FICHE DE POSTE Secrétaire-comptable d`un établissement scolaire

FICHE DE POSTE
Secrétaire-comptable d'un établissement scolaire
Responsabilités
1.
accueillir et informer les familles
2.
assurer le secrétariat du chef d'établissement
3.
collaborer avec l'équipe enseignante pour l'accompagnement des projets de l'école
4.
collaborer avec le personnel de l'établissement
Activités
1.
Secrétariat
- suivi et mise en forme des dossiers administratifs des élèves par le biais du logiciel de
gestion ;
- réalisation de divers travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents
informatiques (courriers, tableaux, compte-rendus, rapports,…) tri, classement, archivage,
numérisation, suivi des plannings et agendas,...
2.
Comptabilité
- élaboration des facturations aux familles
- suivi des paiements
- communication des pièces avec la comptable
3.
Accueil
- Gestion du standard : réception des appels, prise de messages,primo-renseignements
auprès des familles, appel en cas d'enfant malade,...
- Réception, traitement et diffusion de l’information : enregistrement du courrier
départ/arrivé, transmission au chef d'établissement et au président d'OGEC, envoi du
courrier, diffusion de l’information en général
- prise de rdv pour le chef d'établissement
- accueil au portail : ouverture, gestion des entrées et des sorties des élèves et des
différents intervenants extérieurs
4.
Communication
- prise de photos lors des manifestations à l'intérieur de l'école, gestion de la carte
mémoire ; réalisation d'affiches pour le portail
- envoi des photos pour le site Internet
5.
Logistique
- suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec
les fournisseurs après validation par le Chef d'établissement.
- commande des fournitures scolaires après validation du Chef d'établissement
- gestion de la photocopieuse
- logistique de la cantine en liaison avec le chef d'établissement
6.
Autres
- aide au déroulement des exercices de sécurité
- accompagnement, sous l'autorité du CE ou du maître de la classe, des groupes d'élèves
lors de déplacements vers des manifestations sportives ou culturelles.
- participation aux grands événements de la vie de l'école : fête de Noël, cross, kermesse,...
Les essentiels
1.
Connaissances
- les structures de l'Enseignement Catholique
- notions de comptabilité
- maîtrise des outils informatiques : Outlook, Word, Excel, PowerPoint,...
- maîtrise du logiciel de gestion APLON
- maîtrise d'Internet
- très bonne maîtrise de la langue française orale et écrite
2.
Qualités requises
- très bon contact relationnel
- organisé, structuré
- capable de travailler au sein d'une équipe
- discrétion, confidentialité, loyauté
- présentation (langagière et vestimentaire)
3.
Bagage formation
- Bac +3
Le poste requiert :
–
le goût du contact
–
une très bonne écoute
–
une très bonne capacité rédactionnelle
–
souplesse et disponibilité pour effectuer des tâches variées
–
aptitude à travailler dans une petite structure
–
aptitude à travailler sur plusieurs dossiers en même temps