département rhc communication interne

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DÉPARTEMENT RHC
COMMUNICATION INTERNE
DÉFINITION
La communication interne regroupe l’ensemble des actions de communication au
sein d’une entreprise ou organisation à destination de ses salariés.
La communication interne s’inspire de plus
en plus souvent des techniques de communication marketing et publicitaire, le but
étant de « vendre » aux salariés les objectifs
et stratégies de la direction.
QUAND ?
A
u quotidien, au travers des échanges
opérationnels
À
moyen terme, par exemple sur l’organisation et les priorités à venir du département
À
long terme, sur la stratégie globale de
l’entreprise
COMMENT ?
Communication verticale, descendante
et montante, afin de permettre aux collaborateurs de s’exprimer auprès de la
hiérarchie et vice et versa
Communication horizontale entre collaborateurs au sein d’un ou plusieurs
départements
Tous les canaux de communication interne
peuvent être explorés : réunion, lettre d’information, intranet, blog, entretien individuel, conversation informelle.
BON À SAVOIR
La communication est à la base de toute
stratégie motivationnelle !
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DÉPARTEMENT RHC
COMPTE-RENDU DES RÉUNIONS
DÉFINITION
QUAND ?
BON À SAVOIR
Acte écrit (approuvé et signé, s’il s’agit d’un
PV), retranscrivant officiellement les propos
tenus au cours d’une séance, d’une assemblée, d’une réunion.
A établir pour chaque réunion organisée.
Les interventions individuelles n’y sont rapportées que sur demande expresse.
BUT
Il est rédigé par le département RHC (ou
une personne désignée à cet effet)
T
émoigner fidèlement des débats et
décisions, et de servir de référence, voire
d’archive
Informer ou (re)préciser l’état d’avancement du projet : « qui - fait quoi - pour
quand ? ».
COMMENT ?
Il comprend :
La date et l’heure de début et de fin
de la réunion
L’ordre du jour (affiché, communiqué
au préalable ou distribué par l’Administrateur délégué)
CONSEILS
À
communiquer au plus vite, à tous les
membres du groupe et au conseiller
À
publier sur internet via Google, Facebook,… de manière à le partager facilement avec les membres et à le rendre
accessible à tout moment.
Les décisions prises et les personnes
désignées pour certaines tâches.
PTE-R
S DE COM
E
L
P
M
E
X
E
RE
VOIR F ICHE
ENDU,
S S OUR C E
N° 109
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DÉPARTEMENT RHC
TEAMBUILDING
DÉFINITION
COMMENT ?
Ensemble des activités ludiques propices à
la cohésion d’un groupe et donc à l’amélioration de ses performances.
Différents types d’activités de teambuilding
existent. Certaines sont simples à réaliser,
d’autres nécessitent des moyens financiers
et humains plus conséquents.
BUT
Apprendre à mieux se connaître
F avoriser la motivation de groupe
C
réer une bonne cohésion, entente,
énergie de groupe
S
usciter un bon esprit d’équipe
R
évéler les compétences de chacun en
vue d’atteindre les objectifs fixés par la
Mini-Entreprise.
QUAND ?
Au démarrage de la Mini-Entreprise
En cours d’année.
ECOTIPS 229
(BOÎTE À OUTILS SUR WWW.LJE.BE)
Pourquoi pas organiser un évènement Zéro
Déchet ou Carboneutre ou Écoresponsable ?
Un débriefing de l‘activité et de ce qu’elle
a pu révéler est primordial. Il permettra
notamment d’assainir les tensions, à chacun de s’exprimer de manière détendue,
de repérer les capacités de l’un ou l’autre
pour la prise de fonction au sein de l’organigramme. CONSEILS
TE A M B U
ILDING,
E S S OUR C E
Il est nécessaire de fixer au préalable les objectifs
à atteindre (par exemple : créer une cohésion de
groupe, relancer la motivation de la Mini-Entreprise, révéler les compétences de chacun…), puis
seulement d’envisager l’activité de teambuilding
la plus appropriée par rapport au but recherché.
