Guide OEA

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Guide OEA
>> Fiche 1 : Pourquoi être certifié OEA ?
>> Fiche 2 : Les trois types de certificats et leurs critères
>> Fiche 3 : La préparation de votre projet OEA
>> Fiche 4 : Le questionnaire d’auto-évaluation (QAE)
–– Annexe 1 : L’aide au remplissage du QAE/formulaire OEA
–– Annexe 2 : L’aide au remplissage du QAE : Qu’est-ce que la sensibilisation?
>> Fiche 5 : La déclaration de sûreté
>> Fiche 6 : Les documents nécessaires à la certification
>> Fiche 7 : Les clés pour faciliter la certification
>> Fiche 8 :Le dépôt de votre demande OEA
>> Fiche 9 : La réalisation de l’audit OEA
>> Fiche 10 : Le suivi de la certification OEA
Pour aller plus loin :
>> Lignes directrices OEA
( http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/policy_issues/customs_
security/aeo/index_fr.htm )
>> Bulletin officiel des douanes : OEA Questions / réponses (http://www.
douane.budget.gouv.fr/data/file/5533.pdf ) (BOD n° 6780 DA n° 08-053).
>> Module d’apprentissage pour les OEA (site Europa)
( http://ec.europa.eu/taxation_customs/common/elearning/aeo/index_
fr.htm )
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Pourquoi
être certifié OEA ?
Parce que ...
>> Vous êtes un acteur et un partenaire fiable du commerce international.
>> Vous voulez bénéficier d’un label de confiance délivré par la douane,
reconnu sur le plan communautaire et la scène internationale.
>> Vous voulez bénéficier des avantages sur le plan commercial et douanier.
>> Vous avez déjà fait l’objet d’un audit dans le cadre de vos procédures
domiciliées de dédouanement.
L’OEA ET AUTRES AGREMENTS
OEA et exportateur agréé :
L’exportateur agréé maîtrise les règles de l’origine préférentielle pour une
opération douanière donnée. Cet agrément, délivré par la douane, contribue
à la sécurité juridique et commerciale de vos opérations douanières vis-à-vis
de vos clients, fournisseurs et administrations douanières étrangères. C’est un
élément favorable pris en compte lors de l’audit OEA.
OEA et chargeur connu :
Le chargeur connu a reçu un agrément de l’État concernant la sécurisation
d’une expédition de fret aérien avant remise à un agent de fret. C’est un élément
favorable pris en compte lors de l’audit OEA.
OEA et normes ISO :
Si vous mettez déjà en œuvre des normes ISO délivrées par un organisme certificateur agréé qui sécurisent et formalisent vos procédures, c’est un élément
favorable pour l’audit OEA.
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FICHE
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FICHE
Les trois types de certificats
OEA et leurs critères
Rappel : Le statut OEA vous est délivré sur demande, à condition que vous
remplissiez l’ensemble des critères requis par le certificat sollicité.
1/ Certificat OEA C (Simplifications douanières)
Vous avez une activité internationale hors Union européenne et vous bénéficiez déjà de procédures simplifiées douanières ou souhaitez en bénéficier,
vous pouvez demander le statut OEA C, si vous remplissez les critères
ci-dessous :
Critères à remplir 1:
…… Antécédents satisfaisants en matière de respect des exigences
douanières
…… Système efficace de gestion des écritures commerciales et, le cas
échéant, des écritures de transport, permettant d’effectuer des contrôles
douaniers adéquats
…… Système comptable compatible avec les principes comptables en
vigueur dans l’Etat membre où la comptabilité est tenue et facilitant les
contrôles douaniers par audit
…… Accessibilité physique ou électronique aux écritures douanières et, le cas
échéant, aux écritures de transport
…… Système logistique distinguant les marchandises communautaires des
marchandises non communautaires
…… Organisation administrative correspondant au type et à la taille de
l’entreprise, adaptée à la gestion de flux des marchandises et un système
de contrôle interne permettant la détection d’irrégularités ou de fraudes
…… Gestion satisfaisante, le cas échéant, des licences ou autorisations
douanières relatives aux mesures de politique commerciale ou PAC
…… Procédures satisfaisantes d’archivage des écritures et des informations et
protection contre la perte des données
…… Sensibilisation des employés à la fraude ou aux irrégularités
…… Protection des systèmes informatiques contre toute intrusion non
autorisée et sécurisation de la documentation
…… Solvabilité financière établie ou prouvée sur les 3 dernières années
1 – Critères issus des articles 14 nonies, decies, et undecies du Règlement (CE) n°1875/2006 de la Commission du 18 décembre 2006 modifiant le règlement (CEE) n°2454/93 fixant certaines dispositions d’application du règlement (CEE) n° 2913/92 du Conseil établissant le code des douanes communautaire.
