avec les prestataires de services Rapport et - VEF-AERF

Association pour une Ethique dans les Récoltes de Fonds asbl - A.E.R.F
Vereniging voor Ethiek in de Fondsenwerving vzw - V.E.F.
Le Comité de Surveillance
Congrès 2008
Relations (contractuelles) avec les prestataires de services
Rapport et recommandations
Préambule
Le Comité de Surveillance (CdS) de l’AERF a été chargé par le Conseil d’Administration de rédiger
un rapport, comprenant des recommandations, qui fera l’objet d’un débat lors du Congrès d’octobre
2008.
Le but de cet examen est d’obtenir un aperçu des expériences, des pratiques et des relations
contractuelles en cours, et de les confronter aux principes du Code d’Ethique de l’AERF.
Suite à l’appel aux membres et à une série de prestataires de services, le Comité de
Surveillance a reçu un total de 23 contrats ou contrats-modèles. Un certain nombre de
contrats étant des variantes par rapport à un modèle de base, le nombre de contrats
différents se limite à 17 et concerne 12 prestataires de services.
L’AERF s’est engagée au strict anonymat de l’examen et du rapport par le CdS.
Ont fait l’objet d’un examen dans le cadre de ce rapport, des prestataires de service
suivants :
AdLINK sa, Bruxelles – internet média
Brothers in Arts scrl, Maaseik - évènements
D. Bodden sa, Bruxelles – impression, routage
Delius bvba, Wichelen – IT-tools (website, donations one line,…)
Direct Dialogue Fundraising sa, Bruxelles – dialogue direct
Direct Social Communications sa, Bruxelles – marketing direct (récoltes de fonds)
Doggybites sprl, Gent – hosting (website, CMS)
EMO asbl, Bruxelles – évènements, campagnes
Ethicom sprl, Bornem – communication, presse, récoltes de fonds
PEN sprl, Vosselaar – prepress (mailings, cartes)
Softpartners sprl, Wavre – database donateurs (licence, maintenance, hosting)
WDM Belgium sa, Bruxelles – database marketing
Le CdS remercie les prestataires de services et les associations d’avoir répondu
favorablement à la demande de l’AERF et de la confiance manifestée ainsi en ses instances.
AERF - Congrès 2008 - Relations avec les prestataires de services
Rapport et recommandations du Comité de Surveillance
Observations générales
1. Le CdS a apprécié la qualité, la précision et les garanties d’éthique de la grande
majorité des contrats examinés.
2. Si le CdS n’a constaté aucune entorse flagrante au Code Ethique de l’AERF, certaines
dispositions contractuelles ne correspondent pas à l’esprit ni, plus rarement, à la
lettre du Code.
3. Le CdS observe que certains services, assurés ou non par des sous-traitants, exigent des
investissements importants, inabordables pour la majorité des associations, et qui
risquent de créer ou renforcer une dualisation du secteur.
Le CdS estime aussi que certaines pratiques, dispositions contractuelles ou financières
devraient poser un problème si le donateur (potentiel) en était informé de manière
proactive.
Cette observation devrait interpeller l’AERF sur le degré de son éthique et de sa
politique de transparence.
4. Excepté un seul cas, tous les contrats sont rédigés sur base du modèle du prestataire de
service et soumis à ses conditions générales et spécifiques.
Observations spécifiques
5. Le CdS estime que toute rémunération qui varie en fonction de la hauteur du
résultat obtenu, est contraire à l’esprit du Code Ethique.
Le CdS rappelle que cette pratique faisait partie des motifs principaux pour lancer le
Code Ethique et pour constituer l’AERF.
Le CdS observe l’existence de variantes ‘limitées’ d’honoraires proportionnels au
résultat ou suivant une progressivité de ces résultats, soi-disant conformes aux règles
de l’AERF, que le Comité ne peut cautionner.
Le CdS estime que l’application d’honoraires proportionnels au montant d’un
sponsoring obtenu par le prestataire de service, est également à bannir.
6. Le CdS estime que l’acquisition d’une ‘base de données donateurs’ en faveur d’une
association, implique l’entière responsabilité de cette dernière par rapport au respect
de la loi sur la protection de la vie privée et doit dès lors privilégier la notion de
« propriété » par rapport à la « jouissance du fichier ».
