traitement des données et établissement de rapports

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TRAITEMENT
DES DONNÉES ET
ÉTABLISSEMENT
DE RAPPORTS
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Une fois les données recueillies, celles-ci sont traitées – transmises sur
support informatique (saisie des données), organisées et nettoyées –
avant d’être analysées puis référencées dans des rapports. Bien que la
phase de traitement des données vienne après la collecte des données, il
est important de la planifier le plus tôt possible, en même temps que la
phase d’élaboration de la méthodologie et du questionnaire.
TRAITEMENT DES DONNÉES
Trois méthodes de traitement des données peuvent être utilisées :
Saisie manuelle
Cette méthode implique la création d’une base de données correspondant
à la structure du questionnaire. Une fois les questionnaires remplis par les
recenseurs, le matériel est transmis au centre de saisie des données pour
que les commis à la saisie des données saisissent les réponses sur support informatique afin de les intégrer dans la base de données. La saisie
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sur support informatique consiste à nettoyer, à rechercher la cause des
erreurs éventuelles et à structurer les réponses pour que celles-ci puissent
être utilisées au cours de la phase d’analyse. La saisie manuelle est recommandée dans le cadre d’évaluations rapides.
Figure 10 :
Numérisation
Avec cette méthode, le questionnaire doit être rédigé dans un logiciel
spécifique de façon à ce que les réponses puissent être numérisées et
intégrées dans la base de données. Un code barres et des champs réservés aux réponses figurent sur chaque page du formulaire imprimé. Il suffit
ensuite de numériser les formulaires pour saisir les réponses.
Entretien assisté par ordinateur
Cette méthode consiste à élaborer un questionnaire sur un Smartphone, une
tablette, un ordinateur portable ou un ordinateur de bureau. Les recenseurs
qui procèdent à un entretien sur le terrain ou par téléphone enregistrent
directement les réponses dans le dispositif correspondant qui se connecte
à une base de données. Dans ce cas, la collecte et la saisie des données
ne font plus qu’un ! Ces technologies peuvent être utilisées pour les évaluations menées dans les premiers temps d’une catastrophe. Néanmoins, elles
nécessitent une formation adéquate et une préparation rigoureuse.
Le traitement des données comporte plusieurs étapes illustrées dans le
diagramme suivant (figure 10). Certaines étapes peuvent être différentes
(devenir plus simples ou plus complexes) en fonction de la méthodologie
appliquée.
Acteurs
Activités et outils de traitement des données
Outils
Activités
Équipe des recenseurs /
évaluateurs
Administration du questionnaire
à l’aide de papiers/stylos, de Smartphones
ou d’enregistreurs
Première vérification des données recueillies
Centre de saisie
des données
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• Temps nécessaire à l’installation et test
• Risque de perte des données
• Coût lié à la saisie des données
• Protection des données
• Coût lié à la qualité des données
• Délais requis
• Coût lié à la correction des données
• Compétences techniques requises
Formulaires de contrôle
Retour d’information à l’équipe des recenseurs
Procédures standard
Réception des formulaires complétés,
des notes prises au cours de l’entretien, de
l’enregistrement de la discussion avec le groupe cible
et des autres observations
Procédures standard
Superviseur de la saisie
des données
Deuxième vérification des formulaires
complétés ou des données brutes
Formulaires de contrôle
Distribution des tâches au sein de l’équipe
de saisie des données
Retour d’information au chef d’équipe
Équipe de saisie
des données
Saisie des données
Problèmes et solutions
ÉLÉMENTS CLÉS DU TRAITEMENT DES DONNÉES
• Coût du matériel
Smartphones, tablettes,
ordinateurs portables
Chef d’équipe
Nettoyage des données
• Formation nécessaire
Questionnaires
Codage et résumé des informations descriptives
issues de la discussion avec le groupe cible
Stockage des données
Extraction et exportation vers le logiciel d’analyse
des données
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Programme de saisie et
d'analyse de données
Procédures standard
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ANALYSE DES DONNÉES
Réponses manquantes, «Je ne sais pas» et «Autre(s)»
Les nombreuses réponses manquantes et les questions auxquelles «Je
ne sais pas» et «Autre(s)» ont été répondus doivent être rigoureusement
analysées. Un taux important de réponses de ce type peut indiquer une
erreur de saisie des données ou une mauvaise interprétation des questions, ou signifier que l’information n’est pas fiable et doit être analysée
conjointement avec d’autres éléments d’information.
