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MANAGEMENT STRATÉGIQUE DES PROCESSUS
MANAGEMENT STRATÉGIQUE DES PROCESSUS Des démarches stratégiques d’amélioration de la performance qui favorisent la synergie, le gain de temps et d’efficacité entre les activités de l’entreprise existent. Parmi elles, le Management Stratégique des Processus. Ce système élabore une véritable interaction entre la stratégie de l’entreprise et les processus, permettant ainsi d’ancrer durablement les trois piliers de la performance qui sont : RÉSULTATS PERFORMANCE STRATÉGIE PROCESSUS Notre démarche, déclinée en cinq phases, propose de réunir les visions stratégiques et opérationnelles et de les intégrer par le Management des Processus dans le fonctionnement de l’entreprise : 1 – PHASE n° 1 : ANALYSE : culturelle managériale méthodologique 2 – PHASE n° 2 : DÉCISION : stratégiques opérationnelles matérielles 3 – PHASE n° 3 : ACTION : mise en oeuvre opérationnelle de la démarche 4 – PHASE n° 4 : RÉSULTATS : mesure des performances 5 – PHASE n° 5 : OPTIMISATION : plan d’amélioration des performances 1 OBJECTIFS DE LA DÉMARCHE : décloisonner l’entreprise pour la rendre plus réactive et plus compétitive analyser et améliorer son fonctionnement concentrer les efforts et les ressources sur les activités à fort levier sur la stratégie FINALITÉ : Transformer l’entreprise en organisation orientée vers le client, dont la valeur ajoutée est optimisée par l’adoption d’une vision transverse MOYENS D’ACTION : traquer la Valeur ajoutée gérer et optimiser les interfaces clarifier les rôles et les responsabilités identifier les processus critiques à améliorer établir un plan d’actions d’amélioration appliquer le plan d’actions suivre et contrôler ajuster RÉPERCUSSIONS : + Plus de profits Plus de parts de marché Plus de clients satisfaits Moins de coûts Meilleure productivité (prix moins chers) Plus de qualité Produits/services Moins de risques Moins de gaspillages Management Stratégique des Processus APPROCHE : Nous envisageons l’entreprise comme un Système Intégré de Processus Interactifs. Cette approche permet une analyse dynamique des systèmes et des processus afin d’en comprendre les mécanismes. 2 Approche Processus Manager les Processus Faible potentiel d’amélioration 1 Cartographier les Processus : - Opérationnels - Supports - Management 2 Identifier les Processus Critiques qui contribuent à l’atteinte des objectifs stratégiques 4 Suivre et contrôler 5 Déployer les objectifs sur les Processus Critiques 3 4’ Améliorer les Processus Fort potentiel d’amélioration 6 3 Communiquer sur les résultats Cartographie du MSP Analyser le niveau de maîtrise du SMP Définir les objectifs stratégiques Former les cadres supérieurs responsables de processus Mettre en place une organisation en gestion de projet Clarifier les rôles et responsabilités Attribuer les ressources Mesurer les performances PROCESSUS OPÉRATIONNEL Mesurer la performance des processus Gérer et optimiser les interfaces Adapter la stratégie Réduire les risques de dysfonctionnement Traquer la valeur ajoutée sur les processus Élaborer et mettre en oeuvre le plan d’amélioration des processus Identifier les processus prioritaires PROCESSUS SUPPORTS Sensibiliser à l’approche processus Clarifier la cartographie des processus Former les opérationnels pilotes de processus Définir les attentes des parties intéressées Animer les groupes de travail 4 Communiquer sur l’avancement du projet Mettre en place une procédure de suivi TAUX D’AMÉLIORATION DE LA PRODUCTIVITÉ RÉALISÉ TAUX D’AMÉLIORATION DE LA PRODUCTIVITÉ PRÉVU PROCESSUS MANAGEMENT Déroulement de la démarche MSP PREMIÈRE ÉTAPE : Cartographier les processus Éléments d’entrée Missions et activités Objectifs stratégiques Attentes des clients Personnes concernées Méthodes et outils Équipe de direction Démarche CEM Matrices des processus BUT Indicateurs Élaborer une vue d’ensemble des processus opérationnels, supports et management à forte valeur ajoutée Nombre de processus Niveau de maturité des processus Cartographier les Processus 1 Éléments de sortie Cartographie des processus Niveau de maturité du système DEUXIÈME ÉTAPE : Identifier les Processus Critiques Éléments d’entrée Objectifs stratégiques Attentes des clients produits /services Personnes concernées Méthodes et outils Direction + Équipe de direction Diagramme matriciel Démarche CEM BUT Indicateurs Identifier les processus qui contribuent le plus aux orientations stratégiques Nombre de processus critiques Répartition des processus critiques dans l’organisation Identifier les Processus Critiques 2 Éléments de sortie Matrices de corrélation objectifs/processus – Attentes clients /processus 5 Déroulement de la démarche MSP TROISIÈME ÉTAPE : Déployer les objectifs sur les processus critiques Éléments d’entrée Cartographie des processus Objectifs stratégiques Personnes concernées Méthodes et outils Direction et pilote de processus Matrices de déploiement Diagramme d’affinité BUT Indicateurs Définir les objectifs et les plans d’actions associés sur chaque processus et sous-processus Déployer les objectifs sur les processus critiques 3 % des objectifs processus contribuant aux objectifs stratégiques Éléments de sortie Objectifs stratégiques et plan d’actions définis pour chaque processus FAIBLE POTENTIEL D’AMÉLIORATION : QUATRIÈME ÉTAPE : Manager les processus Éléments d’entrée Attentes clients/processus Cartographie des processus Objectifs stratégiques Personnes concernées Méthodes et outils Propriétaire et Acteurs du processus Carte d’identité/processus Matrice de responsabilité BUT Indicateurs Définir les activités, les acteurs et les interfaces du processus – Identifier les indicateurs de décisions 2 sur le pilotage Nombre de processus avec carte d’identité – Nombre de processus avec indicateurs – Nombre de processus avec maturité évaluée Manager les processus 4 Éléments de sortie Description des processus – Identification des activités clés – Indicateurs de résultats et d’approche 6 Déroulement de la démarche MSP CINQUIÈME ÉTAPE : Suivre et contrôler Éléments d’entrée Processus définis et instrumentés Personnes concernées Méthodes et outils RAS Direction – Pilotes et Acteurs des processus Indicateurs BUT Faire vivre les processus et collecter les données pour leur amélioration % de déploiement Suivre et contrôler 5 Éléments de sortie Processus mis en œuvre – Données de performance collectées FORT POTENTIEL D’AMÉLIORATION : QUATRIÈME ÉTAPE PRIME : Améliorer les processus Éléments d’entrée Résultats actuels des processus – Attentes clients - Objectifs Personnes concernées Méthodes et outils Pilotes et Acteurs processus Outils classiques d’amélioration BUT Indicateurs Améliorer la performance des processus Gains par processus – Temps nécessaire – Taux de participation Améliorer les processus 4’ Éléments de sortie Amélioration du fonctionnement – Gains par processus – Degré de motivation 7 Déroulement de la démarche MSP FORT POTENTIEL D’AMÉLIORATION : SIXIÈME ÉTAPE : Communiquer sur les résultats Éléments d’entrée Politique et objectifs qualité déployés – Résultats obtenus Personnes concernées Méthodes et outils Propriétaire, Pilote, acteur de processus Tableaux de bord – Balanced scorecard BUT Indicateurs Faire comprendre la politique et les objectifs à l’ensemble du personnel – Rendre compte des résultats Degré de compréhension de la politique et des objectifs Communiquer sur les résultats 6 Éléments de sortie Connaissance et compréhension de la politique, des objectifs et des résultats obtenus LES BARRIÈRES AU CHANGEMENT : se nourrissent de l’absence de vision et de stratégie. Les structures et les procédures rendent les changements difficiles Les « chefs » freinent les initiatives destinées à mettre en pratique les changements Les employés comprennent les changements à réaliser, mais ils sont « enfermés dans la boîte » Les systèmes de reporting et l’exploitation de l’information rendent le passage à l’acte difficile 8 Un manque de connaissance ou de compétence freinent la définition d’action FAITES CONFIANCE À NOTRE EXPÉRIENCE 20 années d’expertise à votre service Personne à contacter Johnny ROULET Directeur Ingénieur Conseil en Qualité – Métrologie et Organisation Auditeur certifié ISO 9001et ISO 14001 Expert en Management Stratégique des Processus d’Entreprises 27, av. des Pégoulières Tél . 04 42 82 82 82 13124 Peypin Fax . 04 42 82 76 88 mail : [email protected] Consultant certifié IRCA Quelques références : Port Autonome de Marseille – Eurocopter – CEA Cadarache DGA : Centres d’Essais en Vol : Istres, Cazaux, Toulouse – Rio Tinto Mineral IMQ – Komax – Kwaneer – Auchan - Argel 9