R
VOIR F ICHE
L’idéal étant que tout le groupe soit présent, il convient d’utiliser un outil de planification
(type doodle.com) pour fixer la date de l’activité.
RE
VOIR F ICHE
N° 112
S S OUR C E
N° c1o3tip9s.be
www.e
33
DÉPARTEMENT RHC
RÉSEAUX ET MÉDIAS SOCIAUX
DÉFINITIONS
BUT
RÉSEAUX SOCIAUX : communautés d’individus ou d’organisations en relation directe
ou indirecte, rassemblées en fonction de
centres d’intérêts communs, comme par
exemple les goûts musicaux, les passions
ou encore la vie professionnelle. Sur Internet, de nombreux sites sont à la source de
la création de ces réseaux.
Permettre de communiquer en interne (actionnaires, professionnels,…) et en externe
(se faire (re)connaître vis-à-vis de l’extérieur).
MÉDIAS SOCIAUX : ensemble des sites internet permettant une mise en contact entre
individus partageant des intérêts sociaux
et/ou professionnels communs. Ces medias
fournissent à leurs membres des outils et
interfaces d’interactions, de présentation
et de communication.
T
out au long de l’activité de la Mini-Entreprise.
QUAND ?
Dès que le nom de la Mini-Entreprise est connu
COMMENT ?
Le responsable TIC (Technologies de l’Information de Communication) se charge de la
mise à jour des informations émanant des
départements RHC et Commercial.
EN COMMUNICATION EXTERNE :
Création d’une page publique
Envoi d’invitation à se connecter à un
maximum de personnes
Alimentation régulière et attractive
des pages de la communauté
EN COMMUNICATION INTERNE :
Création d’un groupe privé via le
menu « Groupes » du profil
Envoi d’invitation à se connecter à
tous les membres, au conseiller et au
coordinateur
Alimentation régulière des pages du
groupe.
EXEMPLES DE RÉSEAUX SOCIAUX :
Facebook®
Twitter®
LinkedIn®
Youtube®
Foursquare®
…
L JE A ÉGALEMENT SES RÉSEAUX
SOCIAUX, DÉVELOPPEZ VOTRE
NOTORIÉTÉ À TRAVERS EUX :
Facebook® (Groupe + Page)
Twitter®
LinkedIn®
Youtube®
RESPONSABLE (N)TIC
Il est amené à gérer les techniques utilisées
au sein de l’entreprise dans le traitement et
la transmission des informations, principalement de l’informatique, de l’Internet et
des télécommunications.
DANS LE CONTEXTE DES MINI-ENTREPRISES, il n’est pas rare de voir le responsable TIC mettre ses connaissances au service de la création d’un groupe/d’une page
sur les réseaux sociaux, d’un support visuel,
tel PowerPoint ou Prezi…
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DÉPARTEMENT RHC
SITE WEB
DÉFINITION
Ensemble de documents structurés, nommés « pages web » stockés (hébergés) sur
un ordinateur (serveur) connecté au réseau
mondial (Internet).
Une page web contient essentiellement
du texte, et est souvent enrichie d’images,
de sons, de vidéos et de liens vers d’autres
pages web.
BUT
Les objectifs peuvent être multiples :
S
e faire connaître et/ou faire connaître
ses compétences
P
résenter l’activité de son entreprise
Améliorer son image de marque et sa
notoriété
Diffuser des conseils ou proposer des services
Diffuser des informations sur ses produits
Conquérir de nouveaux clients et marchés
Vendre ses produits en ligne
…
QUAND ?
Dès que les stratégies de votre Mini-Entreprise ont été établies.
COMMENT ?
Sélection de la personne en charge de
l’élaboration du site (en interne (TIC) ou
en externe)
Définition du graphisme et du contenu
du futur site (avec les départements
RHC et Commercial)
Réalisation de tests de fonctionnement
du site.
