E-Shipment WBB handleiding FR

Manuel
E-Shipment
Le premier pas vers un
traitement efficace
de toutes vos expéditions
Versie: 3.0
Table des matières
AVANT-PROPOS .................................................................................................................................... 3
1. PRÉSENTATION DU E-SHIPMENT ................................................................................................... 4
2. CONNEXION ....................................................................................................................................... 5
3. APERÇU GLOBAL ............................................................................................................................. 6
4. NOUVEL ORDRE ................................................................................................................................ 7
►4.1 Choisir le service souhaité
8
►4.2 Enregistrer les adresses
9
►4.3 Colis
10
►4.4 Informations de transport
11
►4.5 Matières dangereuses
12
5. RELEVÉ DES ORDRES ................................................................................................................... 13
►5.1 Ajouter un ordre
13
6. IMPRESSION DES LISTES DE CHARGEMENT ET DES ÉTIQUETTES ....................................... 14
►6.1 Imprimer des étiquettes
14
►6.2 Libération des ordres & impression de la liste de chargement/du
connaissement
14
►6.3 Archives des listes de chargement
14
7. TRACKING & TRACING................................................................................................................... 15
8. OPTIONS........................................................................................................................................... 16
9. DÉCONNEXION ................................................................................................................................ 16
Wim Bosman Belgium, Member of the Mainfreight team – Manuel E-Shipment
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Avant-propos
Cher client,
Vous avez sous les yeux le manuel du E-Shipment.
A l’aide de ce manuel nous tenterons de vous guider dans l’enregistrement de tous vos ordres pour
Wim Bosman Belgium.
L’enregistrement correct d’un ordre constitue le premier pas vers un traitement efficace de celui-ci.
Ceci est important non seulement pour vous, mais aussi pour nous.
Afin d’arriver à un enregistrement efficace, une explication claire des différentes étapes nécessaires
est indispensable. Ceci permet de limiter les erreurs.
C’est dans ce but que nous avons créé ce manuel. Nous espérons qu’il vous permettra de parcourir le
processus d’enregistrement de manière plus autonome. Au cas où il vous faudrait néanmoins de
l’assistance ou vous auriez des questions en ce qui concerne l’utilisation du E-Shipment, vous pouvez
toujours nous contacter.
Meilleures salutations,
L’équipe Support E-shipment
Si vous avez encore des questions et/ou des remarques, n’hésitez pas à contacter l’équipe Support
E-shipment.
Wim Bosman Belgium
Département Support E-shipment.
Zandvoordestraat 362
8400 Ostende
Téléphone: +32 (0)59 400 521
Fax:
+32 (0)59 56 55 74
[email protected]
Courriel:
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1. Présentation du E-Shipment
Le E-Shipment est un service du Groupe Wim Bosman que nos clients peuvent utiliser pour
le traitement de leurs expéditions via Internet. En utilisant le E-Shipment vous pouvez entrer,
contrôler, modifier et enregistrer vos expéditions de manière simple et méthodique. Cet outil vous
permet d’avoir un contrôle sur le processus d’expédition.
Quelles sont les caractéristiques du E-Shipment ?
E-Shipment est un service gratuit de Wim Bosman Belgium.
Notre système E-Shipment est toujours à votre disposition, même les jours turbulents.
En utilisant notre base de données, vous avez la possibilité de réutiliser les détails des
adresses. Vous pouvez faire vos recherches soit par le nom, soit par le numéro du client que
vous avez déjà enregistré.
L’expédition sera effectuée de manière efficace car vous pouvez enregistrer plusieurs
expéditions en même temps.
E-Shipment réduit vos tâches administratives et simplifie le processus de création des
étiquettes et des listes des expéditions.
Les expéditions qui ont déjà été effectuées seront sauvegardées dans une liste « archive des
expéditions ».
En utilisant votre nom d’utilisateur et votre mot de passe l’accès au E-Shipment ne peut pas
vous être refusé.
