Express Messenger - Guide de l`utilisateur du Front Desk

Express Messenger Guide de l'utilisateur du Front Desk
Demandez à votre administrateur de système de vous aider à
remplir ce formulaire.
Notez le numéro de téléphone de l’hôtel ou du motel et le numéro d’Express Messenger
s’il diffère du premier.
Numéro de téléphone de l’hôtel ou du motel : ______________________________
Numéro d’Express Messenger : __________________________________
Notez les numéros importants suivants et conservez-les à portée de la main lorsque
vous utilisez Express Messenger.
Poste du centre de messages : ____________________________________
Numéro de la boîte vocale de réception : __________________________________
Mot de passe par défaut : ____________________________________
Notez le nom et le numéro de poste de votre administrateur de système au cas où vous
auriez besoin d’aide pour Express Messenger.
Nom : __________________________________
Poste : ________________________________
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*
www.mitel.com/messaging
Contenu
À qui s’adresse ce Guide?
4
Démarrage
4
À propos des boîtes vocales des clients
À propos de la boîte vocale de la réception
Préparatifs
Enregistrement du mot de passe et du message
d’accueil de la boîte vocale de la réception
4
4
5
5
Accès au menu de la boîte vocale de la réception
7
Aider les clients à accéder à leurs messages
8
Réglage de l’état de la boîte vocale d’un client
8
Enregistrer l’arrivée des clients
Enregistrer le départ des clients
8
9
Déplacer la boîte vocale d’un client
9
Accéder à la boîte vocale d’un client
10
Accéder aux options de la boîte vocale de la réception
10
3
À qui s’adresse ce Guide?
Le présent Guide s’adresse au préposé à la réception d’un hôtel ou d’un motel.
Il explique comment utiliser les fonctions de boîte vocale de réception d’Express
Messenger de Mitel.
Démarrage
Express Messenger de Mitel est un système de messagerie vocale automatisé qui
permet de traiter les appels et de prendre des messages. Express Messenger procure
aussi des boîtes vocales pour la réception et les clients d’hôtels et de motels.
À propos des boîtes vocales des clients
Les boîtes vocales de clients sont attribuées au poste téléphonique de chaque chambre.
Elles procurent aux clients un service de messagerie vocale de base. Ils peuvent
•
écouter les messages qu’ils reçoivent;
•
créer un message d’accueil personnalisé;
•
programmer un appel pour se faire réveiller.
Lorsque vous transférez un appel au téléphone d’un client, le demandeur peut laisser un
message s’il n’obtient pas de réponse.
À propos de la boîte vocale de la réception
Dans le cadre de votre travail de préposé à la réception, vous utilisez la boîte vocale de
la réception pour gérer les boîtes vocales des clients. De la boîte vocale de la réception,
vous pouvez
•
aider les clients à accéder à leurs messages;
•
régler l’état de la boîte vocale d’un client à Arrivée;
•
régler l’état de la boîte vocale d’un client à Départ;
•
régler la langue des instructions de la boîte vocale (le choix de la langue
est une option qui peut ne pas être disponible dans votre système);
•
transférer les messages d’un client à une autre boîte vocale;
•
accéder à la boîte vocale d’un client;
•
accéder aux fonctions standard de messagerie vocale (la boîte vocale de la
réception donne accès aux options du menu principal de la boîte vocale du
poste de la réception).
4
Préparatifs
Avant d’accéder à la boîte vocale de la réception, il vous faut :
•
Le numéro du centre de messages Express Messenger. Vous obtenez ce
numéro auprès de votre administrateur de système. Notez ce numéro à
l’endroit prévu au début du présent Guide.
•
Le numéro de la boîte vocale de la réception. Vous obtenez ce numéro
auprès de votre administrateur de système. Notez ce numéro à l’endroit
prévu au début du présent Guide. Il est généralement identique au numéro
de poste de la réception.
•
Le mot de passe de la boîte vocale de la réception. Votre administrateur
de système vous dira le nombre de chiffres à utiliser dans le mot de passe
(entre 3 et 6). Le mot de passe par défaut ne comporte que des 9;
changez le mot de passe par défaut pour une série de chiffres (même
nombre de chiffres que le mot de passe par défaut).
•
Un message d’accueil. Les demandeurs entendent ce message lorsqu’ils
appellent la réception et que vous ne pouvez répondre.
Enregistrement du mot de passe et du message d’accueil
de la boîte vocale de la réception
1. Soulevez le combiné du téléphone de la réception (ou utilisez la fonction
mains libres) et assurez-vous d’avoir une tonalité de manœuvre.
