Création d`une pharmacie automatisée en conception

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Ingénierie
TH 739 • Mai-Juin 2013
Éric Imbert
Ingénieur principal
Responsable des ÉTUDES et Travaux au CHU de Poitiers
Création
d’une pharmacie automatisée
en conception-réalisation
au centre hospitalo-universitaire de Poitiers
53es Journées d’études et de formation des Ingénieurs hospitaliers de France – 19 au 21 juin 2013 – Paris
D
epuis une quarantaine d’années, le CHU de Poitiers dispose d’une pharmacie à usage intérieur
(PUI) répartie sur trois sites d’activité. En 2008, considérant la nécessité de renouveler les installations
liées à cette activité, et dans un souci de recherche
d’optimisation (des effectifs et de la qualité du service apporté), il est décidé de regrouper les sites
par la création d’un nouveau bâtiment de pharmacie (Plan 1).
Plan 1 - Implantation de la nouvelle pharmacie
du CHU de Poitiers
Objectifs
Les objectifs généraux du projet s’articulent autour de
quatre thèmes principaux :
• regrouper les activités tertiaires de distribution et
de production de la pharmacie dans un même lieu géographique et optimiser les moyens humains ;
• développer les technologies de stockage, de distribution, de transports automatisés et de communications informatisées ;
Chiffres clés de l’activité pharmaceutique
et du projet
55millions d’euros de médicaments
et dispositifs médicaux gérés annuellement
6 000 références de dispositifs médicaux stériles hors stock
2 000 références de médicaments et solutés en stock
800 références de dispositifs médicaux stériles en stock
100 points de livraison quotidienne
10 364 421unités thérapeutiques délivrées aux différents services
de soins en 2011
8 188 mélanges de nutrition parentérale en 2011
1 000préparations médicamenteuses magistrales
(suspensions, gélules, collyres…)
300 essais cliniques en 2011
3 894 ordonnances délivrées au public en 2012
Situation initiale
3 activités sur 2 bâtiments
d’une superficie de 2 800 m²
80 agents travaillant directement
pour l’activité pharmaceutique
Situation à l’issue du projet
Investissement de 10 millions d’€
Un seul bâtiment
d’une superficie de 3 400 m²
Redéploiement de 20 pharmaciens
dans les services de soins
© Communication CHU
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Tableau I - Phases et échéances du projet
Phase 1
Lancement
Phase 2
Programme
Phase 3
Études
Phase 4
Travaux
Phase 5
Réception
Fin 2007 Début 2008 14 août 2008 2008-2009 14 juin 2009 28 janvier 2010 Expression de la nécessité de démarrer un projet de reconfiguration de l’activité
pharmaceutique (naissance du besoin)
Constitution du comité de pilotage (formalisation des contraintes techniques,
budgétaires, réglementaires…)
Désignation d’un programmiste assistant à maîtrise d’ouvrage
Élaboration du cahier des charges en conception-réalisation
Publicité, mise en concurrence en conception-réalisation
Attribution du marché en conception-réalisation ; démarrage des phases d’études
(avant-projet détaillé, phase projet, études d’exécution : APD, PRO, EXE)
Septembre 2010 Démarrage des phases de construction
9 mars 2012 Juin-septembre 2012
8 et 9 juin 2012 13 septembre 2012 28 septembre 2012
3 septembre 2012 2 novembre 2012 2 mai 2013 Réception du bâtiment
Livraison de la partie process, mise en ordre de marche, essais
Déménagement des dispositifs médicaux stériles
Déménagement des pansements tissés et non tissés
Déménagement des médicaments
Démarrage de la vérification d’aptitude (VA)
Démarrage de la vérification de service régulier (VSR)
Date contractuelle d’admission ou de refus du process
• améliorer les conditions de travail, l’ergonomie des
postes de travail et éviter les déplacements à l’aide
d’une automatisation ;
• réaliser un ensemble logistique et technique favorisant une marche en avant.
Calendrier
Même si, en matière de maîtrise d’ouvrage publique
(MOP) et de construction d’ensemble immobilier,
chaque opération est unique, le déroulé « standard »
d’une opération peut être classiquement découpé en
cinq phases (loi MOP) reprises dans le tableau I.