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2/ Certificat OEA S (sécurité-sûreté)
Vous avez déjà une activité internationale hors Union européenne et vous
souhaitez bénéficier de facilités en matière de contrôles douaniers touchant à
la sécurité et à la sûreté, vous pouvez demander l’OEA S, si vous remplissez les
critères ci-dessous :
Critères à remplir2 :
…… Antécédents satisfaisants en matière de respect des exigences
douanières
…… Solvabilité financière établie ou prouvée sur les 3 dernières années
…… Normes de sécurité et de sûreté considérées comme satisfaisantes :
…… Bâtiments utilisés dans le cadre des opérations couvertes par le
certificat construits en matériaux qui résistent aux tentatives d’accès
illicites et fournissent une protection contre les intrusions illicites
…… Mesures de contrôle adaptées pour empêcher l’accès non autorisé
aux aires d’expédition, aux quais de chargement et aux zones de fret
…… Mesures concernant la manutention des marchandises (protection
contre l’introduction, la substitution ou la perte de matériels et
l’altération d’unités de fret)
…… Existence, le cas échéant, de procédures permettant d’assurer la
gestion des licences d’importation et/ou d’exportation liées à des
interdictions ou à des restrictions
…… Mesures permettant d’identifier avec précision les partenaires
commerciaux, de façon à sécuriser la chaîne logistique internationale
…… Le cas échéant, enquête de sécurité concernant les éventuels futurs
employés appelés à occuper des postes sensibles sur le plan de la
sécurité
…… Participation du personnel concerné à des programmes de
sensibilisation aux questions de sécurité
Nota : Si vous sollicitez le statut OEA « sécurité-sûreté », vous devrez également
répondre aux critères de la simplification douanière, dans la mesure où la traçabilité de la marchandise concoure à la sécurisation du fret.
Si ces critères sont applicables à votre activité, ils seront audités dans les
domaines suivants :
–– votre organisation en matière de GRH ;
–– votre activité commerciale ;
–– vos organisations comptable et informatique.
3/ Certificat OEA F (complet : simplifications douanières/sécurité-sûreté)
Vous avez une activité internationale hors Union européenne, vous souhaitez
bénéficier de facilités en matière de procédures simplifiées douanières et en
matière de contrôles douaniers touchant à la sécurité et à la sûreté, vous pouvez
demander l’OEA F (OEA complet), si vous remplissez les critères OEA Simplifications douanières et sécurité-sûreté.
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La préparation
de votre projet OEA
Cette fiche a pour objet de vous présenter les préalables conseillés avant d’envisager le dépôt de votre demande d’OEA.
Il ne s’agit que de préconisations. Elles résultent de l’expérience acquise par la
douane depuis 2008 auprès des entreprises certifiées.
1/ Mise en place d’un projet d’entreprise et désignation d’un chef de
projet OEA :
L’OEA est un projet d’entreprise. Il est recommandé de désigner un “chef de
projet”, identifié et reconnu comme tel au sein de votre société.
2/ Rôle du chef de projet OEA :
>> Sensibiliser les décideurs : durant la phase préparatoire, le rôle principal
du chef de projet est de sensibiliser les décideurs de la société à l’enjeu que
représente l’OEA. Il doit être en capacité de réunir et mobiliser l’ensemble
des services concernés dans l’entreprise (GRH, comptabilité, service fiscal,
douanier, logistique, ventes, commercial, sécurité...).
>> Coordonner la phase d’auto-évaluation : le chef de projet organise, au
sein de l’entreprise, des réunions dédiées au remplissage du questionnaire
d’autoévaluation (QAE). En mobilisant l’ensemble des acteurs concernés
par les thèmes du QAE, il garantit la cohérence des réponses apportées et
permet d’inventorier toutes les processus impactés par la certification OEA.
