Tout pour bien orchester son temps

Tout pour bien orchestrer son temps
Groupe Eyrolles
61, bd Saint-Germain
75240 Paris Cedex 05
www.editions-eyrolles.com
La société Prometis a été créée en 1999,
par Grégoire Cusin-Berche, actuel PDG.
La société s’organise autour de trois pôles :
– Internet, avec quatre portails dont super-secretaire.com,
super-commercial.com, super-comptable.com et super-rh.com.
– Édition, avec le magazine Office Mag
et une collection d’ouvrages professionnels.
– Événementiel, avec le salon national des secrétaires et assistant(e)s,
Assist’Expo et ses éditions régionales.
Le code de la propriété intellectuelle du 1er juillet 1992 interdit en effet
expressément la photocopie à usage collectif sans autorisation des ayants
droit. Or, cette pratique s’est généralisée notamment dans les établissements
d’enseignement, provoquant une baisse brutale des achats de livres, au point
que la possibilité même pour les auteurs de créer des œuvres nouvelles et de
les faire éditer correctement est aujourd’hui menacée.
En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire
intégralement ou partiellement le présent ouvrage, sur quelque support que ce
soit, sans l’autorisation de l’Éditeur ou du Centre Français d’exploitation du droit de copie,
20, rue des Grands Augustins, 75006 Paris.
© Groupe Eyrolles, 2008
ISBN : 978-2-212-54206-6
Yolande Gavrilot
Tout pour bien orchestrer
son temps
© Groupe Eyrolles
Votre temps en quatre temps
Avant-propos à mon « temps » ...............................................
1
Le temps et vous .....................................................................
3
Étape 1. Reprendre conscience de soi .....................................
7
Les huit propos qui peuvent vous bloquer… ............................
Quelle est votre relation au temps ? ......................................
Vos raisons pour ne pas agir ................................................
Vos motivations pour ne pas changer ....................................
Mal gérer votre temps, c’est facile ! .........................................
Analyse de quelques situations .............................................
Identifier vos besoins psychologiques .....................................
Choisir vos comportements positifs .......................................
Votre construction de la relation au temps ..............................
Comment vous bâtissez votre structure au temps ....................
Comment vous vous créez des contraintes et permissions ..........
Vos bâtons dans les roues ......................................................
Les sept principaux bâtons dans les roues...............................
Trouver vos ressorts positifs .................................................
Votre cocktail dynamisant ..................................................
7
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46
Étape 2. Identifier les priorités et s’organiser .........................
49
Votre fonction et votre démarche personnelle ..........................
Identifier vos finalités, rôles et missions .................................
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51
V
TOUT POUR BIEN ORCHESTRER SON TEMPS
Clarifier votre démarche personnelle .....................................
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54
Construire vos objectifs.......................................................
57
Gérer les priorités .................................................................
57
Alerte, c’est urgent ! ...........................................................
59
Attention, c’est important ! .................................................
62
Pratiquer le GO-PIM pour identifier les priorités ....................
Méthode et principes d’organisation .......................................
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64
Adopter la méthode de travail APPEC ..................................
Vingt-deux « patchs » de principes d’organisation
65
qui font du bien ................................................................
Gérer les imprévus, vous pouvez ! ...........................................
75
Utiliser votre expérience et votre analyse du contexte ...............
75
Prévoir les impondérables dans les trois temps de votre activité ..
77
Organiser votre planification..................................................
78
Planifier avec logique et cohérence ........................................
78
Outils pour vous organiser et suivre vos activités .....................
81
Faire la chasse aux « croqueurs de temps » ............................... 101
Identifier vos « croqueurs de temps » les plus assoiffés .............. 102
Réduire l’impact de vos « croqueurs de temps »....................... 107
Étape 3. Travailler avec une équipe ........................................ 115
VI
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116
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© Groupe Eyrolles
Organiser le travail d’équipe ..................................................
Établir des règles de travail .................................................
Outils de travail en équipe ..................................................
Organiser des projets..........................................................
Résoudre des problèmes d’équipe .........................................
Déléguer à un membre de l’équipe .......................................
Gérer la transmission de l’information ....................................
Transmettre une information de qualité ................................
Identifier les sources d’informations......................................
Partager l’information avec les membres de l’équipe ................
Table des matières
Communiquer avec vos collaborateurs ....................................
Établir le contact avec son interlocuteur ................................
Pratiquer le « parler vrai » : les sept niveaux de vérité ..............
Engager une écoute active : les sept niveaux d’écoute ...............
S’affirmer dans le « non » avec sérénité ....................................
