à l`Office Public de l`Habitat de la Communauté d`Agglomération de

Communiqué de presse
L’Office Public de l’Habitat de la Communauté d’Agglomération de
Montpellier met en place un portail d’accès à plus de
400 000 documents
Ecully, le 18 septembre 2007 – L’Office Public de l’Habitat de la Communauté d’Agglomération de
Montpellier qui gère et entretient plus de 15 000 logements sociaux utilise les solutions de GED XPERT
d’AZUR Technology pour améliorer sa gestion, la productivité de ses collaborateurs et le service à ses
locataires. Un dispositif interfacé à l’ERP Ikos de Sopra qui permet aujourd’hui à l’OPH de la Communauté
d’Agglomération de Montpellier de rendre accessible en ligne à ses 275 collaborateurs plus de
400 000 documents (factures fournisseurs, archives légales, compte-rendu de conseils d’administration,
appels d’offre, avis d’échéances …).
De l’archivage électronique à la gestion des factures fournisseurs
L’OPH de l’Agglomération de Montpellier a mis en place sa première application de GED en 2004 pour la
numérisation des documents d’archive restants suite à un incendie. « Une des qualités de l’offre d’AZUR
Technology est notamment sa capacité à s’interfacer facilement avec notre ERP Ikos » indique Alain Braun,
Responsable Informatique de l’OPH de la Communauté d’Agglomération de Montpellier.
Suite à cette première expérience, l’OPH de la Communauté d’Agglomération de Montpellier a mis en
œuvre début 2005 une deuxième application concernant la validation et le paiement des factures
fournisseurs, soit 30 000 factures par an émises par plus de 700 fournisseurs.
« Ces deux premières applications de GED nous ont permis d’améliorer nos process tant pour l’archivage
électronique (classement précis des documents importants) que pour le paiement des factures (délai de
paiement réduit à 15 jours et litiges plus facilement gérés), et de faciliter la recherche de documents. Même
si le ROI (retour sur investissement) n’était pas toujours évident, nous souhaitions aller plus loin » poursuit
Alain Braun.
Parallèlement, une personne du service informatique a été dédiée à ces deux premiers projets, permettant
ainsi d’acquérir une expertise sur l’outil XPERT d’AZUR Technology et sur le concept d’armoire électronique
spécifique à la gestion dans le logement social.
Le succès rencontré lors de la mise en œuvre de ces deux applications a convaincu la Direction Générale
de développer de nouveaux projets.
De l’accès mutualisé aux comptes-rendus de conseils d’administration aux avis
d’échéances envoyés aux locataires
Destinée aux 6 membres de la direction générale, cette troisième application a permis de gérer, d’archiver et
de consulter sous forme de dossiers fonctionnels l’ensemble des documents d’une direction générale dans
l’immobilier social (4 500 aujourd’hui) : comptes-rendus de conseils d’administration, des commissions
d’attribution des logements ou de commission d’appels d’offre …
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Développée parallèlement à une demande de certification pour la passation des marchés publics, cette
application a également permis aux 20 directeurs de services d’avoir accès aux différents documents de la
direction générale selon leurs habilitations.
Face au succès de cette application, 6 autres projets ont successivement vu le jour : gestion des marchés
(200 contrats d’entretien), stockage sur 4 mois des avis d’échéances (loyer et régularisation des charges) –
soit plus de 100 000 documents – pour permettre aux chargés de clientèle de répondre aux locataires en
cas de question ou de litige, gestion des APL et lien avec la facturation sous Ikos, gestion des dossiers
d’emprunts (1 600 documents) et lien avec SAGE Financement, gestion des documents liés au patrimoine
(1 200 documents : convention d’état bailleur, convention de réservation pour le 1% logement patronal …) et
la dernière en date, les ressources humaines avec l’accès aux bulletins de paie.
Entamée mi-2005, cette 2ème phase a permis de valider définitivement l’intérêt de ces applications.
« La clé de la réussite d’une application de GED est de reprendre suffisamment de documents existants
pour permettre aux utilisateurs une appropriation immédiate. Les utilisateurs ont tout de suite vu l’usage
qu’ils pouvaient en faire et l’intérêt qu’elle avait pour eux » poursuit Alain Braun.
La GED devient une application à part entière pour toute l’entreprise
Aujourd’hui, la GED de l’OPH de la Communauté d’Agglomération de Montpellier est accessible à un grand
nombre d’utilisateurs (direction, collaborateurs …), et est ainsi devenue un outil collaboratif et d'amélioration
du service.
Accessible via l’Intranet de l’OPH, elle est utilisée quotidiennement par l’ensemble des collaborateurs en
fonction de leurs habilitations.
Ce sont ainsi 400 000 documents représentant 31 giga octet qui sont accessibles à toute l’entreprise en
fonction des droits d’accès, et 4 000 nouveaux documents qui sont intégrés dans le système chaque mois.
