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ENDNOTE 6 logiciel bibliographique personnel - E.Ambert - Montpellier 2003 Plan • Gérer de façon individuelle des fichiers de références bibliographiques, les alimenter de façon manuelle ou automatique • Editer des bibliographies: Formater et reformater à volonté les références pour les éditer ou les intégrer à des publications • Faire des recherches bibliographiques, dans une base de données EndNote ou dans une base de données distante. Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) • Présentation générale 3 • Recherche dans une base 43 • Créer, personnaliser une base de références bibliographiques 14 • Gestion des références 20 - Types de références 21 - Saisie 28 - Polices 36 - Modifications en série 38 - Doublons 39 - Listes de termes 40 • • • Styles d ’édition 46 Exportations, impressions 50 Rédaction avec insertion de bibliographie 52 Alimentation automatique des bases : - Filtres, transferts de références 58 - Fichier de connexion, télédéchargement de références 62 Exemple particulier : gestion d ’une collection de photographies 67 • • 1 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) Présentation Générale Répertoires et fichiers • Voir site de la documentation IRD http://www.mpl.ird.fr/documentation section Manuels / Endnote où nous essayons de mettre des informations à jour. • Installation à partir du CDROM • Si réseau : Partage des ressources : copier les répertoires Libraries, Styles, Filters, Connections et Term Lists dans son répertoire de travail. • Fichier exécutable (endnote6.exe) sous c:\Program files\Endnote\ par défaut • Bibliothèque = Base de données : suffixe en .enl • Fichiers de filtres : filter.enf (PC) .hqx (mac) • Fichiers de connections : connection.enz (PC) .hqx (mac) • Fichiers de styles : style .ens (PC) .hqx (mac) • Localisation des répertoires : indiquer le chemin d ’accès aux filtres, styles et fichiers de connexions : Menu Edit, option preferences, Folder Locations Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 3 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) Les bibliothèques de références = bases de données(bdd) = Librairies Fenêtres Endnote • Contiennent un ensemble de références, chacune assimilée à une fiche • Choix entre 1 type de base (Generic) non modifiable et 28 types de documents dont 25 prédéfinis et modifiables et 3 types non définis (unused) • 1 type peut contenir jusqu ’à 40 champs • Possibilité de gérer plusieurs bibliothèques (bases de données) simultanément • Fenêtre principale : Barre de menu (a changé avec la v.6), Barres d ’outils (Tools / Show toolbar) • Fenêtre de librairie : Barre de titre (nom de la base de données), colonnes d ’affichage des références (une référence par ligne), barre d ’état (réf. affichées, réf. totales), pré-visualisation des fiches : Show/hide (selon un format (style) d ’édition choisi). Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 5 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 2 4 6 1 Barre de menu File • File : création/ouverture/fermeture des bibliothèques, importations, exportations • Edit : commandes classiques windows sur les fiches dela librairie : copier/coller, choix des paramètres des polices de caractères (idem barre d ’outils). Paramétrages par défaut de la base (préférences). Sélections, créations de filtres, styles, fichiers de connexion. • References : travailler dans une bibliothèque, ajouter, supprimer, rechercher, trier les références Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 7 Edit Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 8 References 9 Tools Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 10 Barre de Menu (suite) • Tools : Show toolbar Affichage des barres Connect (z3950) Interrogation de bases distantes Terms Lists : listes d ’autorités auteurs, revues, descripteurs Manuscript Templates : format de l ’article dans une revue particulière (.dot) Cwyw = module pour citer les références dans le texte (s ’active si traitement de texte, word par ex., ouvert). • help : outre l ’aide classique, lien sur support technique sur le web, style finder et web support, informations sur les mises à jour Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 11 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 12 2 Barres d’outils Bibliothèque - Base de données • Tools / Show toolbar : Raccourcis de la Barre de Menu pour travailler dans les bdd : . barre principale de commandes (cf. References, Tools de barre Menu) . barre de styles d’écriture (cf Edit de barre Menu) . barre du CwYw (Cite while you write) endnote 5 et 6 ou de l ’add-in (endnote 4). Ne s ’affiche que si traitement de texte ouvert. • Création : • Ouverture : Menu File, Menu File, option New Open, Open Library