Quelles sont les principales peurs ?........................................
Les bénéfices du « savoir dire “non” » ...................................
Comment dire « non » ? .....................................................
145
146
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153
Étape 4. Vivre en harmonie avec soi et les autres ...................
Les jeux psychologiques que nous mettons en place ..................
Le triangle dramatique .......................................................
Les trois principaux avantages cachés des jeux psychologiques ...
Quelles sont les amorces des jeux psychologiques ? ...................
Identifier vos rôles et jeux psychologiques...............................
Sortir des jeux psychologiques ..............................................
Faire du stress son allié ..........................................................
Qu’est-ce que le stress et quels sont ses mécanismes ?................
Comprendre votre stress pour agir ........................................
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Épilogue ................................................................................. 207
Cite-moi le temps ................................................................... 209
Exploitation des résultats de votre autodiagnostic .................. 217
© Groupe Eyrolles
Pour continuer à orchestrer votre temps… ............................ 221
VII
Avant-propos à mon « temps »
Cela fait un certain temps que je me penche sur le temps. Après de riches
expériences de temps (formations interentreprises, sur mesure, accompagnements individualisés…), dans le cadre de mon rôle de consultant
formateur, je me suis dis qu’il était temps de partager avec le plus grand
nombre d’entre vous les riches pratiques de temps.
Les temps d’échanges avec mes clients, stagiaires, collègues, membres de
ma famille et amis ont pleinement enrichi mon regard et mes comportements de temps. Merci à tous ceux qui ont croisé mon chemin pour
nourrir mon temps et à tous ceux qui m’attendent sur la route du temps.
Il est maintenant temps que je vous laisse vivre votre parcours du temps.
Votre temps est précieux, il n’a pas de prix.
Je vous souhaite de passer le plus de temps possible sur votre temps, qui est
toute votre richesse !
Au préalable, je vous invite à une première découverte. Dans mon texte,
remplacez certains mots temps par le mot vie.
© Groupe Eyrolles
Qu’est-ce que cela vous évoque ?
1
Le temps et vous
Que s’est-il passé au début des années 1980 ? L’invention de la nanoseconde. Elle marque l’arrivée de la messagerie électronique. Cette messagerie illustre tout le symbole d’une vie trépidante où le besoin d’aller vite,
de plus en plus vite, toujours plus vite, nous empêche de nous arrêter.
Nous vivons le phénomène de compression du temps.
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Les TIC (technologies de l’information et de la communication), techniques utilisées dans le traitement et la transmission des informations, principalement de l’informatique, d’Internet et des télécommunications, et les
TICC (technologies de l’information, de la communication et de la
connaissance) prennent leur essor. L’un des principaux moteurs de
compétitivité de nos entreprises serait les TIC : hausse de productivité avec
baisse des coûts, veille stratégique plus performante, meilleure gestion des
ressources humaines, partage de l’information, extension du marché électronique, développement d’innovation des services pour répondre aux
nouvelles formes d’exigences des consommateurs…
Notre société en réseaux vit un temps dématérialisé rythmé sur les fondements des technologies qui veulent s’affranchir de la notion de durée.
L’instantanéité devient une modalité de notre rapport au temps et de nos
actions. La surenchère des phénomènes d’instantanéité entraîne la culture
de l’urgence. Cette urgence s’érige parfois en principe de vie du temps, qui
provoque une perte de sens du vrai rapport au temps.
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TOUT POUR BIEN ORCHESTRER SON TEMPS
Au bureau, le ton est vite donné. Attente d’un résultat immédiat de multiples activités à entreprendre dans des délais serrés avec une qualité optimale. À peine entreprenez-vous une activité que l’on peut vous demander
de l’abandonner, car elle n’est déjà plus d’actualité. L’espace « temps de
production » ne cesse de rétrécir. Vous devez être très réactif. Si vous
rencontrez des difficultés à jongler dans cet environnement, vous pouvez
chercher à « mieux gérer votre temps » de travail, utiliser des « outils
d’organisation performants » et des techniques pour « gagner du temps ».