>> Établir un calendrier d’avancement du projet : il s’agit d’entretenir la
mobilisation constante de tous les services de l’entreprise et d’informer la
douane des différentes étapes franchies.
Ce calendrier permettra de :
–– définir une date butoir pour chaque phase du projet ;
–– fixer des rendez-vous périodiques avec la Cellule Conseil aux
Entreprises (CCE) pour faire un point d’étape.
>> Entretenir des contacts réguliers avec la douane : la certification OEA est
une démarche collective et partenariale.
Nota : Une fois votre société certifiée, votre chef de projet doit s’assurer
que vous respectez en permanence les obligations liées à la certification et
informer, le cas échéant, la douane de tout changement important intervenu dans la situation de votre entreprise.
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FICHE
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Le questionnaire
d’auto-évaluation (QAE)
Qu’est-ce que le QAE ?
Le questionnaire d’autoévaluation est un document communautaire harmonisé qui vous permet de vous auto-évaluer, avant le dépôt de votre demande. Il
vous aide ainsi à jauger votre capacité à répondre aux critères de l’OEA et facilite
le travail ultérieur des auditeurs du SRA.
Le QAE comprend 200 questions, portant sur tous les domaines couverts par
les critères requis pour l’octroi des trois statuts OEA. Les questions sont classées
en trois parties distinctes :
1. CONNAISSANCE GÉNÉRALE DE L’ENTREPRISE
2. SIMPLIFICATIONS DOUANIERES
3. SECURITE – SÛRETE
Quelles sont les parties à servir ?
Cela dépend du certificat sollicité :
–– Vous sollicitez l’OEA C « simplifications douanières » :
remplissez uniquement les parties 1 et 2.
–– Vous sollicitez l’OEA S « sécurité-sûreté » : remplissez les parties 1,2 et 3.
–– Vous sollicitez l’OEA F « Complet » : remplissez les parties 1, 2 et 3.
Nota : si, dans une partie, vous n’êtes pas concerné par une question, inscrivez
« Non concerné » dans la case correspondante.
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FICHE
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Composition du QAE
Partie 1 : CONNAISSANCE GÉNÉRALE DE L’ENTREPRISE
1 - Informations générales sur la société
2 - Volume d’activité et classement de la société
Partie 2 : SIMPLIFICATIONS DOUANIÈRES
1 - Organisation et gestion interne de l’entreprise
2 - Gestion de la réglementation douanière
3 - Respect de la réglementation douanière et sensibilisation
du personnel à la fraude1
4 - Système comptable et logistique
5 - Distinction entre les marchandises communautaires et non
communautaires
6 - Procédures de sauvegarde, de restauration et d’archivage
7 - Sécurité des systèmes d’information
8 - Solvabilité financière
Partie 3 : SÉCURITÉ-SÛRETÉ
1 - Politique générale de sécurité et auto-évaluation
2 - Accès aux installations
3 - Conformité des locaux et de leurs accès
4 - Sécurisation des unités de fret
5 - Gestion et identification différenciée des marchandises
soumises à restrictions ou prohibées
6 - Réception des marchandises
7 - Stockage des marchandises
8 - Production des marchandises
9 - Chargement des marchandises
10 - Sécurisation des partenaires commerciaux
11 - Sécurité du personnel
12 - Sensibilisation des employés aux questions de sécurité2
1 – Ce critère est développé dans l’annexe 2 « Qu’est-ce que la sensibilisation? ».
2 – Idem voir l’annexe 2
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Annexe 1 4
FICHE
L’aide au remplissage du QAE
et le formulaire de demande OEA
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Afin de vous aider à mieux remplir le QAE et le formulaire de demande OEA,
nous vous invitons à lire les documents mentionnés ci-dessous.
1/ La notice explicative
Elle accompagne le QAE lors de votre demande OEA sur PRODOUANE :
L’objectif de ce questionnaire est de vous aider à évaluer si vous remplissez
les conditions nécessaires à l’obtention du statut d’OEA. Il fournit également aux autorités douanières les renseignements nécessaires sur votre
entreprise.