boutons • Bibliothèque ouverte par enregistrer/annuler défaut : Menu Edit, • Paramétrage de la fenêtre Preferences … Libraries, de visualisation : Add Open libraries fonctionnalités windows, • Format de visualisation agrandissement, réduction, des références à l ’écran restauration Edit, Preferences, Display fields et Display fonts Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 13 Fenêtre de visualisation de bibliothèque Personnaliser Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 14 Préférences d ’affichage • File/Open fichier. Une référence par ligne • premier auteur, année,(Record Number), titre • Possibilité de modifier cet affichage par Menu/Edit/Preferences/Display Fields • Classement des références, tri • taille maximum 32.000 réf ou 32 MB • Nombre illimité de bases de données • ouverture d ’une ou plusieurs bibliothèques au démarrage de EndNote Menu/Edit/Preferences/Libraries • chaque bibliothèque est une base indépendante Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 15 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 16 Bibliothèque - bdd Bibliothèque - bdd • Navigation : - Ascenseur windows - Touches de fonction : Flèches vers le haut et vers le bas. - Saisie des premières lettres du nom d ’auteur => positionnement sur fiche correspondante • Tri - Par défaut : premier auteur, année et ordre de saisie - Cliquer sur colonne d ’en-tête du champ ou menu References, Sort References. Valider : sort (l ’ordre est conservé à la fermeture de la base) - Afficher toutes les références : Menu References, Show all References Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 17 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 18 3 Fermeture et sauvegarde d ’une bibliothèque (bdd) Sélection et ouverture de références • Menu File, option Close Library • ou fermer la fenêtre avec la souris • ou ctrl+shift+W : ferme toutes les bibliothèques ouvertes • ou sauvegarde automatique à la fermeture d ’EndNote (quitter : File/Exit) • copie de sauvegarde File/Save à copy Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) • Sélection : cliquer sur la réf. ou taper les premières lettres du nom d ’auteur • Sélection multiple : pomme + clic ou shift + clic ou Menu Edit, Select All/Unselect All • Ouverture : double-clic ou clic + retour chariot ou Menu References, Edit ou Menu References , Previous references, Next references ou boutons flèches de la fenêtre de la référence. • Affichage d’un lot : Menu Edit, Show selected 19 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 20 Modification des types et des champs Types de références • Masques de saisie ou Reference Types - un masque de base (Generic) non modifiable, 25 types définis personnalisables + 3 types à définir (v.6) - un type de référence peut contenir jusqu ’à 40 champs • Modification/Création d ’un masque de saisie - Accès au tableau des types de références par Menu Edit, Preferences, Reference Types - Pour définir par défaut un masque de saisie - Default reference type (en général « Journal article ») Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 21 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 22 Création d ’un type - exemple Types de références • Pour ajouter/supprimer/renommer des champs et/ou des types de références - Defining reference types « Modify reference types ... » ex. masquer un type à la saisie : taper un point (.) devant son nom (ex : .Artwork), traduire les noms des champs en français, créer un nouveau champ à partir d ’un champ « custom », un type à partir d ’un type « unused »… - Etre Cohérent dans les modifications, elles s’appliqueront à toutes les bases EndNote Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 23 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 24 4 Création d ’un Type Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) Création d ’un type 25 Création d ’un type Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 26 Saisie de références - Saisie dans les champs • Menu Reference/New Reference (ctrl+N) choisir un « reference type » /ex. Journal Article • Attribution automatique d ’un Record Number à chaque notice (non modifiable) • Champs Author et Editor, un nom par ligne [Entrée], deux écritures possibles : - Nom, Prénom1 Prénom2 ou Nom, P1 P2 ou Nom, P1.P2 ou Nom, P1. P2. Cas part. : Collectivités auteur, - Prénom1 Prénom2 Nom ou P1 P2 Nom ou P1.P2 Nom ou P1. P2. Nom (la liste d ’autorité ne sera pas activée) Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 27 Saisie de références - Saisie dans les champs Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 28 Masque de saisie References/New reference • Si auteur est une collectivité il faut ajouter une virgule à la fin du nom ex. Ministère de l ’Agriculture, • espace ou . entre les initiales