Comment fonctionne le E-Shipment?
E-Shipment fonctionne avec Internet. Les données des expéditions sont entrées en ligne dans notre
système et nous sont envoyées par EDI. Une double base de données et une sauvegarde assurent
un niveau élevé de fiabilité et de sécurité. Il vous suffit d’avoir une connexion Internet et une bonne
version d’Internet Explorer ou Netscape, et Adobe Acrobat Reader. Vous ne devez donc pas installer
un logiciel onéreux. Sans aucun problème vous pouvez obtenir Internet Explorer, Netscape et Adobe
Acrobat Reader gratuitement en les téléchargeant sur Internet. Si vous le souhaitez, nous pouvons
vous fournir gratuitement un CD-ROM avec les logiciels nécessaires.
Guide d’Utilisation
Ci-après nous décrivons brièvement les possibilités du E-Shipment. Toutes les possibilités d’utilisation
que ce système vous offre sont clarifiées. Une fonction Aide en ligne est disponible, au cas où vous
auriez besoin de plus d’informations.
Vous accédez à la fonction Aide en cliquant sur le point d’interrogation
.
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2. Connexion
Vous pouvez retrouver notre site web du E-Shipment via http://www.wimbosman.be/. Après avoir
choisi votre langue en haut de la page, vous cliquez sur « Liens rapides E-Shipment ». Quand vous
aurez de nouveau choisi votre langue l’écran de connexion apparaîtra. Les sociétés qui veulent
enregistrer leurs expéditions devront insérer leurs propres nom d’utilisateur et mot de passe.
La première fois que vous vous connectez au système celui-ci demandera de changer votre mot de
passe. Je vous le recommande fortement. Attention le mot de passe doit contenir au moins 10
caractères, dont au moins 1 numéro et un caractère spécial (ex. !<>:/\ - _).
Après 90 jours expirent votre mot de passe. Ceci pour la sécurité de vos données.
Une fois que vous vous êtes connecté, l’écran ci-dessous apparaît. Si nous avons des informations
importantes à communiquer en ce qui concerne le E-Shipment, c’est sur cette page que vous les
retrouverez.
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3. Aperçu global
Juste en-dessous de la barre bleue figurent 5 boutons. En cliquant sur ces boutons vous accédez aux
différentes sections du système. Ces boutons ont les fonctions suivantes:
Aperçu des expéditions qui ne sont pas encore disponibles.
Enregistrement d’une nouvelle expédition avec tous les détails nécessaires
sur celle-ci.
Dès que les envois sont sur la liste de chargement vous pouvez les
visualiser en utilisant la page d’aperçu et nous transférer directement cette
page. Vous pouvez également imprimer la liste de chargement et les
étiquettes qui sont faites automatiquement.
Il est possible de télécharger des données du système et d’en importer
dans le système.
Pour être sûr que vous fermez le système correctement vous devez cliquer
sur ce bouton pour le quitter.
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4. Nouvel ordre
Pour enregistrer une nouvelle expédition, vous cliquez sur le bouton « Nouvel ordre ». Ensuite
apparaîtra l’écran ci-dessous, où vous pourrez remplir toutes les données nécessaires.
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Ci-dessous nous parcourons les différentes étapes pour enregistrer une nouvelle expédition.
Description des boutons
Après avoir rempli toutes les cases obligatoires, vous devez enregistrer votre expédition en
cliquant sur ce bouton. Vous recevez automatiquement un message d’erreur qui apparaît si
vous avez oublié de remplir une case ou si les données sont incorrectes.
Créer une nouvelle expédition.
Supprimer entièrement la commande.
Quand vous êtes sûr que toutes les données sont correctes, vous pouvez utiliser ce bouton
pour imprimer les étiquettes. Adobe Acrobat Reader s’ouvrira automatiquement.
Ajouter une expédition à la liste de chargement.