L’analyse des données constitue la dernière étape d’un exercice de profilage ou d’évaluation conjointe. Elle sert de base à l’élaboration de rapports.
L’analyse des données peut être réalisée de différentes façons selon la
méthodologie utilisée et le type de données / d’analyse générées. Le présent chapitre ne fournit pas un guide complet sur l’analyse des données.
Cependant, les étapes suivantes sont toutefois recommandées :
Processus de consultation
Les rôles et les responsabilités au cours de l’analyse doivent être clairement définis, la priorité étant d’élaborer la première ébauche et de coordonner le processus d’approbation consultatif de la version finale. Cela
renforcera la prise d’engagement et l’utilisation même des données par
les organisations participantes.
Contrôles de base de la qualité des données
Au cours de cette étape, les erreurs non liées à l’analyse statistique
doivent être détectées. Ces erreurs peuvent être dues, entre autres, à une
mauvaise saisie des données, à des questions ambiguës, à un échec de
localisation de la personne à interroger, etc.
Schémas attendus
Certains schémas peuvent clairement découler d’autres enquêtes ou des
informations d’ores et déjà disponibles. Il est recommandé de vérifier que
ces schémas correspondent aux résultats obtenus. Dans le cas contraire,
l’analyse des données doit déterminer les causes de cet écart.
Variables de base
L’analyse devient plus intéressante si différents champs de données sont
mis en corrélation. Une approche consiste à définir quelques variables de
base sur lesquelles s’appuiera l’analyse (par exemple, le «sexe», l’«âge» et
la «localisation» des personnes interrogées peuvent constituer des variables de base ; ainsi, les autres champs comme ceux de la «fréquentation
scolaire» et des «intentions de retour» seront analysés et présentés en
fonction du sexe, de l’âge et de la localisation des personnes interrogées).
Taux de réponse
Lorsqu’une enquête par sondage a été conçue dans le but de générer des
résultats représentatifs (profilage de situation de déplacements internes),
un certain nombre de personnes à interroger ont été ciblées. Cependant, il
est rare que cet objectif soit atteint. Parfois, les recenseurs n’arrivent pas
à localiser les personnes à interroger, ou certaines refusent de participer.
Il est donc indispensable de calculer le nombre réel de personnes interrogées. Si le taux de réponse est inférieur à 90 %, les statisticiens doivent
évaluer la fiabilité des résultats et les possibilités / limites d’extrapolation.
Taille minimale de l’échantillon
Certaines variables seront couvertes par un nombre limité de personnes
interrogées (par exemple, la «situation des personnes âgées» ou les «nourrissons de moins de 3 mois»). Toute extrapolation fondée sur un nombre
très restreint risque d’être erronée. L’analyste doit donc interpréter ces
variables avec précaution et déterminer si une extrapolation est possible
ou non. Si oui, il devra définir la taille minimale de l’échantillon pour que
l’extrapolation soit acceptable. Il existe un certain nombre de mesures de
validité sur lesquelles l’analyste peut se baser pour fournir des chiffres
pertinents. PARK online contient des informations sur quelques méthodes
permettant de mesurer et de justifier la validité des chiffres présentés.