Mise en concurrence pour les phases
de conception et de réalisation
Dés le début du projet, de nombreux champs de
contraintes apparaissent :
• complexité technique élevée en raison de l’importance de l’automatisation (stockage, gestion, transport des produits pharmaceutiques) qui n’avait jamais
été réalisée de façon aussi complète ;
• complexité technologique puisqu’aucun automate
susceptible d’assurer le service intégral d’une PUI
n’existe sur le marché ;
• complexité managériale évidente liée à un regroupement des agents sur un seul site, en modifiant considérablement leurs méthodes et outils de travail ;
• volonté de maîtriser le coût global du projet malgré
des choix technologiques ambitieux.
Dans ce cadre et conformément à l’article 37 du code
des marchés publics (CMP), le recours à la procédure
de conception-réalisation est apparu très intéressant :
« Les pouvoirs adjudicateurs soumis(es) aux dispositions de la loi du 12 juillet 1985 susmentionnée ne
peuvent […] recourir à un marché de conception-réalisation […] que si des motifs d’ordre technique rendent
nécessaire l’association de l’entrepreneur aux études
de l’ouvrage. » L’originalité de cette procédure réside
dans le fait que les phases 3 à 5 (Tableau I) sont très
étroitement imbriquées, avec un prestataire unique.
Procédure d’attribution
Appel d’offres restreint
Considérant le montant des travaux (supérieur à 5 millions d’euros HT), le marché de conception-réalisation est passé selon la procédure d’appel d’offres restreint (art. 69 du CMP) avec l’intervention d’un jury
et l’audition des candidats. Le jury de la procédure de
conception-réalisation est composé dans les conditions fixées à l’article 24 du CMP. Il examine les candidatures et formule un avis motivé sur la liste des
candidats à retenir. Le pouvoir adjudicateur, au vu de
cet avis, dresse la liste des sociétés admises à présenter une offre ; il leur envoie le dossier de consultation
qui comporte notamment le programme fonctionnel
de l’opération et les objectifs à atteindre.
Les établissements de santé ont une idée très précise
des contraintes architecturales et techniques auxquelles ils doivent faire face, alors que les parties
de process (automatisme, appareils biomédicaux…)
font généralement l’objet d’une description de performances. La principale difficulté consiste donc à :
•• concevoir un dossier de consultation des entreprises (DCE) très détaillé (prescriptions équivalentes
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aux cahiers des clauses techniques particulières [CCTP]
« classiques » de travaux de bâtiment) sans connaître
les éléments architecturaux susceptibles d’être proposés par les candidats ;
•• établir un programme fonctionnel détaillé (PFD)
dont toutes les performances attendues sont objectivées. Ce PFD précise les éléments attendus du process (transitique, logiciel Warehouse Management
System [WMS, ou système de gestion d’entrepôts],
automates), ainsi que les objectifs de performances
dans l’organisation des équipes.
À ce titre, le DCE concilie une partie des clauses administratives de trois cahiers des clauses administratives
générales (CCAG) : « travaux » pour la partie bâtiment,
« fournitures courantes et services » pour la partie
transitique et automate, et « techniques de l’information et de la communication » pour ce qui concerne
le logiciel WMS.
Examen des offres et audition des candidats
Pour répondre au cahier des charges, les candidats
remettent un dossier comprenant un avant-projet
Principaux acteurs du projet
Maîtrise d’ouvrage
CHU de Poitiers
Comité de pilotage avec chef de projet
Commission technique : 3 groupes de travail
(ingénierie, logistique, informatique)
Commission utilisateurs : 2 groupes de travail
(utilisateurs, équipements)
Assistant à maîtrise d’ouvrage
Mandataire : Ciiat
Architecte : Arcane, F. Patris
Bureau d’études techniques : Math Ingénierie
Coordonnateur système de sécurité incendie : Sicc
Simulation thermique dynamique : Oasiis
Bureau de contrôle
Véritas
Coordination sécurité et protection de la santé
Apave
Titulaire du marché, ensemblier
Mandataire : Pharmadec
Architecte : Chabanne et partenaires
Sous-traitant transitique et logiciel WMS : Sydel
Sous-traitant automates : Mach4
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sommaire (APS) et la définition des performances
techniques de l’ouvrage proposé. Le jury examine les
offres et auditionne les candidats avant de formuler
un avis motivé.