7. Le CdS observe que certains prestataires, pour des services similaires, s’engagent par
rapport à des objectifs de résultats tandis que d’autres s’engagent par rapport à des
objectifs de moyens, plus difficile à contester par le client.
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Rapport et recommandations du Comité de Surveillance
Le CdS a relevé par ailleurs dans un contrat une clause exemplaire de remboursement
quasi intégral dans l’hypothèse où l’objectif de résultat, avancé par le fournisseur,
n’était pas atteint, contrairement à la majorité des contrats, qui portent uniquement
sur des objectifs de moyens.
8. Le CdS a relevé l’imposition par le prestataire (principal) de service d’un prestataire
obligatoire pour un service secondaire, indispensable pour le service principal. Le CdS
estime que cette pratique peut se justifier uniquement s’il n’y a pas d’autres entreprises
sur le marché en mesure de fournir le service requis.
9. Chaque association est responsable des communications faites en son nom. Le CdS
observe que, si ce principe et ce droit sont bien acquis dans les contrats, la procédure
concrète ne permet pas toujours le plein exercice de ce droit (délais très courts, absence
d’accord formel,…).
10. Le CdS observe des contrats qui prévoient la communication du nom du prestataire
sur les supports du client et, inversement, les noms des associations/clients sur les
supports du prestataire de service.
Le CdS estime que les associations devraient avoir un droit de veto dans ce domaine.
11. Dans les contrats, il est souvent fait référence à la Charte du Dialogue direct,
développée sous l’égide de l’AERF et adopté comme avenant spécifique à son Code
éthique. Le CdS regrette que cette Charte ne soit pas annexée systématiquement aux
contrats concernés.
12. Le CdS observe la mise à disposition sur des supports d’une association, d’espaces
destinés à des messages publicitaires, dont la gestion est confiée à un prestataire de
service. Le CdS rappelle que le Code Ethique « [interdit] de cautionner des initiatives
commerciales dont les activités sont en contradiction avec leur objet social » et met en
garde contre une pollution publicitaire de la communication des associations.
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Rapport et recommandations du Comité de Surveillance
Recommandations
1. Le CdS recommande, dans l’intérêt des associations, une harmonisation de la durée
des contrats, des modalités de prolongation et de résiliation.
Le CdS suggère des contrats d’une durée maximale de trois ans, renouvelables
annuellement par accord écrit.
2. Le CdS recommande de proscrire - de manière explicite - dans le Code Ethique toute
rémunération qui varierait en fonction du résultat obtenu par le prestataire de
service et de l’amender en se référant aux termes du Code éthique de « l’Association
européenne des agences et consultants pour le secteur à but non lucratif » :
Les termes, les conditions et les montants des honoraires seront fixés à l’avance, par écrit,
en accord avec le client. Les honoraires seront fixés sur une base de temps passé (heures,
jours ou mois) ou en fonction de missions spécifiques.
Facturer le client en fonction des résultats obtenus pour du lobbying ou d’une commission
en fonction des fonds collectés n’est pas acceptable. (…) les membres doivent négocier les
honoraires comme pour tout autre contrat mais prévoir d’éventuels rabais si les objectifs
de collectes prévus ne sont pas atteints
3. En ce qui concerne l’acquisition d’une ‘base de données donateurs’ en faveur d’une
association, engageant la responsabilité de cette dernière par rapport au respect de la
loi sur la protection de la vie privée, le CdS recommande de privilégier, dans les
contrats, la notion de « propriété » par rapport à la « jouissance du fichier ».
4. Le CdS recommande à ses membres d’être attentifs à la différence entre
l’engagement de moyens et l’engagement de résultats de la part du prestataire de
service et de privilégier la dernière option, dans la mesure du possible et dans son
propre intérêt.
5. Le CdS recommande à ses membres de demander de pouvoir choisir le prestataire de
services lié au service principal, sur base de plusieurs offres.
6. Le CdS recommande d’annexer systématiquement la Charte du Dialogue direct aux
contrats concernés par cette méthode de récolte de fonds.
Bruxelles, le 3 octobre 2008