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ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS
CONSEIL POUR L’ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS
L’élaboration d’un rapport complet est un processus laborieux. C’est pourquoi il
est important d’y consacrer suffisamment de temps. Or, les informations doivent
être divulguées dans les plus brefs délais pour rester pertinentes et faciliter leur
utilisation. La publication d’un rapport préliminaire peut vous permettre
d’entreprendre une analyse approfondie tout en ayant communiqué les principaux
résultats aux parties prenantes.
Quatre types de rapports peuvent être générés pour présenter les résultats obtenus et l’analyse :
1. Rapport préliminaire : Un court rapport (15–25 pages) qui présente les
principaux résultats. Son but est d’inciter les acteurs à participer à l’élaboration du rapport d’analyse et à communiquer les principaux résultats aux
organismes gouvernementaux, aux ONG, aux donateurs, à la presse et au
grand public. Ce rapport ne doit pas inclure de résultats «hasardeux» qui
pourraient être remis en question par une analyse plus approfondie.
2.Rapport technique : Un rapport reprenant en détail la méthodologie, y
compris toutes les méthodes statistiques utilisées dans le cadre de l’analyse et des travaux d’extrapolation. Ce rapport doit également inclure les
résultats, qui seront présentés sous forme de tableaux et de graphiques
conformément au plan d’analyse.
3.Rapport d’analyse ou rapport final : Un rapport général, largement
diffusé, qui inclut une vue d’ensemble de la méthodologie, des procédures
opérationnelles et des résultats par thème, ainsi que des recommandations clés. Ces rapports peuvent être particulièrement longs ; il est donc
recommandé de rédiger en parallèle un document de synthèse.
STRUCTURE DU RAPPORT FINAL
• Introduction et contexte
• Chapitres présentant
les résultats (par thème)
• Méthodologie et limites
• Méthode d’échantillonnage
• Résumé
Les résultats d’un exercice de profilage ou d’évaluation conjointe seront
utilisés pour guider les acteurs humanitaires opérant dans le pays dans
leurs prises de décisions. En outre, les résultats serviront à planifier et à
modifier les interventions et les programmes. Au cours de l’analyse, une
attention particulière doit donc être accordée aux calculs et à l’interprétation des résultats. De même, toute interprétation doit être approuvée par
l’ensemble des partenaires de l’exercice et comparée aux informations
d’ores et déjà disponibles.
L’établissement d’un rapport n’est pas le résultat final d’un exercice de
profilage ou d’évaluation conjointe. En effet, l’objectif premier est d’utiliser
concrètement les données et les connaissances apprises afin de venir en
aide à la population affectée ou de défendre ses intérêts. Plus les résultats
sont pris en compte dans le processus de décision, plus l’exercice sera
réussi !
• Instruments de l’enquête
4. Rapport spécialisé (sur demande) : Un rapport détaillé axé sur des
thèmes précis et sollicité spécifiquement par une partie prenante.
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Pour faciliter ce processus, les éléments suivants doivent être considérés :
CONTENU DU PARK
Intégration
Il convient de rappeler que le profilage de situation de déplacements internes et les évaluations conjointes sont des processus concertés. La
logique de collaboration doit être appliquée à chaque étape du processus.
L’intégration favorise la participation du plus grand nombre possible et
encourage l’utilisation effective des résultats. De plus, elle permet de
s’assurer que l’on dispose des compétences spécialisées nécessaires à
la mise en œuvre des méthodes et des analyses appropriées en vue
d’optimiser la qualité de l’exercice.
Diffusion
Le rapport final doit être diffusé pour s’assurer que les résultats parviennent à toutes les personnes intéressées. Cependant, l’envoi d’un
simple e-mail groupé ne suffit pas ! En effet, un processus doit être mis en
place pour s’assurer que le rapport est transmis aux bonnes personnes / organisations, que celles-ci sont intéressées par une partie ou
l’ensemble des résultats et qu’elles ont été informées, au préalable, de
l’envoi du rapport. La diffusion du rapport doit se faire à différents niveaux,
à l’échelle internationale, nationale et sous-régionale.
