Le menu « changer de responsable » se trouve dans la fiche élève

FIL CONDUCTEUR
DES ECHANGES ENTRE
MAGISTER LIAISONS ET BASEC
Magister Elèves doit être au minimum en version 122 E
Pendant le traitement personne ne doit travailler dans Magister Elèves
Sommaire
1. Définition de BASEC-OL ............................................... page 2
2. Configuration dans Magister Liaison .......................... page 3
3. Contrôle avant export .................................................... page 6
4. Exportations vers Basec ............................................... page 6
5. Impact sur la base magister Elèves ........................ page 10
TRANSFERT MAGISTER VERS BASEC
1 – BASEC-OL (Base élèves de l’Enseignement Catholique)
Pour les écoles primaires, l’envoi des effectifs au ministère de l’éducation est obligatoire à
partir de la rentrée 2010.
L’accord signé avec NETEC et le SGEC permet de transférer les données dans le logiciel
BASEC-OL. Il est destiné à transmettre les effectifs de vos classes à votre DDEC et aux
services académiques. Les établissements équipés d’un logiciel d’un éditeur n’ont pas d’accès
direct à BASEC-OL. L’alimentation de la base Elèves s’effectue uniquement par le biais de
transferts.
Le calendrier étant propre à chaque académie, veuillez contacter la DDEC pour connaitre la
date de remontée des informations dans votre région.
Quelles sont les données transmises ?
Coordonnées de l’élève :
- Nom de famille, prénoms
- Sexe
- Date de naissance
- Lieu de naissance
- Adresse de résidence
Coordonnées des responsables de l’élève (deux parents ou autre personne physique ou morale
désignée) :
- Nom de famille, prénoms (ou nom de l’organisme)
- Civilité
- Lien de parenté avec l’élève
- Autorité parentale (oui / non)
- Adresses
Scolarité de l’élève :
- date d’admission à l’école
- niveau, cycle, classe
- date de radiation de l’école
Il y aura deux types d’envoi vers BASEC :
- Un envoi global en début d’année pour exporter la base élèves dans son intégralité
- Un export quotidien pour transférer les modifications du jour
Ce transfert sera automatique.
Pour que la synchronisation entre Basec et votre base de données se déroule
correctement, votre pc de travail devra être connecté en permanence à internet et sous
tension lors des transferts de fichier. Ce type de transfert n’est pas encore mis en place
par Basec en janvier 2011.
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TRANSFERT MAGISTER VERS BASEC
2 - Configuration dans Magister Liaisons
Vous devez avoir un accès « Exploitant » pour l’application
2-1 Sélectionner le menu Paramètres puis N° RNE et Année
Ou cliquer sur le bouton
Sélectionner l’établissement
Renseigner les dates de l’année scolaire
actuelle et l’année scolaire passée
Choisissez l’unité d’import/Export
Sélectionner 1er degré
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TRANSFERT MAGISTER VERS BASEC
NB : les nomenclatures nécessaires à l’exportation sont nationales et livrées par Magister.
Elles sont intégrées automatiquement lors du 1er export.
2-2 Paramétrage des classes :
Vous devez paramétrer chacune de vos divisions en associant au nom de vos classes les
formations qui sont associés,
C’est la code classe appelé dans Magister « CLE » qui permet de créer les divisions, vous devez
avoir autant de code clé que de classes, que d’enseignant à temps complet.
2-2-A Le libellé des noms des divisions doit être du type :
0-TPS, 1-PS, 2-MS, 3-GS, 4-CP, 5-CE1, 6-CE2, 7-CM1, 8-CM2, 9-CLIS, 9-CLAD.
Cette numérotation permet de retrouver les classes par ordre d’âge et non par ordre
alphabétique, si vous avez plusieurs classes de CP, utilisez 4-CPA et 4-CPB. Si vous avez ne
classe mixte ou classe double, utilisez le code du niveau inférieur exemple 0-TPS-PS, ou 0-MAT
et 4- PRIM.
Le champ libellé peut être utilisé pour saisir le nom et prénom de l’enseignant titulaire, S’il y a
deux titulaires, indiquez le nom de famille des deux titulaires.
