Presentation DDFIP 35

Transcription

REUNION D’INFORMATION
SUR LA
DEMATERIALISATION
COMPLETE DE LA CHAINE
FINANCIERE ET COMPTABLE
06 NOVEMBRE 2015
LA DEMATERIALISATION DE LA CHAINE FINANCIERE ET
COMPTABLE EN ILLE ET VILAINE
1. La dématérialisation de la chaîne financière et comptable : où en est-on
en Ille-et-Vilaine ?
●
●
2. Les actions concrètes d’accompagnement
●
3. La mise en perspective de l’accomplissement des projets
Dématérialisation complète de la chaine financière et comptable - 06 novembre 2015
2
Le déploiement de la dématérialisation de la chaîne financière et
comptable dans le département d’Ille-et-Vilaine
De la phase projet à la phase de mise en production au PES V2:
quelle situation départementale?
PROJET
TESTS
PRODUCTION
Un grand bravo pour le travail déjà accompli!
L’objectif de cette réunion est de mettre aussi en perspective les
évolutions techniques et réglementaires pour vous donner
davantage de confort dans votre quotidien
3
De la phase projet à la phase de mise en production: quelle situation
départementale?
PRODUCTION
4
93 % des
communes ont
dématérialisé
les pièces
comptables et
justificatives
5
96 % des EPCI
ont
dématérialisé
les pièces
comptables et
justificatives
6
●
●
●
7
Des actions concrètes pour accompagner les collectivités dans
la réussite du projet de la dématérialisation
Un partenariat régional entre Mégalis Bretagne et les DR/DDFIP de
Bretagne
Un accompagnement de la DRFIP35 et des trésoreries afin de
mutualiser les bonnes pratiques (suivi du projet; liens post
production pour résoudre les éventuelles difficultés; production de
documentations locales pour vulgariser les informations
techniques)
Un partenariat régional avec le CNFPT
8
De la documentation adaptée à la nouvelle situation: Guide
post-bascule
Diffusion du guide post-bascule destiné aux services ordonnateurs afin de
leur permettre d’acquérir une plus grande autonomie dans la
connaissance des évolutions et la résolution des difficultés éventuelles
9
Le nouveau Mémento PES V2 Démat
10
Le site collectivités-locales.gouv.fr
Espace Dématérialisation comptable et financière
11
Focus sur les actions de formations:
Formations internes:
Des formations internes pour mutualiser et consolider les
connaissances des agents DGFIP et comptables publics plus de 150
personnes ont déjà été formées.
12
Formations externes:
Actions partenariat Mégalis Bretagne
Actions partenariat CNFPT DGFIP : itinéraire régional de formation
13
Formation externes:
Collaboration avec le CNFPT pour offrir aux agents des collectivités
locales un itinéraire de formation PES V2-dématérialisation:
14
Formation externes:
Collaboration avec le CNFPT pour offrir aux
agents"La
des
collectivitésde la chaîne
Le module
dématérialisation
financière et comptable: de la concrétisation à
locales un itinéraire de formation PES V2-dématérialisation:
Le nouveau module e-formation
proposé vise à former à la fois les
agents nouvellement affectés en
comptabilité sur le PES et la
Démat et les personnes qui
souhaitent approfondir le sujet
son optimisation – Volet outils" permet de
consolider ses connaissances dans la maîtrise
des opérations liées au nouvel environnement
PES V2 et dématérialisé de la chaîne
financière et comptable (code stage SXDMO).
