cas, la mise en forme des données avec « Alertes » est très rapide.
Par défaut, cette case est « décochée ». Pensez à l’activer si vous voulez contrôler visuellement les stocks
résiduels et les marges anormales
Pour modifier une option, saisissez une nouvelle valeur ( à cet instant, le bouton « Appliquer » devient actif ) et cliquez
sur le bouton « Appliquer ». La nouvelle valeur est prise en compte et sera conservée lors des prochaines utilisations du
programme.
L’écran ci-dessous vous indique les valeurs par défaut de toutes les options. Le répertoire « C:\Export » est créé
automatiquement lors de la première utilisation du programme.
7OTA :
Plus le nombre de lignes à afficher sera
grand, plus le temps de traitement sera
long ( dans le cas ou vous avez coché la case
« Activer les Alertes » )
Voir ci-avant le point « Important »
Composition du menu
La fenêtre principale vous invite d’abord à préciser la période d’extraction et le type de classement voulu ( par volumes
ou par CA HT ). Les « Alertes » sont désactivées par défaut, pensez à cocher la case si vous voulez un contrôle visuel des
marges et des stocks résiduels.
Validez en cliquant sur « OK »
Le programme va alors effectuer les opérations suivantes :
Extraction des lignes de ventes du type choisi et correspondantes à la période demandée
Regroupement par article
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Classement et repérages des alertes sur stocks et sur marges. Cette opération étant la plus longue, un état
d’avancement s’affiche pour vous permettre de suivre la progression du traitement…
Affichage sous forme de tableau
Le menu supérieur devient alors actif…
Les trois images écran suivantes vous présentent l’ensemble des colonnes présentes dans le tableau
7ota : Les titres correspondant à des lignes de ventes en valeur sont affichés en « grisé » pour les démarquer des ventes
d’articles identifiés. Il n’y a évidemment aucun contrôle sur le stock résiduel puisque ces articles ne sont pas référencés
dans la base « Articles »
Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous trouverez les informations suivantes :
Total des ventes HT pour la période / Total des achats HT pour la période
Marge HT dégagée / % de marge dégagé
Nombre de titres différents vendus dans la période / Nombre total de volumes vendus dans la période
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II E : Meilleures ventes par Editeur / Secteur / Rayon / Serveur / Serveur d’appoint n°1 / Auteur / Client
livré / Client facturé
Les différents regroupements sont accessibles via le menu principal de la fenêtre des meilleures ventes
Les différentes options possibles sont :
Meilleures ventes pour un Editeur
Classement des ventes cumulées par Editeur
Meilleures ventes pour un Secteur
Classement des ventes cumulées par Secteur
Meilleures ventes pour un Rayon
Classement des ventes cumulées par Rayon / Tous Secteurs confondus
Classement des ventes cumulées par Rayon / Pour un Secteur
Meilleures ventes pour un Serveur principal
Classement des ventes cumulées par Serveur principal
Meilleures ventes pour un Serveur d’appoint n° 1
Classement des ventes cumulées par Serveur d’appoint n° 1
Meilleures ventes pour un Auteur ()
Classement des ventes cumulées par Auteur ()
Cumul des ventes par Auteur et par ordre alphabétique ()
Meilleures ventes pour un Client Livré ()
Classement des ventes cumulées par Client Livré ()
Meilleures ventes pour un Client Facturé ()
Classement des ventes cumulées par Client Facturé ()
() () 7ota : Ces options ont été développées plus spécifiquement dans une optique « Salons »
()
7ota : Ces options ont été développées plus spécifiquement dans une optique « Marchés »
Pour chaque option, les deux types de classement proposés sont :
Classement par nombre de volumes vendus
Classement par Chiffre d’Affaire réalisé
() 7ota
: Seule cette option ne propose qu’un classement par ordre alphabétique des Auteurs
Ces différentes options fonctionnant de manière sensiblement similaires, voici donc à titre d’exemple le
regroupement par Editeur…
Cliquez sur le menu « Editeurs »…
Deux options sont disponibles ( pour chaque type de regroupement ) :
Extraction des ventes pour un éditeur donné
Cumul des ventes par Editeur
Cliquez sur l’option « Ventes pour un Editeur ». Le programme va alors extraire l’ensemble des éditeurs pour lesquels au
moins 1 titre a été vendu dans la période traitée..