Les informations que vous donnez en réponse au questionnaire d’autoévaluation peuvent être utilisées dans le cadre de l’attribution d’une autre
autorisation pour laquelle le respect de certains ou de l’ensemble des
critères OEA est exigé (ex. : procédures simplifiées).
La notice apporte des indications sur les réponses à fournir et des précisions
sur les normes auxquelles vous vous engagez à vous conformer.
2/ Les lignes directrices OEA
Accessible sur le site Europa de la Commission européenne :
Les lignes directrices ne constituent pas un acte juridiquement contraignant et ont un caractère explicatif.
Elles ont pour objet de proposer un instrument visant à faciliter l’application par les États membres des dispositions réglementaires relatives aux
opérateurs économiques agréés.
Nous vous invitons à consulter le site web de la Commission européenne
pour y obtenir la dernière version en date des lignes directrices OEA.
(http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/policy_issues/customs_
security/index_fr.htm)
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Annexe 2 4
FICHE
L’aide au remplissage du QAE :
qu’est-ce que la sensibilisation ?
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1/ La sensibilisation au sens de l’OEA S (14 duodecies g) :
Article 14 duodecies, §1, point g : « Le demandeur veille à ce que le personnel
concerné participe activement à des programmes de sensibilisation aux questions
de sécurité. »
Quelques précisions :
>> Qui est le personnel concerné ? L’expression « personnel concerné »
désigne l’ensemble du personnel impliqué dans le cadre des mouvements
de marchandises dans la chaîne logistique internationale. Il peut s’agir, en
fonction des circonstances particulières, du personnel de sécurité/sûreté,
du personnel chargé de la manipulation du fret et de la documentation
de transport, ainsi que celui travaillant dans les zones d’expédition et de
réception. Le « personnel concerné » peut désigner, le cas échéant, le
personnel de vos partenaires commerciaux.
>> Qu’est-ce qu’un programme de sensibilisation ? Le personnel concerné doit
suivre une formation relative aux risques de sécurité et de sûreté inhérents
aux mouvements des marchandises dans la chaîne logistique internationale
de l’entreprise.
Cette formation peut fournir des informations relatives aux procédures de
sécurité-sûreté, à la détection des intrusions, à la notification des incidents,
à l’identification des menaces internes potentielles, à la protection et aux
contrôles des accès.
Elle doit avoir pour but principal d’informer le personnel sur le contenu des
procédures de sécurité-sûreté, sur la fréquence et la nature des contrôles,
les modalités de détection d’intrusion(s) ou d’altération(s) et la conduite à
tenir en cas d’incidents ou de menaces internes potentielles pour la sécuritésûreté et la protection des bâtiments et de leur accès (identification et
signalement).
Une formation spécifique sur l’intégrité des unités de fret doit être mise en
place.
>> La politique de formation doit être adaptée à la taille de l’entreprise
>> Quelles sont les modalités du programme de sensibilisation ?
>> Un responsable : un service ou une personne (interne ou externe à
l’entreprise) doit être responsable de la formation du personnel.
>> Une mise à jour régulière : le contenu de la formation doit être
régulièrement révisé et mis à jour lorsque des réajustements sont
nécessaires.
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Annexe 2 (suite)
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Une fréquence adaptée : il n’y a pas de fréquence obligatoire en matière de
formation à la sécurité-sûreté. Toutefois, le personnel, les bâtiments, les procédures et les flux peuvent changer, les personnels doivent donc actualiser leur
formation initiale régulièrement et des mises à jour doivent être prévues pour
s’assurer que les niveaux de sensibilisation sont maintenus. La fréquence de
la répétition de la formation dépendra de la nature des changements intervenus dans l’entreprise. En outre, cette formation est obligatoire pour tous les
nouveaux employés ou pour tout autre employé de la société nouvellement
affecté à un poste en relation avec la chaîne d’approvisionnement.
Une formalisation des actions de formation : vous devrez conserver une trace
des actions de formation entreprises (notamment dans l’optique des audits de
suivi).
Cette formation doit être en place avant que vous ne déposiez votre demande
de statut OEA.