des prénoms • Si plus de 3 auteurs, les inscrire Endnote génèrera le et al. automatiquement à l ’édition si prescrit par le style Si plus de 3 auteurs mais seulement un ou deux connus, les inscrire et mettre « et al. » dans la dernière ligne • Si l ’auteur est anonyme, laisser le champ vide • Passage au champ suivant [Tab] Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 29 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 30 5 Saisie de références - Saisie dans les champs Saisie de références - Saisie dans les champs • Year (Année) sur 4 caractères ou (sous presse, etc …) • Tous les champs Title (titre) : ni point final, ni retour chariot. Mettre les lettres majuscules si nécessaires • Journal Name (Titre de revue) : Saisie facilitée par l ’affichage de la liste des titres associée en utilisant la combinaison des touches CTRL+1 choisir le titre, insert term (cette liste peut contenir les abréviations saisies dans le champ Alternate Journal) • pages : au choix 524-529 ou 524-9 (formatage géré) • Edition : sans mention « ed. » contenu non modifié • Keywords : séparateur \ ; / , ou _ entre les mots clés • Notes et abstracts : maxi 32000 caractères (8 pages) avec une limite de 64 000 caractères (16 pages) par référence • Short title (titre court) Si plusieurs documents sont écrits par le même auteur, cette forme abrégé sera utilisée par certains styles bibliographiques pour différencier les références citées dans le texte. • Date (date d ’édition) • Reprint edition (Réimpression d ’édition) • Reviewed Item (Critique) Titre du document critiqué Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 31 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 32 Saisie de références - Saisie dans les champs Saisie de références - Saisie dans les champs • Call Number (Cote) : pour retrouver le document sur les rayons de la bibliothèque. • Label (libellé) : Utilisation variée (cote, date de saisie, citations/ex.) • Accession Number : no d ’enregistrement propre à la base de donnée d ’où est extraite la réf. • URL : adresse internet ou chemin à lier à un fichier (local ou distant) par Menu References, Link to. Accès direct au fichier par Menu References, Open Link => lancement de l ’application (navigateur, Acrobat, word …) • 2 Nouveaux champs EndNote 6. Dans les Types Figure, Chart et Equation : . Image : contient un fichier lié (graphique, ill., …) le fichier lié est copié dans un répertoire portant le nom de la base.DATA un seul fichier attaché par référence Pour lier le fichier : Menu References/Insert Picture ou Object . Caption : contient la légende du fichier lié Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 33 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 34 Commandes de saisie Saisie de références - Polices • Raccourcis claviers • Glisser-déposer avec la souris • couper/copier/coller (Menu Edit ou ctrl-C/ctrl-V) de texte dans une notice, d ’une notice à l ’autre, d ’une notice à un traitement de texte • copier des références d ’une base à une autre : sélectionner les références, copier/coller ou Sélectionner- Glisser-déposer/souris • - Par défaut « Plain font » « Plain size » in fine ce sera la police du traitement de texte qui prévaudra. Modifications / ex. noms d ’espèces en italiques, lettres grecques « Symbol », exposants, ... seront conservées. - Si choix de police par Menu Edit/Preferences ou Menu Tools/Show toolbar/Text Style. Police sélectionnée prévaut sur la police utilisée par défaut par le traitement de texte Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 35 36 6 Modification, déplacement du contenu d ’un champ Saisie de références - Polices • Caractères spéciaux possibles : Caractères ASCII ou ANSI : Alt + code Copier/coller à partir de la table de caractères Windows (dans Accessoires) • raccourcis claviers (pc ou mac) : ctrl ou pomme b = gras. Ctrl ou Pomme i = italique, etc ... Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 37 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 38 Listes de termes Tri des doublons • Pour chaque base de données, 3 listes sont générées automatiquement : authors, journals, keywords liées à des champs.Menu Tools /Open Term list Mises à jour automatiques : Edit/ Preferences/ Term lists/ update lists during data entry et update lists when importing ... Mises à jour manuelles: Tools/Define Term List/ Create List ou Update List copier/coller possible • Détection par défaut par comparaison des champs auteur, année, title et ref. type • Paramétrable : Edit, preferences, duplicates • Commande : Menu References, Find Duplicates • Suppression de références : References/Delete references ou Edit/Cut ou Edit/Clear Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) • Limiter l ’exécution au sous ensemble contenant les