Utiliser le Dossier Médical Personnel en EHPAD

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Utiliser le Dossier Médical Personnel
en EHPAD
Mars 2013
Le Dossier Médical Personnel :
pour améliorer la prise
en charge des résidents
Depuis 2008, les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes
(EHPAD) doivent tenir à jour un dossier de liaison d’urgence (DLU) pour tous les
résidents*. Le DLU doit être accessible 24h/24 à tous les médecins intervenant en
urgence en EHPAD.
Aujourd’hui, il est possible, avec l’autorisation du résident, de déposer le DLU dans son
Dossier Médical Personnel (DMP). Tous les professionnels de l’urgence (SAMU-Centre 15,
permanence des soins ambulatoires…) peuvent ainsi consulter les informations
essentielles y figurant, à tout moment, même la nuit.
Le DMP permet également le partage d’informations entre tous les professionels de santé
participant à la prise en charge des personnes âgées (médecin traitant, filière de soins
gériatrique…).
Le DMP, dossier médical informatisé et sécurisé, ne modifie pas les organisations
existantes, mais a vocation à faciliter la qualité de la prise en charge du résident
notamment en situation d’urgence.
Ce document présente les étapes nécessaires à l’intégration du DMP dans votre
établissement.
Le DMP, en quelques mots
Simple et gratuit : Service public créé par la loi de 2004
Dossier médical informatisé qui rassemble les informations jugées utiles à la
coordination des soins
Proposé aux bénéficiaires de l’assurance maladie
C’est le patient qui décide de donner les autorisations d’accès
aux professionnels et structures de santé qui le prennent en charge
Le DMP favorise la coordination, la qualité
et la continuité des soins
* Circulaire interministérielle N°DGS/DHOS/DGAS/DDSC/DGT/DUS/UAR/2008/156 du 13 mai 2008 dans le cadre du Plan Canicule
Utiliser le Dossier Médical Personnel en EHPAD – Mars 2013
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Utiliser le DMP, mode d’emploi
1
S’informer
sur le DMP
1
Les résidents disposent-ils d’un DMP ?
Si non :
• qui sera en charge de la phase d’information
et de création du DMP des résidents ?
• quel sera le poste utilisé pour créer le DMP ?
Si oui (DMP créé hors EHPAD) :
• au q
seinALIMENTATION
de l’EHPAD, quels professionnels de santé
ont besoin de consulter les documents existants ?
• quel sera le poste utilisé pour consulter le DMP ?
A
Sur le site dmp.gouv.fr – espace Structure de
soins, rubriques « en savoir plus » et « le DMP en
pratique », retrouvez les informations nécessaires
pour vous familiariser avec le DMP.
2
Qui sera en charge d’enregistrer le Dossier de
liaison d’urgence (DLU) et ses mises à jour dans
le DMP des résidents ? Et sur quel poste ?
3
B
En appelant DMP Info Service 24h/24 7j/7
au 0810 33 11 33 (prix d’un appel local)
C
A l’occasion de réunions d’information
organisées dans votre région : contactez l’ARS
ou la maîtrise d’ouvrage régionale (GCS e-santé)
esante.gouv.fr/paroles-aux-regions
ou la Fédération.
Si l’EHPAD dispose d’un « logiciel métier » (utilisé
généralement pour le suivi administratif, médical,
paramédical et social), vérifier sa compatibilité
avec le DMP sur http://www.dmp.gouv.fr/DMPCompatibilite
Si nécessaire, demander à l’éditeur le délai de mise
en compatibilité.
Seuls les professionnels de santé peuvent
alimenter et consulter le DMP des résidents.
B
2
Préparer
votre
q ALIMENTATION
établissement
A
Valider le périmètre du projet DMP
Avant de démarrer, il convient de répondre
à quelques questions.
Commander les outils CPS
Les professionnels de santé (médecin
coordonnateur, cadre de santé…) ont
besoin de leur carte professionnelle de santé
(CPS) pour accéder au DMP.
CPS
Les médecins, sages-femmes, dentistes et
pharmaciens inscrits à l’Ordre, et tous les
professionnels de santé libéraux disposent déjà
d’une carte CPS ou peuvent la demander.
Le directeur de l’EHPAD commande des cartes
(gratuites) pour chacun des professionnels
salariés de l’EHPAD qui a besoin d’accéder
au DMP.
