APPEL D`OFFRE A PROCEDURE ADAPTEE
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APPEL D`OFFRE A PROCEDURE ADAPTEE
APPEL D’OFFRE A PROCEDURE ADAPTEE Equipement d’une solution de visio conférence d’une salle de cours Cahier des Charges Date limite de remise des offres : 12 Mars 2014 Cahier des charges 8 décembre 2008 à 16 heures 1 PRESENTATION GENERALE DU PROJET Pour la rentrée 2014, l’Engees va proposer une formation (environ 200h) à distance entre Strasbourg et Nancy. Deux salles de cours seront équipées avec un système de visio conférence, une à l’Engees et l’autre à Nancy. Une salle pourra recevoir des données (partage de document et écran), du son et de la vidéo de l’autre salle et vice versa. 1.1 Objet de la consultation La présente consultation concerne : • la fourniture et la mise en service de la nouvelle solution, • la fourniture (si besoin) et la mise en service des systèmes annexes et spécifiques, • l’intégration dans notre environnement, • les prestations d’accompagnement (formations, transfert de compétence, documentations en français,…). Ces équipements seront installés à l’adresse suivante : L’Ecole Nationale du Génie de l’Eau et de l’Environnement de Strasbourg 1 quai Koch B.P. 61039 67070 STRASBOURG Cedex 1.2 Définition des lots Le présent marché est constitué d’un seul lot. 2 Dispositions générales applicables à l’ensemble du marché 2.1 Présentation des candidatures et des offres Les offres des concurrents seront entièrement rédigées en langue française et exprimées en EURO. Afin de rendre sa réponse la plus lisible possible pour l’Engees, le soumissionnaire devra présenter son offre en intégrant les éléments suivants. • Les renseignements concernant la situation juridique de l’entreprise tels que prévus à l’article 44 du Code des marchés publics : • Copie du ou des jugements prononcés, si le candidat est en redressement judiciaire ; • Déclaration sur l’honneur pour justifier que le candidat n’entre dans aucun des cas mentionnés à l’article 43 du CMP ; Visio conférence Page 2 sur 12 Cahier des charges • Renseignements sur le respect de l’obligation d’emploi mentionnée à l’article L. 5212-1 à 4 du code du travail ; • Les renseignements concernant la capacité économique et financière de l’entreprise tels que prévus à l’article 45 du Code des marchés publics : • Déclaration concernant le chiffre d’affaires global et le chiffre d’affaires concernant les services objet du contrat, réalisés au cours des trois derniers exercices disponibles ; • Déclaration appropriée de banques ou preuve d’une assurance pour les risques professionnels ; • Les renseignements concernant les références professionnelles et la capacité technique de l’entreprise tels que prévus à l’article 45 du Code des marchés publics : • Déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l’importance du personnel d’encadrement pour chacune des trois dernières années ; • Indication des titres d’études et professionnels de l’opérateur économique et/ou des cadres de l’entreprise, et notamment des responsables de prestation de services ou de conduite des travaux de même nature que celle du contrat ; • • • La lettre de candidature une présentation générale du soumissionnaire : actionnariat, bilan, évolution du chiffre d'affaires, des bénéfices, effectifs, activités, partenariats, filiales,… Le Cahier des charges accepté sans aucune modification, paraphé sur toutes ses pages et signé. Les réponses point par point aux spécifications techniques demandées devront apparaître clairement dans le mémoire technique ainsi que les non-conformités. Ces dernières seront obligatoirement détaillées et motivées. Le Mémoire Technique, présentant le schéma d’architecture de la solution proposée, les matériels proposés, la méthodologie et les dispositions adoptées par le candidat pour l’exécution des prestations, Le Calendrier Prévisionnel d’exécution des prestations, • La Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (DPGF) • • 2.2 Variantes Les soumissionnaires doivent présenter une offre entièrement conforme au cahier des charges (solution de base). Mais ils peuvent également présenter, conformément à l’article 50 du Code des marchés publics, une offre comportant des variantes respectant les exigences minimales visées par les dispositions du cahier des charges et de ses éventuelles pièces annexes. Les candidats présenteront un dossier général « variantes » comportant un sous-dossier particulier pour chaque variante qu’ils proposent. Outre les répercussions de chaque variante sur le montant de leur offre de base, ils indiqueront les adaptations à apporter tout en respectant les exigences minimales indiquées au cahier des charges. 