fiche de poste Secrétaire comptable et RH

Fiche de poste
SECRETAIRE
COMPTABLE
et
RH
Auteur : Thierry LOQUET
Nom du fichier : SECRETAIRE COMPTABLE
Date de création : 21/12/2012
EHPAD LA SOURCE – BEAULIEU SOUS LA ROCHE
SECRETAIRE COMPTABLE/RH
21/12/2012 Résidence La Source – Beaulieu sous la Roche
Rôles
Rattachement hiérarchique
Direction
Rattachement fonctionnel
DIRECTION
Tâches à exécuter
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Références
Comptabilité M22, paie, loyers, engagements, saisies des factures,
facturation, titres et mandats, suivi des carrières, des contrats, des arrêts et
plannings
Mission
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Assure le bon fonctionnement comptable, RH et administratif de
l’établissement en lien,
Assure et veille à la courtoisie et à la discrétion de l’accueil,
Est à l’écoute des résidents et des familles, veille à la circulation des
informations au
sein de l’établissement, favorise la convivialité dans
l’établissement,
Participe à la mise en œuvre et au développement du projet d’établissement.
Activités
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Entretient des relations avec les divers partenaires (Trésorerie, Mairie,
CDG, CPAM etc.),
Effectue la facturation et le suivi des différents actes et documents
nécessaires au bon fonctionnement comptable et administratif de
l’établissement,
Assure l’accueil physique et téléphonique de l’établissement,
Assure la tenue du standard, analyse la demande de son interlocuteur, le
renseigne ou l’oriente vers un autre membre de l’équipe,
Reçoit et émet des télécopies, s’assure de leur transmission,
Tient à jour le registre des entrées et décès,
Tient à jour les registres de délibérations et d’arrêtés,
Assure la bonne tenue des plannings et prévoit les remplacements,
Assure le suivi des carrières, et le suivi des dossiers du personnel,
Assure le suivi des arrêts et arrêtés maladie en lien avec la CNP et de la SS
Participe à la tenue de l’agenda du directeur de l’établissement, dans le
respect de la confidentialité,
Assure un premier tri du courrier (établissement, résidents…),
Affranchit le courrier,
Se déplace au siège des partenaires,
Participe à la gestion des appartements (réservation, mise à disposition,
facturation et encaissement, en lien avec la direction et la comptabilité),
Frappe, en cas de besoin, tout type de document,
A en charge la frappe des documents du CVS,
Prépare les rendez-vous,
Met à jour le répertoire téléphonique, la liste des résidents ainsi que les
différents textes et documents associés à la fonction « Accueil »,
Elabore et frappe les lettres types destinées à répondre aux demandes de
renseignements des familles ou des futurs résidents et frappe tout autre
document à la demande de la direction,
Tient à jour le stock des documents types nécessaires au bon
fonctionnement de l’établissement (tarifs, dossiers d’accueil…),
Lors de l’admission d’un nouveau résident, assure de la mise à jour du
tableau « Résidents », prépare le dossier d’entrée et s’assure qu’il soit
SECRETAIRE COMPTABLE/RH
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21/12/2012 Résidence La Source – Beaulieu sous la Roche
correctement rempli, réalise alors toutes les démarches nécessaires à son
enregistrement à l’accueil,
Effectue divers travaux de classement,
Participation à la vie de l’établissement,
Participe aux réunions générales du personnel,
Participe aux réunions administratives,
Favorise la communication et la circulation des informations au sein de
l’établissement tout en respectant la confidentialité nécessaire,
Participe aux actions de formation mises en place,
Applique les protocoles en vigueur.
Compétences techniques
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Maîtrise la M22
Maîtrise des actes administratifs
Maîtrise des titres et mandats
Maîtrise de la gestion de carrière en Fonction Publique Territoriale
Maîtrise de la langue française et de l’orthographe
Compétences personnelles
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Divers
Disponibilité
Sens du contact
Goût du contact humain
Sens des responsabilités et de la discrétion
Adaptabilité
Quotité de travail 50 % à 85%
Permis B