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TRANSFERT MAGISTER VERS BASEC
2-2-B classes Mixtes ou classes doubles
Si une division accueille des élèves de formations différentes (exemple : la division des
élèves de petite section comporte des élèves âgés de 2 ans au 31 décembre de l’année
et des élèves de 3 ans), il faut associer au code (le nom) de la division les deux mefs
(modules élémentaires de formation) TPS et PS.
Ou trouver des informations pour créer une classe mixte dans magister ? Dans le menu aide
de sysEleve
2-3 Règles de saisie des données dans les fiches élèves ;
Les établissements du premier degré qui utilisent Magister ont souvent un collège. Afin de
pouvoir transférer sans ressaisie les données des élèves il est pertinent d’utiliser les
même règles pour le premier degré et le second degré :
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TRANSFERT MAGISTER VERS BASEC
3 - Contrôles avant l’export
Si vous avez des classes de type CLAD ou CLIS :
Les classes de type CLAD ou CLIS sont bien souvent des classes multi-niveaux et le cycle
ne peut être déterminé automatiquement. Vous devez indiquer sur la fiche élève, le cycle
de chaque élève scolarisé dans une classe CLAD ou CLIS
4 - Exportations vers Basec-ol
On distingue 2 types d’envoi vers BASEC-OL
1. le transfert global à faire obligatoirement en début d’année scolaire qui va
initialiser la base de données sur le serveur BASEC-OL. (correspond à l’enquête
lourde
2. un transfert automatique quotidien pour transférer les fiches élèves ajoutées,
modifiées ou supprimées.
4-1 Exportation globale
Sélectionner le menu Paramètres puis N° RNE et Année
Ou cliquer sur le bouton
Sélectionnez l’établissement puis cliquez sur
.
Confirmer l’export avec le bouton
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TRANSFERT MAGISTER VERS BASEC
Cette fenêtre indique que le traitement est en cours
Si vous cochez
le fichier sera déposé sur serveur BASEC-OL. Si vous cliquez sur
NON, il s’agit d’un simple test et le fichier n’est pas déposé sur le serveur.
La boîte de dialogue ne doit pas vous inquiéter, sur Aix-Marseille les données nominatives ne
sont pas transférées au rectorat elles resteront sur les serveurs de l’enseignement catholique.
Lors de votre première exportation, cette fenêtre s’affiche.
Cliquer sur la touche « y »,  entrer, puis veuillez patienter.
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TRANSFERT MAGISTER VERS BASEC
Une fois le fichier généré, les dates d’export sont mises à jour dans les paramètres de
l’établissement:
Le champ
indique la date de la dernière exportation globale réussie
Le champ
indique la date de la dernière exportation (globale ou
quotidienne) et son résultat :.
indique que le transfert du fichier BASEC-OL s’est déroulé correctement
indique que le transfert n’a pas abouti. Un double clique sur
détail des erreurs :
vous permet d’afficher le
Cliquer sur
Le rapport d’erreur suivant s’affiche, ouvrir « Magister Elèves » et modifier les fiches.
concernées
Exemple :
Remarque importante :
Lors de l’ouverture de Magister Elèves, un contrôle est effectué automatiquement pour vérifier
si le dernier transfert (global ou quotidien) a abouti.
Si le transfert s’est déroulé correctement, la fenêtre suivante s’ouvre pour tous les utilisateurs
ayant un accès à Magister Liaisons :
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TRANSFERT MAGISTER VERS BASEC
Message automatique au 1° lancement de Magister Elève pour un profil exploitant
Si le transfert BASEC-OL ne s’est pas lancé, vous aurez le message suivant :
Si le transfert BASEC-OL s’est terminé avec des erreurs, vous aurez le message suivant :
Ouvrir « Magister liaisons » pour éditer la liste des erreurs.
Cliquer sur le bouton
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TRANSFERT MAGISTER VERS BASEC
4-2 Exportation quotidienne
L’export quotidien est possible uniquement si le transfert global a réussi.
L’automatisation de l’export quotidien s’effectue au travers d’une tâche planifiée Windows.
Vous pourrez faire ce paramétrage lorsque Basec sera capable de recevoir ces fichiers.
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- Impact de l’Exportation Basec-ol sur la base élève Magister
Suite à la transmission de la base Elève à BASEC-OL, le champ « date envoi rectorat » des
fiches élèves est automatiquement mis à jour : l’élève ne peut plus être supprimé, sa radiation
s’effectuera par la saisie d’une date de sortie
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