2.3 Conditions d’envoi ou de remise des plis La réponse à l’appel d’offres sera rédigée en langue française et remise en un (1) exemplaire sous forme papier et un sous forme électronique à l’adresse de messagerie mentionnée ci-dessous. Les candidats transmettent leur offre sous pli cacheté portant les mentions : Offre pour : Visio conférence Appel d’offre informatique Page 3 sur 12 Cahier des charges NE PAS OUVRIR Ce pli doit contenir dans une seule enveloppe, les pièces définies dans le présent document et devra être remis contre récépissé ou, s’il est envoyé par la poste par pli recommandé avec avis de réception postal, parvenir à destination avant la date et l’heure limites de réception des offres indiquées sur la page de garde du présent document et ce, à l’adresse suivante : ENGEES Service Informatique - 4ème étage - Bureau 409 1 quai koch 67070 STRASBOURG CEDEX Par voie électronique à l’adresse : [email protected] 2.4 Renseignements complémentaires Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats devront faire parvenir une demande par messagerie ou par téléphone à : ENGEES Service informatique 1 quai koch 67070 STRASBOURG CEDEX Schmitt Georges tél : 03.88.24.82.74 mél : [email protected] 2.5 Propriété intellectuelle Le présent émetteur s'engage à une réserve morale et une discrétion totale concernant les documents ou informations qui lui seront remis par les soumissionnaires. D’autre part, la remise de ce document aux soumissionnaires n’emporte aucune cession des droits d’auteur au profit de ces derniers. Ceux-ci n’ont aucun droit de disposer des éléments intellectuels contenus dans le présent document. 2.6 Terminologie L’Engees pourra être désignée dans la suite du présent document sous l’appellation « acheteur public ». Le « soumissionnaire » désigne le candidat pendant la phase de réponse au présent marché. Le « titulaire » désigne le candidat retenu pour réaliser les prestations définies dans le présent cahier des charges. 2.7 Obligations du titulaire Pour réaliser cette installation, les prestations du soumissionnaire ci-dessous énumérées, s'entendent avec fourniture, montage, raccordements, tests et essais complets de tous les éléments constitutifs, et comprendront notamment : • • • L'étude technique et la réalisation des besoins exprimés dans le présent cahier des charges Le transport, déchargement, stockage éventuel du matériel sur le chantier, sous sa responsabilité Le montage intégral des éléments constituant l’offre et des systèmes annexes associés éventuels Visio conférence Page 4 sur 12 Cahier des charges • • • Les essais sur site de tous les systèmes fournis, modifiés ou upgradés selon une procédure détaillée par le Titulaire L’interopérabilité technique totale avec les configurations matérielles et logicielles en place La documentation d’exploitation de tous les équipements installés Le titulaire assurera notamment : • • • • • La prise en compte de l'environnement existant (infrastructures de câblage, alimentation électrique, taille des locaux, armoires de brassage, climatisation, hygrométrie, faux plafond,...). La fourniture des matériels et logiciels nécessaires à l'installation des systèmes décrits dans le présent cahier des charges La mise en œuvre des matériels, la pose et le câblage de tous les éléments L’assistance du titulaire, en moyens humains suffisants, est obligatoire à la mise en service de l’installation (chargé d’affaires, chargés de réalisation, techniciens spécialisés). La formation des administrateurs et utilisateurs Toutes dépenses, de quelque nature que ce soit (matériels, main d'oeuvre, accessoires, démarches administratives, audit et / ou recette des existants, etc..) ayant rapport avec la fourniture et la mise en service des systèmes objets de cette consultation sont réputées à la charge du fournisseur. 