CONSEILS
L ’achat d’un nom de domaine permet
d’éviter une adresse web trop longue
L a création d’un site est aussi importante
que la mise à jour des informations qui y
figurent
L a règle des 3 clics reste d‘application
(accès rapide à l’information)
BON À SAVOIR
Il existe des hébergeurs gratuits, de
même que des outils de création de site
(avec version mobile pour Smartphones
et tablettes (exemple : weebly)
Les Mini-Entreprises qui ont leur site
internet référencé sur www.lje.be participent automatiquement au concours du
meilleur site internet.
Un jury spécialement constitué de professionnels déterminera les trois meilleurs sites.
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ENTERPRISE WITHOUT BORDERS
DÉFINITION
Programme qui propose une mise en réseau
des Mini-Entreprises européennes afin de
leur permettre de réaliser des partenariats
de tout type (joint-venture) tels : échange
d’informations, de conseils, d’idées sur les
projets respectifs, rencontre d’une MiniEntreprise partenaire, échange ou import/
export de produits /services/matières premières…
BUT
Appréhender les notions propres au commerce international dans un environnement
socio-économique différent.
DÉPARTEMENT RHC
WWW.JAEWB.ORG
QUAND ?
D
ès que le nom de la Mini-Entreprise est
connu
D
e préférence avant fin janvier (laps de
temps nécessaire à la concrétisation d’un
partenariat).
COMMENT ?
En guise de facilitateur d’échanges et de
visibilité, la plateforme WWW.JAEWB.ORG
est dédiée à toutes les Mini-Entreprises
Chaque Mini-Entreprise peut s’y enregistrer
Une fois inscrite, chaque Mini-Entreprise
dispose d’une messagerie accessible via
son compte EwB
La communication se fait en anglais
(langue du commerce international) ou
dans une langue commune véhiculée au
sein des deux équipes.
CONSEILS
Il est préférable de choisir une Mini-Entreprise partenaire en fonction d’affinités ou objectifs communs : produit
similaire ou complémentaire, découverte
culturelle, voyage scolaire, prix des matières premières…
U
ne fois préinscrit (login et mot de
passe), il est nécessaire de compléter
rapidement la deuxième partie de l’enregistrement afin de cumuler un maximum
de points et devenir éligible au concours
EwB (voir aussi fiche Indices Qualité)
Il est plus simple d’élire un(e) responsable
des relations internationales au sein du
département RHC. Disposant de notions
de base en anglais, il/elle assure la promotion de la Mini-Entreprise sur le site et
communique sur les demandes et offres
de partenariats.
R
PROCÉDU
RIPTION
E D’INSC
VOIR F ICHE
,
RE S S OUR C E
N° 116
BON À SAVOIR
L es Mini-Entreprises participantes dépendent d’organisations-membres de
Junior Achievement, comme LJE, situées
en Europe, en Afrique et aux USA (voir
liste complète sur la page d’accueil)
L a compétition EwB récompense le meilleur partenariat lors de la finale européenne de la Mini-Entreprise de l’année
Pour
toute question, s’adresser au secrétariat de LJE au 02 245 13 80 ou à [email protected]
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DÉPARTEMENT RHC
REGISTRE DES ACTIONNAIRES
DÉFINITION
Document légal dans lequel sont reprises
toutes les données concernant les actionnaires de l’entreprise (noms, prénoms,
adresses) ainsi que leur signature. Celui-ci
doit être disponible lors des Assemblées
Générales.
BUT
S
avoir qui est actionnaire d’une entreprise
L e/la tenir informé/e à propos de l’évolution et la gestion de l’entreprise (convocation, résultat, changement, envoi d’un
rapport de gestion…)
QUAND ?
CONSEILS
D
ès la clôture de la vente des actions,
édition et vérification du registre
Il est nécessaire d’utiliser le fichier fourni
par LJE et de veiller à sa mise à jour
L ors de chaque assemblée, signature du
registre
Il est important d’avoir toutes les coordonnées complètes de tous les actionnaires, notamment en prévision du remboursement des actions.
A
vant la fin novembre, envoi du registre
à LJE
U
ne semaine avant l’AG de Clôture, vérification et envoi des modifications du
registre à LJE.
COMMENT ?