références à modifier (References/Show selected References) • Modifier = Rechercher et remplacer le contenu d ’un champ : ATTENTION ces opérations ne peuvent pas être annulée : References/Change and move text/change fields/choisir le champ/choisir l ’opération à effectuer • Déplacer le contenu d ’un champ dans un autre champ : References/Change and move text/move fields/choisir les champs 39 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 40 Listes de termes listes de termes • Création de nouvelles listes de termes: Tools/Define Term List /Create List /Term List Name (jusqu ’à 31 listes par base) • Chaque liste doit être liée à (un)des champs et à une(des) base(s) Tools/Link Term List • importation de liste : tout fichier texte présentant une liste, un élément par ligne Tools/Open ou Define Term Lists/Import List • exporter ou imprimer : Tools/ Open ou Define Term Lists/ Export List /sauvegarder fichier texte (ouvrir dans un traitement de texte par ex.) • Les Term Lists Journals permettent la gestion des différentes formes des titres de revues (abbrev.) Endnote fournit 3 listes thématiques. D ’autres listes sont récupérables voir Faq_Endnote.html • Suggestion automatique de termes à la saisie : Edit/Preferences/Term List . • Choix manuel de termes à la saisie : CTRL+1 dans le champ (Affiche la liste liée au champ) /double clic sur le terme ou sélection + bouton « insert term » • Facilitent la saisie, la recherche des données et améliorent la cohérence de la base de donnée. Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 41 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 42 7 Recherche dans une base Recherche dans une base • • • • Champ dans lequel la recherche se fera Search showing references = recherche dans un sous ensemblecréé à partir d ’ une recherche précédente Add to showing references : ajoute le resultat de la recherche à un sous ensemble existant AND, OR et NOT non utilisables dans les cases de recherche Restraure Default = faire une nouvelle recherche Ajouter, inserer ou enlever un item de recherche Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 43 • • • • Menu References/Search ouvre une fenêtre de recherche opérateurs booléens : And, Or, Not opérateurs de comparaison sauvegarde/rappel d ’une stratégie de recherche : save search/load search champs interrogés : ceux du type generic Recherche sur tout ou partie de la base. Distinction majuscules/minuscules (match case) recherche sur mots entiers (match words), troncature implicite à droite et à gauche si option non cochée Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 44 Recherche dans une base Edition : styles - 1 • Recherche supporte les accents. Penser aux différentes graphies • Pas de troncature explicite • Annuler une recherche : touche « ESC » • Priorité des opérateurs = ordre d ’apparition du haut vers le bas Ex. : (xxx OR yyy) AND zzz • Les mots d ’une case sont cherchés comme une expression • Recherche d ’un champ vide, utiliser « Is » et laisser vide • Utilisation des listes de termes : (affichage) CTRL+1 /(sélection) double clic sur le terme • Style bibliographique : Format de présentation de citation dans un texte et de références dans une bibliographie (Choix et présentation des éléments bibliographiques à éditer, style du texte, ponctuation, ordre des citations et des références) • Répertoire c:\program files\endnote\Styles (sauf réseau) • Styles prédéfinis : 700 styles fournis, mises à jour récupérables sur le site de EndNote http://www.endnote.com/support/ensupport.asp Style identifié par son nom et sa catégorie. Voir Style manager. Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 45 46 Styles d ’édition - 2 Styles d ’édition - 3 • Catégorie Generic : 5 formats d ’édition standard proposés • Styles de revues : fichier de définition d ’un format de citation de références bibliographiques, chaque style est un fichier dont le nom se réfère à la revue ou à l’éditeur qui a défini le format bibliographique • Recherche d ’un style File, Open Style Manager, Find • Edition d ’un style File, open Style Manager, Edit • Création File, Output Styles, New Style ou copie d ’un style existant File, save as , lui donner un nom, le modifier • Style preview : visualiser une référence dans le style choisi Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 47 • Formatage selon des Règles d ’écriture, police, formatage auteur, titre, revue, tri, caractères spéciaux … exemples des Styles imposés par les revues. • Utilisation avec le Module extérieur de Endnote « Cite While You Write » (cwyw) word 97 ou 2000 = évolution de Menu Add-in depuis word 95 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 48 8 Exportation/impression de Références Styles- Caractères de formatage • « Link adjacent text » ou ponctuation [Alt+Ctrl+barre espace]. Ex. : «Edition ed. » le texte « ed. » apparaitra dans la référence seulement quand il y aura une mention d ’édition • « Forced separation » barre verticale. Séparation forcée du texte ou de la ponctuation dépendant d ’un champ. Ex. « Volume|:Issue » les : sont dépendant de la présence du champ « Issue » • « Singular/plural » « ^ » sépare le singulier et le pluriel des mots qui apparaissent en relation avec les champs author, editor ou page. Ex. « p.