2.8 Conditions générales à respecter Les conditions générales à respecter par les soumissionnaires sont explicitées ci-dessous : • • Une visite du site concerné devra être effectuée. Aucun devis lié à la méconnaissance des locaux ne sera accepté par les utilisateurs. Pendant la phase de réponse à l’appel d’offres, les échanges entre le soumissionnaire et les utilisateurs se feront par mail et dans les conditions suivantes: o sur l'initiative des soumissionnaires : pour obtenir des renseignements complémentaires ayant strictement pour but d'expliciter la nature de la consultation 2.9 Conformité des installations Le matériel sera conforme aux spécifications concernant ces différents types d'installation. Le soumissionnaire retenu devra tenir compte également des décrets ou règlements de l’ARCEP qui pourraient être publiés postérieurement aux présents documents. En outre, l’ensemble des travaux sera réalisé en totale conformité avec les normes et recommandations en vigueur, dont : • • • • • • Normes relatives à la sécurité des matériels (NFC 92-130, NFC 77-200, CN 60-950), Normes de sécurité pour la protection contre la foudre (NFC 61-740), Normes relatives aux rayonnements électromagnétiques (NFC 98-020, EN 55 022, EN 55 101), Normes UTE relatives à la sécurité électrique (NFC 15-100), Spécifications techniques relatives aux redresseurs, éditées par le Ministère de l'Économie, des Finances et du Budget n° 5640 (édit ion 1983), Spécifications techniques relatives aux batteries d’accumulateurs, éditées par le Ministère de l’économie, des Finances et du Budget n° 5641 (édition 1987). 2.10 Délais d’exécution Un planning prévisionnel concernant les diverses étapes du déploiement sera présenté par le soumissionnaire lors de la remise de l'offre. Un planning définitif sera fourni par le titulaire à partir de la notification de commande, en faisant apparaître les phases suivantes de l'opération : • date de livraison des matériels Visio conférence Page 5 sur 12 Cahier des charges • • date demandée pour la mise à disposition des locaux date de mise en service pour contrôle et tests 2.11 Période de garantie Les matériels objets du présent marché seront garantis au minimum pendant un an après la date de recette définitive. Le soumissionnaire proposera une extension de garantie de 3 ans pour le matériel installé avec un délai d’intervention sur site sous 24h ouvrées, du lundi au vendredi, de 8h à 18h. Les interventions de toute nature durant l'année de l'installation, et toute intervention préventive ou sur incident seront soumises aux mêmes règles que celles définies par le contrat de maintenance. Sur sollicitation de l’ENGEES, le titulaire s'engagera à fournir, pendant une période de 5 ans, le matériel et le personnel nécessaires à l'entretien et à toute extension éventuelle des installations. 2.12 Critères d’attribution • • • • La valeur technique de l'offre : 40 %. La valeur technique de l’offre sera notamment appréciée au regard du matériel proposé, de la technique de reprise des données, de la méthode de raccordement et de l’optimisation par rapport à l’existant (gain de performances). Le prix : 35 % La garantie et contrat de maintenance : 15 % Les conditions d'exécution (planning de déploiement - délais de livraison et délais de mise en oeuvre : 10 %) 2.13 CDPGF Matériels Garantie 3 ans sur site, 24h, 5j/7, GTR 24h Prestations Travaux électriques et câblages (video/audio) HT TTC Option 1 : enregistrement numérique Option 2 : Domotique Option 3 : Tableau blanc numérique 3 Description de l’existant Dans ce chapitre, sont présentés les existants matériels, logiciels, fonctionnels et économiques de l’Engees en rapport avec l’objet de la consultation. Pour disposer d’éléments complémentaires, le soumissionnaire se rendra à la visite du site selon les modalités décrites dans le cahier des charges. Le soumissionnaire est réputé avoir pris connaissance de l’ensemble de l’environnement du projet. Les prestations proposées sont réputées comprendre toutes les dépenses résultant de l'exécution des travaux, incluant tous les frais, charges, fournitures, livraisons, installations, raccordements, matériels et sujétions Visio conférence Page 6 sur 12 Cahier des charges du titulaire. De ce fait, toutes les dépenses, de quelque nature que ce soit (matériels, main d'oeuvre, accessoires, démarches administratives ...), ayant trait à la fourniture et à la mise en oeuvre des services objets de cette consultation sont à la charge du titulaire. 