Offres
Généralement, le mandataire d’une offre s’engage
à réaliser une grande partie des ouvrages (grosœuvre…) ou une partie stratégique à très forte valeur
technologique (process spécifiques…). C’est le cas de
quatre équipes sur les cinq sélectionnées dans la procédure d’appel d’offres restreint, le mandataire devant
réaliser le gros-œuvre du bâtiment et les sous-traitants, les prestations liées au second œuvre et au
process. L’originalité de la cinquième offre, lauréate
du concours, réside dans le fait que le mandataire
possède une spécialité forte dans la conception des
ouvrages ; il s’engage à réaliser un assemblage de
prestataires pour les phases de réalisation et de choix
des éléments stratégiques de process. À l’issue du
choix du jury, une phase de mise au point du marché
se déroule avec la création d’un tableau de suivi des
écarts. La rédaction et la tenue de ce tableau sont
essentielles. Il est conseillé que le rédacteur soit le
prescripteur de façon à ce que chaque écart soit maîtrisé par le donneur d’ordre. Le marché est ensuite
attribué par le pouvoir adjudicateur.
Versement d’une prime
Considérant que les quatre candidats non retenus ont
procédé à une remise de prestation, une prime de
« concours » est accordée – le règlement de la consultation précisait ses modalités de versement, son montant ainsi que les modalités de sa réduction voire de
sa suppression.
Déroulement de la conception-réalisation
Projet retenu
Le projet lauréat est conçu comme un bâtiment
cubique de type entrepôt logistique dont chaque côté
correspond une fonction : au nord, l’entrée du public
et la dispensation des médicaments ; au sud, le quai
logistique de livraison des produits pharmaceutiques ;
côté est, le quai de départ vers les services des produits pharmaceutiques ; et à l’ouest l’entrée du personnel (Photo 1). À l’intérieur du bâtiment, un circuit
de « marche en avant » des produits pharmaceutiques
est assuré par la présence d’automates et de tapis roulants mécaniques (Plan 2).
Nord : entrée du public et dispensation des médicaments
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Ouest : entrée du personnel
Nord : entrée du public et dispensation des médicaments
Sud : quai logistique de livraison des produits pharmaceutiques
Est : quai de départ vers les services des produits pharmaceutiques
©DR
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Photo 1 - Extérieur de la nouvelle pharmacie
circuits logistiques
©Chabanne et partenaires
Plan 2 - Rez-de-chaussée :
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Conception
La phase de conception s’articule autour d’une remise
d’avant-projet détaillé (APD) qui intègre les éléments
de mise au point du marché, et d’une élaboration de
projet (PRO) qui permet de valider définitivement
les caractéristiques techniques, économiques et de
performances du process. La validation de la phase
PRO s’accompagne d’un avenant contractualisant les
choix du maître d’ouvrage et les orientations technologiques du titulaire du marché (incidence financière
Tableau II - Objectifs de performances des automates
Objectifs
Stockage total de l’automate
90 900 boîtes de médicaments
Dimensions des boîtes stockées
Minimum
Maximum
Longueur
4 cm
30 cm
Hauteur
1,5 cm
14 cm
Largeur
1,5 cm
20 cm
Poids
10 g
1 500 g
Vitesse de rangement automatique
900 boîtes/heure
Vitesse de déstockage
900 à 3 600 boîtes/heure
(selon mode de préhension)
Environnement
informatique
du CHU
WMS
(fonctions définies
par l’analyse
fonctionnelle)
ergence
Conv
Passerelles
conçues
par le CHU
Passerelles
conçues
par le prestataire
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sur les choix des automates +3 % ; sur les choix transitiques et logiciels +2,1 % ; précisions sur les priorités
des pièces contractuelles : planning…). Au cours de
cette phase s’expriment les principaux atouts du prestataire : une forte implication et une présence assidue sur site afin de comprendre les problématiques
auxquelles est confronté le maître d’ouvrage. Cette
phase de conception est systématiquement abordée
autour de :
•• l’organisation fonctionnelle du bâtiment (zones de
stocks, tertiaires, de laboratoire, techniques…), l’idée
générale étant que le bâtiment (enveloppe) doit être
construit autour du process (cible d’achat) afin de
faciliter ses performances de fonctionnement ;
•• la définition des caractéristiques des éléments de
transitique : le positionnement des postes de travail
et les circuits logistiques sont conçus pour limiter le
déplacement des agents ; la distance parcourue est
ainsi inférieure à 2,5 km/agent/jour ;
•• la quantification des performances des automates et
la recherche de performances adaptées (Tableau II) ;
•• les fonctions du logiciel WMS au travers d’analyses
fonctionnelles détaillées, ainsi que l’intégration du
logiciel dans un environnement informatique déjà en
place. Malgré la mise en place d’une méthodologie
rigoureuse (par phasage), cette partie de développement est la moins maîtrisée par le prestataire et
son sous-traitant. Le retour d’expérience nous amène
à penser que le cahier des charges aurait dû décrire
et quantifier à la fois les performances et les qualités
ergonomiques attendues du logiciel.