Contacts : [email protected]
Prochaines sessions: 1er février et 7 mars
2016
15
Focus sur les actions menées:
Collaboration avec les Archives départementales qui proposent des fiches
sur:
- Comment bien nommer ses fichiers numériques
- Créer un plan de classement des fichiers numériques
- Schéma de compréhension pour la conservation des données numériques
et/ou documents papier
Collaboration avec la CRC Bretagne
16
●
●
●
17
Mises en perspectives de l’accomplissement de la
dématérialisation de la chaîne financière et comptable
Les factures fournisseurs vont être progressivement dématérialisées de 2017
à 2020
Meilleur respect des délais de paiement aux fournisseurs dans un
environnement plus contraint
Rationalisation des circuits pour les collectivités disposant de plusieurs
services
La dématérialisation des documents budgétaires vers la DGFIP
Les retours d’informations via le PES retour
Inscrire sa collectivité dans un environnement administratif modernisé plus
exigeant au-delà de la seule sphère comptable
18
Retour sur la phase projet de mise en place de la
dématérialisation de la chaîne financière et comptable
Deux types de projets recensés:
Définition d’objectifs
internes pour profiter du
passage au PES V2 pour
déployer la
dématérialisation dans
l’ensemble des services
En s’appuyant
sur des outils ( parapheur, Ged,
Workflow…)
Sur une nouvelle définition des
circuits
Sur l’intégration des potentiels de
démat (Préfecture, …)
Démarche globale
Définition ou non d’objectifs
internes pour réussir la
dématérialisation de la
chaîne comptable et
financière dans le cadre du
passage au PES V2
En s’appuyant
- sur des outils ( outil de
signature)
- Sur une adaptation de
l’organisation existante pour
permettre la dématérialisation
des PJ (principalement limité
au service des finances)
Démarche adaptée au
passage au PES V2
19
Autres éléments d'actualité
Point sur les certificats de signature électronique
Signer électroniquement un acte d'engagement: comment assurer la
sécurisation du dispositif?
20
LA DGFIP PROPOSE AUSSI AUX PARTENAIRES LOCAUX
DES MOYENS MODERNES DE PAIEMENT
1. TIPI: un portail depuis le site Internet de votre collectivité permettant aux
usagers de procéder au paiement en ligne de leurs factures
●
●
2. La carte d’achat
21
TItres Payables par Internet: TIPI
Pour répondre à une demande forte de leurs usagers, les collectivités
développent aujourd’hui des portails Internet ainsi que des services en
ligne auxquels sont souvent associées des solutions de paiement par carte
bancaire.
Pour satisfaire ce besoin croissant, la DGFIP déploie, depuis plusieurs
années maintenant, le dispositif TIPI (TItres Payables par Internet),
permettant aux usagers de payer par carte bancaire sur Internet, les titres
de recettes dont ils sont débiteurs.
Le service apparaît particulièrement adapté dans des domaines tels que le
scolaire et le périscolaire (crèche, garderie, cantine), l’eau
l’assainissement, les ordures ménagères et les transports scolaires.
TIPI vient compléter les solutions de paiement déjà proposées aux usagers
des collectivités locales et peut être proposé en complément des moyens
de paiement déjà existants.
La mise en place de ce dispositif témoigne d’usages soutenus entre 18h et
8h.
22
Avantages pour les collectivités locales:
- TIPI donne une image moderne du fonctionnement des collectivités, et
participe au développement de l’e-administration.
- C’est un dispositif simple à mettre en œuvre, peu coûteux, et qui répond à
une forte demande des usagers
- Le paiement en ligne diversifie les moyens de paiement offerts aux usagers,
et améliore le recouvrement spontané des recettes locales.
- Enfin, le paiement par carte bancaire sur Internet assure un dénouement plus
rapide des opérations de paiement.
23
Avantages pour les usagers:
- Le paiement par Internet est possible 24h/24, 7j/7, sans avoir à se déplacer, et
sans formalité préalable.
- L’opération de paiement s’effectue rapidement, en quelques clics,et très
simplement, à partir du site Internet de la collectivité, ou de la page de
paiement DGFIP « www.tipi.budget.gouv.fr »
- Le dispositif TIPI évolue régulièrement, pour tenir compte des besoins des
usagers: Il est désormais possible de commander et de régler des billets
de spectacles via TIPI, et le recouvrement des titres hospitaliers est
désormais possible également.
24
Les collectivités locales ou Établissements Publics Hospitaliers
intéressés par la mise en œuvre du dispositif TIPI peuvent
solliciter, par l’intermédiaire de leur comptable public, le
correspondant moyens de paiement de la DDFIP/DRFIP dont ils
dépendent, en tant qu ’interlocuteur privilégié pour toutes les
questions relatives aux moyens de paiement.
25
LA DGFIP PROPOSE AUSSI AUX PARTENAIRES LOCAUX
DES MOYENS MODERNES DE PAIEMENT
1. TIPI: un portail depuis le site Internet de votre collectivité permettant
aux usagers de procéder au paiement en ligne de leurs factures
●
2. La carte d’achat
26
La Carte Achat
Qu’est ce que la carte achat?