E
n récupérant tous les coupons des reçus
d’action
E
n encodant toutes les coordonnées des
actionnaires dans le fichier prévu (Utiliser
l’application RHC/Registre des actionnaires qui se trouve dans la boite à outils
sur www.lje.be)
DE REG
EXEMPLE
VOIR F ICHE
ISTRE,
RE S S OUR C E
N° 117
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DÉPARTEMENT RHC
CONVOCATION DES ACTIONNAIRES
DÉFINITION
QUAND ?
Invitation officielle envoyée aux actionnaires
d’une entreprise les informant de la date, de
l’heure, du lieu et de l’ordre du jour de leur
assemblée générale.
2 à 3 semaines avant l’Assemblée
BUT
P
ermettre aux actionnaires d’être tenus
au courant des décisions et dispositions
prises par le conseil d’administration
d’une entreprise
P
ermettre aux actionnaires de voter les
mesures, dispositions et comptes annuels.
COMMENT ?
C
ONSEIL : Lors de la convocation par email des actionnaires, veiller à placer les
adresse e-mail en copie cachée dans le
champ CCI (Copie Carbone Invisible) ou
BCC (Blind Carbon Copy) en anglais.
R
echerche du lieu où se déroulera l’Assemblée Générale (à voir avec le coordinateur)
Mise à jour du registre d’actionnaires
D
éfinition de l’ordre du jour de l’Assemblée Générale
Rédaction de la lettre de convocation
E
nvoi des convocations aux actionnaires,
par lettre ou email.
OCATION
DE CONV TIVE,
U
EXEMPLE
CONSTIT
POUR AG
R
VOIR F ICHE
E S S OUR C E
N° 118
OCATION
DE CONV
E
L
P
M
E
X
U RE ,
E
DE CLÔT
POUR AG
R
VOIR F ICHE
E S S OUR C E
N° 119
38
DÉPARTEMENT RHC
REGISTRE DES PRÉSENCES
DÉFINITION
QUAND ?
Document dans lequel sont repris les présences et absences des membres du personnel d’une entreprise sur le lieu de travail, lors
des réunions ou d’assemblées.
Lors de chaque réunion ou activité de la Mini-Entreprise.
DANS LE CONTEXTE
DE LA MINI-ENTREPRISE
Sur base des comptes rendus des réunions,
l’on indiquera, dans les colonnes adéquates,
les présences de chaque membre de la MiniEntreprise ainsi que la durée de la présence.
T
oute participation à une activité de
la Mini-Entreprise d’un ou plusieurs
membres doit faire l’objet d’une mention
d’au minimum une heure de prestation
dans le registre
CONSEILS
L e registre de présence fait foi en matière
d’assurance (jeunes et conseillers).
Ce registre permet notamment à LJE de vérifier si le membre a participé à au moins 2/3
des réunions (condition requise pour l’obtention du Certificat du Jeune Entrepreneur).
BUT
COMMENT ?
BON À SAVOIR
U
n membre absent à plus de trois réunions consécutives peut être considéré
comme jeune entrepreneur démissionnaire par le conseil d’administration
A noter également, la présence du(des)
conseiller(s).
Permettre d’établir le calcul des salaires des
travailleurs.
T R E DE REGIS
EXEMPLE ENCE,
DE PRÉS
R
VOIR F ICHE
E S S OUR C E
N° 120
39
DÉPARTEMENT RHC
SALAIRES
DÉFINITION
QUAND ?
Somme d’argent versée à un salarié en
contrepartie de son travail.
P
our le 20 janvier (présences de septembre à décembre)
BUT
À
la clôture de la Mini-Entreprise pour
tous les autres mois.
Permettre à tout travailleur de financer ses
activités et obligations privées.
COMMENT ?