Vous disposez à votre poste de nombreux outils issus des TIC. Ces technologies vous apportent de nombreux avantages dans votre quotidien :
instantanéité dans la communication (messagerie électronique…), disparition de la distance entre les utilisateurs (Intranet, Extranet…), facilitation du travail de groupe (agenda électronique, organisation de
réunions…), mise à disposition d’informations sur des bases communes
(dossiers publics [Outlook], base notes [Lotus Notes]…), échange d’idées
(forums de discussion…), etc. Ces TIC induisent le syndrome de la
connexion permanente, du travail en temps réel, de l’immédiateté. Elles
amplifient le phénomène du TTS (tout, tout de suite). Avec la profusion
de ces outils, vous êtes de plus en plus nombreux à dire « Je perds encore
plus de temps qu’avant », « Je me sens encore plus stressé », « Je ne
communique plus avec mes collègues, même ceux du bureau d’à côté »,
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© Groupe Eyrolles
Vos interlocuteurs directs sont multiples, et vous devez gérer leurs différents niveaux d’exigences. Exigences qui parfois s’entrechoquent et ne
sont guère réalistes dans leur réalisation. Le temps des échanges est réduit,
voire supprimé. Si vos interlocuteurs vous rétorquent « Je n’ai pas le temps
de vous parler, de vous expliquer », vous devez vous débrouiller par vousmême. Vous pouvez être amené à évoluer dans un environnement de
suractivité et surnager dans des situations d’extrême urgence. Ce phénomène vous inscrit dans une course effrénée pour produire plus, plus vite et
toujours mieux.
Le temps et vous
« Je n’arrive pas à gérer toute cette masse d’informations ». Les TIC
permettent-elles réellement de faciliter votre organisation et de rendre
plus performante l’utilisation du temps de travail ? C’est le moment de
porter un nouveau regard sur ces outils.
© Groupe Eyrolles
À nourrir des comportements de combat (gagner), de lutte (vaincre), vous
risquez d’opérer votre transformation en « guerrier du temps ». Vous
entrez ainsi dans un processus de dépendance. Les conséquences, vous les
connaissez :
•
erreurs commises : pas de temps de préparation et de réflexion pris ;
•
perte de vue du sens des activités réalisées ;
•
oublis de certaines activités, malgré un agenda surchargé ;
•
activités prioritaires non réalisées ;
•
retards provoqués ;
•
journées de travail très élastiques ;
•
banalisation de la notion d’urgence, c’est grave ;
•
addiction aux imprévus ;
•
noyade par de multiples interruptions ;
•
mal-être ressenti…
Cet état des lieux nous montre bien que les notions « mieux gérer son
temps », « outils d’organisation performants » et « gagner du temps » ne
sont pas la porte d’entrée suffisante pour une relation au temps efficiente. Elles utilisent les principes de rationalisation et d’optimisation
d’organisation des activités. Les bonnes règles d’une gestion du temps
efficace produisent certes des avantages : optimisation de votre organisation par des méthodes de travail, ordonnancement d’activités, gain de
minutes de production, planification rationnelle de votre temps…
Même si ces principes ont leur utilité, ils ne suffisent pas et rencontrent
leurs limites.
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TOUT POUR BIEN ORCHESTRER SON TEMPS
Vous vivez dans un environnement en perpétuelle mouvance avec son lot de
complexité. Vous devez être flexible, vous adapter pour agir et effectuer des
choix. Pour choisir, vous avez besoin de vous construire une vision claire de
vos objectifs tant personnels que professionnels. Ces objectifs vous permettent de donner du sens à vos choix, de vous apporter les moyens de saisir les
opportunités qui se présentent à vous, de distinguer l’essentiel de l’accessoire. Ainsi vous ne subirez plus votre environnement mais agirez dans votre
environnement. Vous allez passer du « temps subi » au « temps choisi ».
Pour opérer ce passage, vous et vous seul êtes au cœur de ce changement
majeur. Il n’est plus pensable de chercher purement et simplement à
« plaquer » sur vous des méthodes, des techniques et des outils. La porte
d’entrée que je vous invite à choisir pour vivre ce changement est vousmême.
Je ne vous promets aucune recette savante, baquette magique ou autres
trucs et astuces. Je laisse ces concepts aux grands cuisiniers et éternels
chercheurs, fées des contes de notre enfance, génies et autres !…
•
reprendre conscience de vous-même et comprendre votre mode de
fonctionnement dans votre relation au temps, en identifiant ce qui
peut vous freiner, et en choisissant des comportements adaptés pour
vivre une relation au temps plus sereine ;
•
vous apporter les principes, méthodes et outils indispensables pour
piloter dans le temps vos activités professionnelles ;
•
construire dans le temps des relations professionnelles sereines, durables et sources d’épanouissement ;
•
engager une démarche adaptée pour aboutir à une gestion de votre
temps plus harmonieuse.
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© Groupe Eyrolles
Je vous propose un parcours pragmatique pour orchestrer votre temps.
Chaque étape de votre livre du temps représente une escale de votre
parcours, qui vous apporte les clés essentielles pour :