Si vous avez déjà ajouté des expéditions à la liste de chargement et vous souhaitez les
supprimer, sélectionnez l’écran d’aperçu et cliquez sur ce bouton. Vous pouvez maintenant
modifier l’expédition.
►4.1 Choisir le service souhaité
Prestation de service:
Choisissez parmi les options suivantes:
Transport Intérieur:
Le transport de marchandises en Belgique.
Transport européenne:
Le transport de marchandises en Europe.
Numéro d’ordre
Le numéro d’ordre constitue votre référence pour un ordre et peut comprendre des chiffres, des lettres
ou une combinaison des deux.
Het
Le numéro d’ordre peut être par exemple votre numéro d’ordre interne.
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►4.2 Enregistrer les adresses
Vous pouvez introduire jusqu’à 5 adresses si nécessaire. II arrive que l’adresse de l’expéditeur ne soit
pas la même que celle de l’enlèvement et/ou de la facturation.
Il est également possible que l’adresse de livraison soit différente que celle du destinataire. En
cliquant sur les différents sous-dossiers vous pouvez remplir les adresses utiles. Si vous remplissez
uniquement le formulaire adresse de l’expédition et adresse du destinataire celles-ci peuvent être
utilisées comme adresse d’enlèvement, de facturation et de livraison.
Afin de vous assurer que votre expédition est livrée correctement nous avons besoin d’un nombre de
détails. Aussi y a-t-il deux cases qui doivent être remplies : le Destinataire et l’Expéditeur. Les autres
cases sont optionnelles et peuvent nous aider à vous donner plus d’informations détaillées sur votre
expédition.
Détails sur le destinataire (obligatoire)*
Ici vous enregistrez les données du destinataire (société/nom ; lieu de chargement/de déchargement ;
rue ; code postal ; ville ; pays).
Détails sur l’expéditeur (obligatoire)*
Puisque vos coordonnées ont déjà été insérées, celles-ci s’affichent automatiquement dès que vous
vous connectez. Ne modifiez pas ces données sans avoir contacté le département Support Eshipment.
Adresse d’enlèvement (si pertinent)
Si l’adresse d’enlèvement ne correspond pas à l’adresse de l’expéditeur, vous pouvez l’indiquer ici.
Adresse de livraison (si pertinent)
Si l’adresse de livraison ne correspond pas à l’adresse du destinataire, vous pouvez l’indiquer ici.
Adresse d’envoi de facture (si pertinent)
Si l’adresse d’envoi de facture ne correspond pas à l’adresse de l’expéditeur, vous pouvez l’indiquer
ici.
* En cas d’un ordre d’enlèvement le destinataire et l’expéditeur sont inversés. Dans ce cas vous devez
enregistrer l’adresse de l’expéditeur (qui fonctionnera également comme adresse de chargement). Si
vous n’enregistrez que l’adresse du destinataire et de l’expéditeur celles-ci seront utilisées comme
adresses d’enlèvement/de livraison et de facturation.
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ID client
Outre la possibilité d’introduire votre liste des clients dans le système E-Shipment d’un seul
coup, vous pouvez aussi introduire manuellement une nouvelle adresse (par exemple, celle
d’un nouveau client) à la banque de données.
En introduisant les nouvelles données, vous attribuez un ID client unique au client. Au
moment où vous sauvegardez l’expédition, vous recevez un message confirmant la création
d’un nouveau ID client.
Si vous voulez utiliser l’ID client lors d’une expédition suivante, il vous suffit d’introduire les 3
premiers caractères et de cliquer ensuite sur le bouton des jumelles.
Vous pouvez également introduire des adresses dans le système E-Shipment en
cliquant sur le bouton Options Gérer les données de base
►4.3 Colis
Dans cette section il y a un nombre de cases qui doivent être remplies pour que votre expédition soit
traitée correctement. Vous pouvez remplir les autres cases pour ajouter des informations
supplémentaires.
Nombre:
Nombre de colis pour l’expédition (par exemple: 12 palettes).
