Règles de destruction des records

Transcription

Ces instructions définissent les 5 règles à suivre pour les bureaux des Nations Unies
afin de s'assurer que les records sont détruits de façon adéquate et responsable.
Elles sont réparties en 5 sections :
Méthodes de destruction
Recours à un sous-traitant pour la destruction des records
Destruction des informations sensibles
Annexe A : liste de contrôle de la destruction des records
La destruction des records doit être :
•
autorisée ;
•
adéquate ;
•
sécurisée/confidentielle ;
•
rapide ;
•
documentée.
Ces règles sont traitées plus en détail ci-dessous.
1. Autorisée
Il existe au moins deux niveaux d'autorisation requis pour la destruction des
records :
•
autorisation formelle d'élimination par ARMS, normalement sous forme de
délai de conservation des records ;
•
autorisation interne (validation) par le biais du processus d'approbation
interne d'une unité commerciale.
Autorisée par ARMS
Les délais de conservation des records sont des instruments qui accordent
l'autorisation d'élimination formelle permettant à un bureau de l'ONU de prendre des
mesures. Ils définissent une période minimum de conservation. Un record dont la
destruction est autorisée conformément à un délai de conservation approuvé et à
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jour peut être détruit à la fin de la période de conservation correspondante, s'ils ne
sont plus requis par le bureau de l'ONU. Pour obtenir des conseils sur les autorités
correspondantes en matière d'élimination des records, consultez les instructions Mise
en place de l'autorité d'élimination.
Autorisée par l'unité commerciale
Les délais d'élimination définissent une période minimum de conservation. Toutefois, il
est également important de garantir que l'unité commerciale n'a plus besoin des
records pour des raisons professionnelles ou administratives. Pour cela, veillez à ce
que les processus d'autorisation et d'approbation internes adéquats sont en place (par
exemple, en fournissant aux employés concernés des listes de records à détruire).
Une unité commerciale ne doit pas éliminer des records nécessaires pour une citation
à comparaître en cours, ou imminente, ou en tant que preuves dans le cadre d'une
enquête interne ou externe. Une unité commerciale ne doit pas détruire des records
faisant l'objet d'une demande d'accès.
Lorsque tous les critères de conservation des records ont été remplis, un responsable
compétent dans ce domaine doit donner son approbation interne finale pour la
destruction des records. Chaque unité commerciale doit veiller à ce qu'un
responsable soit désigné et chargé de ce processus.
2. Adéquate
Les méthodes adéquates de destruction sont :
•
irréversibles ;
•
respectueuses de l'environnement.
Ces aspects sont traités plus en détail ci-dessous. Les méthodes adéquates de
destruction de différents supports sont traitées dans la section Méthodes de destruction.
Irréversible
La destruction des records doit être irréversible. Cela signifie qu'il n'existe aucune
possibilité raisonnable de pouvoir restaurer les informations. Si vous n'êtes pas en
mesure de garantir la destruction totale des records, il pourrait en résulter la
divulgation non autorisée d'informations sensibles.
Plusieurs cas ont été signalés par les médias, dans lesquels des records ont été
« dénichés » dans les poubelles du voisinage après avoir été enfouis ou laissés dans
des armoires qui ont été vendues par la suite. Des records ont également été
trouvés sur les disques durs d'ordinateurs mis en vente. De telles situations donnent
une mauvaise image de votre département et des Nations Unies.
Respectueuses de l'environnement
Les records doivent être détruits selon des méthodes respectueuses de
l'environnement. Le papier et les microformes doivent être recyclés dans la mesure
du possible.
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3. Sécurisée/confidentielle
Les records doivent toujours être éliminés en respectant le même niveau de sécurité
que celui appliqué pendant toute la durée de vie des records. Dans la mesure du
possible, la destruction des records doit être supervisée par un responsable des
Nations Unies ou par un autre agent autorisé si la destruction a été confiée à un
sous-traitant.
Nous vous recommandons une prudence extrême lorsqu'il s'agit de records
contenant des informations personnelles sensibles. Ceux-ci doivent être éliminés de
façon sécurisée pour garantir que les informations sont protégées contre les pertes
ainsi que l'accès, l'utilisation ou la divulgation non autorisés.
Des contenants munis de verrous doivent être utilisés pour les records
particulièrement sensibles. Les records sensibles qui ne sont pas dans une caisse
doivent être transportés dans des véhicules totalement fermés et verrouillés (pour
éviter que les records tombent des camions !), et détruits en présence d'un
responsable de votre unité commerciale. Les records sensibles peuvent également
être déchiquetés en interne avant d'être transformé en pâte à papier. Tout processus
de déchiquetage interne doit aussi être approuvé par le biais de processus internes
et externes normaux d'approbation.
4. Rapide
Les records ne doivent pas être détruits lorsqu'ils sont toujours nécessaires.