Utiliser le Dossier Médical Personnel en EHPAD – Mars 2013
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Utiliser le DMP, mode d’emploi
Le directeur doit suivre la procédure :
1
C
Adapter les postes de travail
Dans le cadre d’une première commande de produits de
certification :
Compléter et signer les documents disponibles
sur http://esante.gouv.fr/services/espace-cps/
telechargement#Contrats_et_formulaires_associ_s.
• Le contrat de demande de produits de certification.
• Les conditions générales d’utilisation (CGU) des produits
de certification de l’ASIP Santé.
• La demande d’attribution de la carte de
représentant légal (CDE).
• La demande d’attribution de carte de personnel de
structure, s’il a besoin d’équiper du personnel administratif
en CPE, pour créer les DMP.
Puis les renvoyer scannés à [email protected]
2
Si les professionnels de santé de l’EHPAD non médecins ont
besoin d’une carte CPS, remplir le formulaire de commande
CPS et leur faire signer le protocole d’usage, disponibles
auprès de [email protected] (ex. formulaire CPS
Auxiliaires Médicaux Réglementés pour le cadre de santé).
Une fois signés, transmis et validés par la Délégation
Territoriale de l’ARS, les documents sont envoyés à l’ASIP
Santé.
Pour utiliser le DMP, vous avez besoin
d’un ou de plusieurs ordinateurs
« DMP-compatibles », de lecteurs de cartes
à puce, de moyens d’authentification décrits
précédemment, et d’un accès internet avec
un antivirus qui autorise l’accès au DMP.
Si l’EHPAD
dispose d’un logiciel métier « DMPq ALIMENTATION
compatible », il demande à son éditeur l’installation
de la version « DMP-compatible » sur le(s) poste(s)
et doit prévoir les lecteurs de cartes.
Dans le cas contraire, l’EHPAD peut utiliser
le portail web DMP mis à disposition
gratuitement par l’ASIP Santé. Il devra s’assurer
de la compatibilité du système d’exploitation
et du navigateur internet avec le DMP, et
commander et installer des lecteurs de cartes.
Pour plus d’information, et accéder à l’outil de
diagnostic du poste : http://www.dmp.gouv.
fr/professionnel-de-sante:utiliser-le-dmp/
acceder-aux-dmp-de-vos-patients
L’ASIP Santé émet les cartes de la famille CPS demandées et
les envoie à l’adresse de correspondance mentionnée sur le
formulaire. Les codes (code utilisateur et code de déblocage)
sont envoyés 24 heures après la carte.
3
3
Les médecins qui travaillent dans l’EHPAD vérifient que cette
situation d’exercice est bien enregistrée par l’Ordre des
médecins et se trouve dans leur CPS.
Si l’EHPAD utilise un logiciel métier « DMP-compatible »
homologué en authentification indirecte, il doit se doter
de certificats serveurs applicatifs émis par l’ASIP Santé.
Il est ainsi dispensé d’utiliser les cartes de la famille CPS
pour créer et alimenter le DMP. Les cartes CPS restent
indispensables pour consulter le DMP.
Retrouvez la procédure d’obtention des certificats
serveurs applicatifs sur :
http://esante.gouv.fr/services/espace-cps/
structures-de-soins-non-liberales#7
Informer
et créer
A
Commander les documents d’information
des patients
Pour toute question complémentaire
sur le système CPS : CPS Info Service
24h/24 et 7j/7 : 0825 85 2000 (0,15 TTC/mn)
L’espace de commande en ligne
« e-doc » (http://www.dmp.gouv.fr/edoc.ps) permet de commander gratuitement les
différents supports de communication du DMP,
en particulier la brochure d’information patient
qu’il convient de remettre à tout résident au
moment de la création de son DMP, des affiches
DMP à mettre dans l’EHPAD, en salle de soins,
à la cantine…
Utiliser le Dossier Médical Personnel en EHPAD – Mars 2013
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Utiliser le DMP, mode d’emploi
Les maîtrises d’ouvrages régionales (GCS e-santé)
impliquées dans le déploiement du DMP peuvent
également vous fournir ces documents.
4
B
Utiliser le DMP
Créer un DMP nécessite d’informer
q ALIMENTATION
préalablement
le résident sur le DMP et sur ses
droits grâce à la brochure d’information patient.
Il est important de lui expliquer également qu’avec
le DMP, tous les professionnels de santé qui le
prennent en charge vont pouvoir notamment
partager son DLU hors de l’EHPAD. Il est ensuite
indispensable de recueillir son consentement,
dématérialisé, au moment de la création
informatique du DMP.