Fort de la réussite de ces applications, l’OPH de la Communauté d’Agglomération de Montpellier a décidé
d’aller encore plus loin en mettant en œuvre l’ensemble des PAC (Plan Automatique de Classement)1 dédiés
au secteur de l’immobilier social édités par AZUR Technology autour de son offre XPERT.
Objectif : normaliser les classements, s’interfacer automatiquement avec Ikos, intégrer et déployer la GED
sur une cinquantaine de typologie de document au total, bénéficier de l’ensemble des nouveaux connecteurs
en cours de développement avec Sopra pour Ikos.
« Les XPERT PAC d’AZUR Technology vont nous permettre de passer d’une approche spécifique et
artisanale à une approche standard et industrielle. L’intégration avec nos processus métiers sera encore
meilleure notamment grâce aux différents connecteurs Ikos développés par AZUR Technology » conclut
Alain Braun.
1
Les XPERT PAC développés par AZUR Technology sont des solutions fonctionnelles prêtes à l’emploi pour permettre une mise en
œuvre rapide. L’OPH de la Communauté d’Agglomération de Montpellier a prévu d’installer l’ensemble des PAC proposés par AZUR
Technology, l’ensemble des PAC pour l’immobilier : Achat, Construction, Gestion locative et Patrimoine et les PAC de gestion
généraux : Compta, Direction générale et RH (Ressources Humaines).
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A propos de l’Office Public de l’Habitat de la Communauté d’Agglomération de Montpellier
www.oph-montpellier-agglo.fr
L’Office Public de l’Habitat de la Communauté d’Agglomération de Montpellier gère et entretient plus de
15 000 logements sociaux qui permettent de loger plus de 50 000 personnes de l’Agglomération de Montpellier. Il assure
également chaque année la construction de 600 logements, ainsi que la réhabilitation de 1 000 logements.
L’Office Public de l’Habitat de la Communauté d’Agglomération de Montpellier emploie 275 collaborateurs répartis entre :
le siège, 10 agences en charge de la gestion quotidienne d’environ 1 500 logements, et des techniciens de proximité en
charge de l’entretien et de la maintenance.
L’informatique de l’OPH de la Communauté d’Agglomération de Montpellier
•
AS 400 (Serveur pour l’ERP Ikos de Sopra), Serveur de messagerie Lotus Notes, Serveur pour la Gestion
Electronique de Documents et 220 postes de travail sous Citrix MetaFrame.
•
ERP Ikos de Sopra depuis 2002 avec notamment une application de gestion des états des lieux via Tablet PC.
•
Application de suivi de l’entretien des équipements (ascenseurs, compteurs d’eau …) via 60 PDA avec envoi
automatique d’un mail ou d’un fax au fournisseur ou à la société responsable de la maintenance.
•
Applications Web pour les fournisseurs : suivi des paiements de factures et des appels d’offre.
•
Applications Web pour les locataires : le site reçoit 7 500 connexions chaque mois et plus de 1 000 personnes sont
aujourd’hui inscrites sur « l’Espace locataires ».
N.B : une capture d’écran de l’application est disponible sur demande
CONTACT PRESSE – AMALTHEA
Julie Barbaras - Tél : 04 26 23 41 48 - Email : [email protected]
Estelle Lelandais - Tél : 04 26 23 41 50 - Email : [email protected]
A propos d’AZUR Technology : www.azurtechnology.com
Éditeur et intégrateur de solutions de GED, LAD, BPM et WORKFLOW, AZUR Technology propose depuis plus de dix
ans une offre complète « clé en mains » de traitement des documents et des flux numériques couvrant tous les besoins
de capture, d’archivage, de restitution, de circulation des documents ainsi que l’automatisation des processus métier.
Société du groupe Suisse TI Informatique, AZUR Technology bénéficie de la force d’un groupe de plus de
200 spécialistes de l’informatique et de l’édition de logiciels.
AZUR Technology, qui a son siège à Ecully (69) et une agence à Paris, emploie 25 personnes et réalise un chiffre
d’affaires de 4 Millions d’euros. Ces solutions sont utilisées quotidiennement par plus de 100 000 utilisateurs
chez : Andros, Aon, Crédit Immobilier de France, Geodis, Groupe4 Securicor, Intersport, LECASUD (Centrale Leclerc
Sud-Est), Petit Forestier, Relais H, Smoby, UNOFI (Union Notariale Financière) …
Leader des applications de traitement des documents et des flux numériques dans le secteur de l’habitat, l’offre AZUR
Technology est utilisée dans plus de 50 organismes immobiliers (Astria, Angers Habitat, Domo France, EFIDIS,
GECINA, GFR (Foncière des Régions), Groupe Arcade, Groupe ICF (Immobilier des Chemins de Fer), OPAC de l’Ain,
OPH de Montpellier, OPAC de Paris, OPAC de Villeurbanne, SNI (Groupe Caisse des Dépôts) …), soit plus de
1 000 000 de logements gérés.
De plus grâce à des accords de partenariats ses solutions se connectent avec les ERP Ikos ou Ulis de Sopra et Aravis
du Gie ACG Informatique, tout en s’intégrant facilement avec toutes les autres applications.