3.1.1 Les réseaux (LAN) en place L’Engees est connecté à internet à l’aide du réseau métropolitain Osiris qui lui-même est connecté à Renater. Le débit est de 1Gbit/s en entrée et sortie. L’Engees dispose de 2 locaux techniques qui sont reliés entre eux par une rocade UTP CAT6, des liens de type LACP. Les réseaux informatiques (LAN) en place à l’Engees sont de type Ethernet commuté 10/100 Mb/s. Le parc des équipements actifs est homogène et basé sur la gamme des commutateurs du constructeur Cisco (2950, 2960 et 2970). Le local informatique principal comprend une dizaine de serveurs connectés à commutateurs «fédérateurs » de type Cisco catalyst 2970. 1000 Mb/s aux Tous les autres locaux techniques (LT) du site sont équipés de commutateurs de type cisco 2960 ou 2950. L’ensemble des commutateurs en place sont configurés en mode vlan et compatible IEEE 802.1q. Les réseaux ont été scindés en réseau virtuel (vlan) pour garantir un niveau de service et de sécurité optimal. Un vlan a été spécialement créé pour la téléphonie. Un réseau wifi est disponible à l’Engees (indépendant des réseaux LAN), 22 bornes Cisco (AP 1121G) sont installés sur l’ensemble du site, le wifi est géré par le service infrastructure de l’Unistra (Université de Strasbourg). 3.1.2 Les infrastructures de câblage en place L’infrastructure de câblage est principalement en catégorie 5 UTP marque AVAYA. Quelques bureaux sont équipés en Catégorie 6 UTP marque AVAYA. Les rocades informatiques sont de Catégorie 6 UTP marque AVAYA et FTP marque INFRA+. L’ensemble des postes de travail de type PC est raccordé à 100 Mb/s aux Commutateurs existants. 4 SPECIFICATIONS TECHNIQUES ET FONCTIONNELLES 4.1 Configuration de base Le système devra être totalement compatible avec la solution déjà en place à Nancy: Polycom HDX 7000 et 8000 pour le son, la vidéo et le partage de document/écran. La solution devra permettre la diffusion du son et de la vidéo mais également de partager des documents (type powerpoint, word, excel) et/ou un écran pour par exemple une démonstration logiciel. Concrètement, un enseignant de la salle Engees pourra dispenser son cours aussi bien aux étudiants présents dans la salle mais également aux étudiants du site distant Nancy. Ce mécanisme sera également disponible dans l’autre sens (de Nancy vers Strasbourg). L’enseignant pourra disposer des outils nécessaires à la diffusion de ses documents et/ou partager un écran dans sa salle et dans la salle du site distant. Visio conférence Page 7 sur 12 Cahier des charges Un étudiant du site distant pourra intervenir, interagir avec le professeur, à l’aide d’un micro et une caméra. La caméra se focalisera automatiquement sur la personne qui intervient à l’aide du micro. Lors d'un cours dispensé sur les deux sites distants Strasbourg et Nancy, si l'enseignant est à Strasbourg, il devra pouvoir visualiser la salle de cours nancéienne en pouvant distinguer les étudiants distants, en même temps que sa propre classe en présentiel. Si l'enseignant est à nancy, les étudiants dans la salle de classe à Strasbourg devront pouvoir visualiser le document projeté par l'enseignant et, à proximité, l'enseignant nancéien, la taille de la représentation étant suffisante pour accréditer la relation pédagogique. Dans la salle à équiper, trois écrans (ou projections) devront permettre un mode de fonctionnement permettant la conservation d'une relation pédagogique confortable dans les deux sens, enseignant vs étudiants et vice-versa : • ECRAN 1 à l’avant de la salle: Un grand écran pour vidéoprojecteur : pour le document à projeter et diffuser, ce même document sera visible à Nancy (transmission informatique), ou inversement. • ECRAN 2 à l’avant de la salle : Un grand écran télé mobile (ou un deuxième écran pour vidéoprojecteur rétractable) pour visionner l'intervenant de Nancy, cet écran pourrait être sur bras pour éviter d'encombrer la salle en dehors des