Toutefois, il est également important de ne pas conserver des records plus
longtemps que nécessaire afin de réduire les coûts de stockage et d'améliorer
l'efficacité de leur extraction. Si la décision est prise de conserver des records plus
longtemps que la période de conservation minimum, les raisons de cette décision
doivent être documentées pour faciliter leur élimination ultérieure.
Les records sont généralement détruits lorsqu'ils ont atteint la fin de la période de
conservation définie. Toutefois, avant leur destruction, vous devez vous assurer que
les records ne sont plus requis. Par conséquent, la destruction rapide doit inclure
l'autorisation interne.
5. Documentée
La destruction de tous les records doit être documentée afin que votre unité
commerciale soit en mesure de déterminer si un record a été détruit. La preuve de la
destruction peut être requise lors d'une enquête ou pour répondre à des demandes
d'accès.
Les systèmes de gestion des records et toute autre documentation doivent indiquer
quels délais de conservation permettent la destruction des records. Le numéro du
délai correspondant (par exemple, MRLT 0032) doit apparaître ainsi que la date de
destruction.
Il peut être également souhaitable de conserver un registre des destructions qui
associe chaque record à détruire aux paquets reçus en vue de leur destruction. Ce
registre, ainsi qu'un certificat de destruction, servira de preuve de la destruction
réelle des records.
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Le certificat de destruction doit être placé dans un dossier ainsi que toute autre
documentation de la destruction (par exemple, les records des approbations
internes). Un record de la méthode de destruction doit également figurer dans le
dossier si celle-ci n'est pas déjà notée sur le certificat de destruction.
Méthodes de destruction
Il existe différentes méthodes de destruction adaptées aux différents supports de
stockage des records. Ces méthodes sont décrites plus bas.
Records sur papier
Déchiquetage
La sécurité offerte par le déchiquetage des records dépend de la finesse des
bandelettes de papier ainsi produites. Le déchiquetage en confettis peut être
nécessaire pour des documents particulièrement sensibles. Le papier déchiqueté peut
être transformé en pâte à papier et recyclé, ou utilisé comme matériau d'isolation,
entre autres.
Pâte à papier
Lors de la transformation en pâte à papier, le papier est réduit en fibres qui le
constituent. Si cette transformation est réalisée correctement, elle constitue une
méthode très sécurisée de destruction. Cette pâte à papier est généralement
recyclée.
Combustion
Les records ne doivent être brûlés que s'il n'existe pas d’autre méthode respectueuse
de l'environnement de destruction, notamment dans un environnement d'opération
sur le terrain. Les records doivent être brûlés en respectant les directives
environnementales et les restrictions locales sur l'incinération. La combustion du
papier emballé sous forme comprimée est mauvaise. Il est donc conseillé de
l'incinérer sur des installations industrielles (et pas dans un incinérateur).
Important : l'enfouissement n'est pas une méthode de destruction adaptée.
Les records ne sont pas détruits immédiatement et leur dégradation peut
durer plusieurs mois, voire plusieurs années. En outre, il devient alors
possible de déterrer les records quelques heures ou quelques jours après
leur enfouissement.
Supports électroniques/magnétiques
Supports magnétiques
Les records stockés sur un support magnétique peuvent être effacés « en masse »
en les exposant à un champ magnétique puissant. Pour garantir une destruction
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sécurisée, les supports magnétiques peuvent être reformatés. Les copies de
sauvegarde des records doivent être détruites. Les supports peuvent être réutilisés
ensuite. Remarque : la simple suppression n'élimine pas les données des supports
magnétiques ; elle est donc insuffisante pour la destruction des records.
Supports optiques
Les records sur supports optiques peuvent être détruits en utilisant le découpage,
l'écrasement ou tout autre moyen de destruction. Les disques optiques réinscriptibles
doivent également être reformatés avant leur élimination ou leur réutilisation.
D'autres moyens de physiques de destruction, tels que l'utilisation d'un four à microondes, peuvent être utilisés mais ils ne sont souvent utiles que pour de petites
quantités. Vous devez aussi être prudent lors de l'utilisation d'un four à micro-ondes
en raison de la fumée produite et des dégâts qui peuvent être infligés au four à
micro-ondes en cas de « cuisson excessive ».
Disques durs
Les disques durs des ordinateurs personnels et des serveurs doivent être reformatés
avant l'élimination des ordinateurs.
Important : ne vous contentez pas de supprimer les fichiers des supports
électroniques, tels que les disquettes, les disques optiques réinscriptibles et
les disques durs, car les informations peuvent être récupérées.
Supports autres que les supports électroniques et papier
Les vidéos, les films cinématographiques et les microformes (microfilm/fiche/cartes à
