Institut pour l`embellissement, l`Aménagement

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Date de l’annonce :
Service/ Localisation :
Durée du contrat :
Entrée en fonction :
Accompagnement :
Barème :
UN GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (M/F)
04 avril 2014
INESU-IMMO safs (UCL) / Site UCL Bruxelles-Woluwe
CDI à temps partiel (50%)
01 août 2014
Un mois, par l’employé actuel (départ à la pension)
Cf. celui de l’UCL pour une fonction et un diplôme similaires
1. CONTEXTE
INESU-IMMO safs sur le site UCL Bruxelles Woluwe a pour mission :
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de programmer le développement urbain et d’assurer la promotion de l'habitat, des commerces, des
bureaux et des équipements sur le site.
d’assurer la gestion des locations (commerces, bureaux, maisons) relevant des patrimoines de l’UCL et
d’INESU-IMMO.
d’exécuter certaines missions déléguées de l’UCL (montage de projets immobiliers, suivi de dossiers de
gestion urbaine, conception de baux emphytéotiques, etc.).
L’équipe de Bruxelles est composée :
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d’un gestionnaire immobilier qui prend en charge la responsabilité de la structure, épaule ses
collègues dans l’accomplissement des tâches quotidiennes et assure principalement le suivi des
missions déléguées de l’UCL.
d’un gestionnaire technique à temps plein qui assure la maintenance de premier niveau et toute
intervention technique réclamée par l’urgence et le besoin impérieux de sauvegarde des biens.
d’un gestionnaire administratif (M/F) à mi-temps, objet de la présente offre.
La nature des activités brassées par INESU-IMMO demande à l’équipe une approche « clientèle » en toutes
circonstances. Les membres s’appuient mutuellement pour faire face aux imprévus. Les qualités
relationnelles, la débrouillardise, la polyvalence, le sens de l’initiative et du service sont cultivés au sein de
l’équipe.
2. MISSIONS
La fonction a pour missions principales :
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d’assurer une permanence d’accueil.
d’assumer la gestion administrative des loyers et des charges locatives des biens INESU-IMMO et UCL.
de collaborer globalement à toute activité de promotion du site, dont la réalisation du folio
commercial.
Les prestations s’exerceront idéalement les matins du lundi au vendredi au bureau d’INESU-IMMO sur le site
UCL Bruxelles Woluwe. Les biens gérés se trouvent sur le site universitaire ce qui implique de courts
déplacements réguliers à pied.
INESU-IMMO safs (UCL)
Promenade de l’Alma 55 – 1200 Woluwe-Saint-Lambert
Tél : 02 764 41 36– Fax : 02 764 41 66 – Email : [email protected]
TVA : BE 412.377.880 – Fortis Banque : 271-0366002-53
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UN GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (M/F)
3. TACHES PRINCIPALES
3.a. Accueil
Une permanence d’accueil est assurée.
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Accueil des personnes intéressées à s’établir sur le site (commerces, …) : informations générales.
Accueil des visiteurs et réorientation vers les personnes ou services adéquats de l’UCL.
Permanence téléphonique.
3.b. Gestion administrative liée à
40 locaux commerciaux, 11 maisons et deux immeubles totalisant 8 plateaux de bureaux (Les Arches et le
Galien).
Dans ce cadre, le/la titulaire de la fonction :
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vérifie les réceptions des loyers : ce qui implique une connaissance des dispositions financières
attachées aux contrats de location.
établit la grille de ventilation des charges, calcule et facture le montant des charges locatives et établit
un montant provisionnel, vérifie la réception de ces montants, génère les indexations des loyers et les
rappels de paiement, établit le décompte annuel des charges, sur base des informations fournies par
le service technique (UCL/GTPW), ouvre et suit les dossiers contentieux (assurances et financiers).
met à jour les bases de données (locataires, prestataires de service, etc.).
est régulièrement en contact avec des locataires aux profils variés (résidentiels, associatifs,
commerçants, entreprises).
gère les avances caisse.
prépare des dossiers en vue d’une prise de décision de l’administrateur délégué.
collabore à l’élaboration des budgets annuels et des prospectives UCL et INESU (sur 3 ans).
encode les activités de gestion dans le logiciel PROACC (accompagnement assuré le premier mois).
centralise et redistribue les informations entre les locataires, l’UCL et l’INESU, ce qui implique une
bonne connaissance de la situation sur le terrain et des personnes.
assume des tâches variées de secrétariat.
Ces tâches sont effectuées via les logiciels de la suite « Office ». Une bonne maîtrise de Word et d’Excel est
exigée, un bon sens de l’organisation et de la rigueur. Toute démarche facilitant la gestion numérique du
travail sera encouragée.
3.c. Promotion du site
Le/la titulaire de la fonction réalise en collaboration avec un graphiste les documents d’information et le folio
commercial du site. Il/Elle recueille les informations utiles, rédige les textes, prend les contacts avec le
graphiste et l’imprimeur, assure le suivi.
4. MATERIEL UTILISE
PC, suite Office (Word, Excel, Thunderbird, internet Explorer), FileMaker et Proacc.
INESU-IMMO safs (UCL)
Promenade de l’Alma 55 – 1200 Woluwe-Saint-Lambert
Tél : 02 764 41 36– Fax : 02 764 41 66 – Email : [email protected]
TVA : BE 412.377.880 – Fortis Banque : 271-0366002-53
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UN GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (M/F)
5. QUALIFICATIONS ET APTITUDES REQUISES POUR L’EXERCICE DE LA FONCTION :
Compétences :
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CESS (au minimum) : humanités générales ou école de secrétariat ou école de gestion/comptabilité.
Connaissance de l’immobilier.
Connaissances de la comptabilité.
Bonne maîtrise de la suite Office.
Se débrouiller en anglais, écrit et oral (quelques locataires internationaux).
Grand sens de l’organisation.
Bonnes capacités rédactionnelles et bonne orthographe.
Connaissance du site de Woluwe est un plus.
Qualités :
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Sens du contact et du service : approche clientèle.
Autonomie et initiative.
Polyvalence et flexibilité.
Résistance au stress.
Rigueur dans les chiffres.
Respect du secret professionnel.
Expérience : une expérience professionnelle de 2 années minimum est requise.
Les candidatures, accompagnées d’une lettre de motivation, sont à adresser à :
INESU-IMMO s.a.f.s.
Pol Lardinois
Promenade de l’Alma 55
ou
via @ : [email protected]
1200 Bruxelles
INESU-IMMO safs (UCL)
Promenade de l’Alma 55 – 1200 Woluwe-Saint-Lambert
Tél : 02 764 41 36– Fax : 02 764 41 66 – Email : [email protected]
TVA : BE 412.377.880 – Fortis Banque : 271-0366002-53