séances de visio conférence. • ECRAN 3 à l’arrière de la salle : Un écran vidéo télé de grande taille en fond de salle avec une caméra qui filme le cours et l'intervenant de Strasbourg : cet écran visualise le groupe d'élève de Nancy qui suit le cours. • CAMERA 1 à l’arrière de la salle : Sur l’écran 3, filme le cours et l'intervenant de Strasbourg. • CAMERA 2 à l’avant de la salle : Une caméra mobile pour filmer la salle pour l'intervenant de Nancy qui verra la salle de Strasbourg à l'arrière de sa salle à Nancy.... La taille de ces 3 écrans est a spécifié individuellement par le prestataire de façon à les adapter à la configuration de la salle. Le matériel devra pouvoir se rendre discret lors d'une utilisation de la salle à d'autres usages que celui des vidéo-cours. La liaison prévue entre l'ordinateur de l'enseignant et le système de transmission et de visualisation devra permettre de faire passer les données au format HDMI, en sus de VGA. Le système devra permettre un démarrage facilité (même sans domotique, prévoir une séquence automatisée à partir d'un nombre minimal d'interactions) et un arrêt automatique (au bout d'un certain délai d'inactivité). Prévoir une solution audio/video pour diffuser le son et la vidéo du professeur. Prévoir une solution audo/video pour diffuser le son et la video d’un étudiant qui intervient. Le système devra proposer un service d’accès à distance à partir d’un PC pour permettre à un étudiant malade ou absent de participer au cours. Idéalement un service de type conférence web qui permet à l’aide d’un navigateur web et les protocoles http et https d’accéder aux cours. Prévoir tout le mobilier et matériel nécessaires : câblages informatique, travaux électriques, prises réseaux, audio/video, armoire techniques,…. Pilotage à distance de la caméra du site distant. Visio conférence Page 8 sur 12 Cahier des charges Normes , standards et protocoles : Codecs audio : • Qualité téléphone (son échantillonné à 8 kHz) : G.711 loi u /loi a, G.722, G.723, G.728, G.729, EVRC, AMR Narrow band, etc. • Qualité Radio, ou FM, (son échantillonné à 16 kHz) : G.722, G722.1, AMR Wideband, AAC LC, AAC LD etc. • Qualité Hifi (son échantillonné à 24 kHz ou plus, éventuellement stéréo ou multivoies) Codecs vidéo : • H.261 • H.263/ H.263+ / H.263++ • MPEG-4 • H.264 (aussi appelé MPEG-4 AVC). Double flux : • H239 Réseaux : • IPV4, IPV6, TCP/IP : H.323 et SIP. Résolution vidéo : • Résolutions prises en charge : HD (1 920 x 1 080), WSXGA+ (1 680 x 1 050), SXGA (1 280 x 1 024), HD (1 280 x 720), XGA (1 024 x 768), SVGA (800 x 600), VGA (640 x 480) • Sortie : 720 p (1 280 x 720), 1 080 (1 920 x 1 080), XGA (1 024 x 768), SVGA (800 x 600) • Prise en charge format video : QSIF,SIF,CIF,QCIF, 4SIF/4CIF Interfaces compatibles : • HDMI • DVI • VGA 4.2 Options Options 1 : Enregistrement numérique Possibilité d’enregistrement à la demande des cours visio conférence (son+voix+données) pour une diffusion en streaming et en différé. Options 2 : Domotique Mise en place d’une solution domotique pour activation automatique de la visio conférence : son, vidéo, lumière, projecteur vidéo et appel automatique. Options 3 : Tableau blanc ou tablette numérique Mise en place d’une solution capable de diffuser des informations manuscrites d’un tableau blanc ou tablette vers le site distant. Visio conférence Page 9 sur 12 5 PRESTATIONS ATTENDUES Cahier des charges Le soumissionnaire exposera la manière dont se déroulera le déploiement du système en tenant compte des paragraphes ci-après. Il accompagnera sa proposition d’un planning détaillé 5.1 Déploiement, paramétrage et mise en service Le Titulaire s’engage à livrer et configurer un système de communication complet, conforme en tout point au présent cahier des charges, aux normes en vigueur , à l’état de l’art et en parfait état de fonctionnement . Avant toute opération, le titulaire s’engage à communiquer à l’Engees tous les pré-requis éventuels relatifs aux configurations des équipements de réseaux en place (commutateurs, pare-feu, serveur DHCP, autres…). Aucune intervention ne sera effectuée sur les installations existantes sans validation préalable du chef de projet de l’Engees. Le Titulaire s’engage également à mettre en oeuvre tous les services et fonctionnalités demandés dans le présent cahier des charges, y compris les outils d’administration. La fourniture, si nécessaire, des coffrets et des baies et l’intégration en armoire des équipements de réseaux seront assurés par le titulaire. Les upgrades matériels et logiciels éventuels des équipements, les raccordements électriques des équipements, toutes les phases de basculement, les tests, de contrôle seront assurés par le Titulaire en présence du chef de projet de l’Engees ou à défaut après validation de ce dernier. 