Pour plus d’information sur le DMP et
les majeurs protégés (sous tutelle, curatelle…)
rendez-vous sur http://www.dmp.gouv.fr/
documentation/note-juridique-mineurs
Techniquement, pour créer le DMP,
le professionnel doit récupérer
l’Identifiant National de Santé (INS) calculé
automatiquement avec la carte Vitale du
résident.
Un autocollant est alors apposé sur la carte Vitale
du résident.
L’EHPAD imprime les identifiants de connexion
du résident et les lui remet, s’il souhaite accéder
à son DMP.
VITALE
Important : l’EHPAD doit conserver dans son
système d’information les INS des résidents dont il
a créé les DMP, car il en aura besoin pour alimenter
ou consulter leur DMP.
Alimenter
et partager
Les DLU tenus sous un format papier
doivent être numérisés. Pour les DLU
renseignés dans un outil informatique,
le paramétrage du DLU doit être vérifié (s’assurer
qu’il contient bien les éléments que l’on souhaite
ensuite transmettre au DMP).
DLU
• Si le logiciel est « DMP-compatible » :
c’est automatique, suivre les indications
fournies par l’éditeur.
• Si l’EHPAD utilise le web DMP : il faut générer
le DLU, le transformer en pdf, puis l’ajouter
au DMP du résident en l’enregistrant dans
la rubrique « Synthèse », avec le titre « Dossier
de liaison d’urgence ».
Le médecin coordonnateur de I’EHPAD veille
à la mise à jour régulière du DLU par le médecin
traitant. Il s’assure que le DLU est à jour dans
le DMP.
Si le résident dispose déjà d’un DMP, créé par
une autre entité, l’EHPAD recueille l’autorisation
du résident pour alimenter son DMP avec les
nouveaux documents produits et utiles à son
parcours de soins.
Dans les EHPAD de taille réduite (< 50-60 lits), c’est
généralement le médecin coordonnateur qui informe
les résidents, crée et alimente leur DMP avec le DLU,
en utilisant le poste de la salle de soins ou un bureau.
Dans les EHPAD de taille plus importante, le médecin
coordonnateur est aidé d’un cadre de santé pour
informer les résidents, créer leur DMP et l’alimenter.
Si l’EHPAD dispose d’un bureau d’accueil, le
personnel d’accueil crée le DMP des résidents.
Les animateurs contribuent à informer les patients.
Utiliser le Dossier Médical Personnel en EHPAD – Mars 2013
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Utiliser le DMP, mode d’emploi
5
Consulter
Si votre EHPAD est situé dans un bassin
de santé où plusieurs acteurs de santé
utilisent le DMP, les résidents disposent peut-être
d’un DMP qui contient des documents utiles
à la coordination des soins (ex. la synthèse
médicale déposée par le médecin traitant,
les compte-rendus d’hospitalisation ou
de consultation suite à une prise en charge
en urgence, des résultats d’examens…).
Tout professionnel de santé, authentifié
avec sa CPS et autorisé par le résident,
peut alors consulter son DMP.
CR
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Inscrire le DMP
dans la durée
A
Poursuivre le travail d’information
et de formation
• informer au fil de l’eau tout nouveau résident,
collaborateur ou partenaire,
• optimiser si nécessaire les procédures de
création/alimentation/consultation du DMP,
• diffuser les informations sur le DMP, par
exemple dans le livret d’accueil du résident,
dans le dossier remis aux familles en amont
ou lors de réunions d’information.
• organiser des formations régulières avec
le personnel de l’EHPAD.
• de la présence du DLU dans le DMP
des résidents de l’EHPAD,
• et la capacité à lire les comptes-rendus
déposés dans le DMP par ses correspondants.
B
Témoigner
Tout témoignage donnera l’élan à d’autres pour
déployer et utiliser le DMP.
Les retours d’expérience sont ainsi importants.
N’hésitez pas à faire part de votre retour auprès
de l’ARS, de votre maîtrise d’ouvrage régionale
(GCS e-santé), de votre Fédération ou auprès de
l’ASIP Santé.
© Whisson/Jordan/Fancy/Photononstop
Pour garantir une bonne utilisation,
l’EHPAD doit former les professionnes
à la création et à l’utilisation du DMP, et informer
ses correspondants habituels, en particulier
les SAMU-Centre 15 et professionnels de santé
qui assurent la permanence des soins d’urgence,
et les services de gériatrie :
Pensez également à vous abonner à la Newsletter
DMP de votre maîtrise d’ouvrage (GCS e-santé),
et à « DMP Actu » publiée par l’ASIP Santé et
disponible sur http://www.dmp.gouv.fr/pat/
newsletter
dmp.gouv.fr
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