Réalisation
Pour la partie bâtiment, il s’agit d’une phase classique
de construction. Une attention particulière y est portée pour assurer l’adéquation des parties construites
au regard des circuits logistiques, et des prérequis
des automates et des éléments de transitique (Photos 2 et 3). Pour ces derniers, il s’agit de la mise en
œuvre d’équipements dont les performances ont été
Schéma 1 - Principe d’intégration de progiciels et logiciels
Tableau III - Modalités de réception et d’admission
Bâtiment
Réalisation des opérations préalables à la réception (OPR)
Liste des pré-réserves
Réception avec liste des réserves
Levée de réserves
Garantie de parfait achèvement 1 an (GPA)
Transitique, automate, logiciel
Mise en ordre de marche
Vérification de l’aptitude qualitative et quantitative
Acceptation de l’aptitude avec liste de réserves
Vérification du service régulier
Admission
Garantie 1 an
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testées pour vérifier l’obtention des objectifs (rendement…). Il est remarqué que les études n’ont pas suffisamment porté sur les aspects ergonomiques afin de
faciliter le fonctionnement des utilisateurs (hauteur
de convoyeur inappropriée, chargement fractionné des
automates…). Concernant le logiciel WMS, il s’agit du
développement et de la mise en œuvre des fonctions
informatiques ; l’intégration s’accompagne de passerelles que doivent créer et mettre en œuvre chacun
des deux contractants (Schéma 1).
Vérification, réception, admission et garantie
Les phases de réception se déroulent selon des modalités adaptées à chaque prestation (Tableau III). Dès le
début du projet, il est nécessaire de définir le niveau
de performance des indicateurs qui définiront la vérification d’aptitude, le service régulier et l’admission
du process. Cette définition est relativement facile
à établir sur des paramètres quantifiés et objectivés (cadences, tailles et formes de boîtes, nombre
de postes de travail…), mais beaucoup plus difficile
à formuler lorsque ces paramètres sont exprimés par
des intentions (p. ex. améliorer l’ergonomie, faciliter les conditions de travail…). Il convient donc de
pousser la réflexion d’ingénierie jusqu’à caractériser
l’intégralité des critères subjectifs liés aux objectifs
de performances.
Photo 2 - Organisation générale du stock (convoyeurs au premier plan)
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©DR
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les difficultés du projet ne sont pas toutes aplanies,
notamment en ce qui concerne les performances du
WMS et de l’automate ; les acteurs poursuivent leur
collaboration afin de trouver le meilleur compromis
entre les contraintes des utilisateurs, les exigences
initiales déclinées dans le contrat et les capacités du
logiciel informatique et de l’automate. n
Références bibliographiques
Décret n° 2006-975 du 1er août 2006 (et son annexe), portant application du
code des marchés publics.
Direction des affaires juridiques. La procédure de conception réalisation. Note
du 17 septembre 2012.
Certu. Gestion de projet appliquée à la conduite d’opération : repères méthodologiques. Direction générale de l’urbanisme, de l’habitat et de la
construction, juin 2000.
Mission interministérielle pour la qualité des constructions publiques. Conceptionréalisation. Recommandations pour un bon usage du processus. Juin 2010.
Mission d’appui à l’investissement hospitalier – Conception-réalisation : guide pour
le choix et la mise en œuvre. Juillet 2004.
Enseignements liés aux particularités
du projet
Photo 3 - Implantation de trois automates
(sortie manuelle en bas de façade, sortie automatisée en partie haute)
©DR
Le projet consistant à créer une pharmacie hospitalière automatisée au CHU de Poitiers a nécessité une
convergence de champs d’expertise très variés (ingénierie de la construction, logistique, informatique,
automatisme, pharmaceutique…). Du point de vue
de l’ingénierie, les particularités de ce projet résident
dans :
•• le défi consistant à automatiser l’intégralité d’une
chaîne logistique et de dispensation des produits
pharmaceutiques (transitique et automates) ;
•• les difficultés de création et d’intégration d’un logiciel WMS à une architecture informatique existante ;
•• le mode d’attribution des prestations (conceptionréalisation), qui a nécessité la rédaction d’un cahier
des charges très détaillé et objectivé (au-delà du programme fonctionnel détaillé) très en amont du projet ;
•• la particularité du prestataire qui avait davantage
les qualités d’un assembleur (ensemblier) que celui
d’un concepteur-réalisateur.
À la date de rédaction de la présente communication,