2/ La sensibilisation au sens de l’OEA C (14 decies d) :
Article 14 decies d : « Sensibiliser le personnel à la nécessité d’informer les autorités
douanières en cas de difficulté à se conformer aux exigences et d’établir les contacts
appropriés afin d’informer les autorités douanières de telles situations ».
Quelques précisions :
Il s’agit de mettre en place un système de signalement et de remontée
d’information en cas de risque de fraude ou d’incident en matière douanière.
Qui est concerné ? L’expression « personnel » désigne l’ensemble du personnel
impliqué dans le cadre des mouvements de marchandises dans la chaîne logistique internationale. Il peut s’agir, en fonction des circonstances particulières,
du personnel chargé de la manipulation du fret et de la documentation de
transport, ainsi que celui travaillant dans les zones d’expédition et de réception.
Le « personnel » peut désigner, le cas échéant, le personnel de vos partenaires
commerciaux.
Que faut-il faire ? Un service ou une personne (interne ou externe à votre entreprise) doit être désigné responsable de la remontée d’information. Vous devez
effectuer une veille réglementaire régulière en matière douanière.
Ces actions seront formalisées.
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FICHE
La déclaration de sûreté
La chaîne d’approvisionnement est composée de multiples acteurs qui peuvent
être placés directement (transporteurs) ou indirectement (commissionnaires en
douane) en contact avec la marchandise. En termes douaniers, tous ont, à un
moment donné, une responsabilité sur la marchandise en matière de sécuritésûreté. La certification OEA suppose que « le demandeur ait pris des mesures
permettant d’identifier avec précision ses partenaires commerciaux, de façon à
sécuriser la chaîne logistique internationale »(Source : Lignes directrices, partie 1,
section IV).
Dans ces conditions, vous ne pouvez engager votre responsabilité que pour
la partie de la chaîne d’approvisionnement qui vous incombe, les marchandises placées sous votre contrôle et les installations que vous exploitez (en bleu
dans le schéma ci-dessous). Toutefois, vous dépendez des normes de sécuritésûreté mises en place par vos partenaires commerciaux pour garantir la sécurité
des marchandises que vous avez placées sous leur responsabilité (cf. schéma
ci-dessous).
Le cas échéant, vous devez veiller à ce que vos partenaires commerciaux renforcent la sécurité-sûreté de la partie de chaîne d’approvisionnement dont ils ont
la charge.
Votre attention est appelée : en matière de sécurisation de la chaîne d’approvisionnement, il est nécessaire de distinguer clairement les sous-traitants des
simples partenaires commerciaux. En effet, en tant que donneur d’ordre du
sous-traitant, vous vous situez en amont de la chaîne d’approvisionnement.
Vous devez donc veiller à ce que votre sous-traitant (en vert sur le schéma
ci-dessus) sécurise la marchandise que vous lui confiez. En revanche, si vous
vous situez en aval de votre client sur la chaîne logistique, vous n’avez pas à le
lui demander de remplir cette obligation.
Pour répondre à ces exigences, lorsque vous rédigez de nouveaux accords
contractuels avec un sous-traitant, vous devez l’encourager à évaluer et à
renforcer la sécurité-sûreté de sa chaîne d’approvisionnement.
GUIDE
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À défaut de ces mesures contractuelles, vous devez demander à vos soustraitants impliqués dans la chaine logistique internationale de remplir
une déclaration de sûreté (voir modèle au verso).
Exemples permettant à un OEA et à ses sous-traitants de renforcer la
sécurité-sûreté de leur chaîne d’approvisionnement :
–– si vous êtes responsable de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement –
lorsque vous agissez en tant qu’exportateur et transporteur ;
–– si vous collaborez avec d’autres OEA ou avec des opérateurs économiques
offrant des garanties équivalentes ;
–– si vous choisissez vos sous-traitants (transporteurs, par exemple) sur la
base du respect, par ces derniers, de certaines règles de sécurité-sûreté ;
–– si les conteneurs sont scellés au moyen de scellés de haute sécurité,
conformes à la norme ISO‑PAS 17712 ;
–– si les conteneurs sont inspectés dans les installations du sous-traitant, au
terminal et dans les installations du destinataire, pour s’assurer qu’ils ont
été scellés de manière appropriée.