2. Composez le numéro du centre de messages.
Express Messenger vous demande votre mot de passe.
...
3. Entrez votre mot de passe :
La première fois que vous contactez Express Messenger, le mot de passe ne
contient que des 9.
4. Appuyez sur
pour continuer.
5. Express Messenger vous demande un nouveau mot de passe (vous devez
changer le mot de passe par défaut). Le nouveau mot de passe doit
comporter le même nombre de chiffres que le mot de passe par défaut.
N’utilisez pas que des 9 et n’utilisez ni l’astérisque [*] ni le carré [#]. Entrez
votre nouveau mot de passe.
6. Express Messenger vous demande d’entrer votre nouveau mot de passe une
seconde fois pour le confirmer. Entrez votre nouveau mot de passe une
seconde fois.
7. Express Messenger vous demande d’entrer votre nom. Dites le nom de
l’hôtel ou du motel où vous travaillez, par exemple :
”réception du motel ABC“
parlez dès que vous entendez la tonalité, puis appuyez sur n’importe quelle
touche lorsque vous avez terminé.
5
8. Appuyez sur
pour accepter le nom, sur
pour l’écouter ou sur
pour le supprimer et recommencer l’enregistrement.
9. Express Messenger vous demande d’enregistrer un message d’accueil.
Enregistrez un message court et professionnel. Voici un exemple :
”Vous avez joint la réception du Motel ABC. Nous ne pouvons prendre votre
appel en ce moment, veuillez laisser vos nom et numéro, ainsi qu’un court
message. Nous communiquerons avec vous dans les plus brefs délais.“
10. Appuyez sur
pour accepter le message d’accueil, sur
pour l’écouter
ou sur
pour le supprimer et recommencer l’enregistrement.
Vous avez terminé de configurer la boîte vocale de la réception.
6
Accès au menu de la boîte vocale de la
réception
Pour accéder au menu de la boîte vocale de la réception
1. Soulevez le combiné.
2. Composez le numéro du centre de messages Express Messenger.
3. À la demande d’Express Messenger, entrez le mot de passe de la boîte
vocale de la réception.
4. Choisissez l’une des options suivantes :
Accès du client Aider les clients à accéder à leurs messages.
Arrivée Régler l’état d’une boîte vocale de client à Arrivée.
Départ Régler l’état d’une boîte vocale de client à Départ.
Déplacer Transférer les messages et le message d’accueil d’un client à
une autre boîte vocale.
Accès de préposé Accéder à la boîte vocale d’un client.
Accès à la boîte vocale de la réception Accéder aux options de la boîte
vocale de la réception. Veuillez noter que lorsque vous accédez aux
options de la boîte vocale de la réception, vous ne pouvez retourner au
menu de la réception. Pour accéder à ce menu dans ce cas, vous devez
quitter le système et vous y connecter de nouveau.
Réception automatique Activer la réception automatique. – Express
Messenger répond aux appels et fait entendre le message d’accueil de
votre hôtel ou motel. Cette touche ne fonctionne que lorsque vous êtes
dans un menu. Si vous entrez des numéros, 0 (zéro) compte comme un
chiffre.
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Aider les clients à accéder à leurs messages
Lorsqu’un client appelle la réception pour avoir ses messages.
1. Appuyez sur la touche Trans/Conf pour mettre le client en attente.
2. Composez le numéro du centre de messages Express Messenger.
3. Lorsqu’Express Messenger répond, entrez le mot de passe de la boîte
vocale de la réception.
. Le système vous demande d’entrer le numéro de la
4. Appuyez sur
boîte vocale du client.
5. Entrez le numéro de la boîte vocale du client.
6. Attendez d’entendre ”Vous pouvez procéder à la connexion assistée au
système“.
7. Raccrochez. Le client est transféré à sa boîte vocale.
Réglage de l’état de la boîte vocale d’un client
Enregistrer l’arrivée des clients
Lorsque l’arrivée d’un client à sa chambre est enregistrée, réglez l’état de sa boîte vocale à
”Arrivée“. Une boîte vocale dont l’état est ”Arrivée“ peut accepter de nouveaux messages.
1. Composez le numéro du centre de messages Express Messenger.
2. Lorsqu’Express Messenger répond, entrez le mot de passe de la boîte
vocale de la réception.
pour régler l’état à ”Arrivée“. Le système vous
3. Appuyez sur
demande le numéro de la boîte vocale du client.
