FP - gestion des planningx

FICHE PRATIQUE
THEME – Gestion des plannings et procédures
MAITRISER SON PLANNING
Principes généraux
Points à surveiller
Procédures
RETROPLANNING MAILING
MAITRISER SON PLANNING
Principes généraux
- Prévoir 60 jours ouvrables en moyenne.
- Construire un rétroplanning en partant de la date souhaitée de dépôt Poste.
Points à surveiller
- La volumétrie a un impact direct sur les étapes de fabrication : impression, personnalisation, façonnage et routage
- Certains types d’éléments entrant dans la composition d’un mailing (cartes plastifiées, façonnages spéciaux, fichiers
étrangers, etc.) peuvent allonger le planning.
- Le nombre de tests peut avoir un impact direct sur les étapes de préparation des bandes informatiques pour la
personnalisation, le façonnage et le routage
- Le suivi de la fabrication entre agence/annonceur peuvt affecter les délais de réalisation
Procédures
- Identifiez systématiquement les éléments qui dépendent de services externes avant de déterminer le rétroplanning
prévisionnel
- En interne, pensez à identifier tous les services impliqués dans votre mailing, y compris le juridique, la
comptabilité (émission du chèque d’affranchissement au routeur), notamment s’ils n’ont pas l’habitude d’être sollicités
pour ce type de travail.
- Le plus simple : réalisez un blue-print : un schéma de qui fait quoi et quand, avec l’identification des points critiques,
des périodes de dérapage potentiel…
- Les enveloppes et les impressions en continu sont souvent les deux éléments les plus longs à réaliser, sur
lesquels il faut donc avancer en priorité
- Situation de crise : un document est mal personnalisé, un routeur qui fait faillite il est indispensable d’anticipez ce
genre de problème, c’est en partie le résoudre.
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RETROPLANNING MAILING
ETAPE
DELAI
PREVU
DATE
DEBUT
PREVUE
DATE FIN
PREVUE
DATE
DEBUT
REELLE
DATE FIN
REELLE
ECART
EN NB
JOURS
TOTAL
ECART
Brief Création
Conception
Rédaction
Maquette
Réflexion plan fichiers/comptages
Proposition plan tests
Validation faisabilité technique et
budget
Check juridique
Elaboration reco. client
Accord client
Finalisation et accord client définitif
Lancement prises de vues/achats
photos
Demande numéros France
Telecom
Demande numéro pour
enveloppes réponse à la Poste
Fabrication/impression enveloppes
Brief illustration
Finalisation rédaction
Finalisation maquette
Bon pour Execution
Commande fichiers
Traitement adresses
Déduplication
Impression des documents en
feuille à feuille
Impression des documents en
continu
Personnalisation
Façonnage
Mise sous pli / routage
ANNONCEUR : …………………………………………………………………………………………………..
CODE ACTION INTERNE : …………………
CHEF DE PROJET / RESP.COMMERCIAL : ………………………………………………………………...
EQUIPE CREATIVE : ……………………………………………………………………………………………
DATE DE RECEPTION DU BRIEF PAR L’ANNONCEUR : …../………../……
DATE CIBLE POUR REMISE DE LA PROPOSITION : …../………../……
DATE CIBLE POUR LE DEPOT POSTE : …../………../……
OBSERVATIONS /CONTRAINTES :
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
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Merci de revenir vers nous si les informations contenues dans cette fiche pratique n’étaient pas suffisantes ou si vous
aviez des suggestions d’amélioration.
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