^pp. Pages » Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 49 • Sélectionner les références les Visualiser, Menu References/Show selected (fenêtre de visualisation) Trier les références, Menu References/Sort References, Sélectionner un format d ’édition, Menu Edit/Output Styles (ou barre d ’Outils) - Exporter le fichier en .txt, .rtf ou .htm : Menu File/Export - Imprimer directement les références : Menu File/Print Les références sont triées selon l ’ordre de tri de la base Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 50 Impression de bibliographie seule Rédaction cwyw-1 • Sélectionner les références à formater, sélectionner le format d ’édition : Menu Edit/Output Style ou directement sur Barre d ’outils. Création d ’un fichier Menu Edit/Copy Formated (press papier) Sous traitement de texte insertion à l ’endroit voulu Ctrl+V • Cwyw = cite while you write Rédaction avec ttx ex. Word (97 ou 2000) • Menus sous Endnote et sous Word qui permettent de basculer d ’un logiciel à l ’autre. Permettent d ’insérer des citations temporaires dans le texte qui seront remplacées par l ’appel des références selon le style de la revue choisie quand le document sera formaté • Par défaut la bibliographie est générée automatiquement, cette fonction peut être désactivée pour le document en cours dans Word : Outils/ EndNote6/ Format Bibliography / Instant Formatting bouton Disable Les références sont triées et formatées selon le Style choisi Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 51 Rédaction cwyw - écran word Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 52 cwyw - écran word - 2 • EndNote v.5/6 permet de chercher des références dans une librairie EndNote ouverte, sans quitter Word : Menu outils ou barrette d ’icônes EndNote 5/6 dans word : . Ouvrir la base Endnote contenant les références à citer. . Démarrer Word et ouvrir le fichier « manuscrit » . Positionner le curseur la où l’on veut introduire une citation. . Dans Word : Menu Outils, Sous-Menu EndNote 5,6, Find citations ou bien icône «loupe» dans la barrette outils Endnote . . Une boite de dialogue apparaît, renseigner la case « search for » . Cliquer sur « Perform Search », EndNote liste la (les) réponse(s) . Choisir la référence à insérer, cliquer sur le bouton « Insert » Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 53 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 54 9 cwyw - écran word - 3 Cwyw - écran EndNote • Répéter cette séquence autant de fois que nécessaire. • Possibilité de sélectionner plusieurs citations à la fois. • Commande « Format bibliography » active par défaut, permet de visualiser la bibliographie dans le style choisi, peut être désactivée dans Word Outils/Endnote6/Unformat citation/Style . Go to EndNote . Insert Selected Citation(s) si pré-sélection dans EndNote . Insert Notes . Preferences (ouverture relative de Word et de EndNote) Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 55 • Pour partager un document ayant une bibliographie EndNote avec d ’autres utilisateurs ou pour soumettre à un éditeur une version électronique d ’un article, sauvegarder une copie du document en enlevant les codes de EndNote. Dans Word Menu Outils/EndNote6/Remove Field codes. Donner un nom au fichier • Tools, Manuscript Templates pour certaine revues EndNote fournit aussi le modèle éditorial de l ’article (.dot) dans la revue (pour MS Word). Récupérable aussi sur les sites des revues. Manuscript Wizard (activer les macros) 57 Transferts : Filtres - 2 • Transfert d ’un autre système vers EndNote : – Pour que les données soient transférables il faut un fichier structuré. – Transfert à l ’aide de Filtres fournis avec le logiciel EndNote. Les fichiers filtres sont classés dans le répertoire Filters, accès par menu Edit / Import Filter/ Filters Manager. Les filtres sont classés dans des catégories, chaque filtre est un fichier dont le nom précise le couple : base source (distributeur) /ex : CAB Abstract (SP) (Sauf les filtres de la catégorie Generic) Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 58 Transferts : Filtres - 3 • Sélection d ’un filtre : Menu Edit, import filters, choix Open Filter Manager, sélectionner en cochant vos filtres favoris • Edition : Menu Edit, Import Filters, Open Manager, Edit