Stand Space Booking Contract - WAN-IFRA

29 – 31 October 2012
Messe Frankfurt, Germany
STAND SPACE
BOOKING CONTRACT
We hereby book the following stand space:
Area in sq. mtrs.
Frontage in mtrs.
Depth in mtrs.
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(Frontage and depth)
Stand space number: 1st choice: ________ 2nd choice: ________ 3rd choice: ________ 4th choice: ________
(Please give several choices as stand spaces will be rented out on a “first come – first served” basis)
Cost for bookings
before 31 August 2011
WAN-IFRA members EUR 269.– per sq.m*
Non-members
EUR 279.– per sq.m*
*All prices excluding VAT
from 1 September to 31 December 2011
WAN-IFRA members EUR 289.– per sq.m*
Non-members
EUR 299.– per sq.m*
as from 1 January 2012 (no deposit charged)
WAN-IFRA members EUR 299.– per sq.m*
Non-members
EUR 309.– per sq.m*
A deposit of EUR 2000.– is due upon signature of the contract. An invoice for the deposit will be issued. If payment is not received within one month of the date of the
invoice, WAN-IFRA GmbH & Co. KG reserves the right to offer your choice of stand space to other interested parties. As the contract remains valid, however, we will give you
a suitable alternative stand space. Deposit is not refundable should the exhibitor cancel the space at a later date.
Later modifications of the invoice address will be charged with EUR 25.–.
Company address
Invoice address
Company name:_________________________________ Company name: _________________________________
Contract signee: _________________________________ Address: ________________________________________
Address: ________________________________________ _______________________________________________
_______________________________________________ Contact: ________________________________________
Contact exhibition organiser: ______________________ Position: ________________________________________
Position:________________________________________ Telephone: ______________________________________
Telephone: ______________________________________ Telefax: _________________________________________
Telefax:_________________________________________ E-Mail: _________________________________________
E-Mail: _________________________________________ Web site: _______________________________________
Web site: _______________________________________ VAT No.: _______________________________________
VAT No.: _______________________________________
Our company name should appear in all exhibitor lists under the name __________________________________
We are exhibiting at the IFRA Expo for the first time.
c
Yes
c
No
The following companies are co-exhibitors on our stand:
(The contracting exhibitor will be charged EUR 690.– for WAN-IFRA members and EUR 750.– for non-members per co-exhibitor. The co-exhibitor is included with a separate
text entry in the online catalogue, available beginning July 2012, and in the printed catalogue, Deadline: 31 August 2012.)
The present contract shall be subject exclusively to the WAN-IFRA GmbH & Co. KG conditions of contract listed in the following. In the event of these containing conflicting regulations, the first-named conditions shall prevail in each case: 1. The special contract conditions for World Publishing Expo 2012 on the reverse side. / 2. The special
exhibition conditions for World Publishing Expo 2012. / 3. The general WAN-IFRA GmbH & Co. KG exhibition conditions.
The exclusive place of jurisdiction for all disputes between the parties arising from this contract is Darmstadt/Germany. The contract is subject exclusively to German law.
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Place and date
Signature and company stamp
Please send this contract to WAN-IFRA GmbH & Co. KG, Washingtonplatz 1, 64287 Darmstadt, Germany, Fax +49.6151.733-802
Special Contract Conditions for World Publishing Expo 2012
1. Terms of Payment
The invoices for the space will be sent out from WAN-IFRA GmbH & Co. KG, Darmstadt. They are payable net as follows: 50% on 1 March 2012, the remaining 50% not later than 1 July 2012. In case bills are not paid by the above mentioned dates, WAN-IFRA GmbH & Co. KG may dispose of the space at will.
The rental fees owed by the applicant remains due.
2. Cancellation or Reduction of Stand Space
Should the exhibitor, after signing the contract or before 1 September 2011 respectively, cancel or reduce the size of the reserved stand space, a cancellation
fee in the amount of 10% of the rental charge for the full stand space, or of the amount by which the stand space has been reduced, shall become due.
In the case of cancellation or reduction during the period from 1 September 2011 to 31 December 2011, 25% of the rental charge for the full stand space,
or of the amount by which the stand space has been reduced, shall become due. In case of cancellation or reduction during the period from 1 January 2012
to 28 February 2012, 50% of the rental charge for the full stand space, or of the amount by which the stand space has been reduced, shall become due.
Should the cancellation or reduction be effected from 1 March 2012, the full corresponding rental charge shall become due.
The deposit paid on booking the stand space is non-refundable.
Notices of cancellation or reduction of stand space will be accepted in written form only.
Besondere Vertragsbedingungen World Publishing Expo 2012
1. Zahlungsbedingungen
Die Rechnungen für die Standflächen werden von WAN-IFRA GmbH & Co. KG, Darmstadt, ausgestellt. Sie sind ohne Abzug zahlbar: 50% am 1. März 2012,
die restlichen 50% spätestens bis zum 1. Juli 2012. Bei Nichtbezahlung der Rechnung innerhalb der genannten Fristen kann WAN-IFRA GmbH & Co. KG über
die Ausstellungsfläche frei verfügen. Die vom Aussteller geschuldete Miete bleibt dabei fällig.