C’est un dispositif qui comprend un moyen de paiement, confié à
des agents d’une administration ou d’une collectivité, mandatés
par elles pour s’approvisionner auprès de fournisseurs référencés.
Ce moyen de paiement consiste en une carte bancaire, à
autorisation systématique, qui permet d’effectuer tous types
d’achats de proximité ou sur Internet ( sauf marchés de travaux et
marchés faisant l’objet d’une avance forfaitaire ou facultative), à
condition qu’ils soient réalisés dans le respect des règles de mise
en concurrence et de la politique d’achat de la collectivité.
C’est une modalité d’exécution des marchés publics
27
La Carte Achat
Fonctionnement de la carte achat:
Les agents publics acheteurs dotés d’une carte achat ( toujours
nominative) utilisent cette carte comme une carte bancaire
courante, aussi bien pour un achat de proximité que pour des
achats à distance.
Le règlement du fournisseur est effectué automatiquement par la
banque émettrice, sous 4 à 5 jours maximum.
La banque restitue périodiquement à l’ordonnateur un relevé
précis des commandes effectuées. Après validation du service fait
et mandatement, ce relevé est transmis au comptable et vaut PJ
pour le paiement des dépenses effectuées.
Le comptable effectue les contrôles qui lui incombent et procède
au paiement de l’Établissement bancaire.
28
La Carte Achat
Avantages de la carte achat pour la collectivité:
- Déléguer les achats courants en toute sécurité:
(fournisseurs référencés,environnement sécurisé)
- Simplifier, faciliter et accélérer la procédure d’achat:
( gains de temps, acceptation de la CA par l’ensemble des commerçants, règlement
automatique du fournisseur par la banque)
- Réduction des coûts administratifs et maîtrise des dépenses:
( diminution du nombre de mandats et de PJ; suppression des échanges de factures
papier, responsabilisation des porteurs, gestion des achats contrôlée au quotidien
grâce à la plate- forme de suivi fournie par la banque)
29
La Carte Achat
Avantages de la carte achat pour le fournisseur:
- Garantie des délais de paiement :
(la commande déclenche automatiquement le règlement par la banque; grâce à
l’autorisation préalable dès le 1er euro, le paiement est garanti; délai de paiement
raccourci au maximum)
- Développement de l’activité:
(CA adaptée au mode de vie actuel des acheteurs, déterminante pour satisfaire de
nouveaux clients)
30
La Carte Achat
Avantages de la carte achat pour le comptable:
- Un service contribuant à dématérialiser l’acte d’achat :
(les opérations par CA permettent une réduction conséquente du nombre de mandats à
traiter grâce au relevé d’opérations)
- Un temps de traitement global réduit / aux procédures
traditionnelles:
(ordre de dépense avec certification du service fait, envoyé au comptable - la créance est
justifiée par le relevé d’opérations; contrôle de l’exactitude des calculs de liquidation
au vu du relevé d’opérations; virement des sommes dues sur le compte technique de
la banque)
31
La Carte Achat
Conclusion:
- La carte achat est un outil particulièrement adapté à l’achat de biens
et de services, pour des commandes récurrentes et de faible enjeu
(fournitures de bureau, d’entretien, petit matériel...) mais générant un nombre
important de factures.
- En sphère publique, les achats de petit montant représentent
environ 4% de la valeur des dépenses, mais 75% des commandes.
- Son utilisation peut conduire à une réduction significative des coûts
du fait de l’automatisation des traitements dans un dispositif
dématérialisé de commande et de paiement.
( ainsi, chez l’acheteur, le coût de traitement d’une commande est d ’environ 70 euros sans
CA, et de 28 euros avec CA.)
32
Les coordonnées des interlocuteurs de la Division collectivités
locales de la DRFIP 35
Pour la dématérialisation de la chaîne financière et comptable:
Le correspondant dématérialisation: Sébastien Corpel
[email protected]
Le référent Hélios: Fabrice Tual
[email protected]
La correspondante moyens modernes de paiement – Rôles ORMC:
Cécile Thibault
[email protected]
Ou
[email protected]
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