travail sur templates, reference types … • par templates on a une table de correspondance entre les champs de la base source et les champs de la base EndNote par type de documents. • Importation : menu File, Import choisir le fichier à importer et le filtre correspondant (Voir site Webdoc IRD : Faq EndNote) Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 56 Transferts de références : filtres (= masques ou templates) - 1 cwyw - écran word - 4 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 59 • A-) Transfert de références issues d ’une autre base EndNote : - Filtre Generic EndNote Import (balisage par étiquette TAG (%A %B …) sauvegarde par Menu Save, Save a copy - ou Utilisation du copier/coller et du glisser/déposer - ou Déplacement de base .enl dans répertoires Compatibilité entre toutes les versions de EndNote • B-) Transfert dans EndNote d ’une bibliographie sous traitement de texte : copier/coller ou utilisation du filtre Generic Endnote Import (après balisage des références par une étiquette (TAG) au début de chaque champ) Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 60 10 Transferts : télédéchargement. Connexion norme z3950 - 1 Transferts : Filtres - 3 • C-) Transferts de références issues de bases de données commerciales (CAB, CC...) ou gratuites (cas de Pubmed) • Exemple des CAB Abstracts (SP) = via Webspirs • Exemple de Pubmed voir site de la doc IRD Webdoc http://www.mpl.ird.fr/documentation/Faq_Endnote D-) Transfert de références issues d ’un autre logiciel de gestion de bibliographies exemple référence Manager : http://www.mpl.ird.fr/documentation/Faq_Endnote.html • Modifications, créations de filtres possibles Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) • Fichiers de connexion : fichier permettant à partir de EndNote la connexion à une base de données utilisant le protocole z3950 et le déchargement direct de notices dans une bibliothèque Endnote. • A chaque base de données (payante ou gratuite) correspond un fichier de connexion contenant tous les paramétrages nécessaires. • Répertoire de fichiers de connexions Connections c:\program files\endnote\Connections (sauf install reseau) 61 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) Connection Pubmed z3950 62 Transferts : Connexion - 2 • connexion : Menu Tools/ Connect, commande connect ou clic direct sur liste favoris. Une fois la connexion établie ouverture d ’une fenêtre de recherche EndNote dans la base distante. Exemples Pubmed (gratuit) , CC / CAB (mot de passe nécessaire. Abonnement Payant) • Les références sont affichées dans une nouvelle fenêtre « connected to » : nom de la base de donnée. Marquer les références pertinentes et les Sauvegarder « copy references to » choisir/créer une base de données. • Sauvegarder de l ’équation de recherche (en local) nom_fichier.enq Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 63 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) Connexion : fenêtres d ’interrogation et de visualisation des réponses 64 Transferts : connexion - 3 • Toujours vérifier que les contenus des notices sont bien dans les bons champs (en général plus grande fidélité qu ’avec un filtre) Procédure plus rapide que le passage par les filtres mais moins souple à l ’interrogation pour des questions complexes (voir diapos nos 4244 : « recherche dans une base ») • Procédure pour demander un accès mot de passe aux bases sur abonnement à l ’IRD (CC, CAB Abstracts et Georef). + Engagement de Confidentialité à signer voir : http://www.mpl.ird.fr/documentation/prive/endnotez3950.html Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 65 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 66 11 Gestion des photographies pour Indigo base • La version 6 de EndNote peut vous permettre de gérer vos photographies • voir manuel « Comment faire le lien entre vos notices de photos et la banque d ’images Indigo » de l ’IRD (juin 2003) http://intranet.ird.fr/dic/pdf /endnote_guide.pdf contient quelques erreurs, doit être corrigé : • S ’inspirer du type de référence « Figure » en créant un Type « Photo » à la place d ’un Type « unused » : Menu Edit, Preferences, Reference Type, Modify Reference Type (cf diapos 22-25 + Manuel indiqué ci-dessus) Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 67 Compatibilité de versions EndNote 6 est compatible avec les bases de données des versions antérieures de EndNote Plus et EndNote pour DOS, Windows et Macintosh Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 68 Compléments d ’informations et autres supports de formation • Voir le site de la Documentation IRD Webdoc http://www.mpl.ird.fr/documentation Menu : Aides : Manuels : http://www.mpl.ird.fr/documentation/Faq_Endnote.html Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 69 12