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Sélectionnez l’éditeur de votre choix et le mode de classement voulu puis cliquez sur « OK »
Toutes les ventes relatives à l’éditeur choisi sont alors présentées sous forme de tableau de structure identique au tableau
général vu précédemment…
La barre de titre rappelle la période traitée et l’éditeur sélectionné…
Cliquez sur « Fermer » pour revenir à la fenêtre principale des meilleures ventes et dans le même menu « Editeurs »,
sélectionnez l’option « Cumul des ventes par Editeur »
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Le tableau généré vous présente alors l’ensemble des ventes de la période cumulées par éditeur.
La colonne « Titre » disparaît pour être remplacée par la colonne « Editeur »
Deux nouvelles options sont disponibles dans les écrans de « cumuls ».
Graphe représentant les éditeurs classés par nombre de volumes vendus
Graphe représentant les éditeurs classés par CA HT réalisé
Comme vu précédemment, le nombre de barres ( cf nombre d’éditeurs ) est modifiable dans via « Options » dans la
fenêtre principale des « meilleures ventes ».
Il est à noter qu’à partir d’un certain nombre de barres, les libellés des éditeurs ne s’affichent plus correctement…
Chaque graphe peut être envoyé sur l’imprimante par défaut associé au poste de travail.
Les deux écrans suivants vous présentent les deux types de graphes possibles.
La barre de titre rappelle le type de regroupement et la période traitée..
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II F : Export des informations sous forme de fichier TXT tabulé
Sauf dans les écrans de graphes, vous pouvez exporter le contenu du tableau actif sous forme d’un fichier TXT avec
séparateur « Tabulation ».
Ce type de fichier peut être traité par Excel comme explicité ci-après
A partir de la fenêtre de cumul par éditeurs, cliquez sur le bouton « Export Fichier ». Le contenu du tableau est exporté
dans un fichier TXT dont le nom vous est indiqué dans la fenêtre d’export comme indiqué ci-après…
Chaque nom de fichier est composé de :
Type de classement utilisé « Ventes » ou « CAHT »
Type de regroupement. Exemple « TousEditeurs »
Période traitée : date de début au format « aaaammjj » + date de fin au même format
Lancez « Excel »
Au menu général, cliquez sur « Fichier » / « Ouvrir »
Dans la fenêtre explorateur obtenue, dans « Type de fichiers », sélectionnez « Fichiers texte (*.prn ; *.txt ; *.csv)
Sélectionnez le répertoire contenant les fichiers d’export ( ex : « C:\Export )
Choisissez le fichier que vous voulez importer dans excel et validez ( ou cliquez sur « Ouvrir » )
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Excel détecte que le fichier est « tabulé »…
Cliquez sur « Suivant »…
Cet écran confirme que le séparateur est bien « tabulation » et vous présente un extrait des colonnes
Cliquez sur « Suivant »
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A partir de cet écran, vous pouvez modifier le format de chaque colonne ( standard, texte, date )
Une fois les formats affectés, cliquez sur « Terminer »
Le fichier est alors chargé dans Excel…Réglez les largeurs des colonnes à votre convenance…, Mettez les titres en gras
avec fond gris par exemple…Vous obtenez le fichier traité par Excel comme ci-après…
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Sauvegardez le fichier au format Excel pour une utilisation ultérieure…
Ce programme évoluera et s’étoffera au fur et à mesure des demandes qui nous parviendront.
A chaque modification ou amélioration des temps de traitement, une nouvelle version vous sera envoyée
par télémaintenance.
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Annexe 1 – Informations complémentaires
Copier-Coller / Presse-papier Windows
Pour copier le contenu d’une cellule dans le presse-papier de Windows, il suffit de double-cliquer dans la
cellule en question, sauf dans la première cellule de la ligne.
Pour copier le contenu d’une ligne dans le presse-papier de Windows, il suffit de double-cliquer dans la
première cellule de la ligne
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