Nature:
Sélectionnez quel type de conditionnement vous souhaitez pour votre
expédition. Vous pouvez cliquer sur Nature pour voir les différentes
possibilités.
Poids:
Remplir le poids est obligatoire et il vous est conseillé de le faire. Les
clients qui ont un accord basé sur des palettes à places fixes doivent
également remplir un nombre pour des raisons d’assurance.
Description:
Cette case est utilisée pour fournir une brève description des
marchandises qui doivent être expédiées.
Longueur (L), largeur (B), hauteur (H):
Quantité, Unité, Signe:
Veuillez introduire les dimensions en mètres.
Ces cases sont optionnelles et restent vides normalement.
Cliquez sur ce bouton si, pour l’enregistrement de votre ordre, il vous faut plus de trois lignes.
Trois lignes supplémentaires seront ajoutées.
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►4.4 Informations de transport
Dans la section Informations de transport vous pouvez préciser les conditions du traitement de votre
ordre par Wim Bosman Belgium.
Incoterm et la date d’enlèvement souhaitée sont requis. L’incoterm constitue un accord entre
l’expéditeur et le destinataire sur les conditions du transport. Si vous voulez plus d’explications sur les
différents Incoterms, vous pouvez cliquer sur le mot Incoterm (en bleu). La date d’enlèvement
souhaitée est le jour où nous devons venir enlever les marchandises. Eventuellement, vous pouvez
aussi introduire les heures entre lesquelles nous pouvons venir enlever les marchandises (horloge
numérique).
Si pertinent, vous pouvez préciser les cases qui restent.
Service: Standard
Contre remboursement/Monnaie
Assurance de transport spéciale: Si vos marchandises sont de grande valeur, vous pouvez
prendre une assurance de transport spéciale chez Wim Bosman Belgium. Si vous cochez
cette option, notre département d’assurance sera mis au courant et prendra contact avec vous
pour fixer les détails. ATTENTION : l’assurance doit être contractée avant que le transport
commence.
HACCP: Ceci constitue une indication supplémentaire pour Wim Bosman Belgium qu’il s’agit
de produits alimentaires (ou analogues) qui sont sujettes aux règles HACCP.
Remarque: Une brève remarque pour l’expéditeur. 138 caractères au maximum.
Date de livraison souhaitée: Le jour où nous devons livrer l’expédition. Si vous ne
remplissez pas cette case, nous appliquons le terme standardisé pour la destination choisie.
Instructions: Charger/décharger avec hayon élévateur ou expédition neutre.
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►4.5 Matières dangereuses
Vous pouvez utiliser cette partie pour spécifier vos matières dangereuses.
Cette section n’apparaîtra que si Matières dangereuses a été activé pour vous.
Toutes les cases marquées d’un astérisque doivent être remplies (voir l’exemple ci-dessous).
Si vous introduisez un numéro UN et cliquez sur
données.
, le numéro sera cherché dans la banque de
Si le numéro UN ne donne qu’un seul résultat, les données seront immédiatement introduites.
Si le numéro UN donne plusieurs possibilités, elles seront affichées et vous pourrez faire votre
choix (au cas où il n’apparaîtrait pas d’écran pop-up, vérifiez si vous avez installé un logiciel anti popup).
Si vous avez plusieurs types de matières dangereuses sur une même palette, vous pouvez ajouter
des lignes supplémentaires en cliquant sur
. Trois lignes supplémentaires seront ajoutées. Vérifiez
toutefois si les différents numéros UN peuvent être transportés ensemble !
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5. Relevé des ordres
Cette section fournit un aperçu de tous les ordres introduits, mais qui n’ont pas encore été envoyés ou
qui ne sont pas encore prêts à être envoyés. Pour y accéder, cliquez sur
.
Les boutons suivants apparaîtront.
