DESCRIPTION DE POSTE Titre : Technicienne en administration

DESCRIPTION DE POSTE
Titre : Technicienne en administration
Numéro : 220
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Supérieur immédiat : Chef du service des ressources financières Poste : Permanent temps complet
et informationnelles
Effectifs supervisés : 0
 Personnel d’encadrement
 Syndiqué
 Non syndiqué
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Sommaire des responsabilités
Personne qui, sous la supervision du chef des services des ressources financières et informationnelles, assume
de façon autonome les tâches associées aux travaux de nature comptable notamment en matière de comptes à
recevoir, comptes payables, écritures de journal et conciliation bancaire. De même, elle exécute toutes les
activités en lien avec le traitement de la paie du personnel de l’organisation dans le respect de l’application des
lois et règlements en vigueur et l’application des conditions de travail spécifiques à chaque catégorie
d’employés. De plus, elle apporte un support technique en matière de gestion des ressources humaines quant à
différents dossiers relatifs à la dotation, à la rémunération et à la gestion de la présence au travail.
Description des tâches spécifiques
Volet – Paie
 Reçoit, valide et apporte les corrections nécessaires aux fiches-présence remises par le personnel en
fonction des conditions de travail applicables.
 Effectue le suivi avec les chefs de services pour tout problème relatif à la production et/ou aux
inscriptions apparaissant aux fiches-présence.
 Procède à la codification de la paie pour l’ensemble du personnel du Centre André-Boudreau.
 Collige et transmets l’ensemble des informations requises au traitement de la paie à notre fournisseur
Logibec.
 Suite au traitement de la paie par le fournisseur, procède à sa vérification, effectue, s’il y a lieu, tous
les travaux entourant la production de chèques émis suivant l’annulation d’un chèque de salaire
régulier. Procède aux transferts des données à l’institution financière visée afin d’assurer les dépôts
bancaires requis selon l’échéancier en place.
 Transmets au chef des services de gestion des ressources financières et informationnelles, pour
autorisation, les rapports découlant des dépôts bancaires.
 Produit les différents tableaux et rapports requis par l’établissement (kilométrage garanti, heures
travaillées, libérations syndicales, assurance-salaire, etc…).
 Procède à la préparation et à l’émission des cessations d’emploi via RE WEB
 Complète les demandes de remboursement auprès de la CSST en matière de retrait préventif et
d’accidents du travail.
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 Procède à l’émission des Relevé 1 et T4 et à la validation des sommaires requis.
 Procède à l’émission des reçus fiscaux en lien avec les dons reçus par le Centre de réadaptation en
dépendance des Laurentides et la Fondation du Centre André-Boudreau.
 Valide les données apparaissant au rapport annuel de la Carra, effectue les corrections requises et
transmet le rapport selon les échéanciers à respecter.
Volet – Comptes à payer
 Procède à la validation des autorisations d’achats et de paiements acheminés aux services financiers.
 Valide la conformité des factures selon les autorisations d’achats et de paiements acheminés aux
services financiers.
 Prépare les paiements à effectuer selon les ententes, contrats et baux de location en vigueur.
 À l’aide du logiciel financier « Azur » applique la procédure de paiement des factures, prépare le
fichier requis à la transmission au Ministère du Revenu Québec pour la compensation fiscale et voit à
l’émission des chèques.
 Pour certains fournisseurs, voit à l’émission des paiements via AccèsD Affaires.
 Selon l’échéancier à respecter, effectue les paiements des déductions à la source, les remises à la
Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances et d’autres remises tel que :
Centraide, syndicat, associations professionnelles, SSQ, La Capitale, etc…
 Sur une base annuelle, procède à la réconciliation des sommes versées par les employés pour le
comité social.
 Procède à la saisie du mouvement des usagers au logiciel SIRTF, à la réconciliation des données avec
celles compilées au système d’information clientèle (SIC-SRD) et enclenche la procédure de
paiement selon les modalités découlant de l’entente entre le ministère et l’ARIHQ.
Volet - Comptes à recevoir
 Procède à l’émission de la facturation requise en lien avec la vente de services professionnels,
l’application de clauses contractuelles ou autre …
 Effectue la saisie des données en lien avec les paiements découlant de l’entente avec l’ACRDQ pour
les évaluations de conducteurs (SAAQ). Procède à la validation avec l’agent payeur et voit à établir
l’âge des comptes afférents.
 Procède à la réconciliation des dépôts bancaires découlant du versement de l’enveloppe budgétaire
établie par le ministère de la santé et des services sociaux.