Déclaration de sûreté1
établie en vue de l’octroi du certificat AEO (OEA) - sécurité et sûreté
ou AEO (OEA) - simplifications douanières/sécurité et sûreté.
Nom (Société) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Code postal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ville . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . N° de téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adresse électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Je soussigné déclare que :
les marchandises produites, stockées, expédiées ou transportées par ordre d’un ou plusieurs opérateur(s)
économique(s) agréé(s) (OEA), livrées à un ou plusieurs OEA ou sont enlevées des locaux d’un ou plusieurs
OEA aux fins de livraison
sont produites, stockées, préparées et chargées dans des locaux commerciaux sécurisés ainsi que dans
des lieux de chargement et d’expédition sécurisés
sont protégées contre l’intrusion non autorisée lors de la production, du stockage, de la préparation, du
chargement et du transport
le personnel affecté à la production, au stockage, à la préparation, au chargement et au transport de ces
marchandises, est fiable au plan de la sûreté
les partenaires commerciaux agissant en mon nom sont informés qu’ils doivent également s’assurer de la
sûreté de la chaîne logistique internationale dans les mêmes termes qu’indiqués plus haut.
Nom du signataire habilité
Cachet de la société
Titre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Date d’émission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cette déclaration a été établie à la demande de :
Nom (Société) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Code postal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ville . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 – En application de l’article 14 duodecies paragraphe 1, point e) des dispositions d’application du code des douanes communautaire (règlement (CE)
n° 1875/2006 du 18 décembre 2006).
GUIDE
OEA
opérateur
6
FICHE
Les documents nécessaires
à la certification
Lors du dépôt de la demande sur le site PRODOUANE
Vous devez obligatoirement fournir les pièces suivantes :
……
……
……
……
Formulaire de demande
Questionnaire d’autoévaluation
Extrait K-Bis de moins de 3 mois
Organigramme nominatif des principaux responsables (noms+prénoms)
Attention : En l’absence d’un seul de ces documents, votre demande de
certification ne pourra être traitée.
Avant l’arrivée des auditeurs dans votre entreprise
Selon votre situation, vous êtes susceptibles d’avoir à présenter les
pièces suivantes (liste non exhaustive) :
…… Fiche identifiant les différents sites impliqués dans la chaîne logistique
…… Présentation de toutes les certifications obtenues et des derniers
rapports s’y rattachant
…… Cartographie des outils informatiques déployés dans les domaines
comptable, importation / livraison, logistique et douane
…… Copie des processus d’achat, de réception, de stockage, d’expédition /
exportation illustrant les flux de marchandises
…… Liste des principaux sous-traitants, clients, nomenclatures, origines,
incoterms
…… Copie du plan de la démarche qualité notamment si vous êtes certifié
ISO 9001.
…… 3 dernières liasses fiscales
…… Dernier rapport de gestion présenté par le président directeur général
…… Dernier rapport du commissaire aux comptes
…… Dernière cotation à la Banque de France
…… Copies de document relatifs aux mesures de sûreté et sécurité :
document de politique générale de l’opérateur (évaluation des risques /
mesures mises en place)
…… Liste des prestataires de transport
…… Copie des documents relatifs aux manipulations des marchandises dans
l’entreprise
…… Copie des documents relatifs aux incidents survenus et à leur traitement
GUIDE
OEA
opérateur
Les clés pour faciliter
la certification
Vous trouverez ci-dessous une liste indicative des éléments indispensables pour l’obtention du certificat OEA.
Ces points d’attention peuvent être bloquants, selon votre situation, dans le
processus de certification si vous n’êtes pas en mesure de les appliquer ou de
les mettre en œuvre.
C’est pourquoi il est important d’y être attentif le plus en amont possible, c’està-dire avant l’audit dans vos locaux.