Ce chapitre du PARK se divise en neuf sections :
Saisie des données et logiciel d’analyse
Cette section contient les guides d’utilisation de plusieurs logiciels de
saisie et d’analyse des données, dont Sphynx, Martus, Limesurvey, CSPro
et X-FORMS. Cette section sera continuellement enrichie.
Collecte mobile des données
Cette section contient des présentations sur des cas pratiques d’utilisation
des technologies mentionnées ci-dessus, des informations détaillées sur
MEDES Epidefender et Open Data Kit Android (deux systèmes utilisés par
le HCR), et des évaluations de systèmes de collecte des données.
Numérisation
Dans cette section, le PARK fournit des exemples de saisie des données
par numérisation (méthode utilisée, entre autres, dans le cadre du travail
de recensement réalisé au Ghana en 2008). Bien que cette technique se
soit avérée beaucoup plus rapide que la méthode de saisie manuelle, elle
a toutefois ses revers.
Qualité des données
Cette section examine l’importance de la qualité des données au regard
des statistiques officielles et propose également des normes de qualité
statistique nationales qui pourraient servir de référence au contrôle de la
qualité du mécanisme de traitement des données.
Processus
Cette section contient des documents et des directives sur la saisie et la
consolidation des données, ainsi que des comptes-rendus d’exercices de
profilage et d’évaluation conjointe menés sur le terrain ; ceux-ci offrent un
excellent aperçu des défis à relever une fois sur place.
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Références générales
Cette section contient des documents relatifs au traitement des données,
et fournit quelques informations utiles sur le mécanisme de gestion des
données (notamment pour les enquêtes et les groupes de réflexion) et son
cycle de vie.
Analyse des données
Cette section contient des documents et des présentations sur l’analyse
des données, des instructions relatives à l’analyse des ensembles de
données et des conseils détaillés pour éviter les erreurs les plus fréquentes et garantir un niveau de qualité optimal. Des formations utiles sur
le traitement de l’information et les analyses quantitatives, y compris des
exercices, des présentations et des explications détaillées, sont également disponibles.
Rapports
Cette section contient des instructions exhaustives sur l’établissement de
rapports dans des situations de crise, l’utilisation des données obtenues à
des fins de rapport, et comment élaborer un rapport en présentant de
manière efficace les besoins auxquels il faudra répondre. Des informations spécifiques sur l’élaboration et l’utilisation de cartes à des fins de
présentation sont également disponibles.
Diffusion
Cette section donne des précisions sur le traitement des résultats et l’élaboration du rapport en vue de transmettre l’information au groupe cible.
Les documents proposent des exemples et fournissent des instructions
sur la présentation et la diffusion appropriées de l’information à des fins
de sensibilisation.
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À RETENIR
✔ La phase de traitement des données doit être planifiée en parallèle à la
phase d’élaboration de la méthodologie et du questionnaire.
✔ Le traitement des données doit être réalisé par une personne compétente ; l’analyste doit s’y atteler le plus tôt possible.
✔ Le traitement des données ne consiste pas uniquement à saisir des
données dans un ordinateur ou à numériser des formulaires. Un travail
fastidieux de nettoyage et de vérification des données doit également être
effectué. Il est important de prévoir du temps pour la phase de traitement
des données, quitte à voir large.
✔ Le stockage des données brutes est un point important. De même, un
stockage approprié est indispensable, notamment si les données doivent
être réexaminées à des fins de vérification, ou si une analyse plus approfondie des rapports entre les questions s’avère nécessaire.
✔ La consultation reste une priorité, notamment au stade de l’analyse et
des recommandations. En dépit des contraintes de temps, une consultation permet de procéder plus rapidement à la transposition des résultats
en programmes et en politiques.
✔ Si les délais sont serrés, publier un rapport préliminaire.
✔Planifier la phase de diffusion des résultats – celle-ci ne se limite pas
à l’envoi d’un simple e-mail groupé !
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