fenêtres/radiographies) peuvent être détruits par déchiquetage, découpage,
écrasement ou recyclage chimique.
Recours à un sous-traitant pour la destruction des
records
Responsabilités
Des sous-traitants peuvent être engagés pour détruire les records. Cependant,
l'unité commerciale doit s'assurer que la destruction a lieu en respectant les
méthodes approuvées. Assurez-vous de connaître la méthode de destruction utilisée
par votre sous-traitant.
Transport des records
Le sous-traitant peut collecter des records de votre bureau en vue de leur
destruction ou vous pouvez les lui déposer. Un camion fermé doit être utilisé dans la
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mesure du possible. Toutefois, s'il n'y a aucune alternative et que le sous-traitant ne
peut fournir qu'un camion ouvert, vérifiez que le chargement est recouvert d'une
bâche. Les records sensibles et confidentiels ne doivent être transportés que dans un
véhicule fermé et verrouillé.
Documentation
Insistez toujours pour recevoir un certificat de destruction. Si les records qui étaient
censés être détruits sont découverts par la suite, le certificat est la preuve que le
sous-traitant est en tort, et pas l'unité commerciale. Vous pouvez également
demander que le certificat de destruction inclue la méthode employée.
Destruction des informations sensibles
Il existe différents types d'informations sensibles à connaître. Nous vous
recommandons d'être particulièrement prudent dans la gestion et la destruction des
informations sensibles.
Informations personnelles
Certaines unités commerciales recueillent de nombreuses informations sur les
individus et beaucoup de ces informations sont relativement sensibles (par exemple,
les records concernant les antécédents, la santé ou la protection sociale). Même les
records relatifs aux permis de conduire, aux professions, aux métiers et aux activités
commerciales peuvent contenir des informations personnelles potentiellement
sensibles. Toutes informations personnelles doivent être gérées en accord avec les
Règles de sécurité des informations des Nations Unies.
Les dossiers personnels constituent l'exemple typique des records contenant des
informations personnelles et présentant des restrictions sévères en matière d'accès
et de sécurité tant que les records sont actifs. Ce niveau de sécurité doit être
maintenu pendant toute la durée de vie des records, y compris pendant le processus
de destruction.
Informations financières ou sensibles du point de vue commercial
Les records peuvent contenir des informations sensibles du point de vue commercial.
Ce sont, par exemple, les dossiers contenant des informations sur la situation
financière d'une unité commerciale, sur les appels d'offres ainsi que toute autre
information qui accorderait un avantage financier à une autre unité.
Informations partagées et protégées par la confidentialité
Les records contiennent des informations fournies à condition qu'elles ne soient pas
divulguées. Il s'agit notamment des informations personnelles et des informations
financières, des informations transmises par des organes administratifs
(administrations étrangères, autorités régionales/fédérales) et des informations
fournies par une source quelconque en invoquant la confidentialité.
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Informations relatives à une enquête
Les records associés à une enquête, qui concerne généralement une faute
professionnelle ou des activités criminelles, peuvent contenir des informations
sensibles. Dans le cas de ce type de records, il est essentiel de garantir que les
informations sensibles ne seront pas divulguées en raison de techniques de
destruction inadéquates ou inadaptées.
Informations posant un risque en matière de sécurité
Les records peuvent contenir des informations portant sur des activités et des locaux
à hauts risques du point de vue de la sécurité. Ce sont notamment les plans des
immeubles, les plans de sécurité, les procédures de transferts de grandes quantités
d'argent et les dispositions en matière de sécurité lors du déplacement de
personnalités.
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Annexe A : liste de contrôle de la destruction des
records

La destruction des records est autorisée en fonction après un délai de
conservation des records pertinent et actualisé

L'organisation n'a plus besoin des records

Les records ne font pas l'objet d'une enquête en cours ou imminente ou
d'une demande d'accès

L'autorisation interne a été obtenue

Il n'y a pas d'exigences spéciales en matière de sécurité concernant les
records
OU

Les records possèdent un niveau de sécurité élevé et se trouvent dans des
caisses verrouillées et/ou le déchiquetage en interne est demandé pour une
destruction sûre

Prestataire de services adéquat contacté

Camionnette ou camion couvert demandé pour l'enlèvement des records

Il a été demandé au prestataire de services de fournir un certificat de
destruction

Il a été indiqué que les records devaient être détruits le jour de leur
enlèvement

Certificat reçu par votre unité commerciale

Records détruits et détails de la destruction documentés dans le système de
records de l'unité commerciale.
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