5.2 Contrôle de l'installation Un contrôle de l’installation sera systématiquement effectué. Pour chaque phase de mise en œuvre qui nécessite l’installation de nouveau matériel sera réalisée une recette de l’installation. 5.3 Recette de l’installation La recette portera essentiellement sur les points suivants : • • • Absence de messages d’erreur dans les log, Test de performance/qualité, Test de compatibilité avec Nancy : son , video et partage écran/document 5.4 Mise en service Une fois la recette des installations prononcée, le soumissionnaire pourra procéder à la mise en production du système. 5.5 Assistance après mise en service Le Titulaire doit prévoir l’intervention d'un technicien qui sera capable, après la mise en service, d’assurer les prestations suivantes : Visio conférence Page 10 sur 12 Cahier des charges • Assistance aux exploitants dans la gestion et l’administration de l’installation. (ajustements des configurations). Pendant la période de garantie, le Titulaire assistera l’Engees en réglant à distance ou sur site tout problème pratique d’utilisation non explicitement précisé dans la documentation remise. 6 FORMATION Le soumissionnaire devra inclure la formation complète de 8 personnes (maximum) à l’exploitation et à 2 personnes à l’administration de la solution. 7 MAINTENANCE DES INSTALLATIONS 7.1 Période de garantie de fonctionnement Les heures ouvrées sont comprises entre 8h00 et 18h00 du lundi au vendredi, hors jours fériés. Tous les matériels du présent marché doivent faire l’objet d’une garantie de fonctionnement d’une durée de trois ans, avec un délai d’intervention sous 24heures ouvrées, sur site. Le début de la garantie court à compter de la date d’admission. La garantie fait partie intégrante du marché. Aucune intervention ne peut avoir lieu à l’initiative unilatérale du prestataire. Les soumissionnaires définiront dans leur réponse la procédure de déclenchement d’une action de maintenance (mode d’appel, mode d’intervention, …). Le lieu géographique du service après-vente sera indiqué ainsi que le numéro d'appel (hot line) de celui-ci. Le soumissionnaire précisera dans son offre toute période de garantie qui pourrait être plus longue. De même, il précisera les modalités et conditions d’application de la garantie « constructeur » des équipements actifs proposés (durée, type d’intervention,…). 7.2 Délai d’intervention Sur simple appel téléphonique ou mél du responsable désigné par l’Engees, les dépannages et réparations sont effectués dans le délai maximal indiqué ci-après. Le délai de remise en état (GTR : garantie du temps de rétablissement) comprend le délai d’intervention et le délai de résolution de la panne. Le délai est comptabilisé à partir de l'appel téléphonique. L'intervention demandée par l'appel téléphonique ou le mél sera confirmée par télécopie ou courriel dans les 24 heures. Compte tenu des architectures proposées et des « garanties constructeurs » applicables, le soumissionnaire, précisera très clairement quels sont les équipements pris en compte dans sa proposition de contrat de maintenance ainsi que les équipements exclus. Les délais d’intervention à ne pas dépasser sont indiqués ci-après : Types de panne GTR Heures ouvrées Anomalie de niveau 1 24 Heures ouvrées 8h00-12h00 à 14h00Visio conférence est 18h00 totalement hors service. Anomalie de niveau 2 7 jours ouvrés 8h00-12h00 à 14h00Indisponibilité totale ou 18h00 partielle des outils de gestion et d’administration. Anomalies diverses Visio conférence Jours ouvrés du Lundi au Vendredi du Lundi au Vendredi Page 11 sur 12 Cahier des charges autres. Tableau blanc, enregistreur numérique. Visio conférence Page 12 sur 12