Nouvel ordre
Aperçu de tous les ordres ouverts
Aperçu des ordres déjà envoyés et confirmés
Chercher des ordres
Mettre sur la liste de chargement les ordres ouverts tous en même temps
Mettre sur la liste de chargement tous les ordres sélectionnés
Tracking & Tracing
Vous pouvez adapter un ordre en cliquant sur le numéro d’ordre. Si l’ordre a déjà été mis sur
la liste de chargement et a reçu le statut « en cours de traitement », il faut d’abord l’enlever de
la liste (voir chapitre 3).
►5.1 Ajouter un ordre
Quand vous avez introduit vos ordres vous pouvez les mettre sur la liste de chargement.
Si vous voulez mettre sur la liste de chargement tous les ordres introduits, vous cliquez sur
Tous les ordres recevront le statut « en cours de traitement ».
Si vous voulez mettre sur la liste de chargement des ordres spécifiques, cochez les (
ensuite sur
.
) et cliquez
. Seulement les ordres cochés recevront le statut « en cours de traitement ».
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6. Impression des listes de chargement et des étiquettes
Avant d’envoyer définitivement vos ordres à Wim Bosman Belgium, vous avez la possibilité d’imprimer
les étiquettes correspondantes ainsi que la liste de contrôle. La liste de chargement/le connaissement
est généré(e) au moment où les ordres sont libérés.
Pour vous rendre à l’aperçu des ordres à envoyer, vous cliquez sur
S’il s’agit de marchandises qui sont enlevées ailleurs, l’impression des étiquettes n’est pas
nécessaire. La liste de chargement est alors utilisé comme liste d’ordres à enlever.
►6.1 Imprimer des étiquettes
Pour imprimer les étiquettes de vos ordres, vous cliquez sur
(imprimer toutes les étiquettes).
Adobe Reader sera démarré et les étiquettes apparaîtront dans un nouvel écran.
Si vous le souhaitez, vous pouvez cliquer sur
pour voir la liste de contrôle.
►6.2 Libération des ordres & impression de la liste de chargement/du
connaissement
Pour la dernière étape du processus, la libération, vous cliquez sur
.
Au même moment apparaîtra un écran avec la liste de chargement/le connaissement. Vous pouvez
l’imprimer deux fois : une fois pour le chauffeur de Wim Bosman et une fois pour votre propre
administration.
►6.3 Archives des listes de chargement
Pour un aperçu des ordres confirmés vous cliquez sur
.
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7. Tracking & Tracing
Outre la gestion de vos ordres ouverts, vous avez également la possibilité de voir le statut des ordres
que vous nous avez déjà envoyés.
Pour le faire, vous cliquez sur
Si vous cliquez sur
Cliquez sur
.
tous les ordres envoyés apparaîtront.
pour voir les informations sur l’enregistrement d’un ordre particulier.
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8. Options
Via le bouton
vous pouvez accéder aux options suivantes.
Importer les données du client
Si vous disposez d’une liste des clients qui répond à un nombre de spécifications, vous pouvez
l’importer dans le système E-Shipment.
Contacter le département pour des informations supplémentaires.
Télécharger les données du client
Afin de modifier les données des clients, vous pouvez les télécharger. Après les avoir modifiées, vous
pouvez de nouveau les importer.
Gérer la base d’adresses
Un aperçu des adresses déjà introduites. Ici vous pouvez introduire des adresses, les adapter et les
enlever.
Gérer les valeurs par défaut
Le système E-Shipment offre la possibilité d’attribuer une valeur par défaut à un nombre de cases.
Ceci est possible pour les cases suivantes : Incoterm, Description de la marchandise et Nature. Par
service, vous pouvez indiquer les cases qui peuvent être attribuées une valeur par défaut.
Importer les données d’ordre
De concert avec le département Support E-shipment vous pouvez aussi importer des données d’ordre
dans le système E-Shipment en utilisant un format des données particulier.
9. Déconnexion
En cliquant sur
vous pouvez sortir du système. Les ordres déjà sauvegardés sont
conservés dans le système, à condition que vous les ayez sauvegardés par le truchement du petit
disque (
).
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