U
tilisation de l’application RHC disponible dans la boîte à outils sur www.lje.be
M
ise à jour du registre des présences
(voir fiche n°38)
R
espect du barème de salaires minimum
(2,50 €/h pour les heures de production
et les employés ; 3,00 €/h pour les directeurs et AD)
L DE CALCU
EXEMPLE
IRE,
DE SAL A
R
VOIR F ICHE
E S S OUR C E
N° 120
BON À SAVOIR
Il y a obligation de comptabiliser au
moins une heure de travail rémunéré par
semaine pour tout jeune actif dans la
Mini-Entreprise, sauf s’il n’y a eu aucune
activité ou si le membre n’a pas travaillé
pour la Mini-Entreprise
L es taux de cotisation ONSS applicables
dans les Mini-Entreprises sont calqués
sur ceux en vigueur dans de nombreuses
entreprises : 13,07% du brut pour le travailleur ; 40% pour l’employeur
D
ans le calcul du précompte professionnel, on applique un taux adapté aux Mini-Entreprises : 20%.
les paiements s’effectuent en même
temps que le calcul, de préférence via
compte bancaire
les salaires nets qui n’ont pas été versés aux jeunes entrepreneurs exclus de
la Mini-Entreprise ou démissionnaires
restent acquis à la Mini-Entreprise
dans les entreprises réelles, les salaires
nets doivent être payés pour une date
fixée dans une convention collective
de travail, un règlement de travail ou, à
défaut, pour le 4e jour ouvrable qui suit
la période de travail. Les Mini-Entreprises
qui le souhaitent, peuvent établir une
convention collective dans laquelle seront reprises les dates de paiement des
salaires
QUELQUES TERMES :
SÉCURITÉ SOCIALE
Toute personne qui travaille en Belgique
est soit salariée du secteur privé, salariée
du secteur public (statut de fonctionnaire), soit indépendante. Elle bénéficie
d’une sécurité sociale, sur le principe de
l’assurance et de la solidarité, alimenté
par les cotisations des travailleurs et des
employeurs.
O
NSS (OFFICE NATIONAL DE SECURITE SOCIALE)
L’ONSS perçoit et gère les cotisations
sociales patronales et personnelles
par lesquelles il finance les différentes
branches de la sécurité sociale. Il récolte
et distribue les données de base administratives à l’usage des autres institutions
de sécurité sociale
PRÉCOMPTE PROFESSIONNEL
Paiement anticipé des impôts des personnes physiques. Il se calcule sur base
du salaire imposable.
40
DÉPARTEMENT RHC
DÉCLARATIONS ONSS ET PRÉCOMPTE PROFESSIONNEL
DÉFINITION
Documents établis périodiquement qui permettent de communiquer à l’Etat les montants (et calculs) d’ONSS et Précompte Professionnel dus.
BUT
Permettre à l’Etat de connaître les sommes
dues par les entreprises en ONSS et Précompte Professionnel.
QUAND ?
P
our le 20 janvier (mois de septembre à
décembre)
L es paiements ONSS et PP dus seront
effectués sur le compte de LJE aux
mêmes dates que celles des déclarations N°compte LJE : BE66 2100 4390 1343
À
la clôture de la Mini-Entreprise (pour
tous les autres mois).
D
ans les entreprises réelles, les choses se
passent différemment :
COMMENT ?
C
alcul des salaires à l’aide de l’application
RHC disponible dans la boîte à outils sur www.lje.be
R
echerche du tableau des déclarations
dans cette même application
C
ompléter les formulaires : «Déclaration
à l’ONSS» et «Précompte Professionnel»
disponibles dans la boîte à outils sur www.lje.be
BON À SAVOIR
P
our tout envoi tardif ou absence de déclaration, LJE peut infliger une amende
de minimum 10,00€
S
auf exception et selon la taille de
l’entreprise, le précompte professionnel doit être payé pour le 15 du mois
ou du trimestre qui suit
L’ONSS doit être payé pour le dernier
jour du mois qui suit le trimestre ;
certaines entreprises doivent également payer des provisions pour le 5
de chaque mois.
R ATIONS
DE DÉCL A
EXEMPLE SS ET PP,
ON
SR
VOIR F ICHE
E S S OUR C E S
122
N° 121 & N°
N°compte LJE : 210-0439013-43 IBAN : BE66 2100 4390 1343