Principaux points d’attention en matière de simplifications douanières
(OEA C /OEA F) :
…… Disposer d’un organigramme détaillé des services
…… Formaliser les modalités d’information de l’administration des douanes
en cas de détection d’une irrégularité et en informer l’ensemble du
personnel concerné
…… Désigner un référent douane
…… Mettre en place un dispositif de contrôle périodique des déclarations en
douane et des documents joints
…… Réaliser une veille réglementaire régulière
…… Adapter le système informatique afin que la comptabilité permette de
distinguer les marchandises communautaires des marchandises non
communautaires
…… Mettre en place une procédure de remplacement du personnel
d’encadrement
…… Sécuriser les conditions d’archivage des documents commerciaux
…… Sécuriser le local informatique
…… Disposer d’un système de protection minimal du matériel informatique
…… Apporter des garanties sur la viabilité économique de la société (lettre
de la société mère, par exemple, en cas de difficultés financières)
Principaux points d’attention en matière de sécurité-sûreté
(OEA S / OEA F) :
…… Renforcer les conditions d’accès aux locaux de la société
…… Formaliser les procédures de sécurité-sûreté
…… Mettre en place une procédure de :
…… contrôle des entrées et sorties des visiteurs extérieurs et de la
gestion des badges
…… gestion des clés
…… sécurisation des unités de fret
…… Formaliser la procédure d’embauche du personnel appelé à occuper des
postes sensibles
…… Sécuriser les zones de chargement et déchargement
…… Formaliser une procédure de gestion des scellés et le traitement des
anomalies constatées
…… Sensibiliser le personnel aux enjeux de la sécurité-sûreté (action de
formation)
…… Prendre en compte la sécurisation de la chaîne logistique dans les
relations contractuelles avec les prestataires ou leur faire signer une
déclaration de sûreté (voir modèle au verso de la fiche 5)
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FICHE
GUIDE
OEA
opérateur
Le dépôt
de votre demande OEA
Le dépôt de votre demande de certification OEA peut se faire :
Par voie électronique via le
portail sécurisé PRODOUANE https ://pro.douane.gouv.fr :
>> à partir d’un compte PRODOUANE certifié. Si vous utilisez le télé-service
DELTA en votre nom propre, votre compte PRODOUANE est déjà certifié ;
>> à défaut, la certification du compte PRODOUANE se fait auprès de la CCE
(télécharger, remplir, puis transmettre le formulaire d’option au statut
d’opérateur PRODOUANE (OPPD), qui donnera ensuite accès au télé-service
OEA dans PRODOUANE).
Bon à savoir : le dépôt de la demande par voie électronique vous permet
de suivre, en temps réel, le traitement de la demande par la douane.
ou par dépôt d’un dossier papier à l’adresse suivante :
Direction générale des douanes et droits indirects
Bureau E3 Politique du dédouanement / Cellule OEA
11, rue des deux Communes
93558 Montreuil Cedex
Une demande par SIREN (l’ensemble des établissements sera de fait
inclus dans le périmètre de la certification).
>> Documents nécessaires au dépôt de votre demande :
–– formulaire de demande (électronique ou papier)
–– questionnaire d’autoévaluation complété (QAE)
>> K-Bis datant de moins de 3 mois
>> organigramme des principaux responsables (noms + prénoms)
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FICHE
GUIDE
OEA
opérateur
La réalisation
de l’audit OEA
>> L’audit OEA est gratuit. Sa bonne réalisation est conditionnée par le respect
du calendrier fixé avec les auditeurs.
>> I l est réalisé par des auditeurs qui examinent les documents remis et
effectuent des visites en vos locaux.
>> Les auditeurs sont des fonctionnaires des douanes assermentés. À ce titre,
ils sont astreints au secret et à la discrétion professionnels.
>> Les documents confidentiels sont consultés sur place.
Le processus de certification
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FICHE
GUIDE
OEA
opérateur
Le suivi
de la certification OEA
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En tant qu’opérateur certifié OEA, vous vous engagez à :
>> assurer le respect constant des processus en matière de simplifications
douanières et de sécurité-sûreté audités et validés.
>> mettre en place des mesures correctrices en cas de dysfonctionnement.
>> être ré-audité à intervalles réguliers (audits de suivi).
>> informer le PAE dont vous dépendez de toutes modifications concernant
votre entreprise (modifications raison sociale, organigramme, régimes
douaniers sollicités, etc.).
>> entretenir avec la douane des relations partenariales de confiance.
Le chef de projet OEA de votre entreprise est le mieux placé pour remplir
ces engagements
FICHE