Volet - comptabilité
 Sur une base périodique, effectue les conciliations bancaires.
 S’assure des liquidités nécessaires au compte opération de l’organisation et de la Fondation du
Centre André-Boudreau.
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 Sous la responsabilité du chef de services. effectue les transactions bancaires usuelles telles que
dépôt et encaissement de petite caisse.
 Sur une base périodique, procède aux importations ou exportations des données requises aux
opérations comptables (Logibec, Azur, Prassat).
 Sur une base périodique, procède à la compilation des données statistiques requises pour
l’organisation.
 Sur une base périodique, complète les formulaires de remises TPS – TVQ pour l’organisation et la
Fondation du Centre André-Boudreau.
 Selon l’échéancier prévu, procède à l’émission de certains bilans financiers et rapports.
Volet - Approvisionnement
 Sous la responsabilité du chef de services, applique la procédure d’achat en vigueur dans
l’établissement, répond aux demandes des fournisseurs et assure l’approvisionnement de l’ensemble
des points de services.
 Tient à jour l’inventaire relatif aux immobilisations, effectue les inscriptions au logiciel
ACTIF+Réseau et procède aux ajustements requis aux fonds d’immobilisation.
Volet – Ressources humaines
 Procède aux inscriptions des offres d’emploi sur le site intranet du réseau de la santé et des services
sociaux soit www.santemontreal.com .
 Assure la logistique des comités de sélection : établit l’horaire des entrevues, procède aux
réservations nécessaires, convoque et reçoit les candidats, procède à la validation des documents
fournis, administre la passation des tests requis et procède à la correction de ceux-ci.
 Procède à l’ouverture du dossier de l’employé, assigne un numéro d’employé, prépare les documents
requis, donne les autorisations requises au technicien informatique (création du profil d’usager, accès
au Lotus Notes, mots de passe temporaires, etc..) et au responsable des accès (production des clés
requises, code d’accès pour le système d’alarme). Selon l’emploi visé, émet les codes requis pour les
appels interurbains et procède à l’émission d’une carte de stationnement s’il y a lieu.
 Procède à la prise de photo et à l’émission de la carte d’identité du nouvel employé.
 Informe la pilote du système d’information clientèle de l’arrivée du nouvel employé aux fins de
prévoir la formation requise pour l’utilisation du système d’information clientèle (SIC-SRD).
 Établit la conformité des documents déposés par le nouvel employé (diplôme d’études, attestations
d’expérience). Détermine le classement salarial de l’employé en fonction des règles établies en lien
avec la reconnaissance d’expérience et de formation additionnelle.
 Applique les changements requis au dossier de l’employé en conformité avec les règles de
promotion, transfert et rétrogradation.
 Assume la responsabilité de l’administration des régimes d’assurances collectives en vigueur dans
l’établissement (personnel d’encadrement, personnel non-syndiqué et personnel syndiqué). À ce
titre, dispense l’information relative aux régimes d’assurances auprès des employés et effectue le
suivi des demandes d’adhésion ou de changement auprès des assureurs.
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 Fournit aux assureurs le suivi nécessaire aux demandes d’information complémentaire et applique les
règles en matière d’admissibilité et d’exemption.
 Produit le programme officiel des congés annuels en collaboration avec les chefs des différents
services et en conformité avec les règles applicables en la matière.
 Dispense l’information pertinente auprès des salariés, valide le quantum de jours à prendre et de
jours payables.
 À chaque année, gère la procédure en lien avec l’application de l’article 12.01 de la convention
collective locale FSSS/CSN en regard des demandes de participation au régime de congé avec
étalement du revenu, établit la liste des personnes admissibles et transmet l’information aux
différents chefs de services.
 Sur une base annuelle, produit les déclarations requises par les diverses instances aux fins de
répondre aux lois et règlements.
EXIGENCES
Formation académique
 Détenir un diplôme de fin d’études collégiales en techniques administratives option comptabilité
Expérience
 Détenir trois (3) années d’expérience pertinente en comptabilité.
 Connaissance du système de paie de Logibec et du système financier AZUR serait un atout.
Compétences

Connaissance des conditions de travail applicables dans le réseau de la santé et des services sociaux, un
atout.
 Maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit.
 Maîtrise des techniques de bureautique et informatique (Suite MS Office).
 Sens de l’organisation et gestion des priorités.
 Esprit d’initiative, entregent et sens des relations interpersonnelles.
 Autonomie, bon jugement, discrétion, diplomatie et respect.
 Capacité d’adaptation.