4. Entrez le numéro de la boîte vocale de la chambre du client.
5. Si le système vous le demande, choisissez la langue que le client
entendra lorsqu’il utilisera le système de messagerie vocale.
Si le numéro de boîte vocale est valide et que l’état de la boîte est réglé à ”Départ“,
le système modifie ce dernier pour ”Arrivée“. Sinon, vous entendrez le message :
”L’état de la boîte vocale est déjà Arrivée“.
Lorsque l’état de la boîte vocale passe de ”Départ“ à ”Arrivée“, tous les messages de
l’occupant précédent sont supprimés.
8
Enregistrer le départ des clients
Lorsqu’un client règle sa note et quitte l’établissement, réglez l’état de sa boîte vocale à
”Départ“. Une boîte vocale dont l’état est ”Départ“ ne peut accepter de nouveaux
messages.
1. Composez le numéro du centre de messages Express Messenger.
2. Lorsqu’Express Messenger répond, entrez le mot de passe de la boîte
vocale de la réception.
3. Appuyez sur
pour régler l’état de la boîte vocale à ”Départ“. Le
système vous demande d’entrer le numéro de la boîte vocale du client.
4. Entrez le numéro de la boîte vocale de la chambre du client.
5. Si le numéro de la boîte vocale est valide et que son état est ”Arrivée“, le
système change ce dernier pour ”Départ“. Sinon, vous entendrez le
message : ”L’état de la boîte vocale est déjà Départ“.
6. Notez que les messages que contient une boîte vocale dont l’état est ”Départ“ ne
sont supprimés que lorsque cet état est changé pour ”Arrivée“.
Déplacer la boîte vocale d’un client
Lorsqu’un client change de chambre, vous devez aussi déplacer le message d’accueil
et les messages de sa boîte vocale. Pour que vous puissiez déplacer la boîte vocale
d’un client,
•
l’état de sa boîte vocale actuelle doit être ”Arrivée“;
•
et l’état de la boîte vocale de destination doit être ”Départ“.
Pour déplacer la boîte vocale d’un client
1. Composez le numéro du centre de messages Express Messenger.
2. Lorsque Express Messenger répond, entrez le mot de passe de la boîte vocale
de la réception.
. Le système vous demande d’entrer le numéro de la boîte
3. Appuyez sur
vocale active du client.
4. Entrez le numéro de la boîte vocale active du client. Le système vous demande
d’entrer le numéro de la boîte vocale de la chambre où vous voulez déplacer le
message d’accueil et les messages du client.
5. Entrez le numéro de la boîte vocale de la nouvelle chambre du client.
6. Si le numéro de la boîte vocale de destination est valide et si son état est
”Départ“, le message d’accueil et les messages du client y sont copiés.
9
Accéder à la boîte vocale d’un client
Vous pouvez accéder à la boîte vocale d’un client pour
•
•
•
vérifier ses messages;
enregistrer un message d’accueil pour sa boîte vocale;
programmer un appel pour le réveiller.
Pour accéder à la boîte vocale d’un client
1. Composez le numéro du centre de messages Express Messenger.
2. Lorsque Express Messenger répond, entrez le mot de passe de la boîte vocale
de la réception.
. Le système vous demande d’entrer le numéro de la boîte
3. Appuyez sur
vocale du client.
4. Entrez le numéro de la boîte vocale du client. Le système annonce le nombre
de messages que contient la boîte vocale.
5. Sélectionnez une option dans le menu principal des clients, puis suivez les
directives.
Accéder aux options de la boîte vocale de la
réception
Depuis le menu Réception, vous pouvez accéder aux options de la boîte vocale de
réception. Ses options permettent notamment d’écouter les messages laissés à la
réception, d’envoyer des messages aux autres boîtes vocales de l’établissement, de
modifier le message d’accueil de la réception et de changer le mot de passe de la boîte
vocale de la réception.
Pour accéder aux options de la boîte vocale de la réception.
1. Composez le numéro du centre de messages Express Messenger.
2. Lorsque Express Messenger répond, entrez le mot de passe de la boîte
vocale de la réception.
3. Appuyez sur
.
4. Sélectionnez une option. Pour plus d’informations, reportez-vous au
Guide de l’utilisateur d’Express Messenger de Mitel. Veuillez noter que
lorsque vous accédez aux options de la boîte vocale de la réception, vous
ne pouvez retourner au menu de la réception. Pour retourner à ce menu,
vous devez quitter le système et vous y connecter de nouveau.
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