2. Stornierung oder Reduzierung der Standfläche
Sollte der Aussteller nach Abschluß des Vertrages vor dem 1. September 2011 zurücktreten oder die gebuchte Standfläche redu­zieren, so werden 10% der
Miete der aufgegebenen bzw. reduzierten Standfläche als Rücktrittsgebühr fällig.
Bei Rücktritt oder Reduzierung zwischen dem 1. September 2011 und dem 31. Dezember 2011 wird eine Rücktritts­gebühr in Höhe von 25% der Miete
der aufgegebenen bzw. reduzierten Standfläche fällig. Bei Rücktritt oder Reduzierung zwischen dem 1. Januar 2012 und dem 28. Februar 2012 wird eine
Rücktrittsgebühr in Höhe von 50% der Miete der aufgegebenen bzw. reduzierten Standfläche fällig. Bei Rücktritt oder Reduzierung ab dem 1. März 2012 ist
die gesamte Standflächenmmiete zur Bezahlung fällig.
Die Anzahlung, die zur Zeit der Standflächenbuchung gezahlt wurde, ist nicht erstattbar.
Standflächenstornierungen oder -reduzierungen werden nur in schriftlicher Form akzeptiert.
Clauses contractuelles particulières pour la World Publishing Expo 2012
1. Conditions de paiement
La facture correspondant à l’emplacement loué est envoyée directement par la WAN-IFRA GmbH & Co. KG, Darmstadt. Elle est payable net comme suit : 50 %
le 1er mars 2012, le solde au plus tard le 1er juillet 2012. Au cas où la facture ne serait pas réglée aux dates spécifiées ci-dessus, la WAN-IFRA GmbH & Co. KG
pourrait disposer de l’emplacement. La location resterait alors due par le demandeur.
2. Annulation ou réduction de l’espace
Si l’exposant annule ou réduit sa demande après avoir signé le contrat ou avant le 1 septembre 2011, une indemnité d’annulation de 10 % de la valeur de
la location ou de 10 % de la valeur de la réduction demeure due à la WAN-IFRA GmbH & Co. KG.
Au cas où l’annulation ou la réduction interviendraient entre le 1er septembre 2011 et le 31 décembre 2011, 25 % de la valeur de la location ou 25 % de la
valeur de la réduction seraient dus à la WAN-IFRA GmbH & Co. KG. Au cas où l’annulation ou la réduction interviendraient entre le 1er janvier 2012 et le 28
février 2012, 50 % de la valeur de la location ou 50 % de la valeur de la réduction seraient dus à la WAN-IFRA GmbH & Co. KG. Dans le cas où l’annulation
ou la réduction seraient effectuées après le 1er mars 2012, le prix de la location correspondante serait dû, dans sa totalité, à la WAN-IFRA GmbH & Co. KG.
Les arrhes versées pour la réservation du stand ne seront pas remboursées et seront prises en compte dans le calcul de l’indemnité d’annulation.
Seules les demandes d’annulation ou de réduction de surface envoyées par écrit seront prises en compte.
Condiciones Especiales de Contrato para la World Publishing Expo 2012
1. Condiciones de pago
Las facturas correspondientes a la superficie de stand serán emitidas por WAN-IFRA GmbH & Co. KG, Darmstadt. Son pagaderas sin descuento. El 50% será
abonado el 1 de marzo de 2012; el 50% restante, hasta el 1 de julio de 2012. Si las facturas no han sido pagadas en los plazos indicados, WAN-IFRA GmbH
& Co. KG puede disponer libremente de la superficie de stand en cuestión. En tal caso, el expositor deberá abonar igualmente la totalidad del importe del
alquiler.
2. Anulación o reducción del espacio de stand
Si el expositor anula su participación o reduce la superficie de exposición tras la firma del contrato o antes del 1 de septiembre, se retendrá un 10% del
importe del alquiler anulado o un 10% del valor de la superficie de exposición reducida.
En caso de anulación o reducción de la superficie de exposición entre el 1 de septiembre de 2011 y el 31 de diciembre de 2011, se retendrá un 25% del
importe del alquiler anulado o del valor de la superficie de exposición reducida. En caso de anulación o reducción entre el 1 de enero de 2012 y el 28 de
febrero de 2012, se retendrá un 50% del importe del alquiler anulado o del valor de la superficie de exposición reducida. En caso de anulación o reducción
posteriores al 1 de marzo de 2012 no se reembolsará cantidad alguna.
El depósito abonado para la reserva del stand no será reembolsado.
La anulación y reducción del espacio de exposición solo serán aceptadas por escrito.